會(huì)議的社交禮儀
在我們的日常工作中，會(huì)議是必不可少的。因此學(xué)習(xí)會(huì)議的社交禮儀對(duì)我們很重要。那么關(guān)于會(huì)議的社交禮儀有哪些呢?下面學(xué)習(xí)啦小編和大家一起學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)。
會(huì)議的社交禮儀一：會(huì)議準(zhǔn)備禮儀
許多重要的會(huì)議，都是在政治上、思想上、組織上做了長時(shí)期的準(zhǔn)備才成功的。準(zhǔn)備階段的主要工作有：
1.會(huì)務(wù)籌備組的建立。
組織一個(gè)高效率的會(huì)務(wù)籌備組，選好一個(gè)干練、認(rèn)真的籌備組負(fù)責(zé)人，是會(huì)議成功的先決條件。會(huì)議籌備組的負(fù)責(zé)人，應(yīng)是本單位比較有影響的人物，不但有較強(qiáng)的組織才能，而且有一點(diǎn)的凝聚力;不但自身各方面能力較強(qiáng)，而且能以身作則，關(guān)鍵時(shí)候可以帶領(lǐng)會(huì)務(wù)組全體人員突擊某項(xiàng)工作。如果允許，籌備組的負(fù)責(zé)人最好是會(huì)議主持人。
會(huì)議籌備組應(yīng)下設(shè)兩個(gè)小組：秘書小組與會(huì)務(wù)小組，前者主要負(fù)責(zé)文字宣傳準(zhǔn)備，后者主要負(fù)責(zé)除文字宣傳以外的所有工作，從會(huì)前的準(zhǔn)備，會(huì)議開始的接待，會(huì)議中間的服務(wù)，直至?xí)蟮乃托械鹊?。?huì)議籌備組的主要負(fù)責(zé)人和兩個(gè)小組的負(fù)責(zé)人要及時(shí)溝通信息，在總的日程安排下，作詳細(xì)的準(zhǔn)備工作及日程進(jìn)度計(jì)劃，以確保會(huì)議準(zhǔn)備工作的完善。
2. 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。
會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作由會(huì)務(wù)小組負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備的內(nèi)容很多，主要有：
(1)擬發(fā)好會(huì)議通知。會(huì)議通知必須寫明開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議主題和會(huì)議參加者等內(nèi)容。會(huì)議時(shí)間一般不應(yīng)選擇在重大節(jié)日和假日，因?yàn)檫@些日子是與會(huì)者的休息日。為了使會(huì)議參加者能對(duì)自己的工作做好安排，有的會(huì)議通知還應(yīng)寫明閑會(huì)時(shí)間。發(fā)會(huì)議通知要提前一定的時(shí)間，以便會(huì)議參加者有所準(zhǔn)備。
根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和參加者的地區(qū)范圍，會(huì)議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會(huì)議通知時(shí)在信封上寫明“會(huì)議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中途耽擱。對(duì)外地的會(huì)議參加者，有關(guān)住宿和差旅費(fèi)等問題都應(yīng)一一寫明，以免造成不必要的麻煩。
(2)安排好會(huì)場。會(huì)場的大小，要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參加者多少而定。會(huì)場的布置也要和會(huì)議的內(nèi)容相稱。在一些大型會(huì)議的廣場或門口還應(yīng)張貼“歡迎”之類的告示。如果會(huì)場不易尋找，應(yīng)在附近安設(shè)路標(biāo)以作指引。會(huì)標(biāo)因在主席臺(tái)上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方。兩例或四周可布置一些帶有鼓動(dòng)性、號(hào)召性的標(biāo)語。
