行政工作人員禮儀如何做好一個(gè)行政管理人員(2)
怎樣做好一個(gè)行政管理人員
一、 企業(yè)行政管理的概念和意義
企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力， 資源管理、財(cái)產(chǎn)會(huì)計(jì)管理四個(gè)方面;狹義上指以行政部為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財(cái)產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體;用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。
二、對做好企業(yè)行政管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)
1、明確崗位職責(zé)：日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后工作;其他事務(wù)視各公司具體情況而定。
2、加強(qiáng)溝通：溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級(jí)溝通和與下級(jí)部門溝通。與上級(jí)溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門各項(xiàng)信息，這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，務(wù)必真誠、謙虛。與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理：并即時(shí)提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定;社會(huì)習(xí)慣、風(fēng)俗、時(shí)尚變化;市場需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化;競爭企業(yè)信息;科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財(cái)務(wù)狀況;生產(chǎn)狀況;產(chǎn)銷狀況;采購、庫存信息;設(shè)備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。
4、培育傳播企業(yè)文化：在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。企業(yè)文化的建設(shè)包括四個(gè)方面，需要全體員工的參與。
(1)組織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)不僅應(yīng)該有近期目標(biāo)，更要有遠(yuǎn)期規(guī)劃。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個(gè)好的組織結(jié)構(gòu)，并制定近、遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)。從而形成一個(gè)完善的團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)。
(2)建立完善的績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成公平、競爭的平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)上充滿競爭、激勵(lì)、開放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結(jié)果。任何人員能上能下。
(3)注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。
(4)重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵(lì)人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時(shí)，注重提供給員工在再學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。可以開展相應(yīng)的活動(dòng)讓員工進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，讓每個(gè)員工都能對未來都充滿信心，對公司有認(rèn)同感和歸屬感。
5、踏踏實(shí)實(shí)地去執(zhí)行：完善成熟的制度有了，即定目標(biāo)有了，關(guān)鍵就是要做好。要做好執(zhí)行需要注意：(1)什么事情該做，該怎么做。
(2)如何更好更快完成該做的事情。
(3)清除所有障礙。
(4)形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個(gè)員工。
怎樣打造好企業(yè)文化
