商務(wù)拜訪的禮儀細(xì)節(jié)
拜訪有事務(wù)性拜訪、禮節(jié)性拜訪和私人拜訪三種,事務(wù)性拜訪又分商務(wù)洽談性拜訪和專題交涉性拜訪。以商務(wù)拜訪為例,下面學(xué)習(xí)啦小編簡(jiǎn)介一些拜訪的禮儀細(xì)節(jié)。
商務(wù)拜訪的禮儀細(xì)節(jié)
1、有約在先,不做不速之客
未曾約定的拜會(huì),屬失禮之舉。拜訪之前必須提前預(yù)約會(huì)面地點(diǎn)和時(shí)間,簡(jiǎn)單說明拜訪的原因和目的,這是進(jìn)行拜訪活動(dòng)的首要原則。盡量避免前往私人居所進(jìn)行拜訪,應(yīng)避開節(jié)假日、用餐時(shí)間、過早、過晚的時(shí)間,及其它一切對(duì)方不方便的時(shí)間。
預(yù)約的語(yǔ)言、口氣應(yīng)該是友好、請(qǐng)求、商量式的,而不能是強(qiáng)求命令式的。因急事事先并無約定但又必須前往,相見時(shí)應(yīng)立即致歉,并說明打攪的原因。
2、如期而至,不做失約之客
賓主雙方約定了會(huì)面的具體時(shí)間,作為訪問者應(yīng)履約守時(shí),如期而至。既不能隨意變動(dòng)時(shí)間,也不能遲到或早到,準(zhǔn)時(shí)到達(dá)才最為得體。因故遲到,應(yīng)向主人道歉。如不能如期赴約,必須提前通知對(duì)方,以便被拜訪者重新安排工作。通知時(shí)一定要說明失約的原因,要向?qū)Ψ洁嵵仄涫碌氐狼福匾獣r(shí)還需約定下次拜訪的日期、時(shí)間。
在對(duì)外交往中,更應(yīng)嚴(yán)格遵守時(shí)間,有的國(guó)家安排拜訪時(shí)間常以分為計(jì)算單位,如拜訪遲到10 分鐘,對(duì)方就會(huì)謝絕拜會(huì)。準(zhǔn)時(shí)赴約是國(guó)際交往的基本要求。
3、商務(wù)拜訪,先通報(bào)后進(jìn)入
到達(dá)約見地點(diǎn)后,如沒有直接見到被拜訪對(duì)象,拜訪者不得擅自闖入,必須經(jīng)過通報(bào)后再進(jìn)入。一般情況下,前往大型企業(yè)或機(jī)關(guān)拜訪,首先要向負(fù)責(zé)接待人員交代自己的基本情況,待對(duì)方安排好后,再與被拜訪者見面。如果被訪人因故不能馬上接待,應(yīng)安靜地等候,有抽煙習(xí)慣的人,要注意觀察該場(chǎng)所是否有禁止吸煙的標(biāo)示。如果等待時(shí)間過久,可向有關(guān)人員說明,或另定時(shí)間,不要顯現(xiàn)出不耐煩。
4、衣冠整潔,儀表不可忽視
拜訪做客要儀表端莊,以示對(duì)拜訪者的敬重。做客時(shí),夏天再熱也不要亂脫、亂扔衣服。冬天再冷也應(yīng)摘下帽子,有時(shí)還應(yīng)脫下大衣和圍巾,并切忌說“冷”,以免引起誤會(huì)。
5、登門有禮,注意見面禮儀
切忌不拘小節(jié),失禮失儀。如果雙方是初次見面,拜訪者必須主動(dòng)向?qū)Ψ街乱?,?jiǎn)單地做自我介紹,然后熱情大方地與被拜訪者行握手之禮。倘若主人一方不止一人,則對(duì)對(duì)方的問候與行禮,在先后順序上要合乎禮儀慣例。說到握手不得不強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),如果對(duì)方是長(zhǎng)者、高職或女性,自己絕對(duì)不能先將手伸出去,這樣有抬高自己之嫌,同樣可視為對(duì)他人的不敬。
見面禮行過以后,在主人的引導(dǎo)之下,進(jìn)入指定區(qū)域,待主人落座以后,自己再坐在指定的座位上。
6、舉止有方,雅客方能受歡迎