座位的安排應(yīng)根據(jù)會(huì)議的類型，選擇圓形會(huì)場排列或正方形、長方形、對(duì)稱形、凹字形等座位排列。擺設(shè)方面，應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型擺設(shè)，烘托會(huì)議氣氛。如慶祝會(huì)應(yīng)布置得喜氣洋洋;座談會(huì)、協(xié)商會(huì)應(yīng)體現(xiàn)和諧、平等的氣氛。布置應(yīng)注意顏色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音響、燈光要和開會(huì)氣氛相協(xié)調(diào)，開會(huì)前檢查音響、燈光，以防出現(xiàn)問題。
(3)其他準(zhǔn)備。根據(jù)會(huì)議的需要，決定會(huì)議是否需要組織參觀、小型便宴等活動(dòng)，做相應(yīng)的準(zhǔn)備。
(4)做會(huì)務(wù)預(yù)算。會(huì)議的預(yù)算一般包括：場地租用費(fèi)、會(huì)場布置費(fèi)、印刷品費(fèi)、文書用品費(fèi)、交通費(fèi)、電話費(fèi)、茶點(diǎn)飲料費(fèi)、禮品費(fèi)等。
會(huì)議的社交禮儀二：會(huì)議組織禮儀
1.工作性會(huì)議禮儀。
工作性會(huì)議是由不同方面的人聚集在一起，為達(dá)成同一目標(biāo)、得到統(tǒng)一結(jié)論而召開的會(huì)議。工作性會(huì)議的禮儀主要有以下幾個(gè)方面：
(1)會(huì)議通知應(yīng)闡明目的。工作性會(huì)議的通知，一般不宜使用請(qǐng)?zhí)母袷?，通知中?yīng)該寫明會(huì)議的目的。如有必要，還應(yīng)寫明會(huì)上計(jì)劃討論的事項(xiàng)，以便會(huì)議參加者準(zhǔn)備資料。
(2) 會(huì)議應(yīng)適于討論。工作性會(huì)議主要是為討論工作而召開的，如果會(huì)場太大、座位安排太疏散，則不易集中人們的注意力。一般來說，工作性會(huì)議的會(huì)場座位安排宜采用“圓桌型”，使會(huì)議的主要參加者圍繞圓桌而坐，有利于提高會(huì)議的效果。
(3)既服從多數(shù)又尊重少數(shù)。在工作性會(huì)議的進(jìn)行過程中，有時(shí)碰到需要裁決的問題，“少數(shù)服從多數(shù)”的民主集中制原則固然必須遵守，但對(duì)少數(shù)人的意見也應(yīng)該給予尊重，這是因?yàn)橛袝r(shí)少數(shù)人的意見可能是正確的，同時(shí)，正視有不同意見存在也有助于使決策更加周密。
2. 例會(huì)組織禮儀。
例會(huì)是指有固定時(shí)間、固定地點(diǎn)、固定人員參加的制度性會(huì)議。
例會(huì)的內(nèi)容主要是傳遞信息或討論工作。例會(huì)的禮儀主要有以下幾點(diǎn)：
(1)與會(huì)者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。例會(huì)是制度化的會(huì)議，一般不發(fā)通知和告示。因此，參加者應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)赴會(huì)。如遇到特殊情況不能赴會(huì)，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)合適人代為參加，或者事先請(qǐng)假，以免其他參加者無端等候。對(duì)例會(huì)的主持人來說，如有特殊情況需要取消或者推遲會(huì)議，更要在事先通知有關(guān)人員，以免讓很多人徒勞往返，浪費(fèi)時(shí)間。
(2)座位安排應(yīng)緊湊。通常，會(huì)議室正中要設(shè)有圓桌或長桌，會(huì)議參加者應(yīng)圍桌而坐。坐得集中緊湊，便于會(huì)議參加者發(fā)言與傾聽別人的發(fā)言。
(3)會(huì)議的時(shí)間不宜過長。例會(huì)的基本風(fēng)格應(yīng)該是“短小精煉”。會(huì)議主持者要盡量有效利用時(shí)間，在互通信息時(shí)，最好是一個(gè)緊接一個(gè)發(fā)言，盡可能不要出現(xiàn)冷場。在討論工作時(shí)，也應(yīng)抓住實(shí)質(zhì)性的問題。如果對(duì)某一問題爭論不休，主持者應(yīng)考慮另擇時(shí)間專門開會(huì)解決。如果經(jīng)常把例會(huì)開成“馬拉松”式的長會(huì)，又要所有的人“作陪”，就不合例會(huì)的禮儀。
3. 報(bào)告會(huì)的組織與禮儀。
報(bào)告會(huì)，是邀請(qǐng)某領(lǐng)導(dǎo)干部、專家學(xué)者或其他有關(guān)人員作專題報(bào)告的會(huì)議。較常見的有形勢(shì)報(bào)告會(huì)、學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、勞模報(bào)告會(huì)或英模報(bào)告會(huì)等。作專題發(fā)言的，通常是一人，有時(shí)也可以是多人。報(bào)告會(huì)議的禮儀，主要有以下幾點(diǎn)：
