文秘基礎(chǔ)之通知的格式與例文
文秘基礎(chǔ)之通知的格式與例文
通知,是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件,讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文,文秘的主要工作之一是寫作,通知是文秘寫作的文體之一,本文是小編為大家整理的文秘基礎(chǔ)之通知的格式與例文,僅供參考。
(一)含義、功用和性質(zhì)
“通知”,是“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員”的一種公文文體。
“通知”,亦屬發(fā)布性公文,即知照文告。但它針對(duì)的對(duì)象是特定有范圍的,一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員,所以叫它“限知性”公文。它的發(fā)布方式,多是內(nèi)部印發(fā)或張貼,當(dāng)然有的也可以公開張貼甚或公開發(fā)表于電臺(tái)、報(bào)刊。
(二)類別及其各自的功用、要點(diǎn)
1.一般性通知。發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)人員辦理或需要知道的事項(xiàng)。要點(diǎn)是寫明白什么事,什么時(shí)間、地點(diǎn),如何辦理。
2.批示性通知。針對(duì)欲發(fā)公文所加的通知。大體有三種情況和相應(yīng)的三種形式。“轉(zhuǎn)發(fā)”,對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)或不隸屬機(jī)關(guān)的公文,加按語式通知轉(zhuǎn)發(fā)下去?!芭D(zhuǎn)”,是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文加批語式通知下發(fā),通知執(zhí)行,或通知參照?qǐng)?zhí)行等?!邦C發(fā)”(“印發(fā)”),職能機(jī)關(guān)發(fā)布行政法規(guī)、印發(fā)有關(guān)文件,并加說明式通知下發(fā),其附件即要頒發(fā)的那個(gè)文件。
3.指示性通知。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)有所指示,如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令或指示發(fā)布的,可用“通知”發(fā)布。
4.會(huì)議通知。誰決定的召開什么會(huì)議,內(nèi)容(討論什么事項(xiàng))、時(shí)間、地點(diǎn)、參加范圍等,可用“通知”發(fā)布。
5.任免通知。任免領(lǐng)導(dǎo)人需下級(jí)機(jī)關(guān)知曉,或任免的就是下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。主要寫何機(jī)關(guān)何會(huì)議決定何人任何職。亦可歸入第一類“一般性通知”中,屬于要求下級(jí)知曉的。
(三)格式和寫法
1.普通通知。上述前三種為普通通知,格式寫法是共通的。目的是使受文者知曉,所以要寫得清楚明白。標(biāo)題同于一般公文,批示性通知標(biāo)題上的批發(fā)件名稱可加書名號(hào)。有受文單位的寫上款,范圍大、類似布告的,不寫上款。正文有兩種:一種是較長(zhǎng)而含較多實(shí)際內(nèi)容的,分開頭、主體、結(jié)尾來結(jié)撰成文。開頭寫通知事項(xiàng)的依據(jù)、目的;主體是通知本身,多采用條款式寫法;結(jié)尾,一般多寫貫徹本通知的時(shí)間要求、希望等。一種是較短而內(nèi)容簡(jiǎn)單的,只用一段或一句成文,寫動(dòng)因(目的、情況、依據(jù)、政策皆可)、說明、決策。動(dòng)因和說明亦可省略。
2.會(huì)議通知。會(huì)議通知是上級(jí)機(jī)關(guān)或發(fā)起單位發(fā)給與會(huì)單位和人員的書面通知。一種是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通知有關(guān)機(jī)關(guān)和人員必須參加的,一種是發(fā)起單位邀請(qǐng)參加的,寫時(shí)口氣有不同。一般格式包括標(biāo)題、正文、落款三部分。
標(biāo)題:重要會(huì)議的通知屬正式公文,標(biāo)題寫明什么單位召開什么會(huì)議的通知,要編發(fā)文號(hào)。一般會(huì)議的通知屬日常事務(wù)文書,用得最多。標(biāo)題可以只寫“通知”,不編發(fā)文號(hào)。
正文:上款,抬頭頂格寫發(fā)往部門,一種是籠統(tǒng)寫法,寫一類機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱,如“各區(qū)、縣、局”;一種是具體填寫各發(fā)往單位的名稱。發(fā)給個(gè)人的是稱職務(wù)還是稱同志,看會(huì)議性質(zhì)決定。
