采購(gòu)談判策略與技巧(2)
12.談判的策略:
(1)質(zhì)量:質(zhì)量的傳統(tǒng)解釋是“好”,或“優(yōu)良”,對(duì)本公司采購(gòu)人員而言,質(zhì)量的定義應(yīng)是:“符合買賣雙方所約定的要求或規(guī)格就是好的質(zhì)量”。故采購(gòu)人員應(yīng)設(shè)法了解供貨商對(duì)本身商品質(zhì)量的認(rèn)知或了解的程度,管理制度較完善的供貨商應(yīng)有下列有關(guān)質(zhì)量的文件:
產(chǎn)品規(guī)格說明書(PRODUCT SPECIFICATION)
品管合格范圍(ACCEPTABLE QUALITY LEVEL)
檢驗(yàn)方法(TESTING METHODS)
采購(gòu)人員應(yīng)盡量向供貨商取得以上資料,以利未來交易,通常在合約或訂單上,質(zhì)量是以下列方法的其中一種來表示的:
市場(chǎng)上商品的等級(jí)
品牌
商業(yè)上常用的標(biāo)準(zhǔn)
物理或化學(xué)的規(guī)格
性能的規(guī)格
工程圖
樣品(賣方或買方)
以上的組合
采購(gòu)人員在談判時(shí)應(yīng)首先與供貨商對(duì)商品的質(zhì)量達(dá)成互相同意的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),以避免日后的糾紛或甚至法律訴訟。對(duì)于瑕疵品或倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸過程損壞的商品,采購(gòu)人員在談判時(shí)應(yīng)要求退貨或退款。
(2)包裝:包裝可分為兩種:“內(nèi)包裝”(PACKAGING),及“外包裝”(PACKING)內(nèi)包裝是用來保護(hù)、陳列、或說明商品之用,而外包裝則僅用在倉(cāng)儲(chǔ)及運(yùn)輸過程的保護(hù)。在本公司自選式量販的營(yíng)業(yè)方式,包裝通常扮演非常重要的角色。
外包裝若不夠堅(jiān)固,倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸?shù)膿p壞太大,降低作業(yè)效率,并影響利潤(rùn)。外包裝若太堅(jiān)固,則供貨商成本嗇,采購(gòu)價(jià)格勢(shì)必偏高,導(dǎo)致商品的價(jià)格缺乏競(jìng)爭(zhēng)力。
設(shè)計(jì)良好的內(nèi)包裝往往能提高客戶的購(gòu)買意愿,加速商品的回轉(zhuǎn),國(guó)內(nèi)生產(chǎn)的產(chǎn)品在這方面比較差,采購(gòu)人員應(yīng)說服供貨商在這方面改善,以利彼此的銷售。
基于以上的理由,采購(gòu)人員在談判包裝的項(xiàng)目時(shí),應(yīng)協(xié)調(diào)對(duì)彼此雙方都最有利的包裝,否則不應(yīng)草率訂貨。
對(duì)于某些商品若有銷售潛力,但卻無合適的自選式量販包裝時(shí),采購(gòu)人員應(yīng)積極說服供貨商制作此種包裝,供本公司銷售。
(3)價(jià)格:除了質(zhì)量與包裝之外,價(jià)格是所有談判事項(xiàng)中最重要的項(xiàng)目。本公司在客戶心目中的形象就是高質(zhì)量低價(jià)格,若采購(gòu)人員對(duì)任何其所擬采購(gòu)的商品,以進(jìn)價(jià)加上本公司合理的毛利后,若自己判斷該價(jià)格無法吸引客戶的購(gòu)買時(shí),就不應(yīng)向該供貨商采購(gòu)。
在談判之前,采購(gòu)人員應(yīng)事先調(diào)查市場(chǎng)價(jià)格,不可憑供貨商片面之詞,誤入圈套。如果沒有相同商品的市價(jià)可查,應(yīng)參考類似商品的市價(jià)。
在談判價(jià)格時(shí),最重要的就是要能列舉供就商產(chǎn)品經(jīng)由本公司量販銷售的好處,這些好處包括:
