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秘書禮儀知識

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  每個人每天都要與人交往,那么你們知道秘書的禮儀知識是什么嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的秘書禮儀知識,希望能夠幫到大家哦!

  秘書禮儀知識

  一、 什么是禮儀

  孔子有云:“禮者,敬人也。”這里所提到的“禮”字是尊重的意思。也就是說,從本質(zhì)上講,“禮”所指的是一個人尊重自己、尊重他人、尊重社會的基本態(tài)度。尊重是相互的,“來而不往,非禮也。”一個不尊重他人的人,同樣不會得到對方的尊重。“儀”在“禮儀”中是規(guī)范的表現(xiàn)形式,“禮”是一種態(tài)度,那么“儀”就是在這種態(tài)度下所表現(xiàn)出來的行為。因此,概括來講,禮儀就是人面在人際交往中出于尊重所表現(xiàn)出來的規(guī)范行為。

  規(guī)范的禮儀不僅象征著社會的發(fā)展,還標(biāo)志著人類文明的進(jìn)步。在當(dāng)今社會中,禮儀和法律并成為人類兩大行為準(zhǔn)則。而它們的區(qū)別在于,法律具有強(qiáng)制性,而禮儀則是一種很強(qiáng)的自覺性。二者都在隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展,根據(jù)不同行業(yè)的具體要求,不斷地被完善著。

  二、 秘書禮儀

  秘書禮儀作為禮儀的一個分支,更加具體化,是秘書日常交往過程中必須要遵守的行為準(zhǔn)則。那么秘書禮儀具體都包含哪些內(nèi)容呢?

  (一)形象禮儀

  1.著裝禮儀。著裝禮儀意在塑造秘書的工作形象,強(qiáng)化秘書的內(nèi)在修養(yǎng)。得體的著裝不僅是秘書個人內(nèi)在素養(yǎng)的外在表現(xiàn),在某些時候往往還代表著企業(yè)的形象。因此每一個秘書都應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握一定的著裝禮儀常識,按照不同行業(yè)的不同要求,做到得體和規(guī)范。

  秘書的著裝簡而言之可以用四個字概括:應(yīng)時應(yīng)景,即與時代同步,與季節(jié)同步,與時間同步,與環(huán)境同步。作為新世紀(jì)的秘書,著裝不應(yīng)與時代脫節(jié),但也不需要走在時代的前沿,與時代進(jìn)步的步伐保持一致即可,簡單大方的款式,精致的剪裁,細(xì)節(jié)中往往彰顯出個性,令人印象深刻。保持著裝的基本消暑御寒功能,切忌“臟,亂,破,露,透,緊,短,艷和異”,尊重服裝的規(guī)范穿法,切忌自成一派的穿法。工作時間與非工作時間的著裝要有所區(qū)別,工作時間不可著運(yùn)動裝等過于休閑的服飾。

  2.修飾禮儀。面部妝容,發(fā)型和飾物的佩戴均歸屬修飾禮儀范疇。作為一名秘書,面部妝容應(yīng)以淡妝為主,切忌濃妝艷抹,給對方造成過猶不及的印象。著重眼部的修飾,搭配以適合的眉型,往往會令人看起來神采奕奕。唇部要多注重保養(yǎng),保持一雙無脫皮的潤澤雙唇,無需著重顏色的修飾,一點(diǎn)點(diǎn)唇油便在細(xì)節(jié)中體現(xiàn)出精致。發(fā)型應(yīng)以適合自己為主,以端莊為表現(xiàn)目的,切忌顏色花哨,造型夸張。而在飾物的佩戴上,則應(yīng)以簡單為主,少而精,慎重選擇款式,區(qū)別男女。尤其外事秘書,國際化的工作范圍會接觸到不同國家不同民族的人,其中某些人可能有其獨(dú)有的信仰與禁忌,遇到這種情況,就需要秘書人員提前做好功課,在妝容、發(fā)型、服飾特別是飾物的佩戴上,多加留心。

  3.舉止禮儀。規(guī)范的舉止不僅是對秘書而言,對任何人而言都是內(nèi)在修養(yǎng)的外在體現(xiàn)。孔子曾經(jīng)說過:非禮勿動。結(jié)合秘書的工作而言,可以概括為合乎體統(tǒng),合乎身份,合乎場合。舉止文明禮貌,行為自然得體,步伐沉著穩(wěn)健,手勢動作規(guī)范。切忌小動作不斷和濫用手勢。尤其是在與人交往中,舉止首先要尊重對方,優(yōu)雅大度中展現(xiàn)出一個秘書的修養(yǎng)和風(fēng)度。

