秘書接待實務案例分析
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秘書接待實務案例分析
上司在走廊上聊天
琳達是梅隆娛樂(上海)公司市場部經(jīng)理的秘書。這天上午十點鐘，上海陽光文化公司的徐總?cè)缂s準時到了。琳達把客人領(lǐng)到會客室后，去上司辦公室通知上司，可上司沒有在辦公室。琳達出來一找，發(fā)現(xiàn)上司站在走廊上和公司營銷總監(jiān)說話。而對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個選項：
a、對上海陽光文化公司的徐總說：“我們經(jīng)理現(xiàn)在不在座位上。按理他應在座位上，我再去找一找，如何?”
b、上司正在與公司營銷總監(jiān)說話，看樣子上司知道預約的客人到了。為了引起上司的注意，琳達走上前去悄悄說預約的客人到了。
c、對正在與公司營銷總監(jiān)談話的上司說：“不好意思，打斷你們的談話。您預約的客人已經(jīng)到了。是否還讓他等一會兒?”
d、對正在與上司談話的營銷總監(jiān)說：“不好意思，打斷你們的談話。預約的客人已經(jīng)到了。你們的談話是否可以等一會兒再繼續(xù)?”
e、對上海陽光文化公司的徐總說：“實在不好意思，上司有急事不在座位上。如果可以的話，我們另約時間見面好嗎?”
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，并說明理由。
答案c
即使是在與公司營銷總監(jiān)談話，也要優(yōu)先考慮預約而來的客人，所以，必須將客人已到的信息傳遞給上司。當然，上司與公司營銷總監(jiān)的談話也許就快完了，也許還要稍等一會兒。但不管怎樣，琳達還要問一下上司的意見。
客人提前到達
琳達是斯邁爾機械(上海)公司總經(jīng)理的秘書。這天下午2點，江蘇萬馬公司江總來訪。琳達看了看日程表，上司與江總約好是3點見面，現(xiàn)在對方提早1小時到了。上司正在開會，估計3點左右結(jié)束。于是琳達與江總進行了下面的一段對話：
a、琳達：“可能我聽錯了，聽總經(jīng)理說你們約好的是3點?”
江總：“實在不好意思……我記得似乎是2點?！?/p>
b、琳達：“不知是誰弄錯了，反正今后注意一些就可以了。”
江總：“那現(xiàn)在總經(jīng)理正忙著嗎?”
c、琳達：“實在不巧，總經(jīng)理正在開會。我去問一下他，請您稍等一會兒，可以嗎?”
江總：“給你添麻煩了!”
d、琳達：“會議還有30分鐘左右結(jié)束，您能再等一會兒嗎?”
江總：“那我就再等一會兒吧?！?/p>
e、琳達：“那這邊請，我?guī)ソ哟摇！?/p>
江總：“謝謝!”
請從上面5句話中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。
答案是b。
既然對方說了“實在不好意思”進行了道歉，秘書就沒有必要再提醒對方“今后注意”了，更何況對方是老總，是上司的客人。
上司在外面預約的客人
琳達是聯(lián)合日化(北京)公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天上午，一個琳達不認識的客人來訪。對方自我介紹，他是琳達的上司在拜訪客戶時認識并預約的客人。面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個選項：
a、對客人說由于是上司外出時預約的客人，自己不知道，所以表示道歉。
b、對客人說，自己沒有聽上司說過這事，問客人上司是在什么時候和在哪兒與他預約的。
c、對客人說等會兒上司會打電話回來，她會轉(zhuǎn)告他，并問對方是否可以給自己一張名片。
d、上司回公司的時候，一邊轉(zhuǎn)交客人的名片，一邊介紹來訪客人的樣子。
e、對上司說，如果在外面預約了客人能否提前告訴自己?
請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，并說明理由。
答案是b。
上司在外面預約客人，沒有告訴秘書是很正常的。既然是上司預約的客人，那就沒有必要問對方上司是在什么時候和地方預約他的，給對方造成一種不信任感。
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