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你的禮儀價值百萬

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  你的禮儀價值百萬相信大家都很熟悉,那么你們知道具體內(nèi)容是什么嗎?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的你的禮儀價值百萬,希望可以幫助大家!

  你的禮儀價值百萬

  一、商務(wù)旅行的準(zhǔn)備

  商務(wù)旅行的種類

  上門推銷

  洽談業(yè)務(wù)

  參觀訪問

  出席會議

  簽訂合同

  實地考察

  交通方式

  常見的是大巴、火車、輪船、飛機,許多旅行是多種方式組合。

  選擇合適的交通方式需要考慮以下因素:

  去哪里?國內(nèi)還說國外。

  旅行原因需考慮外出需要的樣品、材料或信息

  時間長短

  跟團旅行

  旅行費用

  企業(yè)旅行政策

  旅行者的個人愛好

  賓館類型

  國內(nèi)或國際連鎖賓館

  大型跨國賓館在世界主要城市都有主要賓館。一些大公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶,可以得到商定的特殊的業(yè)務(wù)折扣,通過預(yù)定中心預(yù)定這些賓館比較方便。

  2.本地賓館

  獨立經(jīng)營,提供廣泛的個人服務(wù)??芍苯酉蛸e館主管預(yù)定,在預(yù)定時應(yīng)協(xié)商價格。

  3.會議場所客房

  旅行者參加會議,會議場所有住宿安排。

  4. 旅行住宿或汽車賓館

  通常指提供賓館房間,所有食物需要在當(dāng)?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便,而且在主要公路線上。

  注意事項

  根據(jù)公司規(guī)定,弄清公司出差時應(yīng)享受的待遇;

  準(zhǔn)備訂票時,一定要用最新的時刻表;

  訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習(xí)慣;

  平時注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識,以確保工作的順利進行。

  二、準(zhǔn)備工作

  定車票機票

  預(yù)定火車票:出發(fā)地點、到達地點、日期、車次、開車時間、座位;

  預(yù)定機票:到達地點、時間、航班、座次;

  取票:拿到票時,仔細(xì)核對姓名、日期、班次(車次)、座位、到達地點。

  預(yù)定房間

  上司出差,安排在什么樣的賓館,秘書都要根據(jù)上司的愛好和習(xí)慣來決定,還要掌握訂房的基本程序。

  1.獲取相關(guān)信息,信息主要來源主要有以下幾種:

  旅行社;

  地圖和旅行手冊;

  可給地方旅館協(xié)會打電話、給目的地城市的商會寫信、進入旅行服務(wù)數(shù)據(jù)庫查找相關(guān)信息。

  2.預(yù)定服務(wù)的途徑

  通過旅行社版主辦好賓館的預(yù)定;

  網(wǎng)上預(yù)定賓館;

  進行國內(nèi)賓館的預(yù)定;

  某些航空公司也可以提供賓館的預(yù)訂服務(wù)。

  3.進行預(yù)訂

  在預(yù)定房時應(yīng)提供的信息:住宿者的姓名、抵達時間及大概離開時間,需預(yù)定的房間類型及特殊要求。

  訂房須知

  保證預(yù)定

  如果預(yù)定需要有保證,秘書要事先聲明,以便賓館為你保留房間;如果想取消預(yù)定,則務(wù)必在旅館結(jié)賬前打電話,否則當(dāng)晚就得收費。

  2. 結(jié)賬時間

  詢問賓館的結(jié)賬時間,并將其放在上司攜帶的備忘錄里。如果是與某人直接聯(lián)系,需弄清此人的姓名和預(yù)定號碼,以防萬一。

  3. 房間位置

  要根據(jù)上司的要求預(yù)定,房間盡量不要在一樓。并且最好住有足夠安全保障的賓館,如房門有鎖死插銷、提供代客泊車業(yè)務(wù)、電話號碼保密服務(wù)等。

