秘書素養(yǎng)對工作的重要性
秘書是個是發(fā)展前途十分廣闊的職業(yè)，那么秘書的素養(yǎng)對工作的重要性大嗎?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書素養(yǎng)對工作的重要性，希望對您有所幫助。
秘書素養(yǎng)對工作的重要性
一、秘書信息素養(yǎng)的發(fā)展沿革
(一)信息素養(yǎng)的產(chǎn)生
信息素養(yǎng)的概念發(fā)源于美國圖書檢索技能的演變，但在中國的研究起步較晚，目前通過科技、教育、文化等領(lǐng)域?qū)＜覍W者們的奮起直追，終于提出了國內(nèi)比較新的一種關(guān)于信息素養(yǎng)的見解，即“信息素養(yǎng)是一種可以通過教育所培育的，在信息社會中獲得信息、利用信息、開發(fā)信息方面的修養(yǎng)與能力”[1] 。信息素養(yǎng)概念的產(chǎn)生，使人們對自身現(xiàn)有的素質(zhì)結(jié)構(gòu)、學習方式、文化傳統(tǒng)等開始了審慎反思。伴隨著這些思考，許多符合信息時代發(fā)展的新思想觀念和行為方式相繼產(chǎn)生，并成為人們普遍追求的亮點。不僅強化了人們的信息意識，催生了信息技術(shù)的教育，同時也推動了人們終身學習的習慣的養(yǎng)成，最重要的是它引發(fā)了人們對秘書人才培育的反思。眾所周知，科學技術(shù)的迅猛發(fā)展以及在秘書工作領(lǐng)導(dǎo)的廣泛應(yīng)用，使秘書工作的科技含量越來越高。
21世紀的秘書工作，將是一個知識、信息高度密集的領(lǐng)域，秘書工作的信息化程度越來越高，與此相適應(yīng)，對秘書工作的信息素養(yǎng)要求也越來越高，客觀上要求我們在培養(yǎng)秘書人才時必須重視提高他們的信息素養(yǎng)。在以往的秘書學理論研究、秘書學教材的編寫和秘書知識的傳授中，我們雖然加強了信息工作的內(nèi)容，但現(xiàn)在看來遠遠不夠。對“信息”概念的理解過于狹隘，對“信息工作”的解釋大多停留在手工作業(yè)和傳統(tǒng)經(jīng)驗的水平上，對秘書人員的要求僅僅是了解和掌握一般的信息知識，沒有上升到“信息素養(yǎng)”的高度認識。
國內(nèi)信息素養(yǎng)的發(fā)展
國內(nèi)開始信息素養(yǎng)內(nèi)涵的研究比較晚，多是在國外信息素養(yǎng)概念的基礎(chǔ)上進行延伸。國內(nèi)的王吉慶于1999年第一次系統(tǒng)地介紹了信息素養(yǎng)理論，他認為信息素養(yǎng)包含了信息意識與情感、信息倫理道德、信息常識以及信息能力多個方面, 是一種綜合性的、社會共同的評價。2001年，鐘志賢教授提出信息素養(yǎng)表現(xiàn)為8個方面的能力：運用信息工具; 獲取信息;處理信息;生成信息;創(chuàng)造信息;發(fā)揮信息的效益;信息協(xié)作;信息免疫[2]。這個觀點的提出，強調(diào)了創(chuàng)新能力培養(yǎng)的重要性。2005年， 孫平、曾曉牧認為，信息素養(yǎng)這種信息能力，包括信息智慧、信息道德、信息意識、信息覺悟、信息觀念、信息潛能、信息心理等多個方面[ 3] 。這個觀點更強調(diào)了信息素養(yǎng)是一種系統(tǒng)知識結(jié)構(gòu)。2007年, 呂慶陽和劉孝文在對國內(nèi)外信息素質(zhì)概念的諸多說法進行了梳理和剖析后，給予了信息素養(yǎng)新的內(nèi)涵，即信息素質(zhì)是信息社會基本信息水準的測量尺度，包含信息意識素質(zhì)、信息知識素質(zhì)、信息能力素質(zhì)等要素[ 4]。盡管， 國內(nèi)關(guān)于信息素養(yǎng)內(nèi)涵的表述百花齊放，但是在內(nèi)涵的本質(zhì)上基本是統(tǒng)一的，即信息意識、信息知識、信息能力、信息道德。
二、秘書信息素養(yǎng)的現(xiàn)狀
(一)信息素養(yǎng)的主要內(nèi)容
秘書信息素養(yǎng)是由一切與信息素養(yǎng)有關(guān)的理論、知識和方法等構(gòu)成。具體看來，信息素養(yǎng)包括四個層面的內(nèi)容：信息意識、信息能力、信息知識、信息道德。