打造企業(yè)文化，就好像在荒漠中營造一片綠洲，首先要固沙，培植土壤，涵養(yǎng)水源，然后再種植作物。進(jìn)行企業(yè)文化建設(shè)首先要打造一個(gè)企業(yè)管理平臺(tái)，然后在企業(yè)管理過程中培養(yǎng)共同的愿景和行為習(xí)慣，營造一個(gè)良好的企業(yè)環(huán)境。沒有健康的管理平臺(tái)，水土流失嚴(yán)重，既培養(yǎng)不出真正的共同愿，也培養(yǎng)不出共同的健康的企業(yè)習(xí)慣，也不可能擁有真和諧的企業(yè)環(huán)境，甚至連人才都留不住，更不可能具備可持續(xù)的核心競爭力。
首先，做好企業(yè)文化要打造穩(wěn)健的管理平臺(tái)
企業(yè)的制度(特別是人力資源政策)和實(shí)際操作方法是企業(yè)理念的直接反映，員工能從中體味出企業(yè)是什么樣的企業(yè)，文化是什么樣的文化。究竟是一個(gè)紀(jì)律嚴(yán)明、管理到位的企業(yè)，還是亂做一團(tuán)、稀里糊涂的企業(yè)?是一個(gè)員工訓(xùn)練有素、欣欣向榮、精益求精的企業(yè)，還是員工一盤散沙、死氣沉沉、隨隨便便的企業(yè)?是公平、公正、和諧的企業(yè)，還是勾心斗角、矛盾重重的企業(yè)?是一個(gè)人盡其才、物盡其用、賞罰分明的企業(yè)，還是壓抑郁悶、損耗嚴(yán)重、是非不分的企業(yè)……看企業(yè)具有什么樣的企業(yè)文化，是看它是怎么干部管理，員工怎樣做事的，這些是根本不需要聽誰說就自己能感受到的，也是企業(yè)根本沒有辦法掩飾的。
所以做企業(yè)文化要從改進(jìn)企業(yè)管理著手，通過規(guī)范管理、強(qiáng)化執(zhí)行切入企業(yè)文化建設(shè)，以先進(jìn)的企業(yè)理念為指導(dǎo)，全心全意地致力于建立一個(gè)優(yōu)秀的、健康的、全方位的管理平臺(tái)，這才是企業(yè)文化的根本和百年大計(jì)。
其次，做好企業(yè)文化要塑造正確的觀念習(xí)慣
員工的心態(tài)是企業(yè)文化的反映，最終體現(xiàn)在行為方式上。企業(yè)文化始于觀念習(xí)慣，終于觀念習(xí)慣，企業(yè)文化建設(shè)既是改造人和塑造人的過程，也是企業(yè)文化建設(shè)的結(jié)果。企業(yè)文化以紀(jì)律制度約束員工的行為始，使員工養(yǎng)成習(xí)慣，認(rèn)同觀念，最終達(dá)到自我管理。觀念習(xí)慣是無動(dòng)機(jī)行為，具有相當(dāng)強(qiáng)大的穩(wěn)定性，員工一旦形成良好的行為觀念習(xí)慣必將成為企業(yè)寶貴的無形資產(chǎn)。
人是有很強(qiáng)適應(yīng)能力的，進(jìn)入什么樣的企業(yè)其思想和行為就會(huì)受到影響而變化以適應(yīng)企業(yè)的環(huán)境。員工的價(jià)值觀在是實(shí)際工作過程中形成的，影響因素大致有以下幾類：①其他員工是怎樣認(rèn)為的?如果我不一樣別人會(huì)怎樣看自己?②這樣做對自己有沒有好處、壞處?遠(yuǎn)期的、近期的各意味著什么?③我這樣想和做結(jié)果是什么：得到認(rèn)同、得到獎(jiǎng)勵(lì)、無所謂、受到懲罰?只有科學(xué)的管理才能出健康的文化，只有管理及時(shí)到位、賞罰分明才會(huì)使員工養(yǎng)成良好的觀念習(xí)慣。企業(yè)要以考核、薪酬、培訓(xùn)再加上人員的補(bǔ)充和淘汰周而復(fù)始地強(qiáng)化企業(yè)價(jià)值價(jià)值觀，讓員工形成正確的觀念習(xí)慣。
再次，做好企業(yè)文化要培養(yǎng)共同的理念愿景
企業(yè)員工有共同理念、愿景，是企業(yè)文化是否成熟的重要標(biāo)志。員工對企業(yè)理念的認(rèn)同程度，決定企業(yè)向心力、凝聚力的強(qiáng)弱，影響著企業(yè)員工主觀能動(dòng)性的發(fā)揮。企業(yè)要通過加快反應(yīng)，加強(qiáng)執(zhí)行，優(yōu)化管理，建立一個(gè)是公平、公正和高效的管理機(jī)制，讓員工有敬畏感、安全感、參與成就感，增強(qiáng)員工對公司的信心;通過高層次加強(qiáng)學(xué)習(xí)推動(dòng)公司學(xué)習(xí)，改善企業(yè)風(fēng)氣，出臺(tái)合理化建議及創(chuàng)新管理，通過常態(tài)化的引導(dǎo)和激勵(lì)讓員工施展才能，建立利益共同體，增加企業(yè)認(rèn)同;以實(shí)際事例剖析企業(yè)理念，褒揚(yáng)先進(jìn)、鞭撻落后，通過大張旗鼓的形式多樣的宣傳活動(dòng)使企業(yè)理念愿景為更多的員工認(rèn)知。
最后，做好企業(yè)文化要營造和諧的企業(yè)環(huán)境
“娛樂活動(dòng)”和“親情活動(dòng)”在企業(yè)文化建設(shè)過程具有重要的潤滑和滋養(yǎng)作用。通過職能部門向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，通過文體活動(dòng)、親情活動(dòng)和通暢的矛盾處理機(jī)制減緩企業(yè)規(guī)范化過程中的緊張氣氛，在制度化的基礎(chǔ)上進(jìn)行人性管理，真誠實(shí)意地創(chuàng)造一個(gè)公平的、公正的、真和諧的企業(yè)環(huán)境。
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