秘書的文學(xué)素養(yǎng)介紹
秘書的文學(xué)素養(yǎng)介紹
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的人才需求也越來(lái)越大，其中秘書這個(gè)職位的要求也隨之被提到一個(gè)很高的層次。下面是小編為你整理的秘書的文學(xué)素養(yǎng)，希望對(duì)你有用!
秘書的文學(xué)素養(yǎng)
在信息化飛速發(fā)展的今天，一個(gè)老板的工作任務(wù)能否順利完成跟秘書這個(gè)崗位有著重要的關(guān)系，老板開(kāi)會(huì)的總結(jié)報(bào)告基本由秘書來(lái)完成。秘書的工作能力的高低很大部分體現(xiàn)在他的寫作能力，歸根到底對(duì)于寫作能力的評(píng)判要涉及到秘書的文學(xué)修養(yǎng)。如果秘書沒(méi)有較高的文學(xué)修養(yǎng)，他就很難給老板準(zhǔn)備優(yōu)秀的發(fā)言稿或者總結(jié)報(bào)告，從而也就判定的出這個(gè)秘書是否適合這個(gè)工作。秘書這一職務(wù)的出現(xiàn)也有很長(zhǎng)一段時(shí)間了，以前秘書的工作內(nèi)容包含各種各樣的繁瑣事情，對(duì)秘書的基本要求是有廣闊的知識(shí)面，在專業(yè)方面更要體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)。本文主要探討的是秘書文學(xué)修養(yǎng)的高低對(duì)其工作的影響。
一、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系與文學(xué)修養(yǎng)的關(guān)系
俗話說(shuō)“讀書破萬(wàn)卷下筆如有神”，讀萬(wàn)卷書對(duì)書中的精髓深刻領(lǐng)悟，有人說(shuō)過(guò)讀一些專業(yè)的書籍有用，而讀一些哲學(xué)、文史當(dāng)面的書籍更有用。對(duì)秘書來(lái)說(shuō)，他的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系就要包含各類知識(shí)，比常人在腦海里要有更豐富的內(nèi)容，要有刻苦精神對(duì)自己的文學(xué)修養(yǎng)進(jìn)行提升。秘書人員可以閱讀一些文學(xué)作品來(lái)提升自己的文學(xué)修養(yǎng)，主要有兩個(gè)方面原因：第一，文學(xué)作品中含有各種文化細(xì)節(jié)內(nèi)容通過(guò)一些藝術(shù)形象表達(dá)出來(lái)讓秘書能夠豐富自己的社會(huì)知識(shí)，幫助他們了解事物的本質(zhì)。著名詩(shī)人杜甫的詩(shī)被稱為“詩(shī)史”是因?yàn)樗?shī)中的內(nèi)容充分的反應(yīng)了那個(gè)時(shí)代的百姓生活，揭露了社會(huì)的一些本質(zhì)現(xiàn)象。第二，由于文學(xué)作品很多都是對(duì)當(dāng)時(shí)那個(gè)時(shí)代的經(jīng)濟(jì)、政治、文化等做了詳細(xì)的解說(shuō)，描述，真實(shí)生動(dòng)地反映了現(xiàn)實(shí)的種.種生活狀況，這在無(wú)形之中對(duì)秘書的知識(shí)面試一種擴(kuò)展，更有利于他們對(duì)歷史知識(shí)的積累，對(duì)時(shí)代的變化能有自己獨(dú)特的認(rèn)識(shí)和見(jiàn)解。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，被譽(yù)為四大名著之一的《紅樓夢(mèng)》，它所描寫的內(nèi)容從小的衣食住行到大的涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、文化，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在對(duì)社會(huì)的方方面面進(jìn)行深刻的剖析。當(dāng)讀者閱讀在“紅樓夢(mèng)”的世界里，他們就會(huì)受到內(nèi)容的熏陶，對(duì)其文學(xué)修養(yǎng)是非常有幫助的。
二、秘書的思維能力與文學(xué)修養(yǎng)的關(guān)系
