如何成為職場溝通達人
你不需要像電視主持人一樣語調(diào)清澈、聲音甜美、滔滔不絕。相反的,就算你是內(nèi)向沉默的人,把握住幾個重點,你一樣能在職場上溝通無礙,并促成與他人的合作。下面是小編為大家收集關(guān)于如何成為職場溝通達人,歡迎借鑒參考。
1. 任何工作,先想利害關(guān)系人是誰,找出他們的關(guān)切議題,并主動出擊
專案管理很重視管理“利害關(guān)系人”,也就是會因此專案執(zhí)行后得益或遭于麻煩的那群人。所以專案經(jīng)理通常得在專案開始前推敲他們要什么,以此來爭取他們的支持。
職場跟專案是完全一樣的概念。我們的工作其實都會影響很多人。只是大部分人往往只重視老板或是客戶的需求。但實際上,我們周圍有同事、上面有主管以及主管的主管、對外有客戶、對下有部屬。這些人在工作上面就算跟我沒有直接的往來,也可能有間接上的影響。
舉例來說,小李想在內(nèi)部推展一個他覺得不錯的電腦系統(tǒng)。他若只思考老板希望要什么或這系統(tǒng)能對公司有什么好處,然后以此去說服別的部門一起參與,很可能會發(fā)現(xiàn)自己溝通了半天別人卻要不是沒興趣、不然就是配合得很消極。
但他若愿意從“其他同事”的角度思考一下,就會發(fā)現(xiàn)這一切其實很容易理解。其他同事雖然可能同意這電腦系統(tǒng)很好,可是自己得多花時間輸入一些資料,必然也會因為工作量而害怕。最終當然大家就不會多興奮的配合這件事。
若小李能一開始就理解這心情,思考這系統(tǒng)對當事人本身能帶來什么好處,并以此來做為溝通主干。大家理解這件事情對自身的價值,自然就會有興趣想嘗試看看了。
所以溝通協(xié)調(diào)的第一步并不在話語上,而在于情勢的分析。搞清楚周圍每個人對自己工作影響力的大小,以及他們要什么、關(guān)注什么資訊,后續(xù)才能發(fā)展出對的溝通策略來。
2. 規(guī)劃與準備讓你的論點有所依據(jù)
專案管理訓(xùn)練讓我學(xué)到的另一個重點,在于老板交代工作后,先不要急著展開,而應(yīng)該花些時間作思索一下整個情勢,并做出一個方便日后溝通用的規(guī)劃。尤其在一些可能有爭議、誤解、或是需要協(xié)商之處,我們該盡量讓規(guī)劃詳盡——必須把心里想的事情,盡量視覺化的讓別人能輕易解讀。
這在各類工作上其實都很重要。因為大部分涉及多人的工作其實沒有絕對的單一答案。我們的作法與看法,必然會有些人無法理解。他們可能是沒想得周全、可能是有所誤解、可能把狀況想的簡單,所以若我們只是口頭的去跟別人協(xié)調(diào),希望別人照著自己的方案走,那可能兩邊毫無交集。但若我們能提供一些書面的東西,并把工作規(guī)劃背后的原因交代清楚,大家就比較能聚焦,討論的進展也會加速的多。
舉例而言,小陳的某個工作一定得要隔壁部門派人支援。小陳絕對不該空著手去找隔壁部門的主管來討論。 因為對方很可能不認為這工作有這么復(fù)雜,或是不覺得這工作有這么急迫。但若小陳做了一些完整的分析,清楚解釋為何這工作非他們支援不可、也說明若無法獲得他們的支援狀況可能會變成如何、幾個對方可能會建議的其他選項又為何不可行。準備各類的說明情境,并盡量圖表化、文字化、或視覺化,就能讓別人更容易理解他的論點。
別忘了,職場大部分人都很忙,唯有我們先讓別人知道自己有清楚想過這問題,并把各種狀況都事先分析過,別人才會認真以對。而準備充分,并讓論述有所本,是溝通成敗的另一個起點。
3. 交換與平衡的能力
專案管理教大家另一個重點就是面對各類變化時,我們要從“專案金三角”上思考如何交換與平衡。 一般的工作也是一樣。當碰到問題需要去與他人溝通協(xié)調(diào)時,我們也該優(yōu)先想想有什么交換與平衡的方法。
這意思是,解決問題總是要付出代價。你能付出什么代價? 你又打算付出什么代價? 我們永遠不該期待別人“純粹的好心”。溝通與協(xié)商順利的關(guān)鍵,在于我們有能力給予別人一些價值。這有時候是當下的交換,也可能是從長期累積的人際撲滿中取得。
舉例而言,小王今天臨時需要別人加班來協(xié)助自己,如果平時他對這些工作伙伴都不理不采或態(tài)度惡劣,臨時需要別人幫忙時,他不管費多大口舌別人可能都不會答應(yīng)。除非小王位階夠高,有權(quán)限給他們一些好處(如獎金或是假期),再不然就是他平時就有跟大家培養(yǎng)好關(guān)系。
權(quán)限畢竟是可遇不可求的東西,所以一般人最好的做法就是平時多累積“人際樸滿”。 這并不是要你常花錢請人家吃飯喝酒、或天天買珍珠奶茶給大家,而是在工作上累積一些對他人的幫忙與讓步。
舉例而言,你知道你隔壁部門的同事最近在忙一個重要大客戶的案子。 他這案子跟自己雖然無關(guān),可是你知道他需要采購某個重要的原料。 他從來沒接觸過這一塊,但剛好自己常往來的幾個廠商可能有提供類似的原料。 你某天在茶水間碰到他,就可跟他聊一下。 說自己曾經(jīng)負責過類似的工作,手上有累積一些廠商資料,方不方便提供給他參考。 若你這分享對他有用,你就存了一些錢在人際撲滿中。 就算你是個口舌笨拙的人,以此方法累積人情,下次換你需要幫忙時,你去找他協(xié)商事情一定也會容易的多。
小結(jié)
雖然學(xué)習(xí)說話術(shù)對我們表達溝通會有加分,但在職場上要順利讓別人跟自己走在同樣的方向上,僅靠說話術(shù)與口語魅力是絕對不夠的。必須要先理解別人的需求,讓自己的每次溝通都充分準備,并隨時思考如何能夠透過實質(zhì)的利益來爭取別人的支持,甚至持續(xù)累計人際補滿的內(nèi)容。 若能有意識的持續(xù)做這樣的事情,我們在職場上的溝通成功率自然會節(jié)節(jié)上升的!
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