(1)選好報(bào)告人。舉行報(bào)告會(huì)，應(yīng)在條件允許的情況下，選擇與會(huì)議主題相關(guān)的造詣?shì)^高、體會(huì)較深、影響較大的人作報(bào)告人。這樣，既可以不使報(bào)告人勉為其難，又能使聽眾頗有收獲。
(2) 向報(bào)告人介紹情況。選定報(bào)告人后，舉辦者應(yīng)將參加報(bào)告會(huì)的聽眾情況簡要向報(bào)告人作介紹，并針對(duì)具體情況提出要求。這樣便于報(bào)告人事先有針對(duì)性地做好準(zhǔn)備工作，并對(duì)自己講話的內(nèi)容、范圍、深淺程度有所了解。
(3)對(duì)報(bào)告人要以禮相待。對(duì)報(bào)告人的邀請(qǐng)、迎送以及招待應(yīng)周到、熱情。報(bào)告人作報(bào)告時(shí)，會(huì)議主持者應(yīng)在場作陪，并仔細(xì)傾聽報(bào)告及如需要錄音錄像，必須事先征得報(bào)告人的同意。
(4)注意“對(duì)話”方式。有的報(bào)告會(huì)，聽眾可以向報(bào)告人提出問題，雙方可以進(jìn)行對(duì)話。聽眾主動(dòng)提出問題的，應(yīng)將問題寫在紙條上，由主持人轉(zhuǎn)交給報(bào)告人，以利于報(bào)告人俟機(jī)回答;如果報(bào)告人主動(dòng)要求主持人和聽眾提問題，應(yīng)注意維護(hù)會(huì)場秩序，切勿一哄而起。
4. 座談會(huì)的組織與禮儀。
座談會(huì)是邀請(qǐng)有關(guān)人員參加交談，討論某個(gè)或某些問題，以達(dá)到溝通信息、聯(lián)絡(luò)感情目的。座談會(huì)的禮儀，主要有以下幾點(diǎn)：
(1)及時(shí)通知并說明內(nèi)容。通知應(yīng)及時(shí)發(fā)送，注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、座談內(nèi)容，并且寫上舉辦座談會(huì)的單位或部門名稱。如果用電話通知，最好找到參加者本人，并報(bào)告其詳細(xì)內(nèi)容。如托人轉(zhuǎn)告，應(yīng)把要點(diǎn)告訴轉(zhuǎn)告者，以便會(huì)議參加者有備而來。
(2)創(chuàng)造出融洽、熱烈的氣氛。在座位安排上，會(huì)議主持者最或和會(huì)議參加者圍圈而坐。開會(huì)時(shí)，主持者應(yīng)事先講明會(huì)議宗旨，以便參加者能有目的地積極思考如何發(fā)言。如果參加者與主持者互相不熟悉，主持者應(yīng)先作自我介紹，有必要時(shí)也可請(qǐng)參加者互相介紹，以融洽會(huì)議氣氛。如果開始時(shí)有些冷場，主持者可以引導(dǎo)大家廣開言路，然后逐步接近座談主題。
(3)鼓勵(lì)插話與爭論。為了使會(huì)議氣氛活躍、熱烈，可以鼓勵(lì)大家采取你一言我一語的插話和爭論方式進(jìn)行座談。這樣，才能使與會(huì)者知無不言、語無不盡，才能聽到與會(huì)者發(fā)自肺腑的心聲。
5. 討論會(huì)的組織與禮儀。
討論會(huì)是就某一專門問題而召集有關(guān)人員參加探討的會(huì)議，目的在于溝通信息、互通情況、求同存異，從而加深對(duì)問題的認(rèn)識(shí)。討論會(huì)的禮儀，主要有以下幾點(diǎn)：
(1)適當(dāng)控制會(huì)議規(guī)模。討論會(huì)的規(guī)?？纱罂尚?，應(yīng)視會(huì)議內(nèi)容而定，應(yīng)請(qǐng)與討論問題有關(guān)的人士參加，不應(yīng)該無針對(duì)性的興師動(dòng)眾。
(2)創(chuàng)造暢所欲言的環(huán)境。不論是學(xué)術(shù)性的還是非學(xué)術(shù)性的討論會(huì)，暢所欲言才能發(fā)現(xiàn)針真知灼見。
(3)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)全面客觀。有的討論會(huì)，在會(huì)后需要寫會(huì)議及紀(jì)要，擬寫時(shí)要做到客觀、準(zhǔn)確和全面。如果厚此薄彼、掛一漏萬，一方面不能反映討論會(huì)的實(shí)際情況，另一方面又是對(duì)某些人的不尊重。
6. 學(xué)術(shù)研討會(huì)禮儀。