1、信息意識
信息意識是人們在信息活動中產(chǎn)生的認識、觀念和需求的總和，也即秘書對各種信息的自覺的心理反應(yīng)。作為秘書人員，必須在明確本組織宗旨目標的前提下，明確定位自己角色，按照領(lǐng)導(dǎo)的目的意圖從事相關(guān)的信息工作。信息意識主要包括：
(1)能認識到信息在信息時代的重要作用，確立在信息時代尊重知識、終身學習、勇于創(chuàng)新的一些新的觀念，時刻關(guān)注周圍環(huán)境中發(fā)生的變化，并且以敏銳的觀察力搜集與本組織相關(guān)的有價值的信息。
(2)對信息有積極的內(nèi)在需求。每個人除了自身有對信息的需求外，還應(yīng)善于將社會對個人的要求自覺地轉(zhuǎn)化為個人內(nèi)在的信息需求，這樣，才能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。
(3)對信息要有敏感性和洞察力。秘書人員能迅速有效地發(fā)現(xiàn)并掌握有價值的信息，并善于從他人看來是微不足道、毫無價值的信息中發(fā)現(xiàn)信息的隱含意義和價值，善于識別信息的真?zhèn)危朴趯⑿畔F(xiàn)象與實際工作、生活、學習迅速聯(lián)系起來，善于從信息中找出解決問題的關(guān)鍵。
(4)對領(lǐng)導(dǎo)決策信息和秘書工作信息的高度關(guān)注。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和前提。秘書人員信息工作的出發(fā)點和歸結(jié)點就是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助性參考性的信息資料，所以，要高度關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的決策方向和內(nèi)容，以便有針對性地開展信息工作。除此，秘書人員不僅“?！倍乙惨皬V”，“?！敝缸陨韽氖碌拿貢ぷ饕袑ｉL，把份內(nèi)的秘書工作做好;同時也要“廣”，指知識面廣博，通曉各方知識，對涉及各領(lǐng)域中的近況及動態(tài)有一定的了解，所以現(xiàn)代秘書每天都要讀書，看報紙，瀏覽網(wǎng)絡(luò)，查找所需要的數(shù)據(jù)，并形成一種良好的習慣。
2、信息能力
信息能力是指人們有效利用信息設(shè)備和信息資源獲取信息、加工處理信息以及創(chuàng)造新信息的能力。信息能力是信息素養(yǎng)重要的組成部分，它構(gòu)成秘書素養(yǎng)的核心。秘書人員雖不具有諸如管理學、經(jīng)濟學、社會學、法學等學科人才具體特定的能力要求，但又似乎又對各種學科都有所涉及，這使得秘書人員處于人才上的“邊緣”，但高素質(zhì)的秘書人員也有自己的“看家本領(lǐng)”——綜合信息能力，也即終身學習的能力，作為信息時代重要的生存能力。它包括：
(1)信息工具的使用能力。信息化的時代，如何利用信息工具是一項基本的能力，諸如會使用文字處理工具、瀏覽器和搜索引擎工具、網(wǎng)頁制作工具、電子郵件等。
(2)獲取、識別信息的能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息管道，善于開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時、準確、全面地獲取所需要的信息。
(3)加工處理信息的能力。秘書人員應(yīng)從特定的目的和需求的角度，對所感知、選取和獲得的信息進行深加工、再整合的過程，具體來講就是對信息進行綜合分析、整理排序、歸類處理等工作。
(4)傳遞信息的能力。獲取信息是手段和途徑，是秘書人員信息工作的初級階段，而不是目的和價值所在。秘書人員在獲得信息儲備以后，還應(yīng)通過各種途徑將其傳遞給他人，與他人交流、共享，從而促進更多的新知識、新思想的產(chǎn)生，實現(xiàn)信息資源的共享，這是秘書工作的最終目的。
3、信息知識
信息知識指秘書對信息基本常識的了解，對諸如信息的含義、特征、信息檢索工具、檢索方法等知識的掌握。秘書人員的信息素養(yǎng)是建立在已有的信息知識基礎(chǔ)之上，信息知識為秘書人員的信息工作的開展提供了知識理論的儲備。