曾經(jīng)有個(gè)教授說(shuō)過(guò)這樣的話“語(yǔ)文分為文學(xué)跟語(yǔ)言兩個(gè)方面，語(yǔ)言方面好就表現(xiàn)為他的個(gè)人口語(yǔ)能力和書面的文字表達(dá)能力非常好;而文學(xué)好的話則表現(xiàn)出來(lái)的是他有更高的對(duì)美的理解的能力，對(duì)美欣賞的能力?！痹u(píng)判一個(gè)人有沒(méi)有智慧主要可以通過(guò)他們的思維表達(dá)來(lái)做出判斷，思維的過(guò)程是一個(gè)把語(yǔ)言表達(dá)的觀念逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)事情新的認(rèn)識(shí)的一個(gè)全過(guò)程。當(dāng)秘書想要用更好的組織語(yǔ)言去表達(dá)對(duì)某事物的看法觀點(diǎn)的時(shí)候，此時(shí)就對(duì)文學(xué)修養(yǎng)就有較高的要求，表達(dá)出來(lái)才會(huì)更加順理成章。秘書的思維能力也在這個(gè)過(guò)程中潛移默化的提高了。當(dāng)今時(shí)代創(chuàng)新是我們一直研究的話題，對(duì)秘書的要求已不在是停留在打字員的水平上了，更注重秘書工作的創(chuàng)新思維培養(yǎng)。這就要求秘書要博覽群書提升自身的文學(xué)修養(yǎng)。有兩個(gè)途徑可以幫助他們培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)：第一是通過(guò)大量閱讀文學(xué)作品，積累知識(shí)，文學(xué)從自身來(lái)說(shuō)就是一種創(chuàng)新的活動(dòng)，一代比一代人強(qiáng)，在創(chuàng)新的道路上不斷探索，在歷史的長(zhǎng)河中欣賞古人的文學(xué)精髓，領(lǐng)略歷代才人的創(chuàng)新思想和他們的不懈努力的奮斗精神。第二是從多角度去欣賞中國(guó)的經(jīng)典文學(xué)作品，對(duì)秘書的思維方式都會(huì)有重要的幫助，文學(xué)本身是一種創(chuàng)造性的思維活動(dòng)方式。秘書如果少了一部分想象的空間，他們?cè)谌粘９ぷ髦刑幚硎虑榫蜁?huì)顯得很不專業(yè)，就事論事不會(huì)有發(fā)散思維去思考，對(duì)事情的思考缺乏一個(gè)高度去認(rèn)識(shí)事情的本質(zhì)。在欣賞文學(xué)作品的過(guò)程中，思維會(huì)隨著秘書對(duì)作品內(nèi)容的深刻領(lǐng)會(huì)而逐漸的能力得到提升。
三、秘書的寫作水平與文學(xué)修養(yǎng)的關(guān)系
秘書的文字水平能間接反應(yīng)了秘書自身的綜合能力，為了提高秘書的文字水平，文學(xué)修養(yǎng)就顯得格外重要。秘書的修養(yǎng)程度高低直接影響他寫作內(nèi)容的深度，秘書人員在寫作實(shí)踐過(guò)程中往往會(huì)受到一些額外的因素影響包括周圍環(huán)境等，文學(xué)修養(yǎng)比較差的人在寫作過(guò)程中更多的是去模仿他人的成果，創(chuàng)新的內(nèi)容少之又少。語(yǔ)言也顯得非常簡(jiǎn)陋，平淡無(wú)味;而文學(xué)修養(yǎng)非常好的人則相反，他們不僅僅追求文字內(nèi)容的精湛，更多的是追一種藝術(shù)性。事實(shí)證明秘書的寫作水平跟他們的文學(xué)修養(yǎng)是有非常直接的關(guān)系，文學(xué)修養(yǎng)程度高他們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)程度也就越深刻。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)秘書職位的要求也越來(lái)越高，對(duì)文學(xué)修養(yǎng)的重視程度是關(guān)系到秘書人員的綜合能力高低。在日常工作中，秘書人員需要把文學(xué)修養(yǎng)作為一門功課來(lái)學(xué)習(xí)，不斷提升自己在秘書工作中的綜合能力。
秘書的自身修養(yǎng)