  (二)公務(wù)禮儀

  1.匯報禮儀。作為秘書經(jīng)常要上傳下達(dá),因此在匯報禮儀中首先要區(qū)分匯報對象。當(dāng)與被匯報人是上下級關(guān)系時,若是作為下級向上級匯報,應(yīng)遵守歸口管理的原則,直接找分管負(fù)責(zé)人來匯報,不宜擅自匯報或越級匯報;若是作為上級向下級通報,則需要真實(shí)地反映情況,不可瞞報,否則將很容易失去下屬的支持,也較難獲得體諒。當(dāng)秘書單獨(dú)匯報時,最好簡單明了、直抒胸臆;若是集體匯報,則需要實(shí)現(xiàn)集思廣益,討論總結(jié),力求全面地反映問題的同時,高效地完成匯報。當(dāng)然無論哪一種情況,作為秘書人員,都需要把握適當(dāng)?shù)臅r機(jī),選擇合適的地點(diǎn),充實(shí)匯報的內(nèi)容,條理清晰地進(jìn)行匯報。

  2.辦公禮儀。秘書作為辦公室一員,首先應(yīng)忠于職守,嚴(yán)格恪守時間,不遲到不早退。上傳下達(dá)中,規(guī)范語言,尊重對方。工作中保護(hù)環(huán)境,保持衛(wèi)生,維護(hù)辦公秩序的良好運(yùn)行。

  3.會務(wù)禮儀。秘書人員經(jīng)常要面對各類會議的組織工作,本文由老秘網(wǎng)推薦,因此嚴(yán)格的會務(wù)禮儀成了秘書必不可少的一項(xiàng)規(guī)范內(nèi)容。首先在會議的組織上,需注意周密地制定會議規(guī)則,充分地進(jìn)行會議籌備,完善地組織會議進(jìn)程,和妥善的處理收尾工作。做到會前規(guī)范化,會中細(xì)節(jié)化,會后系統(tǒng)化。一場會議的成功與否,往往由細(xì)節(jié)決定。

  4.電話禮儀。信息化時代電話成了日常工作中被頻繁使用的溝通工具之一,而電話形象也成為了秘書職業(yè)形象的重要組成部分。接打電話的時候要耐心、細(xì)致、周道、熱情,口齒清晰,音量適中,語速正常。撥打電話時要注意時間恰當(dāng),語言流暢,表達(dá)清晰,舉止得當(dāng)。而接電話時要注意及時,文明,做好記錄以便協(xié)調(diào)、轉(zhuǎn)述和匯報。

  5.文書禮儀。日常禮儀文書主要分三大類:信函、致辭和題贈,總體遵循四大原則:主題突出,情意誠摯,格式規(guī)范和語言得體。由于其使用之頻繁,種類之繁多,這里就不一一贅述了。

  綜上所述,不難看出,秘書禮儀體現(xiàn)在秘書日常工作的方方面面,以至于一言一行、穿著打扮,請示匯報等等每一個細(xì)節(jié)都體現(xiàn)著規(guī)范所在。一個企業(yè)的禮儀文化是企業(yè)形象和員工素養(yǎng)的綜合體現(xiàn),只有做好應(yīng)有的禮儀才能塑造良好的企業(yè)形象。因此,作為一個合格的秘書,必須從細(xì)節(jié)做起,在理論上充分認(rèn)識其重要性的同時,還要在實(shí)踐中多學(xué)習(xí)、多觀察、多積累才行。

  提高秘書禮儀修養(yǎng)的方法和途徑

  1.加強(qiáng)道德修養(yǎng)

  社交禮儀反映了人們在共同生活、彼此交往中最一般的道德關(guān)系,是保證交往活動順利進(jìn)行和社會生活正常秩序的重要因素。道德品質(zhì)的修養(yǎng)和禮儀行為的養(yǎng)成有著密切的聯(lián)系,二者是相輔相成的統(tǒng)一的過程。禮儀要求人們在交往的過程中,互相尊重、誠懇和善、待人和氣、儀表端莊,而人的禮節(jié)、禮貌、禮儀是受人的思想道德水平支配的,蘊(yùn)蓄于中的思想道德是禮貌、禮節(jié)、禮儀的基礎(chǔ)和內(nèi)驅(qū)力。

  禮儀行為從廣義上說就是一種道德行為,處處滲透和體現(xiàn)著一種道德精神。一個人想要在禮儀方面達(dá)到較高的造詣,離開了道德品質(zhì)方面的修養(yǎng)是不可能的;一個人要形成一種高尚的道德品質(zhì),就應(yīng)該從日常禮儀規(guī)范這一基礎(chǔ)的層次做起。

  2.提高文化素質(zhì)

  眾所周知,文化知識對人的精神氣質(zhì)的陶冶作用是潛移默化的,也是帶有根本性的。孔子說:“質(zhì)勝文則野,文勝質(zhì)則史。文質(zhì)彬彬,然后君子。”周恩來被譽(yù)為“禮儀外交官”,這與他的學(xué)識分不開的。一個言談舉止高雅的人,必定有很高的文化修養(yǎng)。豐富的科學(xué)文化知識是人際交往取得成功的一個基礎(chǔ),有了各種知識,才能使自己懂禮貌、講禮節(jié),才能思考問題周到詳盡,處理問題得體妥當(dāng),也才能在當(dāng)今社會中,與方方面面的人進(jìn)行廣泛的交流。

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