中文郵件回復(fù)范文
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,越來越多的公司開始依靠電子郵件來進行國際商務(wù)溝通和客戶服務(wù)。下面是小編為你整理的中文郵件回復(fù)范文，希望對你有用!
中文郵件回復(fù)范文1
關(guān)于主題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1. 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2. 標(biāo)題要簡短，不宜過長，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標(biāo)題。
3. 最好寫上來自___公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。
4. 標(biāo)題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”。
5. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。
6. 可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“_、!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7. 回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。
8. 最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關(guān)于稱呼與問候
1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“_經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“_先生”、“小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自已的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear ___”，顯得很熟絡(luò)。
關(guān)于格式，稱呼是第一行項格寫。
2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待
正文
1. Email正文要簡明扼要，行文通順
若對方不認識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自已的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐憎。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自已的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論比須謹慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)。
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不過長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自已態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自已仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8. 不要動不動使用：)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，Business Email不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。
附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件
5. 如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送
語言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2. 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4. 選擇便于閱讀的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。
這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。 結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個簽名檔
對內(nèi)，對私，對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。對于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
中文郵件回復(fù)范文2
尊敬的先生或女士：
我對北京奧組委最近啟動的“奧運會志愿者招募”活動十分感興趣，我認為我是一個合格的人選并且在此向您推薦我自己。
作為一個英語專業(yè)的學(xué)生，我的漢語和英語都十分流利，而且還會基本法語，因此我非常符合各種志愿者職位的語言要求。更重要的是，我一直以來積極熱情地參與各種國際交流項目—這些經(jīng)歷都詳細地反映在附件我的簡歷中—因此，我相信我的交流能力使我能夠勝任這個職位。
如果您給我一個面試的機會，我將感激不盡。
您真誠的，
李明
中文郵件格式
郵件主題
主題要明確、精練。表達出對方需要了解的信息, 主題要明確、精練。表達出對方需要了解的信息, 而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。 而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。做到收件人 見到它便對整個電子郵件一目了然。 見到它便對整個電子郵件一目了然。
信件內(nèi)容
正文一般包括三個部分。
第一部分是開頭,需要開門見山地說明寫信的原因和目的。如果是寫給不認識的人,還要加上原因和目的。如果是寫給不認識的人, 個簡單的自我介紹。如果是回信, 個簡單的自我介紹。如果是回信,還要說明何時 收到對方關(guān)于什么內(nèi)容的信。 收到對方關(guān)于什么內(nèi)容的信。
第二部分是信的核心和主要內(nèi)容,把開頭提出的問題進行充分的說明和解釋.
第三部分是信的結(jié)尾,通常以禮貌的祝?；蛘咴竿麃斫Y(jié)束。示例:內(nèi)容格式 稱呼,正文,結(jié)束,落款/簽名四點要盡量完整。 稱呼,正文,結(jié)束,落款 簽名四點要盡量完整。段落的第一行都頂格寫,單邊行距。 段落的第一行都頂格寫,單邊行距。段與段之間空 一行。另外稱呼、落款等也都頂格寫。 字體:宋體 大小:10 一行最大文字數(shù):不超過30文字寫作中文商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是,用簡單樸實的語言,準確的表達自己的意思,讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點,精品學(xué)習(xí)網(wǎng)總結(jié)了幾方面的內(nèi)容,希望對您寫中文商務(wù)信函有借鑒作用。中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式 如同一般信函,商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。
(1)開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫,稱呼后用冒號。
(2)正文 信文的正文是書信的主要部分,敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題,通常包括: ①向收信人問候; ②寫信的事由,例如何時收到對方的來信,表示謝意,對于來信中提到的問題答復(fù)等等; ③該信要進行的業(yè)務(wù)聯(lián)系,如詢問有關(guān)事宜,回答對方提出的問題,闡明自己的想法或看法,向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?又要回答對方的詢問,則先答后問,以示尊重; ④提出進一步聯(lián)系的希望、方式和要求。
(3)結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡單的一兩句話,寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達,即希函復(fù)。”同時寫表示祝愿或致敬的話,如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫,“此致”、“敬?！笨删o隨正文,也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。
(4)署名 署名即寫信人簽名,通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函,署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函,為鄭重起見,也可加蓋公章。
(5)日期 寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要,不要遺漏。
寫作注意事項:
1. 郵件的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要。指在不影響完整性和禮 郵件的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要。 貌性的前提下,盡量使用簡單句子和簡短詞語。 貌性的前提下,盡量使用簡單句子和簡短詞語。
2. 寫作要層次清楚,用詞準確。 寫作要層次清楚,用詞準確。
3. 語氣專業(yè),措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。可以通過使用虛擬 語氣專業(yè),措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。 語氣委婉語氣等方法迂回地表達觀點,提出要求。 語氣委婉語氣等方法迂回地表達觀點,提出要求。
4.如果有附件,應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。 如果有附件,應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。
5.電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細檢查收件人 所添加的附件等是否正確無誤, 所添加的附件等是否正確無誤,正文內(nèi)容是否清晰 合理,標(biāo)點符號是否遺漏等。 合理,標(biāo)點符號是否遺漏等。