要做一名出色的秘書，當(dāng)好參謀助手，就要具備過(guò)硬的文字水平、綜合的協(xié)調(diào)能力以及良好的思想素質(zhì)，這些都是不斷學(xué)習(xí)，不斷積累，不斷提高的結(jié)果。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)秘書的素養(yǎng)提出了更高的要求，就需要秘書人員必須提高自身的知識(shí)修養(yǎng)、能力修養(yǎng)和思想修養(yǎng)。
一、知識(shí)修養(yǎng) 對(duì)于秘書而言，一定要有高度的悟性和堅(jiān)韌的毅力，不能被困難嚇倒，要飽覽相關(guān)書籍，廣泛汲取營(yíng)養(yǎng)，細(xì)心揣摩，靜思悟敏，厚積薄發(fā)，使自己的文字水平和文學(xué)修養(yǎng)得到大的提高。所以秘書人員應(yīng)了解多方面的知識(shí)，使自己具備廣博的基礎(chǔ)知識(shí)、精深的專業(yè)知識(shí)與實(shí)用的輔助知識(shí)。 基礎(chǔ)知識(shí)是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中的根基部分，秘書掌握到的基礎(chǔ)知識(shí)越豐富，越能融會(huì)貫通，就越能產(chǎn)生新的認(rèn)識(shí)，并使之上升為理論。具體而言，政治哲學(xué)類知識(shí)幫助秘書人員解決政治方向和思想方法等問(wèn)題，能使秘書人員樹(shù)立正確的世界觀和方法論;
語(yǔ)言文學(xué)類知識(shí)提高秘書人員基本寫作能力。同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)掌握數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)類、歷史地理學(xué)和法律知識(shí)類等基礎(chǔ)知識(shí)。 精深的專業(yè)知識(shí)是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)特色的標(biāo)志。這種專業(yè)知識(shí)是在基礎(chǔ)知識(shí)的根基上建立起來(lái)的具有較高層次的專門知識(shí)，是決定秘書工作能力和水平的主要因素。
所以，要掌握學(xué)習(xí)秘書學(xué)知識(shí)、秘書寫作知識(shí)、文書檔案知識(shí)以及調(diào)研學(xué)、會(huì)務(wù)學(xué)、信訪學(xué)以及公共關(guān)系學(xué)知識(shí)等。 輔助知識(shí)雖然不象基礎(chǔ)知識(shí)那樣起“根基”作用，也不象專業(yè)知識(shí)那樣起“標(biāo)志”作用，但也是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺少的組成部分。對(duì)于秘書輔助知識(shí)的要求是“實(shí)用”，如管理知識(shí)、速記、書法知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)、地方志知識(shí)和導(dǎo)游與禮賓接待知識(shí)等都是秘書要了解的必要知識(shí)，對(duì)秘書工作是非常有用的。
二、能力修養(yǎng) 作為一名秘書，要拿出高質(zhì)量的指導(dǎo)全局性工作的領(lǐng)導(dǎo)講話、為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供參考的調(diào)研報(bào)告和精準(zhǔn)概括的匯報(bào)材料，僅有文字水平還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還應(yīng)具有最佳的智能結(jié)構(gòu)。這就要求秘書具備觀察和創(chuàng)造能力、綜合分析能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、語(yǔ)言表達(dá)能力和調(diào)查研究能力。 觀察和創(chuàng)造能力就是要求秘書人員要用客觀的、全面的、一分為二的眼光觀察一切，要努力堅(jiān)持理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷積累和豐富知識(shí)量，以增加觀察的深刻性和科學(xué)性。在觀察的基礎(chǔ)上，秘書要在思想上有新的認(rèn)識(shí)、才能上有創(chuàng)造性，工作上有新突破。