學(xué)術(shù)研討會(huì)是交流學(xué)術(shù)思想，提高學(xué)術(shù)水平的重要手段，也是日益增多的會(huì)議類型。學(xué)術(shù)研討會(huì)參加人員往往范圍較大，人數(shù)較多。以中型、行業(yè)性、國內(nèi)人員參加的研討會(huì)為例，會(huì)議的全過程如下：
(1) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作。
?、?會(huì)議發(fā)起人明確會(huì)議目的及主題。
?、?成立籌備組，明確會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作的分工。一般任命組織能力強(qiáng)、有一定威信的人擔(dān)任籌備組負(fù)責(zé)人，籌備組下設(shè)三個(gè)小組：秘書組、會(huì)務(wù)組和宣傳組。
(2)學(xué)術(shù)研討會(huì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。學(xué)術(shù)研討會(huì)的關(guān)鍵是課題的選擇和報(bào)告人的水平，所以，這方面的選擇一定要慎重。對(duì)于出席會(huì)議的人員，也要提前一段時(shí)間發(fā)出通知。在大多數(shù)的情況下，請(qǐng)與會(huì)代表提前將論文提交會(huì)務(wù)組，以便選擇作為大會(huì)宣讀、會(huì)議交流或收入論文集的文章。
學(xué)術(shù)研討會(huì)開得是否成功，另一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是大會(huì)主席團(tuán)的人選及會(huì)議執(zhí)行主席的水平(對(duì)于小型會(huì)議，亦可稱之為會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組及會(huì)議主持人)。大會(huì)主席團(tuán)的人選，不僅要求業(yè)務(wù)水平高，而且要有一定威望;執(zhí)行主席還必須有相當(dāng)?shù)慕M織能力和演講水平。
(3)與會(huì)人同的儀表。學(xué)術(shù)研討會(huì)是比較嚴(yán)肅的會(huì)議，參加會(huì)議的人員必須衣著整潔、態(tài)度謙遜。在大會(huì)報(bào)告期間，注意聆聽別人的發(fā)言，當(dāng)與自己觀點(diǎn)不同時(shí)，要心平氣和地闡明自己的觀點(diǎn)并舉出實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和引證資料，不可以擺出“唯我正確”的架式，更不可以帶著藐視的態(tài)度，用尖刻的語言向?qū)Ψ桨l(fā)問。
開幕式和閉幕式，學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)主席臺(tái)上，除大會(huì)主持人、報(bào)告人以外，要將請(qǐng)來的主要來賓和大會(huì)主席團(tuán)人員都請(qǐng)到上面就坐，其他時(shí)間，則沒有必要都坐在主席臺(tái)上。主席臺(tái)上座次的分布，原則上是重要人物坐中間，然后向兩邊依次排開，大會(huì)主持人一般坐在邊上。聽眾席上，對(duì)于大型會(huì)議的重要來賓，一般安排在前兩排，在座位前的桌子上擺上姓名標(biāo)志牌，進(jìn)入會(huì)場時(shí)由服務(wù)人員引導(dǎo)至座位上。
7. 其他形式會(huì)務(wù)工作中主禮儀。
除了前文所談的傳統(tǒng)形式的會(huì)議之外，電話會(huì)議和領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)有關(guān)單位邀請(qǐng)參加的慶祝會(huì)、紀(jì)念會(huì)等社會(huì)活動(dòng)的安排，也是辦公室會(huì)務(wù)工作中越來越占有較大比例的部分。
(1)電話會(huì)議。
由于其及時(shí)、迅速的特點(diǎn)，目前已被黨政機(jī)關(guān)和管理部門廣泛利用。會(huì)務(wù)工作人員在電話會(huì)議召開時(shí)，需要做好以下各項(xiàng)工作：
?、偈孪劝l(fā)出會(huì)議通知，及時(shí)通知有關(guān)單位和人員，要求其按時(shí)到開通電話會(huì)議的場所聽會(huì)。
?、谔崆芭c電話管理部門聯(lián)系，確定開會(huì)具體時(shí)間，保證開會(huì)時(shí)的線路暢通。
?、壑鲿?huì)場的組織工作和服務(wù)工作。要落實(shí)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)負(fù)責(zé)人的名單，以及發(fā)言人講話稿，同時(shí)會(huì)務(wù)工作人員還必須始終參加會(huì)議，保證服務(wù)工作的落實(shí)。