(a)大量采購(gòu)。(但不可一開始就告知公司可能訂購(gòu)的數(shù)量,以免讓對(duì)方知道本公司的進(jìn)貨能力,也就是說盡量以籠統(tǒng)的方式向供就商說明本公司的采購(gòu)數(shù)量比一般連鎖的零售商大很多。)
(b)鋪貨迅速。(零售商、餐飲業(yè)、公司行號(hào)或機(jī)關(guān)團(tuán)休主動(dòng)到本公司進(jìn)貨,可節(jié)省供貨商新產(chǎn)品或促銷品的鋪貨的成本,并加快鋪貨及流通的速度。供貨商并可派人到賣場(chǎng)示范解說,提高專業(yè)客戶的進(jìn)貨意愿。)
(c)節(jié)省運(yùn)費(fèi)。(供貨商不必挨家挨戶送貨,通??晒?jié)省占營(yíng)業(yè)額3-10%的倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸費(fèi)用。)
(d)穩(wěn)定人事,降低銷管費(fèi)用。(供貨商不必再受業(yè)務(wù)人員流動(dòng)率過高的困擾,因?yàn)楸竟緦?shí)施計(jì)算機(jī)作業(yè),主動(dòng)向供貨商訂貨及付款,供貨商可減少占營(yíng)業(yè)額10-20%的銷管費(fèi)用。)
(e)清除庫(kù)存。(供貨商可透過本公司快訊的促銷方式,將其滯銷品或庫(kù)存過高的商品迅速的出清庫(kù)存。)
(f)保障其市場(chǎng)。(本公司采行限制供貨商家數(shù)的政策,故一旦與本公司來往,其它競(jìng)爭(zhēng)廠牌就被排拒在外,由于零售商或?qū)I(yè)客戶都積極主動(dòng)來本公司進(jìn)貨,本公司銷售的商品其市場(chǎng)占有率會(huì)因而提高。)
(g)溝通迅速,并節(jié)省廣告費(fèi)。(透過本公司快訊與專業(yè)客戶作最直接而有效的溝通,節(jié)省供貨商在其它廣告媒體的投資。)
(h)付款迅速,并減少應(yīng)收帳款管理費(fèi)用。(由本公司主動(dòng)付款匯入供貨商銀行帳戶,減少供貨商應(yīng)收帳款管理費(fèi)用,并可規(guī)避倒帳的風(fēng)險(xiǎn),以及避免倒帳貨外流的影響。)
(i)不影響市價(jià)。(由于顧客都是專業(yè)客戶,一般消費(fèi)者沒有本公司會(huì)員卡無法來本公司購(gòu)買,不會(huì)對(duì)市價(jià)造成影響。)
(j)外銷機(jī)會(huì)。(廣州市每年均有春季及秋季交易會(huì),有大量國(guó)外買主會(huì)前來本公司量販廣場(chǎng)參觀,供貨商外銷機(jī)會(huì)大增。)
(k)齊步茁壯。(本公司在中國(guó)將逐步提高投資額,對(duì)中國(guó)流通業(yè)的現(xiàn)代化具有使命感與積極的承諾,供貨商可與本公司一齊成長(zhǎng),互蒙其利。)
價(jià)格談判是所有商業(yè)談判中最敏感的,也是最困難的項(xiàng)目,但愈是困難的項(xiàng)目,令人愈覺得挑戰(zhàn)性,這也是采購(gòu)工作特別吸引人之處,本公司采購(gòu)人員應(yīng)體認(rèn)這一點(diǎn),運(yùn)用各種談判技巧去達(dá)成這項(xiàng)艱巨的任務(wù)。
(4)訂購(gòu)量:在本公司分店數(shù)仍少的時(shí)候,訂購(gòu)量往往很難令供貨商滿意,所以在談判時(shí),應(yīng)盡量籠統(tǒng),不必透露明確的訂購(gòu)數(shù)量,如果因此而導(dǎo)致談判陷入僵局時(shí),應(yīng)轉(zhuǎn)到其它項(xiàng)目談。在沒有把握決定訂購(gòu)數(shù)量時(shí),采購(gòu)人員不應(yīng)采購(gòu)供貨商希望的數(shù)量,否則一旦存貨滯銷時(shí),必須降價(jià)出清庫(kù)存,因而影響利潤(rùn)的達(dá)成,以及造成資金之積壓及空間之浪費(fèi)。