秘書在工作中要樹(shù)立主人翁思想，大膽開(kāi)拓，從新的角度分析、處理面臨的新情況、新問(wèn)題，從而產(chǎn)生新成果、新突破，真正起到參謀助手的作用。 綜合分析能力主要指秘書對(duì)本單位和相關(guān)單位政治經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的各種矛盾、問(wèn)題，經(jīng)過(guò)細(xì)致的分析、對(duì)比、研究，發(fā)現(xiàn)本單位的優(yōu)、劣勢(shì)。秘書人員只有具備了較強(qiáng)的綜合分析能力，才能自覺(jué)地應(yīng)用正確的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、方法去觀察、分析、綜合處理單位各項(xiàng)活動(dòng)中的矛盾問(wèn)題，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)。
組織能力應(yīng)該是多方面的，既要做諸如文書處理，起草撰寫文書，來(lái)訪接待，信息收集等日常事務(wù)工作，還要善于組織并協(xié)調(diào)單位的慶典儀式，開(kāi)放參觀，會(huì)議等日?；顒?dòng)。同時(shí)，還要對(duì)談判的原則、要素、方式和技巧也應(yīng)有所了解和掌握。組織能力是秘書人員綜合能力的顯著體現(xiàn)，所以秘書人員應(yīng)時(shí)時(shí)處處注意培養(yǎng)自己的組織能力。
協(xié)調(diào)能力對(duì)于秘書而言也非常重要，因?yàn)槊貢活^銜接領(lǐng)導(dǎo)，一頭銜接干部職工，處于中心樞紐地位，承擔(dān)著協(xié)調(diào)重任。秘書通過(guò)縱向關(guān)系和橫向關(guān)系的協(xié)調(diào)，能夠?qū)崿F(xiàn)上情下達(dá)。同時(shí)，秘書人員從文書往來(lái)與干部群眾的工作交流中及時(shí)能夠敏銳的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，積極向上反饋，做到下情上達(dá)，讓領(lǐng)導(dǎo)熟知下情，考慮問(wèn)題和解決問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)始終圍繞工作實(shí)際，圍繞廣大干部職工的切身利益來(lái)進(jìn)行。 語(yǔ)言表達(dá)能力是秘書應(yīng)具備的基本功之一。
在文字表達(dá)能力方面，秘書要熟練掌握各類公文的基本特點(diǎn)和寫作要領(lǐng)、技巧;口頭表達(dá)要求秘書人員要以聽(tīng)者為主體，說(shuō)話力求開(kāi)門見(jiàn)山，突出中心，準(zhǔn)確表達(dá)思路結(jié)果，做到條理清楚、思路清晰，說(shuō)話語(yǔ)調(diào)要平穩(wěn)，態(tài)度要從容，語(yǔ)言要謙和，心情要坦蕩。 調(diào)查研究能力的培養(yǎng)對(duì)工作、事業(yè)有益，能夠知己知彼，更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。這就要求秘書人員必須提高理論水平，提高理論概括能力，要把實(shí)際調(diào)查與理論政策研究結(jié)合起來(lái)，在調(diào)查研究中，深入實(shí)際，實(shí)事求是，精心選題，細(xì)心調(diào)查，勤于動(dòng)腦，正確分析，發(fā)現(xiàn)事物本質(zhì)，從而找出解決問(wèn)題的方案和辦法，達(dá)到調(diào)查研究工作的實(shí)際目的。
三、思想修養(yǎng) 良好的思想素質(zhì)是一個(gè)稱職秘書的首要條件、基本條件。秘書的思想修養(yǎng)包括政治修養(yǎng)、情感意志修養(yǎng)、道德修養(yǎng)和作風(fēng)修養(yǎng)四方面。 政治素質(zhì)是指秘書在政治觀念、理論素養(yǎng)方面應(yīng)達(dá)到的水平。