  4. 確定預(yù)定、

  一定要拿到賓館預(yù)定確認(rèn)的傳真或其他書面形式的證明,并將其附在上司攜帶的旅行計劃后面。

  準(zhǔn)備必備的文件資料及上司隨身攜帶的用品

  臨行前,秘書要將文件資料及用品按公與私分別列出清單,請上司過目,避免遺漏。

  1.商務(wù)活動文件資料

  談判提綱、合同草案、協(xié)議書、演講稿、有關(guān)討論問題的信件、備忘錄、日程表、科技產(chǎn)品資料、公司簡介、對方公司相關(guān)資料。

  2. 差旅相關(guān)資料

  目的地交通圖、旅行指南、請柬、介紹信、通訊錄(地址、電話、傳真)、對方的想到信函、日歷、世界各地時間表。

  3. 辦公用品

  筆記本電腦、光盤或磁盤、微型錄音機及相機、攝像機、文件夾、筆

  筆記本、公司信封及信紙郵票、手機、名片、現(xiàn)金、支票。

  4. 個人物品

  護照、簽證、身份證、信用卡、替換衣物、洗漱用品、急救物品、旅行箱、車船票、機票。

  預(yù)支差旅費

  公司一般為出差人員提供預(yù)支差旅費,有些公司出差回來后會報銷。秘書人員要填寫申請?zhí)崛☆A(yù)支差旅費。

  差率費一般包括往返及當(dāng)?shù)氐慕煌ㄙM、住宿費、餐費,以及其他可能的活動經(jīng)費。差率費的攜帶方式可以是現(xiàn)金、信用卡、旅行支票。

  三、發(fā)揮旅行社的服務(wù)作用

  發(fā)揮旅行社可提供的服務(wù),大多旅行社都可以提供以下服務(wù)

  訂機票

  制定旅行計劃

  安排旅館住宿

  在目的地安排租車

  提供其他服務(wù)

  旅行社的主要業(yè)務(wù)

  提供你所需要的信息

  滿足上司的特殊要求

  幫助旅行者省錢

  安排有趣的觀光或特殊服務(wù)

  提醒旅行者帶上所需證件,如身份證護照等

  解決瑣碎問題

  按要求安排旅行社的駐外代表到 目的地迎接、幫助照看行李、護送游客過海關(guān),或幫助解決其他問題。

  選擇合適的旅行社

  旅行社有無相關(guān)資質(zhì)

  預(yù)定國內(nèi)/國際機票、酒店的的價位

  應(yīng)繳納旅游質(zhì)量保證金,公章、發(fā)票要齊全

  交納旅游保險

  四、制定商務(wù)旅行計劃

  商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容

  在制定商務(wù)旅行計劃前,首先要掌握公司差旅費用、交通、食宿等級標(biāo)準(zhǔn)范圍的有關(guān)規(guī)定及程序等。

  出差的時間、啟程及返回的日期、接站安排;

  出差的線路、終點及途徑地點和住宿安排;

  會晤計劃(人員、地點、日期和時間);

  交通工具的選擇:飛機、火車、大巴或轎車。要列明機艙種類及停留地的交通安排;

  需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料,如談判合同、協(xié)議書、科技產(chǎn)品資料、演講稿和與會國的指南等;

  上司或接待人的特別要求;

  上司旅游區(qū)域的天氣狀況;

  行程安排、約會、會議計劃、會晤人員的名單及背景、會晤主題;

  差旅費用:現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票。

  差旅計劃制定后,要向上司報告,遵照公司的指示進行修改,最后確定旅行計劃。

  制作旅行日程表

  時間、日期:出發(fā)及返回的時間、日期,包括目的地抵達和離開的時間日期和中轉(zhuǎn)時間日期;開展各項活動的時間日期;就餐、休息的時間日期等等。

  地點:上司本次出差的目的地,包括中轉(zhuǎn)地點;旅行過程中開展各項活動的地點,食宿地點等。

  工具:出發(fā)、返回時使用的交通工具,停留地的交通安排等。

  事項:商務(wù)活動內(nèi)容,如訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務(wù)活動等。

  備注:記載提醒上司注意的事項,如抵達目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機場,休息時間、飛機起飛時間,以及某國家為旅客提供的特殊服務(wù);在當(dāng)?shù)匦枰⒁獾囊恍╋L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等。

  旅行表除了旅行計劃外,還應(yīng)將必要的信息盡量詳細(xì)地寫入:

  賓館名、所在地、電話號碼;當(dāng)?shù)氐穆?lián)系人姓名、地址、電話號碼;會晤者名稱、企業(yè)名稱、所在地及電話號碼;海外出差時當(dāng)?shù)氐闹袊笫桂^所在地及電話號碼等。