(5)折扣(讓利):折扣通常有新產(chǎn)品引進(jìn)折扣、數(shù)量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折 扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。有些供貨商可能會(huì)由全無折扣做為談判的起點(diǎn),有經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)人員會(huì)引述各種形態(tài)的折扣,要求供貨商讓步。
采購(gòu)人員應(yīng)向供貨商說明本公司的顧客都是零售商及專業(yè)客戶,換句話說專業(yè)客戶都是很會(huì)精打細(xì)算的,若供貨商的折扣數(shù)無法大到讓本公司的商品售價(jià)能吸引他們上門,就算我們向供貨商訂貨,這一關(guān)系也不可能會(huì)持久,這種交易反而不利于本公司的價(jià)格形象,故最好不要向該供貨商采購(gòu)。
(6)付款條件:付款條件與采購(gòu)價(jià)格息息相關(guān),在國(guó)內(nèi)一般供貨商的付款條件是月結(jié)30~90天左,采購(gòu)人員應(yīng)計(jì)算對(duì)本公司最有利的付款條件,對(duì)于慣于外銷的供貨商,一般的付款期限比較短,有的甚至要求現(xiàn)金。但這全憑采購(gòu)人員的經(jīng)驗(yàn)與說服力。
在正常情況下,本公司的付款作業(yè)是在單據(jù)齊全時(shí),按買賣雙方約定的付款條件。電匯匯入供貨商的銀行戶頭,這是本公司的一大優(yōu)勢(shì),因?yàn)橐话銍?guó)內(nèi)的零售商在付款時(shí),總是推三托四,找一大堆借口,延遲付款,造成供貨商財(cái)務(wù)調(diào)度的困難。
(7)交貨期:一般而言,交貨期愈短愈好,因?yàn)榻回浧诙?,則訂貨頻率增加,訂購(gòu)的數(shù)量就相對(duì)減,故存貨的壓力也大為降低,倉(cāng)儲(chǔ)空間的需求也相對(duì)減少。至于有長(zhǎng)期承諾的訂購(gòu)數(shù)量,采購(gòu)人員應(yīng)要求供貨商分批送貨,減少庫(kù)存的壓力。
由于本公司計(jì)算機(jī)計(jì)算訂單數(shù)量的公式中,交貨期是個(gè)重要的參數(shù),采購(gòu)人員應(yīng)設(shè)法與供貨商談判較短的交貨期,降低存貨的投資。
(8)交貨時(shí)應(yīng)配合事項(xiàng):本公司系超大型的貨倉(cāng)自選商場(chǎng),商品的進(jìn)出量極大,若供貨商無法在送貨作業(yè)上與本公司密切配合,將使本公司的收貨作業(yè)陷于癱瘓。本公司的收貨月臺(tái)通??扇菁{十幾輛貨車,故收貨部門有專人按日期及時(shí)段安排供貨商交貨的時(shí)間。采購(gòu)人員在談判時(shí),必須很明確將此一作業(yè)方式向供貨商說明清楚,并要求供貨商承諾,否則日后一旦供貨商無法實(shí)現(xiàn)時(shí),合作關(guān)系將大打折扣。
(9)售后服務(wù)保證:對(duì)于需要售后服務(wù)的商品,例如:家電產(chǎn)品、事務(wù)機(jī)器、計(jì)算機(jī)、手表、照相機(jī)等,采購(gòu)人員最好在談判時(shí)要求供貨商在商品包裝內(nèi)提供該項(xiàng)商品售后服務(wù)維修的單位名單(包括電話與地址)之保證單,以使客戶日后發(fā)現(xiàn)他所購(gòu)買的商品須要維修時(shí),能直接與附近商店連絡(luò),免得本公司賣場(chǎng)人員疲于應(yīng)付維修問題。
若采購(gòu)人員是與水貨進(jìn)口商談判時(shí),必須要求水貨進(jìn)口商提出有能力做好售后服務(wù)保證的證明,并在商品包裝內(nèi)提供保證單,否則空口說白話,事情發(fā)生后,財(cái)務(wù)損失是小,本公司信譽(yù)損失是難以用金錢來衡量的。