首先，秘書人員應(yīng)樹(shù)立政治思想，事業(yè)心要強(qiáng)，要有為秘書工作獻(xiàn)身的精神，不計(jì)名利得失，要有積極的進(jìn)取精神，不畏懼困難，力求提高工作質(zhì)量，成為秘書工作的行家。其次，秘書在工作中要講究原則性，還要講究靈活性，要注意策略，講究方式方法，因勢(shì)利導(dǎo)，合情合理地處理協(xié)調(diào)各種事務(wù)。最后，秘書人員必須要學(xué)習(xí)提高政治理論思想水平。
總之，強(qiáng)烈的革命事業(yè)心，堅(jiān)定的政治信念，較高的思想理論水平，構(gòu)成了秘書政治修養(yǎng)的主力內(nèi)容。 加強(qiáng)秘書的情感意志修養(yǎng)，可使秘書人員在自己的崗位上更好地發(fā)揮紐帶作用，協(xié)調(diào)促進(jìn)人際關(guān)系、保持社會(huì)關(guān)系的和諧穩(wěn)定，也可使秘書人員適應(yīng)各種處境，克服困難，去實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。秘書的情感修養(yǎng)要遵循健全性、平衡性的原則。保持秘書情感的健康、穩(wěn)定，關(guān)鍵要把握好三個(gè)結(jié)合。即內(nèi)向與外向的結(jié)合、熱情與平穩(wěn)的結(jié)合、寬廣與容忍的結(jié)合。
秘書意志的修養(yǎng)主要是培養(yǎng)自覺(jué)性，克服盲目性;培養(yǎng)果斷性，克服猶豫性;培養(yǎng)堅(jiān)韌性，克服脆弱性;培養(yǎng)自制力，克服散漫性。 秘書的職業(yè)道德與秘書的職業(yè)活動(dòng)是緊密相聯(lián)的，秘書工作處于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的紐帶的地位，秘書人員的言行舉止，往往直接影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的形象和威信，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因而，秘書道德修養(yǎng)的基本內(nèi)容有：忠于職守，忠誠(chéng)可靠;埋頭苦干，任勞任怨;秉公直言，實(shí)事求是;公正廉潔，顧全大局;紀(jì)律嚴(yán)明，守口如瓶;
謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。加強(qiáng)秘書職業(yè)道德修養(yǎng)，對(duì)于調(diào)整人與人之間的聯(lián)系，維系社會(huì)良性運(yùn)行，改善社會(huì)風(fēng)氣，激勵(lì)人們的工作積極性將起重要作用。 良好作風(fēng)的形成既受覺(jué)悟高低、品質(zhì)好壞、意志強(qiáng)弱的影響，更需要在工作和生活實(shí)踐中自覺(jué)培養(yǎng)。秘書崗位不但能給人實(shí)際工作能力的培養(yǎng)，更能給人品格和心性的錘煉。
作為一名秘書人員，一定要為人謙遜，坦誠(chéng)實(shí)在，不事張揚(yáng)。雖然在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，但一定要以身作則，時(shí)時(shí)處處以黨員的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己的言行，不說(shuō)違心話，不做違心事，嚴(yán)于律己，廉潔奉公，做到為人和為文的統(tǒng)一。尤其是在平凡、忙碌的工作和生活中，要保持一種超然的心境，不受外界干擾，始終堅(jiān)定自己的人格和人生理念、人生志趣，守護(hù)那一份屬于自己的精神田園，活得樂(lè)觀豁達(dá)，真實(shí)自然。 “求木之長(zhǎng)者，必固其根本;欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源?！?/p>
要做一名出色的秘書，只有夯實(shí)基礎(chǔ)、廣泛獵取、勤思苦學(xué)、不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，才能提升自我，實(shí)現(xiàn)最大的人生價(jià)值。猶如屹立不倒的參天大樹(shù)，只有把根系深植于泥土當(dāng)中，不斷地積累，才會(huì)有枝葉的繁茂!
