接待工作和會務(wù)工作的禮儀及規(guī)范
平時工作的時候你知道接待工作和會務(wù)工作的禮儀及規(guī)范是怎樣的嗎?下面是學習啦為大家準備的接待工作和會務(wù)工作的禮儀及規(guī)范,希望可以幫助大家!
接待工作和會務(wù)工作的禮儀及規(guī)范
【一、關(guān)于接待工作】
1、如何迎接客人?
一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當?shù)脑瓌t,即主要迎送人與主賓身份相當,當不可能完全對等時,可靈活變通,由職位相當?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒?。其他迎送人員不宜過多。
二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間,及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化,應(yīng)及時通知有關(guān)人員。迎接人員應(yīng)提前到達迎接地點,不能太早,更不能太遲,甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達送行地點。
三是適時獻上鮮花。迎接普通來賓,一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓,可以獻花。所獻之花要用鮮花,并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間,通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導與主賓握手之后將花獻上。可以只獻給主賓,也可向所有來賓分別獻花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接,可事先準備特定的標志,讓客人從遠處即可看清;對首次前來,又不認識的客人,應(yīng)主動打聽,并自我介紹;而對比較熟悉的客人,則不必介紹,僅向前握手,互致問候即可。
五是留下一定時間??腿说诌_住處后,不要馬上安排活動,要給對方留下一定的時間,然后再安排活動。
2、如何稱呼、介紹和握手?
關(guān)于稱呼。國際上,對男子通常稱先生,對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人,對未婚女子稱小姐;而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐,年紀稍大的可稱女士。對地位高的官方人士,還可直接稱其職務(wù)、閣下。
迎接一批客人,如何介紹呢?是先介紹客人,還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者,先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認識時,怎么介紹呢?是先介紹男士,還是先介紹女士?是先介紹年幼者,還是先介紹年長者?是先介紹身份低者,還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士,還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊,我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人,就是如何握手的問題?伸手次序:由尊者決定。公務(wù)場合職務(wù)高、身份高者先伸手,非公務(wù)場合,年長者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟,等等。
3、如何會見和會談?
會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側(cè),譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面,其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務(wù)、地位、本次會見的內(nèi)容等綜合排定。
會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子,賓主相對而坐,以正門為準,主人坐背門一側(cè),客人坐面門一側(cè)。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面,當會談人員較少時,記錄員也可安排在會談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個人的職務(wù)、地位、本次會見的內(nèi)容等綜合排定。
如會談長桌一端向正門,則以入門的方向為準,右為客方,左為主方。
4、如果有合影,如何安排就座呢?
一般由主人居中,按禮賓次序,以主人右手為上,主人的右手排第一位來賓,主人的左手排第二位來賓,主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份,也要考慮場地大小,即能否都攝入鏡頭。一般來說,兩端均由主方人員把邊。
如果是上級領(lǐng)導來視察,安排合影時,則要將所有合影人員排出次序,每排再按開會時主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領(lǐng)導,保證主要領(lǐng)導居中,通常排單數(shù)就座,1號人員即身份最高者居中,2號人員在1號人員左手位置,3號人員在1號人員右手位置,以此類推。
5、如何觀看節(jié)目?
觀看文藝節(jié)目,一般以第七、八排座位為最佳。觀看電影則是第十五排前后為好。專場演出要把貴賓席留給主人和主要客人,其他客人可排座位,也可自由出入。
如舉辦舞會,時間掌握在2小時,即盡量在晚上8:00—10:00。參加舞會的男女人數(shù)要相當。注意歌舞相間。男士要主動請女性跳舞,女性可以婉拒;女士請男士跳舞,男士不可拒絕。舞會快結(jié)束時,結(jié)尾曲要能讓來賓感到舞會快要結(jié)束了。
6、如何參觀游覽?
一是項目選定。結(jié)合來訪目的、客人意愿和興趣、來賓是否參觀過進行安排。
二是安排布置。項目確定之后,應(yīng)做出詳細計劃,先看什么、后看什么,在哪兒停車、在哪兒介紹、在哪兒上衛(wèi)生間、在哪兒上車,以及中間如何引導、如何銜接、由何人介紹情況,等等,都要向接待單位交待得清清楚楚。
對于大型的、重要的、復雜的參觀活動,要特別注意以下幾點:精心選擇參觀點;反復預看路線,計算好途中使用時間、參觀使用時間和介紹使用時間,確保用最少的時間,看最多的參觀點;確定好聯(lián)系人、聯(lián)系電話以及介紹人;安排好沿途解說人和解說詞;十分關(guān)注參觀過程,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題;適時根據(jù)臨時突然變化,做好適應(yīng)性調(diào)整。
7、如何簽約?