  旅行表應(yīng)一式三份或幾份,一份存檔,一份給上司及家屬,秘書留一份。

  秘書在為上司準(zhǔn)備差旅是應(yīng)履行的職責(zé)

  準(zhǔn)備履行計劃和旅館信息;

  為商務(wù)洽談搜集資料并準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)各種場合所需的發(fā)言稿;

  決定旅行用品;

  提供行李準(zhǔn)備的信息;

  安排差旅費;

  建立自己的旅行、旅館信息資料庫。

  有關(guān)旅行信息

  地圖,給出城鎮(zhèn)位置及交通路線;

  時刻表,給出橫空、火車和高鐵、輪船的日期及開出和到達的時間;

  網(wǎng)上能獲得的其他旅行信息。

  制作日程安排的要求

  日程表至少復(fù)印三份,上司、上司家屬各一份,辦公室存檔一份;

  安排日程時,在時間上適當(dāng)留有余地;

  了解目的地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況,作為制作日程表的參考;

  對初訪地更要了解細(xì)節(jié)。

  出國旅行

  一、出國旅行的手續(xù)

  辦理各種必要的出國手續(xù)

  撰寫出國申請

  出國是由;

  出國路線;

  出國日程安排,包括出國時間,在國外活動時間、地點及回國時間等;

  出國組團的人數(shù)。

  申請文書后面要附出國人員名單和外國公司所發(fā)的邀請函(副單),出國人員名單要寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)職稱等內(nèi)容。

  2.辦理護照

  攜帶主管部門的出國任務(wù)批件,出國人員政審批件,所去過相關(guān)公司的邀請書,2寸正面免冠半身相片等;

  因公出國人員的護照應(yīng)到外交部或其授權(quán)的機關(guān)辦理,因私出國人員的護照,由公安部授權(quán)的機關(guān)辦理;

  認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表;

  拿到護照后,應(yīng)檢查姓名、出生年月、地點是否填寫正確,并在簽字格上簽字。

  3.辦理簽證

  4.辦理《國際預(yù)防接種證書》即黃皮書

  5.辦理出境登記卡

  6.訂購機票、船票、車票

  7.辦理保險

  二、出行前的準(zhǔn)備工作

  編制幾種旅程方案,供上司選擇;選定最佳方案后,將其打印成文;

  辦理兌換外幣;

  根據(jù)旅行目的,攜帶各種文件;

  檢查相關(guān)證件:護照、簽證、黃皮書、國際機票、外語名片、外幣以及其他必須的出國文件、證件等;

  手機所到國背景資料,風(fēng)土人情、文化、習(xí)俗、禮節(jié)等,可使我們在處事中,既能維護尊嚴(yán),不卑不亢,又不失禮儀之邦的風(fēng)范,以誠相待、以禮相待。

  三、出入境手續(xù)

  邊防檢查

  海關(guān)檢查

  安全檢查

  健康檢查

  四、商務(wù)人員在國外的日常生活禮儀

  1.遵守日常交往的一般禮儀

  在歐洲,所有的飯店在結(jié)賬時都要收10%-15%的小費;

  旅客還會給侍者額外的小費;

  在酒店或賓館等吃住,除賬單上列出的費用外,還應(yīng)私下付服務(wù)員小費;

  可把小費放到茶盤、酒杯底下,或直接交給服務(wù)員;

  對出租車司機、行李搬運工等服務(wù)者也應(yīng)付小費;

  注意,對警察、政府工作人員給你的服務(wù)千萬不能付小費,那將會被認(rèn)為是不恭敬的行為。

  2.友好地與國外同行共事

  首先應(yīng)以互相尊重為基礎(chǔ)。對交往國的國家元首、國旗、國徽等國家主權(quán)的代表或象征,表示應(yīng)有的尊重。因此,在一切正式場合如果遇到升國旗、奏國歌時,都應(yīng)肅穆致敬。

  注意工作中的禮節(jié)。如,西方國家,圣誕節(jié)和復(fù)活節(jié)前后兩周大多不安排或少安排業(yè)務(wù)洽談,我們應(yīng)注意。去阿拉伯國家,必須對禮拜、施舍、齋月、朝圣這四宗宗教活動有較清楚的了解,特別是齋月(伊斯蘭教教歷九月)期間,阿拉伯人有下午不辦公的習(xí)慣,這時候就不應(yīng)上門洽談業(yè)務(wù)。

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