關(guān)于素養(yǎng)的思考
做好辦公室工作要強(qiáng)化三種意識(shí)：
1、角色意識(shí)
辦公室是個(gè)綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時(shí)還是個(gè)門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個(gè)機(jī)關(guān)的工作。“辦公室工作無(wú)小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強(qiáng)的“角色意識(shí)”。
2、服務(wù)意識(shí)
辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計(jì)有余，歲計(jì)不足”，因此必須有一點(diǎn)奉獻(xiàn)精神，要會(huì)唱孫悅的《祝你平安》。
3、勤奮意識(shí) 曾國(guó)藩云：勤則有材而見(jiàn)用，逸則無(wú)勞而見(jiàn)棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手、勤動(dòng)腳、勤學(xué)習(xí)。
勤動(dòng)腦：多觀察，多思考。對(duì)工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。
勤動(dòng)手：多收集第一手資料，多寫。勤能補(bǔ)拙。
勤動(dòng)腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽(tīng)八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動(dòng)口則所云不詳，動(dòng)筆則言之無(wú)物，言之無(wú)味，空洞寡淡。
勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識(shí)素養(yǎng)，“腹有詩(shī)書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實(shí)現(xiàn)，我們要“所慮時(shí)光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場(chǎng)，少些無(wú)所事事，把自己融入知識(shí)的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。
大致說(shuō)來(lái)，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個(gè)合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。
(一)才干素養(yǎng)
做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些?
1、精明的辦事能力
秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗(yàn)豐富為基礎(chǔ)。
辦事能力主要體現(xiàn)在：
1)理解和領(lǐng)會(huì)能力：就是要聽(tīng)得快，聽(tīng)得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。
2)條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。
3)口頭表達(dá)能力：這是對(duì)秘書職業(yè)的特殊要求。會(huì)說(shuō)話，這是一門學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會(huì)說(shuō)話呢?起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點(diǎn)說(shuō)話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等等。
類語(yǔ)言學(xué)認(rèn)為人的口語(yǔ)由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。
提高口頭語(yǔ)言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語(yǔ)。
4)應(yīng)變能力：世界上的事物總是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和預(yù)案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符，甚至大相徑庭，有時(shí)會(huì)突然變化，把原來(lái)的計(jì)劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速做出抉擇，一案不行另?yè)Q一案，原則不變，靈活處置。
5)交際能力：處理人際關(guān)系是一門學(xué)問(wèn)?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問(wèn)，人情練達(dá)即文章”。一個(gè)秘書如果很善于交際，見(jiàn)面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系，秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。
2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力
自古以來(lái)，中國(guó)人就視文章為“經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事”(曹丕《與吳質(zhì)書》)。真正寫好文章，不是小事，而是關(guān)系治國(guó)安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在于此。
寫作是個(gè)痛苦的過(guò)程，常給人“難產(chǎn)”的感覺(jué)。
秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。有一言應(yīng)記取：文章得失不由天，厚積善識(shí)多實(shí)踐。
公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是：“信、達(dá)、雅”，準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。
3、操作能力
隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動(dòng)化(OA)是時(shí)代潮流。
(二)智能素養(yǎng)
才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是才干的基礎(chǔ)。
增強(qiáng)智能，可以從5個(gè)方面著手：
1、知識(shí)積累。主要包括：馬列主義基本理論、國(guó)際政治、國(guó)內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開(kāi)發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。
積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學(xué)，絕不是聽(tīng)其自然，坐待知識(shí)進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國(guó)家的很多優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人，都是勤奮好學(xué)的楷模。、周恩來(lái)、，都曾做過(guò)秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。
知識(shí)的積累應(yīng)堅(jiān)持兩點(diǎn)：一是“博而返約”，二是“真積力久”。