4、信息道德
信息道德是指秘書人員在獲取和利用信息過程中，應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范。也就是指整個信息活動中的調(diào)節(jié)信息創(chuàng)造者、信息服務(wù)者、信息使用者之間相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。不同部門對秘書的信息道德有不同要求。主要包括秘書職業(yè)道德、政治道德、社會公德三個方面。[5]職業(yè)道德要求秘書人員明確應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，要求秘書人員以一定的思想、感情、態(tài)度和行為去待人、處事、接物。政治道德要求秘書人員必須遵守國家法律法規(guī)、堅守政治信仰，不做危害國家的信息工作。秘書人員的社會公德指隨著公共生活領(lǐng)域不斷擴大，人們相互交往日益頻繁要求秘書人員在維護公民利益、公共秩序、保持社會穩(wěn)定方面貢獻力量。
秘書信息素養(yǎng)的四個構(gòu)成部分不是一個孤立的組成部分，而是一個整體的相互聯(lián)系的系統(tǒng)，彼此之間相互滲透、彼此交叉。秘書人員完整的信息素養(yǎng)不能缺少其中任何一個構(gòu)成要素。
(二)國內(nèi)秘書當前的信息素養(yǎng)水平
世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒對信息價值的評價是：“誰掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個世界”[6]，可見信息素養(yǎng)對商務(wù)秘秘書的重要性。雖然經(jīng)歷了一段時間的調(diào)整發(fā)展，但從現(xiàn)實情況來看，我國秘書隊伍信息素養(yǎng)的整體水平仍然不高。主要體現(xiàn)在：
1、觀念陳舊，思想不夠開放
時代的發(fā)展是及其迅猛的，企業(yè)要想在強烈的競爭中生存與發(fā)展，需要不斷的技術(shù)革新。同樣的，對秘書人員的要求也是如此。一些秘書人員對信息的價值認識不足，特別是年齡較大的秘書人員，接受新事物比較慢，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，對信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡，習慣于“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識。
2、信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低
觀念的提高并不意味著技術(shù)能隨之跟上，這就如同生產(chǎn)力的發(fā)展不一定滿足人們的需求一樣。當今時代是互聯(lián)網(wǎng)的時代，知識與信息都高度密集和傳輸，然而一些企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)仍處于落后狀態(tài)，落后互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，導(dǎo)致了秘書人員沒有機會學習信息新技術(shù)，無法掌握最新的時代資訊。
3、秘書人員缺乏良好的科學文化基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓
信息素養(yǎng)是與科學文化素養(yǎng)緊密相聯(lián)的，沒有一定的科技知識、文化基礎(chǔ)知識、計算機知識，沒有一定的外語水平，信息素養(yǎng)難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵，一看見英文就頭疼。知識的缺乏導(dǎo)致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明，我國秘書隊伍的信息素養(yǎng)，與信息時代的領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書素質(zhì)的要求很不適應(yīng)，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養(yǎng)。
