如何與其他部門溝通
想在企業(yè)里有立足之地和發(fā)展空間，沒有良好的溝通技能可能讓你舉步維艱。在跟財務(wù)以外的其他部門溝通時，要充分理解這個部門的特征及在公司里的角色，尤其遇到矛盾時要站在對方部門利益以及公司整體財務(wù)規(guī)劃上，要從大面上看問題，并采取較高的姿態(tài)，本著以企業(yè)整體利益為出發(fā)來共同尋求解決問題的方案。下面學(xué)習(xí)啦小編整理了與其他部門溝通的方法，供你閱讀參考。
與其他部門溝通的方法：與銷售部門的溝通了解銷售部門的業(yè)績管理
銷售部門可以是說企業(yè)最前線的部門，其主要職能就是實現(xiàn)有盈利的收入增長，是幫助公司達(dá)成整體運營目標(biāo)的重要職能部門。別忘了企業(yè)的最終目標(biāo)其實是利潤最大化，沒有銷售部門的成功,哪兒來公司整體的成功呢?
銷售業(yè)績最終的評價離不開收入或者毛利的指標(biāo)完成情況,以及業(yè)務(wù)增長的指標(biāo)完成情況。但這個業(yè)績評價通常要一個季度才進(jìn)行一次。而為了達(dá)到既定的季度、年度業(yè)績目標(biāo)，銷售還必須注意日常的管理來提高其績效，換句話說，為了達(dá)到既定指標(biāo)，你的戰(zhàn)略是什么?執(zhí)行計劃是什么?
• 銷售戰(zhàn)略
銷售戰(zhàn)略是達(dá)到企業(yè)既定目標(biāo)的有效手段，包括具體的銷售資源管理、客戶管理、銷售周期的管理、區(qū)域管理等方面。
• 客戶管理
客戶管理的內(nèi)容包括：將客戶按優(yōu)先級別分類，對那些劃為重要或關(guān)鍵的客戶，要指派專人負(fù)責(zé)，并制定銷售發(fā)展計劃;客戶開發(fā)，要做的則是發(fā)展新客戶，可以通過市場本身的擴(kuò)大,以及從競爭對手哪里爭取客戶，擴(kuò)大企業(yè)的市場占有率來達(dá)成。而對現(xiàn)有客戶，要保持延續(xù)業(yè)務(wù)，并推進(jìn)新產(chǎn)品的銷售，建立客戶忠誠度。
• 銷售周期管理
銷售周期，是指從一個銷售線索出現(xiàn)一直到這個銷售的完成(也可能是最終失敗)的過程。典型的銷售周期可能經(jīng)歷產(chǎn)生銷售線索(可能通過企業(yè)舉辦的各種市場活動，也可能通過銷售人員主動聯(lián)系)、確定銷售線索是否真的存在銷售可能性、銷售機會的孵化、給出報價、進(jìn)入談判階段、并最終結(jié)單等階段。廣義的銷售周期則還應(yīng)該包括銷售完成后的發(fā)貨及收款。
在銷售周期管理中應(yīng)該注意銷售人員的時間管理、銷售線索的來源管理、最終結(jié)單的比率分析、結(jié)單和丟單的比率分析。
• 銷售團(tuán)隊的管理
銷售團(tuán)隊里有一個知名的規(guī)則叫二八規(guī)則(80/20rule)，即大約80%的銷售是由20%的銷售人員完成的，也就是說，一個銷售團(tuán)隊里通常只有20%的銷售人員是真正為公司創(chuàng)造價值的。企業(yè)當(dāng)然不可能長期容忍那80%的低績效銷售人員，這就是為什么銷售隊伍流動性比較高的原因。
銷售團(tuán)隊的管理宗旨是如何通過有效的管理來達(dá)到理想的銷售行為和銷售業(yè)績，包括銷售技能培訓(xùn)、產(chǎn)品培訓(xùn)(是指通過培訓(xùn)讓銷售人員基本掌握銷售必須具有的產(chǎn)品有關(guān)知識)、市場培訓(xùn)(對所在市場的認(rèn)知)、達(dá)到銷售目標(biāo)所需合理化資源配置、銷售任務(wù)的分配、銷售員工激勵制度管理等方面。
參與銷售員工的激勵方案設(shè)計過程
