秘書打電話禮儀介紹

時(shí)間：2022-11-29 21:13:30 小邱0由分享

秘書打電話禮儀介紹

秘書的對(duì)外形象代表了公司的形象，下面是小編為你整理的秘書打電話禮儀，希望對(duì)你有用!

秘書打電話禮儀

在日常工作中，掌握了接聽(tīng)電話的禮儀，讓對(duì)方在您親切的話語(yǔ)中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對(duì)方會(huì)對(duì)您公司有極佳的印象。

通話時(shí)聲音不宜太大，讓對(duì)方聽(tīng)得清楚就可以，否則對(duì)方會(huì)感覺(jué)不舒服，而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。

接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。

接聽(tīng)電話時(shí)，要詢問(wèn)對(duì)方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。

當(dāng)對(duì)方要找的人不在時(shí)，在不了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí)，請(qǐng)不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說(shuō)出指定受話人的行蹤。

當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來(lái)訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來(lái)訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。不過(guò)，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知來(lái)訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

在電話中傳達(dá)事情時(shí)，應(yīng)重復(fù)要點(diǎn)，對(duì)于數(shù)字、日期、時(shí)間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)，。

如果對(duì)方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名，而直接詢問(wèn)上司的去向，此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問(wèn)："對(duì)不起，請(qǐng)問(wèn)您是哪位?"

要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時(shí)，最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

聽(tīng)不清楚對(duì)方說(shuō)話的內(nèi)容時(shí)，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對(duì)方，請(qǐng)對(duì)方給予改善。

如果碰到對(duì)方撥錯(cuò)號(hào)碼時(shí)，不可大聲怒斥，或用力掛斷電話，應(yīng)該禮貌告知對(duì)方撥錯(cuò)電話。相反如果是你撥錯(cuò)了電話，應(yīng)該馬上向?qū)Ψ奖硎镜狼浮?/p>

如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對(duì)方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對(duì)方已掛斷電話，才能放下聽(tīng)筒。

秘書打電話的注意事項(xiàng)

1.選準(zhǔn)時(shí)間。一般情況下，撥打電話要避開(kāi)對(duì)方不愿被打擾或精力可能松懈的時(shí)間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個(gè)小時(shí)及下班前的最后幾分鐘避開(kāi)影響對(duì)方生活或休息的時(shí)間，如假期、午休、深夜或就餐時(shí)間。當(dāng)然，緊急事務(wù)除外。比如：下班前領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排緊急事情，需聯(lián)系相關(guān)部門處理，這時(shí)就要毫不猶豫地?fù)艽螂娫?，但通話一定要客氣?/p>

2.做好準(zhǔn)備。撥打電話前應(yīng)做好準(zhǔn)備，如將電話號(hào)碼、備用號(hào)碼、通話要點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)之處等列個(gè)清單，以免遺漏通話內(nèi)容，影響工作進(jìn)度。

3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以“你好，請(qǐng)問(wèn)你是不是……(姓名+職務(wù)或職業(yè))”作為開(kāi)始語(yǔ)，而不是“喂……”，避免對(duì)方不是自己所找之人而誤事。

4.強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)。為保證溝通效果和把事情落到實(shí)處，務(wù)必對(duì)要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。一是通話要點(diǎn)宜少忌多，每次通話最好只有一個(gè)要點(diǎn)。二是通話結(jié)束前應(yīng)再次對(duì)要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。如果事情非常重要，可以禮貌地請(qǐng)對(duì)方做一下筆錄。

秘書接電話的要求

1.來(lái)電必接。不論工作多忙多累，只要有來(lái)電就必須接聽(tīng)。即使當(dāng)時(shí)不宜通話，亦應(yīng)先接電話說(shuō)明原因后請(qǐng)其指定時(shí)間，由自己回電話。

2.認(rèn)真確認(rèn)。接聽(tīng)電話后應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)：一是問(wèn)候?qū)Ψ揭源_認(rèn)有人接聽(tīng)，二是自報(bào)單位、部門名稱確認(rèn)對(duì)方?jīng)]有找錯(cuò)地方，三是自報(bào)姓名以確認(rèn)對(duì)方?jīng)]有找錯(cuò)對(duì)象。

3.專心致志。接聽(tīng)任何電話均應(yīng)聚精會(huì)神，否則難以確保聽(tīng)得清、記得準(zhǔn)。如果來(lái)電時(shí)你正在伏案做緊急工作或接聽(tīng)另一個(gè)電話，應(yīng)禮貌地告訴對(duì)方自己正忙，寒暄之后約定回?fù)軙r(shí)間，然后掛斷。

4.善待錯(cuò)撥。如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方打錯(cuò)了，不僅不能惱怒，還應(yīng)態(tài)度和藹地告知對(duì)方，然后禮貌地指明對(duì)方所錯(cuò)之處。

代接電話除注意接聽(tīng)電話的基本方法外，還應(yīng)遵守以下幾項(xiàng)規(guī)則：

1.表明身份。首先應(yīng)當(dāng)說(shuō)明自己的身份，告知對(duì)方自己的職務(wù)及與對(duì)方所找之人的關(guān)系，然后誠(chéng)懇地告知對(duì)方： “如果方便的話，我可以代勞或轉(zhuǎn)達(dá)。”假如對(duì)方婉拒，則不必勉強(qiáng)。

2.區(qū)別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙于他事，不能立即接聽(tīng);二是不在現(xiàn)場(chǎng)，幾分鐘或一小會(huì)就回來(lái);三是因事外出，一段時(shí)間內(nèi)不能返回。代接電話，僅說(shuō)一句“他(她)不在”顯得過(guò)于生硬、不禮貌。代接者要針對(duì)不同情況選擇以下用語(yǔ)：“你好，他(她)正在忙(剛出去)，如果不急的話，麻煩你過(guò)幾分鐘再打過(guò)來(lái)”， “你好，他(她)出差了，是否方便由我代勞或轉(zhuǎn)達(dá)，如不方便，請(qǐng)直接撥打其手機(jī)(手機(jī)號(hào)是否能夠告知對(duì)方要先征得本人的同意。)”。

3.認(rèn)真記錄。代接電話時(shí)要做好筆錄。筆錄的基本內(nèi)容遵循“SWIH”的慣例，即何人、何事、何因、何時(shí)、何地與如何做。記錄完后，要將內(nèi)容及時(shí)告知本人，以便盡快處理。

4.保守秘密。幫人代接電話，不論涉及公事還是私事，代接者都不能擅自向他人透露與此相關(guān)的任何信息，這是做人的基本原則，也是個(gè)人綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。

總之，使用電話的方法技巧很多，我相信大家在以后的工作中會(huì)有更多的體會(huì)。不論原則多少，總的要求是禮貌大度、耐心謙和。