(10)促銷活動(dòng):本公司快訊是本公司的一大武器,此一促銷利器在全世界各地都無往不利,但這全賴采購(gòu)人員選擇的商品是否正確,以及售價(jià)是否能吸引客戶上門。在策略上,通常本公司會(huì)在促銷活動(dòng)之前一兩周停止正常訂單的運(yùn)作,而刻意多訂購(gòu)促銷特價(jià)的商品,以增加利潤(rùn),除非采購(gòu)人員無法取得特別的價(jià)格。
在促銷商品的價(jià)格談判中,采購(gòu)人員必須了解一般供貨商的行銷費(fèi)用預(yù)算通常占營(yíng)業(yè)額的10-25%,供貨商不難由此預(yù)算拔出一部分作為促銷之用,比較常用的方法是多給相同商品免費(fèi)贈(zèng)品,例如買一打贈(zèng)三瓶。
(11)廣告贊助:(ANDVERTISING CONTIBUTION):為增加本公司的利潤(rùn),采購(gòu)人員應(yīng)積極與供貨商談判爭(zhēng)取更多的廣告贊助,本公司所指的廣告贊助,有下列幾項(xiàng):
本公司快訊的廣告贊助
停車場(chǎng)看板的廣告贊助
購(gòu)物車廣告板的廣告贊助
賣場(chǎng)標(biāo)示牌的廣告贊助
端架的廣告贊助
其中以第一項(xiàng)“本公司快訊的廣告贊助”為最大。由于本公司快訊的印刷及郵寄成本很高,依國(guó)外量販店之經(jīng)驗(yàn),約80%之成本系由供貨商來支付,采購(gòu)人員應(yīng)要求供貨商贊助此種費(fèi)用,廣東省每年商業(yè)廣告費(fèi)高達(dá)40億人民幣,供貨商通常都愿意由其廣告預(yù)算中拔出一部分作為本公司的廣告贊助。
(12)進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)(RETROSPECTIVE BONUS):進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)與數(shù)量折扣是有區(qū)別的。進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)是一段時(shí)間達(dá)成一定的進(jìn)貨金額,供貨商給予的獎(jiǎng)勵(lì),這是家電及某些行業(yè)慣用的行銷方式,而數(shù)量折扣是指單次訂貨的數(shù)量超過某一范圍時(shí)所給的折扣。
依其它國(guó)家的采購(gòu)人員的經(jīng)驗(yàn)通常都要求供貨商可給予進(jìn)貨金額1-10%的進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)(以月、季、或年度計(jì)算),供貨商因業(yè)績(jī)之需求很樂意提供此種獎(jiǎng)勵(lì)。此種獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)本公司之利潤(rùn)提升大有助益,有些商品可能供貨商因種種原因不愿以低的價(jià)格供應(yīng)時(shí),采購(gòu)人員為增加利潤(rùn),應(yīng)積極與供貨商談判要求更高的進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì),但切忌為了爭(zhēng)取獎(jiǎng)勵(lì)、而增加不切實(shí)際的采購(gòu)數(shù)量,結(jié)果庫(kù)存壓力大增,甚至季節(jié)過后必須打折求售,這種情況采購(gòu)人員不如不要進(jìn)貨獎(jiǎng)勵(lì)。
采購(gòu)談判本身是很復(fù)雜的,因?yàn)檎勁袑?duì)象、供貨商規(guī)模、談判項(xiàng)目都不同,但采購(gòu)人員只要靈活運(yùn)用以上所述的技巧與策略,在談判中將不難一一克服困難。經(jīng)驗(yàn)、機(jī)智、與毅力都是采購(gòu)人員在談判中所須要的。