在西方有一種理論認(rèn)為：銷售人員是由激勵方案來驅(qū)動的。也就是說如果沒有設(shè)計合理的薪酬激勵方案，銷售人員就沒有動力。一般來說銷售部門部會為自己部門爭取最好的報酬，但不菲的銷售激勵方案也會讓公司背上沉重的財務(wù)負(fù)擔(dān)，同樣也可能造成銷售人員的懈怠與不思進(jìn)取，并給公司內(nèi)部各部門之間的薪酬造成不合適宜的差距等。因此財務(wù)人員應(yīng)該積極參與到銷售激勵方案的設(shè)計中去，而不只是事后計算應(yīng)該支付的金額。
銷售薪酬通常包括基本薪酬(固定工資)和激勵薪酬(獎金+傭金+獎勵)?；拘匠晏邥屼N售懶惰、沒有動力;基本薪酬太低又缺乏市場競爭力;激勵薪酬則與銷售任務(wù)及其他目標(biāo)的達(dá)成緊密相連;比如穩(wěn)定的與收入配比的傭金，對超額完成任務(wù)時的一次性或固定數(shù)字的獎金，或者對年度銷售冠軍的特殊獎勵等。激勵薪酬還可以是股票期權(quán),家庭假期等。
在銷售人員的管理與激勵中，還涉及到兩種理論的并用：趕牛車?yán)碚?趕牛車時，一般使用鞭子來鞭策牛往前拉車;趕驢車?yán)碚?趕驢車時，則在車頭驢的前方掛一只胡蘿卜，吸引一直想努力往前吃到胡蘿卜而拉著車往前走的驢。
參與銷售任務(wù)的分配
銷售任務(wù)分配通常與銷售激勵方案相關(guān)，在銷售任務(wù)的分配過程中，財務(wù)人員沒有必要參與具體的細(xì)節(jié)，但要確保整個銷售團(tuán)隊的任務(wù)不低不于企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)和收入預(yù)算，并達(dá)到公司要求的增長水平。銷售任務(wù)的分配原則上應(yīng)該是自上而下的而不是自下而上，因為只有自上而下才能實現(xiàn)公司整體目標(biāo)的達(dá)成。
利潤意識風(fēng)格的交流方式
正是由于銷售業(yè)績評價主要是以收入、利潤為導(dǎo)向的，因此不能總是以費用預(yù)算、預(yù)算限制等為主旨來與銷售團(tuán)隊溝通。事實上，大部分的銷售人員,尤其是那20%為公司創(chuàng)造利潤的銷售人員，他們心里覺得公司是靠他們賺錢養(yǎng)著的，最恨在他們花錢時財務(wù)人員以各種“借口”阻攔;但財務(wù)要承擔(dān)公司整體財務(wù)控制和資源分配效率的責(zé)任，因此，要本著公司收入目標(biāo)、毛利率目標(biāo)及預(yù)算框架來協(xié)商，比如在收入目標(biāo)沒有超額完成的情況下，有什么理由要求超額使用費用預(yù)算呢?如果在預(yù)算之外的項目，也可以視具體情況，看看該項目能給公司帶著多少邊際貢獻(xiàn)。
與其他部門溝通的方法：與研發(fā)部及后勤部門的溝通理解部門業(yè)務(wù)目標(biāo)與業(yè)績評估辦法
研發(fā)部門(R&D)主要是為企業(yè)的長期戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的，與其他后勤部門一樣，不直接創(chuàng)造來自外部利潤，在這些部門業(yè)績評估中，除了有具體的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該達(dá)成之外，他們還要達(dá)到對經(jīng)濟(jì)投入的最佳利用，即物有所值(Value for Money，VFM)。
VFM是指花費最低的成本獲得最大的收益。VFM很難量化，但仍然可以從幾個方面來評估：經(jīng)濟(jì)、效率與效果，即3E(Economy，Efficiency and Effectiveness)。
經(jīng)濟(jì)：是達(dá)到既定工作成果前提下使成本最小化。
效率：效率可以被看作是工作成果與所投入的花費的比例。用同等水平的投入獲得較高的工作成果，或者獲得同等水平的工作成果但耗費較低的投入則視為達(dá)到更高效率。
效果：衡量工作成果的是否達(dá)到既定目標(biāo)。
財政預(yù)算約束方式