正文主體寫開會(huì)的根據(jù)、目的、日期、地點(diǎn),派什么人參加,會(huì)議的內(nèi)容、議程(保密性的會(huì)議不寫)。需要匯報(bào)、發(fā)言、帶論文、材料的,以及開多久、幾時(shí)報(bào)到、帶何證件和交通食宿等問題,都在正文或附件中寫明。
普通會(huì)議簡(jiǎn)略一些,只寫時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容等。發(fā)給個(gè)人的。重要些的會(huì)議接受人姓名寫在正文前,正文后寫“此致”
“敬禮”;一般會(huì)議接受人寫在正文后,“此致”,然后提行頂格寫“___同志”。
落款:在正文后右下方寫下召開會(huì)議單位的機(jī)關(guān)全稱和年月日,加蓋公章。標(biāo)題上已寫明單位的,只寫年月日蓋公章。
日用通知很簡(jiǎn)單,標(biāo)題只寫“通知”,正文寫何時(shí)何地召開何會(huì),何人參加,落款后貼出即可。有的打打電話通知即可,但要寫下再打,免得遺漏事項(xiàng)。
寫會(huì)議通知的注意事項(xiàng):信息開門見山,交代七個(gè)要素(會(huì)名,會(huì)期,時(shí)間,地點(diǎn),范圍,憑證,籌辦單位),注明開會(huì)準(zhǔn)備,保證限期送到。
(四)例文簡(jiǎn)析
例文1:
中共中央辦公廳關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十五大精神的通知
黨的第十五次全國(guó)代表大會(huì),是在我國(guó)改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)承前啟后、繼往開來的重要時(shí)期召開的一次歷史性會(huì)議。同志在會(huì)上作的《高舉理論偉大旗幟,把建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)全面推向二十一世紀(jì)》的報(bào)告,高舉理論的偉大旗幟,對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等各方面的建設(shè)和黨的思想、組織、作風(fēng)建設(shè)作出了新的戰(zhàn)略部署,是我們黨帶領(lǐng)全國(guó)各族人民邁向新世紀(jì)的政治宣言和行動(dòng)綱領(lǐng)。大會(huì)對(duì)《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》所作的部分修改,確立了理論在全黨的指導(dǎo)地位。認(rèn)真學(xué)習(xí)十五大文件,把廣大干部群眾的思想統(tǒng)一到十五大精神上來,把全國(guó)各族人民的力量凝聚到實(shí)現(xiàn)十五大確定的各項(xiàng)任務(wù)上來,是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的一項(xiàng)重要任務(wù)。各級(jí)黨委對(duì)此要高度重視,精心組織,切實(shí)抓好。
一、要重點(diǎn)抓好同志報(bào)告的學(xué)習(xí)
學(xué)習(xí)十五大精神,重點(diǎn)是學(xué)的報(bào)告??h以上領(lǐng)導(dǎo)干部特別是高級(jí)干部要認(rèn)真研讀同志的報(bào)告,全面準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì),牢牢把握十五大的主題,明確十五大提出的綱領(lǐng)、任務(wù)和方針政策。在此基礎(chǔ)上,要組織廣大黨員學(xué)習(xí),向群眾進(jìn)行宣傳。最根本的是,全黨同志一定要高舉理論旗幟不動(dòng)搖,在思想上和工作中牢固確立理論的指導(dǎo)地位。只有在這個(gè)問題上清醒和堅(jiān)定,才能動(dòng)員和帶領(lǐng)全體人民振奮精神,完成十五大提出的各項(xiàng)任務(wù)。
二、學(xué)習(xí)要緊密聯(lián)系實(shí)際
各級(jí)黨組織要把學(xué)習(xí)貫徹十五大精神同本地區(qū),本部門的實(shí)際密切聯(lián)系起來,同推進(jìn)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的各項(xiàng)工作密切結(jié)合起來。堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際,多做艱苦踏實(shí)的工作,認(rèn)真解決當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活中的突出矛盾和問題。注重工作實(shí)效,不做表面文章,不搞形式主義。