?、軙?huì)前要檢查各地分會(huì)場的到會(huì)情況并及時(shí)報(bào)告會(huì)議主持人。
?、菟褂玫碾娫拺?yīng)加保密設(shè)備。
(2)社會(huì)活動(dòng)。
是各黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人工作中較常見的部分，辦公室應(yīng)對(duì)這類活動(dòng)進(jìn)行合理、妥善的安排，以促進(jìn)各項(xiàng)工作，同時(shí)又排除那些不必要的活動(dòng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人工作和精力的干擾。在這方面，應(yīng)該掌握以下幾個(gè)原則：
?、僖鲃?dòng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把好審核關(guān)，對(duì)邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人參加的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)有所控制，不要安排參加那些不應(yīng)該參加和不重要的活動(dòng)。
?、趯?duì)需要參加的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，辦公室應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行合理的安排，綜合考慮工作及領(lǐng)導(dǎo)人的精力各方面的情況，切忌把各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)過多地集中到某個(gè)人或某些人身上。
③要認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)人及決定參加的社會(huì)活動(dòng)的組織服務(wù)工作。包括落實(shí)具體時(shí)間、地點(diǎn)，準(zhǔn)備講話稿等等。
會(huì)議的社交禮儀三：會(huì)后工作禮儀
1. 整理會(huì)議記錄。
會(huì)后必須對(duì)現(xiàn)場記錄進(jìn)行整理，以更正現(xiàn)場記錄中由于緊張而造成的字跡不情、語言文字不規(guī)范等問題，保證會(huì)議記錄的真實(shí)、清晰、準(zhǔn)確、完整和規(guī)范，最后成為會(huì)議文件之一或編發(fā)會(huì)議報(bào)告的依據(jù)。
2.安排與會(huì)人員離會(huì)。
這包括為與會(huì)人員結(jié)算錢款，回收需要回收的會(huì)議文件等。對(duì)于外地與會(huì)者，還應(yīng)提前登記并為代購返程車(船、機(jī))票。
3. 會(huì)議文件的立卷歸檔。
會(huì)議文件必須在會(huì)議結(jié)束后歸入卷內(nèi)，其排列順序一般是：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議議題及有關(guān)文件。對(duì)修改過的文件，立卷時(shí)應(yīng)將原稿放在前面，然后將修改稿依次排在后面。大型會(huì)議完整的會(huì)議案卷，應(yīng)包括以下部分：會(huì)議正式文件，如決定、計(jì)劃等;會(huì)議參閱文件;會(huì)議安排的發(fā)言稿;會(huì)議上的講話記錄;其他有關(guān)材料。
4. 會(huì)議新聞報(bào)道。
重要會(huì)議往往要邀請(qǐng)記者到會(huì)。辦公室或會(huì)務(wù)處應(yīng)及時(shí)向新聞?dòng)浾咛岢鲂麄鲿?huì)議精神的要求和建議。根據(jù)各種會(huì)議的不同情況，會(huì)議可發(fā)布新聞消息，或進(jìn)行典型報(bào)道。新聞報(bào)道稿通常由會(huì)議工作人員與新聞?dòng)浾吲浜瞎餐帉?，以求及時(shí)、準(zhǔn)確地反映會(huì)議精神。新聞稿件在發(fā)布前應(yīng)送領(lǐng)導(dǎo)人審核，以免出現(xiàn)差錯(cuò)。
這是會(huì)務(wù)工作的最后一件事，一般由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人員召集會(huì)務(wù)工作人員來進(jìn)行。有時(shí)還要寫出會(huì)務(wù)工作的總結(jié)報(bào)告。
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