在對各部門的經(jīng)營目標(biāo),以及業(yè)績評價原則充分理解的基礎(chǔ)上，維護(hù)企業(yè)整體的預(yù)算體系正確運轉(zhuǎn)。如何維持預(yù)算的合理性則是一門學(xué)問?？梢越Y(jié)合歷史成本與開支,并考慮現(xiàn)在的行情，比如市場、通脹水平、公司薪酬增長率等，參考成本費用大約占收入的總體比例，也可以是各種模式的組合。
在預(yù)算制定中，可以充分采納各門的意見，讓部門適當(dāng)參與,但不應(yīng)該由部門自己做主導(dǎo)。
與市場營銷部門的溝通理解部門目標(biāo)與業(yè)績評估
市場營銷通常被細(xì)分為市場營銷策略管理、市場營銷公共關(guān)系管理和交易性市場營銷管理等。
市場營銷策略在企業(yè)的市場營銷中位居最高級別，負(fù)責(zé)企業(yè)長期戰(zhàn)略、市場定位和品牌戰(zhàn)略管理等。
市場營銷公共關(guān)系主要負(fù)責(zé)建立和維護(hù)對外關(guān)系、維護(hù)及提升企業(yè)及品牌形象、建立及維護(hù)客戶忠誠度等。這里所指對對外關(guān)系包括現(xiàn)有客戶、潛在客戶、供應(yīng)商，以及廣大關(guān)注者，可以說幾乎是針對所有大眾。
交易性市場營銷主要是促進(jìn)交易為目的，包括舉辦各種市場活動、推廣促銷、展覽、新產(chǎn)品投放的路演等。
綜合使用預(yù)算式、會計及非會計風(fēng)格
市場部門尤其是市場營銷策略部門經(jīng)常會提出各種花錢的項目，比如新產(chǎn)品線的投入、新市場領(lǐng)域的開發(fā)、進(jìn)入新的行業(yè)、多樣化經(jīng)營等。甚至可能在你看到這些方案的時候，這些提出方案的部門已經(jīng)做了很完美的評估方案了，比如使用凈現(xiàn)值(Net Present Value，NPV)、投資回報率(Return On Investment，ROI)、會計回收期(Accounting Payback Period，APP)等專業(yè)的評估辦法。那一定看上去都是有誘人回報的項目，但別忘記了企業(yè)的財務(wù)資源總是有限的，而且所有的評價方法都是基于一定的假設(shè)條件之上的，因此結(jié)果都具有不確定性，要動用你的分析技巧和商業(yè)智慧來協(xié)助判斷各方案的優(yōu)劣和是否值得投資。
與其他部門溝通的方法：與執(zhí)行層溝通
執(zhí)行管理層是企業(yè)最高管理層，直接對董事會或股東負(fù)責(zé)的。其關(guān)注焦點是企業(yè)整體戰(zhàn)略、整體經(jīng)營目標(biāo)，而不是細(xì)節(jié)。在與執(zhí)行層溝通時，應(yīng)該注意：
• 無論是談話還是演示，都要自信;如果你自己都不知道你在說什么，那不是特意去浪費執(zhí)行層寶貴的時間嗎?
• 對表達(dá)的觀點要明確、簡潔。千萬不能拖泥帶水地講了半天卻沒人知道你到底想說什么。
• 要往大面上看，因為高管層對你所關(guān)注的細(xì)節(jié)、你所關(guān)注的領(lǐng)域不一定感興趣。
• 不要呈上一堆數(shù)字、比率或者表格，而不說明你想表達(dá)什么意思。這些數(shù)字只是用來支持你的觀點的，而不是讓執(zhí)行層去記住或分析的。
• 確保你的建議是具有建設(shè)性的，是以企業(yè)整體利益出發(fā)點的。
• 當(dāng)你提出一個問題時，別只是把問題扔出去，而應(yīng)該表達(dá)你建議處理問題的方案,如果可能的話盡量提供不同的選擇。但記住要有對問題的見解而不只是問題。
• 確認(rèn)你的下一步行動方案得到批準(zhǔn)后才執(zhí)行，弄清楚你所扮演的角色職責(zé)和時間安排。
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