同志的報(bào)告創(chuàng)造性地運(yùn)用理論,闡述了一系列重大的理論問題和實(shí)際問題,對(duì)我國(guó)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)具有深刻的長(zhǎng)遠(yuǎn)的指導(dǎo)意義。要真正把十五大確定的任務(wù)落到實(shí)處,需要從各方面進(jìn)行長(zhǎng)期的努力。因此,學(xué)習(xí)十五大精神也是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù),要不斷學(xué)習(xí),不斷落實(shí)。要把學(xué)的報(bào)告同系統(tǒng)地學(xué)習(xí)理論結(jié)合起來,把報(bào)告列為學(xué)習(xí)理論的基本文件之一,并把這個(gè)學(xué)習(xí)貫穿于全面實(shí)現(xiàn)十五大各項(xiàng)任務(wù)的全過程。
三、各級(jí)黨委要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)
要制定切實(shí)可行的學(xué)習(xí)計(jì)劃,精心組織實(shí)施,加強(qiáng)督促檢查。學(xué)習(xí)中,要以學(xué)好十五大文件特別是同志的報(bào)告原文為主,把功夫下在領(lǐng)會(huì)文件精神上。要重點(diǎn)組織好縣(處)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部的學(xué)習(xí),采取黨委中心組學(xué)習(xí)、集中輪訓(xùn)、組織研討班、舉辦報(bào)告會(huì)等多種形式,把集中學(xué)習(xí)與個(gè)人自學(xué)、通讀文件與專題研討結(jié)合起來,不斷把學(xué)習(xí)引向深入。黨的宣傳部門、理論隊(duì)伍和新聞單位首先自己要學(xué)好,同時(shí)要在黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,加強(qiáng)對(duì)十五大精神的宣傳。新聞媒介要及時(shí)反映廣大干部群眾的學(xué)習(xí)情況,注意推廣各地區(qū)、各部門好的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn),并搞好輿論導(dǎo)向。
簡(jiǎn)析:
這是一份一般性通知,“一般性”不是指不重要而是指常用的要求下級(jí)機(jī)關(guān)人員辦理和知曉的一種通知,本文就是對(duì)重要事項(xiàng)的一般性通知。標(biāo)題三部分俱全,突出地概括了內(nèi)容——認(rèn)真學(xué)習(xí)十五大精神。正文用了一個(gè)導(dǎo)語式開頭,把大會(huì)、會(huì)議文件及其意義概括之后,提出學(xué)習(xí)任務(wù)和各級(jí)黨委應(yīng)如何重視、組織和抓好。主體分三段,以序碼加二級(jí)標(biāo)題指明要重點(diǎn)抓好報(bào)告的學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)要聯(lián)系實(shí)際和各級(jí)黨委要加強(qiáng)對(duì)學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo),其中措施具體而扼要。因結(jié)論放人導(dǎo)語,意盡言止,不寫結(jié)尾。在報(bào)上公布省略了上下款。
例文2:
國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于征用土地和變更行政區(qū)劃等行文問題的通知
(1988年3月10日)國(guó)辦發(fā)[1988]14號(hào)
為了充分發(fā)揮部門的職能作用,減少國(guó)務(wù)院發(fā)文,決定在不改變審批權(quán)限的情況下,對(duì)征用土地、行政區(qū)劃等問題的行文方式作些變動(dòng)?,F(xiàn)通知如下:
一、國(guó)家建設(shè)征用耕地一千畝以上,征用其他土地二千畝以上,在經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)后,由國(guó)家土地管理局發(fā)文,注明“經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)”。
二、關(guān)于審批行政區(qū)劃的行文,對(duì)縣、不設(shè)區(qū)的市和市轄區(qū)的行政區(qū)劃的變更,經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)后,由民政部發(fā)文,注明“經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)”;對(duì)自治州和設(shè)區(qū)市的行政區(qū)劃的變更,仍由國(guó)務(wù)院發(fā)文。如不同意變更行政區(qū)劃,在經(jīng)國(guó)務(wù)院同意后,也由民政部發(fā)文。
