辦公室接待人員的禮儀
外單位客人到本單位來訪,無論是辦事、求助,還是取經(jīng)、調(diào)研等,一般都是在辦公室進(jìn)行。在辦公室里接待客人,我們的辦公室接待人員就得做好自己,因?yàn)樽约捍淼氖且徽麄€(gè)公司。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家整理了關(guān)于辦公室接待人員的禮儀,希望能夠幫到你哦!
辦公室接待人員的禮儀
1、早做準(zhǔn)備,保持辦公室優(yōu)雅環(huán)境
辦公室平時(shí)也應(yīng)保持優(yōu)雅、整潔的環(huán)境。如有客人來訪,則更應(yīng)保持較高水平的工作條件。客人來訪,一般是會(huì)早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息后,應(yīng)告知有關(guān)部門早做準(zhǔn)備,把辦公室收拾得干凈利落。窗戶要明亮,桌椅要整潔,東西要整齊有序,空氣要清新。冬季要溫暖,夏季要涼爽。茶水早備好,對(duì)有的客人還可備些水果。如果來客較多,或客人規(guī)格較高,來訪的目的又比較嚴(yán)肅,也可以在專門的會(huì)議室(會(huì)客室)接待。會(huì)議室(會(huì)客室)也應(yīng)早做準(zhǔn)備,以迎客人。
2、準(zhǔn)備好有關(guān)材料
客人來訪前的準(zhǔn)備工作,除了接待場(chǎng)合(辦公室或會(huì)議室、會(huì)客室)精心布置外,還有一項(xiàng)重要任務(wù)就是材料的準(zhǔn)備??腿藖碓L,是參觀本單位某某部門,還是了解、考察某項(xiàng)工作?是商洽某方面的問題,還是研究相互合作事宜?務(wù)必做到心中有數(shù)。有關(guān)客人來訪的目的,一般對(duì)方早已提前告知,應(yīng)根據(jù)雙方商定的會(huì)談事宜,或客人的請(qǐng)求,讓有關(guān)人員早做準(zhǔn)備。需要什么數(shù)字、情況、資料,事先提供出來,該打印的打印,該論證的論證,該先拿出初步意見的先統(tǒng)一內(nèi)部口徑。省得客人來后現(xiàn)找現(xiàn)查,或無法表態(tài),顯得被動(dòng)。
3、工作人員禮貌接待
客人到來,要抽調(diào)若干工作人員進(jìn)行接待。接待的工作人員,有的是服務(wù)、禮儀接待,比如引導(dǎo)、倒茶倒水、留飯宴請(qǐng)的熱情招待等;有的是工作需要接待,比如參加會(huì)談、介紹情況、參與商討等。無論負(fù)責(zé)哪方面的工作人員,都應(yīng)衣著整潔,走路輕盈,儀態(tài)大方,待人彬彬有禮。在與客人會(huì)談過程中,無關(guān)人員應(yīng)自動(dòng)退避。至于禮儀、服務(wù)人員,應(yīng)定時(shí)敲門而進(jìn),倒茶續(xù)水,取換毛巾,進(jìn)行熱情服務(wù);但服務(wù)不應(yīng)影響主客雙方會(huì)談,要保持現(xiàn)場(chǎng)的安靜。服務(wù)完畢應(yīng)輕輕退出。
4、送客
若客人辦事已畢要走,一定要送別。辦公室相關(guān)人員也要隨之送行。客人若自備車輛,工作人員可早些通知司機(jī)(或由客人方工作人員自行通知)。若需本單位送回,需要早做車輛安排,勿使之久等??梢暻闆r,決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時(shí)應(yīng)說些客氣話:“歡迎再來”、“歡迎常聯(lián)系”、“接待不周,請(qǐng)多原諒”等。
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