2、思維訓(xùn)練
人的智能高低，是由思維能力的開(kāi)發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識(shí)論的角度說(shuō)，人的智慧，則是社會(huì)實(shí)踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。
加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語(yǔ)言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力、領(lǐng)會(huì)能力等諸種能力的訓(xùn)練。
語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對(duì)離不開(kāi)思維。甚至可以說(shuō)，沒(méi)有思維就沒(méi)有語(yǔ)言，沒(méi)有語(yǔ)言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員，既不斷同領(lǐng)導(dǎo)人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓(xùn)練，語(yǔ)言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力(包括認(rèn)識(shí)論、方法論等)都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力，就是使人能熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠“撥開(kāi)烏云見(jiàn)青山”。
領(lǐng)會(huì)能力(包括聽(tīng)力、反應(yīng)反射能力)也是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說(shuō)話簡(jiǎn)得無(wú)法再簡(jiǎn)，幾乎只是“嘣”出幾個(gè)單音節(jié)來(lái);有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說(shuō)不到點(diǎn)子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會(huì)能力去準(zhǔn)確捕捉對(duì)方的思想。
3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練
是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識(shí)、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開(kāi)發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點(diǎn)，報(bào)告者情況，然后確定需要解決什么問(wèn)題，應(yīng)報(bào)告誰(shuí)，通知誰(shuí)，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。
4、記憶訓(xùn)練
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開(kāi)發(fā)不出智力的。
5、自省能力
一個(gè)人要善于隨時(shí)回顧自己的言行，善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足?？准屹t人曾子說(shuō)：“吾日三省吾身?！辈懿僖苍f(shuō)，“伏自三省?！背３Ｗ允〉娜耍菀组_(kāi)發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。
(三)心理素養(yǎng)
就一般情況說(shuō)，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂(lè)觀和幽默、自信心、競(jìng)爭(zhēng)精神這幾種心理素養(yǎng)。
1、多些樂(lè)觀和幽默
秘書人員事務(wù)繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時(shí)還會(huì)影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點(diǎn)，秘書人員應(yīng)當(dāng)具備更多的樂(lè)觀和幽默。
樂(lè)觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業(yè)成功。美國(guó)蘭斯登在《有效的經(jīng)驗(yàn)》一書中說(shuō)：“跟陰郁的人在一起毫無(wú)樂(lè)趣可言，跟不能說(shuō)笑的人為伴更是悲哀之至。樂(lè)觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對(duì)人與人的關(guān)系，而且對(duì)心理的健康也是非常重要的?！?/p>
我們工作時(shí)一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真，但這并不妨礙樂(lè)觀和活潑。
樂(lè)觀和幽默，不應(yīng)是輕薄，更不應(yīng)是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語(yǔ)言藝術(shù)，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對(duì)方。一般地說(shuō)，拿自己開(kāi)玩笑可能效果更好些。
幽默是一種自信心的表現(xiàn)，反過(guò)來(lái)又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時(shí)是說(shuō)不出幽默語(yǔ)言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時(shí)當(dāng)對(duì)方拘謹(jǐn)、緊張時(shí)，當(dāng)會(huì)談場(chǎng)合很嚴(yán)肅時(shí)，當(dāng)對(duì)滿堂聽(tīng)眾演講時(shí)，你如說(shuō)兩句笑話，來(lái)一兩句幽默的語(yǔ)言，那會(huì)使現(xiàn)場(chǎng)氣氛立即輕松下來(lái)，會(huì)收到事半功倍的效果。
樂(lè)觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個(gè)人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢(shì)，那只能使人“敬而遠(yuǎn)之”，厭而煩之。
要樂(lè)觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。
2、培植自信心
信心是做好工作的一個(gè)重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn)，特別是同上交往過(guò)分拘謹(jǐn)，對(duì)于做好工作感到氣餒，對(duì)于學(xué)習(xí)感到困難重重，對(duì)于個(gè)人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪，常被職稱、待遇等問(wèn)題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒(méi)有信心，成效就難以取得。
信心來(lái)自對(duì)自己、對(duì)環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長(zhǎng)處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長(zhǎng)處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長(zhǎng)處和短處，才能知道應(yīng)該怎么干。同時(shí)，也要了解對(duì)象，分析對(duì)象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會(huì)大大提高。