三、需由國(guó)務(wù)院審批的地名方面的文件,在經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)后,由中國(guó)地名委員會(huì)發(fā)文,注明“經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)”。
四、需由國(guó)務(wù)院審批的基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告和設(shè)計(jì)任務(wù)書,以及國(guó)家風(fēng)景名勝區(qū)的總體規(guī)劃,去年已改為經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)后,由主管部門行文批復(fù),文中注明:“經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)”。經(jīng)過一年的實(shí)踐,證明是可行的,今后繼續(xù)采用這種行文方式。
簡(jiǎn)析:
本文也是一則一般性通知,范圍是誰應(yīng)用誰應(yīng)知曉照辦,事由是有關(guān)行文問題。標(biāo)題完整。正文以一句話開頭說明為何對(duì)這些行文問題要作變動(dòng)。以一句過渡到主體,即分四條加序碼指明在何情況下作怎樣的變動(dòng)。
例文3:
國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于保障教師工資按時(shí)發(fā)放有關(guān)問題的通知
國(guó)辦發(fā)[1997]27號(hào)各省、自治區(qū)、直轄市人民政府,國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu):
近年來,由于黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的關(guān)心和重視,各級(jí)人民政府及全社會(huì)的共同努力,以“數(shù)額大、范圍廣、時(shí)間長(zhǎng)”為特征的拖欠教師工資的嚴(yán)峻形勢(shì)一度得到一定程度遏制。但是,目前許多地區(qū)又出現(xiàn)了新的拖欠,并且出現(xiàn)了教師工資“拖欠又魁扣”等新問題,已經(jīng)影響到教師生活、教學(xué)秩序和政府的形象。為保障教師工資按時(shí)發(fā)放,經(jīng)國(guó)務(wù)院同意,現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下:
一、解決拖欠教師工資的責(zé)任在政府部門,各級(jí)政府主要領(lǐng)導(dǎo)要從“科教興國(guó)”的戰(zhàn)略高度出發(fā)重視解決拖欠教師工資問題,并將此作為工作考核的責(zé)任目標(biāo)。由各省、自治區(qū)、直轄市人民政府辦公廳牽頭,財(cái)政、教育、人事、計(jì)劃等部門積極參加,督查落實(shí)。各省、自治區(qū)、直轄市要建立拖欠教師工資情況報(bào)告制度,每年七月底和年底,分兩次將拖欠教師工資情況報(bào)財(cái)政部,由財(cái)政部匯總后報(bào)國(guó)務(wù)院辦公廳,抄送國(guó)家教委、人事部、國(guó)家計(jì)委。
二、各地要加快建立按時(shí)足額發(fā)放教師工資的保障機(jī)制。根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于(中國(guó)教育改革和發(fā)展綱要)的實(shí)施意見》
(國(guó)發(fā)[1994]39號(hào))精神,農(nóng)村實(shí)施義務(wù)教育各類學(xué)校公辦教師的工資,一般由縣級(jí)財(cái)政負(fù)責(zé)支付,經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的農(nóng)村,也可以由鄉(xiāng)級(jí)財(cái)政負(fù)責(zé)支付。民辦教師工資,屬政府支付部分,由縣級(jí)財(cái)政負(fù)責(zé);鄉(xiāng)籌部分,在征收的教育附加費(fèi)中支付。
三、各級(jí)人民政府要對(duì)教育經(jīng)費(fèi)特別是教師工資實(shí)行全額預(yù)算,足額撥款,不留缺口。要按照《教育法》規(guī)定,落實(shí)農(nóng)村教育附加費(fèi)的征收工作,保證教師工資的發(fā)放。財(cái)政補(bǔ)貼縣要將補(bǔ)貼首先用于保障教師工資發(fā)放。
四、各級(jí)執(zhí)法部門要加大解決拖欠教師工資問題的督促檢查工作力度,真正做到依法治教;對(duì)長(zhǎng)期拖欠教師工資又不采取切實(shí)措施解決的,要追究主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任;對(duì)挪用、截留教育經(jīng)費(fèi)而致拖欠教師工資或者以各種名目魁扣教師工資的違法行為,要堅(jiān)決依法懲處。