三、信息素養(yǎng)對秘書工作的影響
(一)信息素養(yǎng)是秘書發(fā)展的必然趨勢
秘書是個非常有前景的職業(yè)，未來的發(fā)展必然是越來越專業(yè)、高級。和現(xiàn)在一般的行政秘書不同，高級秘書在之職能、薪酬和地位方面都有很大不同。高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。在外企，高級總裁或是高級部門的秘書職位，大都是一些40多歲、有教養(yǎng)、有經(jīng)驗的職業(yè)女性在支撐，她們的特殊地位，足以令部門經(jīng)理和公司其他員工尊而敬之。除了一般的文字、外語、計算機技能之外，她們的溝通、協(xié)調(diào)、預(yù)見和判斷力都必須很強。目前一般外資企業(yè)需要的高級秘書是35至45歲的職業(yè)女性，月薪基本在6000元以上，是名副其實的“黃金職業(yè)”。
薪酬之高，前景之美是由于相關(guān)人才資源的稀缺。一是由于目前秘書專業(yè)高等教育還主要關(guān)注在國家機關(guān)和事業(yè)單位的秘書人才培養(yǎng)上。很少有為企業(yè)秘書尤其是外資企業(yè)秘書提供的高等教育。二是由于在大多數(shù)人眼中，秘書的工作似乎可歸納為“收發(fā)打存”，更被人們普遍認為是吃“青春飯”。相比之下，國外的公司更為注重秘書的工作經(jīng)驗和能力，而且，公司更愿意雇用年齡稍大的秘書，認為這樣的職員在各方面都很穩(wěn)定，可以長期為自己工作。
秘書職業(yè)是個最鍛煉人的職業(yè)。秘書可以在日常工作中接觸到公司所有的部門和人員，對公司的運作和整體狀況有全面的了解，也可以與外界多接觸，和公司的主管部門、大客戶都有關(guān)系，真正能鍛煉人、培養(yǎng)人。
1、秘書工作的職能決定了信息素養(yǎng)對秘書的重要性
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的輔助決策者，企業(yè)的發(fā)展離不開正確的決策，因此專業(yè)的秘書人員必須，了解最新的政策和市場要求，善于在變化中發(fā)掘和捕捉隱藏的。潛在的新信息，不斷豐富和更新秘書工作的信息源，以輔助領(lǐng)導(dǎo)群做出最正確的戰(zhàn)略部署。
2、秘書個人晉升發(fā)展離不開信息素養(yǎng)的提升
當前，從從業(yè)資格上都必須是國家職業(yè)資格認證的，國家秘書行業(yè)應(yīng)加強培訓和監(jiān)管，要求秘書人員必須持證上崗。在晉升方面也要求相應(yīng)的資格認證，只有那些擁有專業(yè)信息素養(yǎng)的才能往行政經(jīng)理、專業(yè)經(jīng)理方面靠攏。
四、結(jié)論
秘書行業(yè)是個古老但又發(fā)展緩慢的行業(yè)，它的古老決定了它的普遍性，它的緩慢又注定了它未來必定有一個爆發(fā)式的發(fā)展。因此，對于秘書行業(yè)乃至秘書工作中任何一個小小的問題，我們都不容忽視，必須加強實踐探索，才能適應(yīng)和趕上秘書行業(yè)的美好前景，同時，也必須通過所有秘書從業(yè)者和關(guān)注秘書行業(yè)發(fā)展的人的不斷探索努力，才能更快地推動秘書行業(yè)變革。信息素養(yǎng)對秘書工作的重要性也許不是目前秘書行業(yè)發(fā)展的瓶頸問題，不能馬上利用這個小小的支點撬動整個秘書行業(yè)的跨越前行，但是這肯定是未來發(fā)展過程中一個不可忽視的障礙，我們今天提早跨過它，防范于未然。
未來秘書必定是信息素養(yǎng)過硬的趨勢因此，在經(jīng)濟全球化這樣不可阻擋的大浪潮面前，秘書必須不斷提高自身的信息素養(yǎng)，才能應(yīng)對越來越多、越來越嚴峻的職業(yè)挑戰(zhàn)，才能在秘書這個越來越廣闊的職業(yè)舞臺上實現(xiàn)自己的人生價值。
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