3、崇尚競(jìng)爭(zhēng)，去除嫉妒
“水向低處流，人往高處走?！背藗€(gè)別人，誰(shuí)都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無(wú)意地參加到一場(chǎng)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中去。
競(jìng)爭(zhēng)是進(jìn)步的動(dòng)力，是一種積極因素。在現(xiàn)代社會(huì)，辦事業(yè)要競(jìng)爭(zhēng)，取得個(gè)人成就也要競(jìng)爭(zhēng)。
但是，競(jìng)爭(zhēng)絕不是嫉妒!嫉妒是消極因素，是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私，導(dǎo)源常常是因?yàn)樽约翰蝗缛思?，人家在某一方面超過(guò)了自己。有妒癖的人，總是不愿承認(rèn)別人的長(zhǎng)處和成就，總是“眼紅”人家的所得(包括精神的和物質(zhì)的)。嫉妒的對(duì)象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是，對(duì)別人的“冒尖”之處，有的是默不承認(rèn)，絕口不吐一個(gè)贊揚(yáng)之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿Q”再世;進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語(yǔ)，揭隱私，上綱上線。
嫉妒心理，既不利于智能發(fā)展，也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競(jìng)爭(zhēng)，最可取的態(tài)度，則是向別人學(xué)習(xí)，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學(xué)中共同進(jìn)步。
(四)職業(yè)道德
職業(yè)道德，就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。
秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、埋頭苦干，樂(lè)于奉獻(xiàn)
世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無(wú)聞，卻是社會(huì)發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù)，秘書人員的勞動(dòng)成果往往通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實(shí)績(jī)體現(xiàn)出來(lái)，不能獨(dú)立顯示自身的成績(jī)。秘書工作機(jī)密性強(qiáng)，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開(kāi)宣揚(yáng)。秘書工作具體又繁忙，無(wú)論是管理文件，組織會(huì)議，還是起草公文，常常需要加班加點(diǎn)，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺(jué)發(fā)揚(yáng)為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說(shuō)得好，“一個(gè)人光溜溜的到這個(gè)世界來(lái)，最后光溜溜的離開(kāi)這個(gè)世界而去，徹底想起來(lái)，名利都是身外物，只有盡一個(gè)人的心力使社會(huì)的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事?！泵貢藛T應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。
為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來(lái)?來(lái)自黨性，來(lái)自對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng)，來(lái)自偉大的社會(huì)責(zé)任心。這種原動(dòng)力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。
2、嚴(yán)守紀(jì)律，克己奉公
秘書人員必須信守本分，自覺(jué)地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人拍板決策后，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人交代意圖后，必須按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖行動(dòng)，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權(quán)行動(dòng)。同時(shí)，按規(guī)矩和職權(quán)辦事，不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意，假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事，更不能盜用職權(quán)謀私利，營(yíng)私舞弊。
秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺(jué)做好工作。保密既是紀(jì)律，又應(yīng)是自覺(jué)的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點(diǎn)對(duì)象，又是竊密重點(diǎn)對(duì)象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽(tīng)不聽(tīng)，不該說(shuō)不說(shuō)，不該寫不寫。不在公共場(chǎng)所、私人通信中涉及機(jī)密，不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。
3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人
秘書人員身居中樞，上接觸領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào)，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。
秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要實(shí)實(shí)在在，不可弄虛作假;評(píng)論干部要實(shí)事求是，不可挾私褒貶;在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可涉及他們之間的關(guān)系問(wèn)題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間;領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)會(huì)、談話時(shí)，如果自己在場(chǎng)，除了必要的問(wèn)話，不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則，也是政治紀(jì)律。
秘書人員對(duì)下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。
總起來(lái)說(shuō)，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項(xiàng)工作。