國(guó)務(wù)院辦公廳
一九九七年八月十五日
簡(jiǎn)析:
這則好像指示性通知實(shí)應(yīng)劃歸一般性通知,它是本應(yīng)收文單位知曉執(zhí)行的,這里從意義責(zé)任、保障機(jī)制、如何保障,如何督查講清道理、作法,而且還需有關(guān)保障人知曉。寫法是開頭就提出為何要提出保障教師工資發(fā)放的現(xiàn)實(shí)依據(jù),然后分四個(gè)方面講明作法及道理,讓受文單位知曉怎樣去實(shí)行。
例文4:
通知
為搞好___地區(qū)的市容衛(wèi)生工作,達(dá)到凈化、美化、綠化首都,使我地區(qū)有一個(gè)清潔、優(yōu)美的環(huán)境,請(qǐng)所有單位、居民協(xié)助我們做好以下工作:
一、凡駐我地區(qū)的單位和居民住戶未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁在大街小巷單位和住戶門前堆物堆料及一切物品,不符合要求的請(qǐng)?jiān)诮拥酱送ㄖ笠恢軆?nèi)認(rèn)真整頓,自行處理。
二、一切單位和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁在街巷內(nèi)搭棚蓋房、蓋小圈兒。如私搭亂建不聽勸阻,將根據(jù)市容管理的有關(guān)規(guī)定予以拆除和罰款。肇事者將承擔(dān)一切責(zé)任和后果。
三、嚴(yán)禁在城區(qū)飼養(yǎng)雞、鴨、鵝、兔、狗、豬、羊等家禽,有飼養(yǎng)者請(qǐng)?jiān)诮拥奖就ㄖ笠恢軆?nèi)自己處理。逾期不解決,將按照《市容衛(wèi)生法規(guī)》的規(guī)定予以沒收。
四、單位和個(gè)人不準(zhǔn)隨意張貼各種通告、廣告。凡需要張貼的,請(qǐng)到所在居委會(huì)設(shè)置的廣告牌上解決。結(jié)婚貼喜字不得超過一周時(shí)間。否則將按市容管理規(guī)定罰款。
搞好首都的市容環(huán)境衛(wèi)生是我們每一個(gè)公民的神圣職責(zé),希望我地區(qū)各單位和廣大群眾給我們以大力支持,共同做好這一工作。
___街道辦事處
一九八五年二月二十六日
簡(jiǎn)析:
例文4是基層機(jī)關(guān)一般性通知,要求管區(qū)內(nèi)的單位、居民搞好衛(wèi)生、綠化的。標(biāo)題只寫文種“通知”,因知照面在限定范圍內(nèi)十分廣泛,無需寫受文單位,反正送上門或貼在布告欄的。正文開頭以“為了”的形式寫目的緣起,主體分四條寫要求,結(jié)尾從公民義務(wù)、首都榮譽(yù)的高度提出希望。
例文5:
國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部關(guān)于__省__市、大廠縣學(xué)生因服用碘油丸、補(bǔ)碘制品發(fā)生群體不良反應(yīng)情況及建議報(bào)告的通知
國(guó)辦發(fā)[1997]30號(hào)各省、自治區(qū)、直轄市人民政府,國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu):
衛(wèi)生部《關(guān)于__省__市、大廠縣學(xué)生因服用碘油丸、補(bǔ)碘制品發(fā)生群體不良反應(yīng)的情況及建議的報(bào)告》已經(jīng)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
__省__市和大廠縣發(fā)生的這兩起事件是嚴(yán)重的,不僅損害了中小學(xué)生的身心健康,在群眾中造成很壞影響,嚴(yán)重影響了社會(huì)安定,而且對(duì)消除碘缺乏病工作產(chǎn)生了負(fù)面影響。這兩起事件的教訓(xùn)是沉痛的。各地、各部門對(duì)此要予以重視,嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)法規(guī),采取切實(shí)措施,堅(jiān)決杜絕此類事件的發(fā)生。
國(guó)務(wù)院辦公廳
一九九七年八月十九日
簡(jiǎn)析:
這是批示性通知中“轉(zhuǎn)發(fā)”與發(fā)文機(jī)關(guān)平級(jí)的主管機(jī)關(guān)公文所加的一種。即國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部的報(bào)告。標(biāo)題是常用的,上下款都按一般規(guī)格寫。正文兩段,開頭講何機(jī)關(guān)何報(bào)告經(jīng)國(guó)務(wù)院同意轉(zhuǎn)發(fā)給你們,“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”可放結(jié)尾處,放在這里,使開頭變成有結(jié)論的導(dǎo)語,后邊不寫結(jié)尾了。主體部分實(shí)際是進(jìn)一步講此事的影響嚴(yán)重,教訓(xùn)沉痛,因而各地區(qū)各部門要嚴(yán)格執(zhí)法,杜絕此類事件發(fā)生。