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秘書的溝通技巧

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秘書的溝通技巧

  秘書在職場上打拼,需要與各種不同的人協(xié)調(diào)和溝通。在所有的溝通中最經(jīng)常和最重要的事與上級的溝通。其中又有與直接上司的溝通還有與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通。下面學(xué)習(xí)啦小編整理了秘書的溝通技巧,供你閱讀參考。

  秘書的溝通技巧:五個溝通技巧

  1.尊重上司

  秘書工作是直接為上司服務(wù)的,這一點相信每一位秘書心里都十分清楚。但是每個人的思維方式都不同,其處事的原則與方法也會不一樣,所以做好秘書工作的第一步,就是要學(xué)會如何尊重上司。

  2.注意嚴(yán)格要求自己

  任何上司都不會喜歡一位工作自由散漫、做事丟三落四、不注意傾聽、說話啰嗦的下屬。所以我們要做到,以事業(yè)為第一生命;說話簡潔清晰;注意仔細(xì)聆聽。

  3.注意將反對意見轉(zhuǎn)化為建議

  先將反對意見換成建議,每個人都喜歡聽贊美的話,而不喜歡被人批評或否定,上司亦是如此。但是如果發(fā)現(xiàn)上司決策出現(xiàn)原則性錯誤了我們應(yīng)該找到上司,禮貌地說:“我對某個問題有些想法,不知能否耽誤您一點時間……”如此,上司會感到問題的嚴(yán)重性,而你有好的態(tài)度,對于解決整個問題也有好處。

  4.注意與上司進(jìn)行情感交流

  秘書與上司除了普通的上下級工作關(guān)系以外,還多了一層個人關(guān)系。上司可能將自己的私人事務(wù)交給秘書去辦理,例如:上司很有可能在工作時間段讓你去處理他(她) 的私事,像外出買咖啡、或是接送朋友等。作為秘書的我們要有意識的與上司進(jìn)行思想感情的溝通,要自覺融入上司的社會關(guān)系中去,平時注意培養(yǎng)和發(fā)展與上司相同或相近的業(yè)余愛好,要學(xué)會體諒上司,在上司家庭生活出現(xiàn)裂痕,或是身體欠舒服時,也許會精神不振,情緒也會低落、苦悶、煩躁等,此時,我也應(yīng)感同身受,注意多關(guān)心他(她) 的生活,體諒其莫名的火氣。

  5.注意察言觀色

  當(dāng)我們的上司因為某種原因不能、不便或不想用語言來交流時,我們要學(xué)會觀察他(她)們的一舉一動,通過他們的肢體語言和潛臺詞領(lǐng)會他(她)們的真正用意。

  生活中沒有溝通,就沒有快樂人生,事業(yè)中沒有溝通,就沒有成功。工作中沒有溝通,就沒有樂趣。當(dāng)然,管理中沒有溝通,就談不上管理。不懂溝通的人也就不懂事理。作為而秘書就要把與上司溝通的技巧靈活的運(yùn)用到工作中去,在實際工作中總結(jié)失敗和成功的經(jīng)驗,讓之間以后的“溝通”道路一路平坦!

  秘書的溝通技巧:五大重點

  把握好角色,不越權(quán)越位

  做工作要把握好自己的角色,不要越權(quán)越位。做協(xié)調(diào)工作時,秘書工作者作為主持者,并不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的,不能把主持者誤認(rèn)為決策者,如這樣認(rèn)為,必將產(chǎn)生角色錯位問題。在與協(xié)調(diào)對象溝通、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和意見時,不可隨意引申發(fā)揮,加進(jìn)自以為和領(lǐng)導(dǎo)意見一致的內(nèi)容。

  把握好方法,不以權(quán)壓人

  在協(xié)調(diào)過程中利用領(lǐng)導(dǎo)人的影響力是十分重要的,特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時候,傳達(dá)權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,盡可能少用。協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商,應(yīng)以平等的態(tài)度傾聽各方意見。不能因為你是協(xié)調(diào)的主持者,就以領(lǐng)導(dǎo)自居,自以為是,聽到不同聲音就進(jìn)行打壓,那樣必將引發(fā)對立情緒,給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。

  把握好分寸,不把簡單的問題復(fù)雜化

  在協(xié)調(diào)工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把復(fù)雜的問題簡單化,不把簡單的問題復(fù)雜化,不把小事擴(kuò)大化,不把明白的事情神秘化。

  在辦公室的日常工作中,需要協(xié)調(diào)的事,無時不有,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題,說幾句調(diào)節(jié)的話,便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。涉及重大原則的事、權(quán)力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事,需多方聽取意見,公開處置。一般的、發(fā)生在日常工作中的責(zé)、權(quán)、利不平衡的事,處理時應(yīng)是能私下解決的就不公開解決,能會下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會,即便需要開會協(xié)調(diào)的,也應(yīng)在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。

  把握好火候,既不失時機(jī)也不急于求成

  要搞好協(xié)調(diào),時機(jī)十分重要。抓住有利時機(jī),就可取得事半功倍的效果。當(dāng)不同部門急需完成同一任務(wù),工作又難以有序展開時,我們需及時出面理順關(guān)系。當(dāng)時機(jī)不成熟,若此時十分勉強(qiáng)地去統(tǒng)一認(rèn)識,統(tǒng)一行動,反而會擴(kuò)大矛盾,容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機(jī)是非常重要的,善不善于捕捉溝通的良機(jī),是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標(biāo)志。

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