一般在簽字廳內(nèi)設(shè)置長方桌一張,作為簽字桌。桌面覆蓋深綠色臺呢,桌后放兩把椅子,為雙方簽字人的座位,主左客右。座位前擺的是各自保存的文本,上端分別放置簽字文具,如是與外方簽字,桌子中間還要擺一旗架,分別懸掛簽字國的國旗。
雙方參加人員進入簽字廳。簽字人員入座時,其他人員分主客各一方按身份順序排列于各自的簽字人員座位之后。雙方助簽人員分別站在各自簽字人員的外側(cè),協(xié)助翻揭文本,指明簽字處。在主方保存的文本上簽畢后,由助簽人員互相傳遞文本,再在對方保存的文本上簽字,然后由雙方簽字人員交換文本,相互握手。有時簽字后,備有香檳或紅酒,共同舉杯慶賀。
8、如何保持良好的儀表形象?
這是做好接待工作的基礎(chǔ)和開始,也是涉及到個人乃至一個單位、一個國家形象的事情。
一是精神要飽滿自然,態(tài)度要和藹端莊。面、手、衣、履要潔凈。說話客氣,注意身份。在公共場所應(yīng)保持安靜,遵守秩序,不打攪、影響別人。遵時守約。
二是多用禮貌有語。如您好、請、謝謝、對不起,再見。
三是尊重隱私。與人交往時做到五不問,即不問年齡、不問婚否、不問去向、不問收入、不問住址。但日常交往中,有的人最喜歡問的卻是這些問題。這是要引起注意的。
四是體現(xiàn)女士第一。即時時處處做到女士優(yōu)先、保護女士。男女同行時,男士應(yīng)走靠外的一側(cè),不能并行時,男士應(yīng)讓女士先行一步。在開門、下車、上樓或進入無人領(lǐng)路的場所、遇到障礙和危險時,男士應(yīng)走在女士前面,為女士服務(wù)。就餐時,進入餐廳入座的順序是,服務(wù)員引導,女士隨后,男士“壓陣”。
五是著裝要得體。著裝要體現(xiàn)整體性、個性、和諧性。男士衣著的顏色不能超過3色,否則就會顯得雜亂,不夠莊重。襪子一般應(yīng)穿與褲子、鞋子同類顏色或較深色的顏色。通常情況下男士均穿便服,便服包括外衣、夾克、襯衣、T恤衫和各式西裝。但出席正式、隆重、嚴肅的會議或特別意義的典禮,則應(yīng)穿深色西裝或禮服。
這里要提醒一下穿西裝的注意事項:
西裝袖子長度以達到手腕為宜,西裝襯衫的袖長應(yīng)比西裝袖子長出1-2厘米。凡是正式場合,穿西裝都要系領(lǐng)帶,西裝要系扣。襯衫和領(lǐng)帶要精心選擇,襯衫的領(lǐng)子要挺括,領(lǐng)帶顏色要與衣服、場合協(xié)調(diào)和諧,不能太隨意。系領(lǐng)帶時,襯衫的第一個紐扣要系好。襯衫的下擺要放在褲子里。襯衫里面一般不要穿棉衣,天冷時,襯衫外面可穿一件羊毛衫。穿著羊毛衫時,領(lǐng)帶應(yīng)放在羊毛衫內(nèi)。穿西裝一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮,不能蒙滿灰塵。西裝在日常穿著時可以敞開,也可以扣上第一粒紐扣。西裝的衣袋和褲袋里,不宜放太多的東西,以勉顯得鼓鼓囊囊。穿西裝不扎領(lǐng)帶時,襯衫的第一粒紐扣不要扣上。
【二、關(guān)于會務(wù)工作】
1、如何制發(fā)會議通知?
通知發(fā)出后,一定要確認參會人員有沒有接到通知,參不參加會議。對那些兼任多個職務(wù)的特殊人員,一定要核實到人,是不是本人參加,以便正確擺放席卡。
2、如何選定會場?
主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟實惠來選定。
3、如何確定會標、回頭標和宣傳標語?
會標可以根據(jù)會議通知來確定?;仡^標和宣傳標語,要緊扣會議主題,富有號召性、鼓動性。
4、如何排列席卡?
主席臺的排列。當主席臺人數(shù)較多時,可設(shè)立1排以上的主席臺,領(lǐng)導分排就座。以面向臺下來看,當主席臺人數(shù)為單數(shù)時,1號人員居中,2號人員在1號人員左手位置,3號人員在1號人員右手位置,以此類推。當主席臺人數(shù)為雙數(shù)時,1號人員在中心點偏右的位置,2號人員在中心點偏左的位置,即1號、2號人員之間的中心點即為主席臺的中心點,3號人員在1號人員右手位置,4號人員在2號人員左手位置,以此類推。
有發(fā)言的要準備“發(fā)言席”席卡,會前擺放到位。發(fā)言前5分鐘,要請發(fā)言人員到達主席臺后面靠近發(fā)言臺的一側(cè),準備發(fā)言,發(fā)言后回到自己的座位上。
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