拜訪時(shí)要注意時(shí)刻以禮相待。古人云:“入其家者避其諱。”人們常說,主雅客來勤;反之,客雅方可受歡迎。交談時(shí),要慎擇話題,切勿信口開河,出言無忌。不要自以為是地評(píng)論房間的陳設(shè),不要談?wù)摿钊藪吲d的事。應(yīng)用心聆聽對(duì)方談話,不要隨便插話或打斷談話。對(duì)于遇到的其他客人要表示尊重,友好相待。要講究衛(wèi)生,不要把對(duì)方的房間或辦公區(qū)弄得煙霧騰騰,糖紙、果皮等雜物應(yīng)放在垃圾盛放處。
7、開門見山,切忌海闊天空
談話切忌啰嗦,簡(jiǎn)單的寒暄是必要的,但時(shí)間不宜過長(zhǎng)。當(dāng)對(duì)方發(fā)表意見時(shí),應(yīng)仔細(xì)傾聽,待對(duì)方講完以后再請(qǐng)求就不清楚問題給予解釋。如果雙方意見產(chǎn)生分歧,一定不能急躁,要時(shí)刻保持沉著冷靜,避免破壞拜訪氣氛,影響拜訪效果。
8、惜時(shí)如金,適時(shí)告辭,不做難辭之客。
在商務(wù)拜訪過程中,時(shí)間為第一要素,不要因?yàn)樽约和A舻臅r(shí)間過長(zhǎng),從而打亂對(duì)方的既定日程。如果雙方在拜訪前已經(jīng)設(shè)定了拜訪時(shí)間,則必須把握好已規(guī)定的時(shí)間,如果時(shí)間沒有具體要求,那么就要在最短的時(shí)間里講清所有問題。一般情況下,禮節(jié)性的拜訪,尤其是初次登門拜訪,應(yīng)控制在一刻鐘至半小時(shí)之內(nèi)。最長(zhǎng)的拜訪,通常也不宜超過兩個(gè)小時(shí)。
要注意觀察被訪人的舉止表情,適時(shí)而止,當(dāng)被訪人有不耐煩或有為難的表現(xiàn)時(shí),應(yīng)轉(zhuǎn)換話題或口氣,當(dāng)被訪人有結(jié)束會(huì)見的表示時(shí),應(yīng)立即起身告辭。辭行要果斷,不要口動(dòng)身不移。辭行時(shí)要向其他客人道別,出門后應(yīng)請(qǐng)主人就此留步。有意邀主人回訪,可在同主人握別時(shí)提出邀請(qǐng)。從對(duì)方的公司或家里出來后,切勿在回程的電梯及走廊中竊竊私語(yǔ),以免被人誤解。
商務(wù)接待禮儀的細(xì)節(jié)
接待來訪的禮儀也頗為重要,應(yīng)注意以下禮儀細(xì)節(jié):
1.不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者,要安排助理或相關(guān)人員接待客人,不能冷落來訪者。
2.認(rèn)真傾聽來訪者的敘述。來訪者都是為辦事而來,因此要盡量讓來訪者把話說完,并認(rèn)真傾聽。
3.對(duì)來訪者的意見和觀點(diǎn)不要輕率表態(tài),應(yīng)思考后再作答復(fù),對(duì)一時(shí)不能作答的,要約定一個(gè)時(shí)間后再聯(lián)系。
4.對(duì)能夠馬上答復(fù)的或立即可辦理的事,應(yīng)當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)給與答復(fù),不要讓來訪者等待或再次來訪。
5.正在接待來訪者時(shí),有電話打來或有新的來訪者,應(yīng)盡量讓助理或他人辦理或接待,以避免中斷正在進(jìn)行的接待。
6.對(duì)來訪者的無理要求或錯(cuò)誤意見,應(yīng)有禮貌地拒絕,而不要刺激來訪者,使其尷尬。
7.要結(jié)束接待,可婉言提出借口,也可用起身的體態(tài)語(yǔ)言告訴對(duì)方本次接待就此結(jié)束。
商務(wù)拜訪是當(dāng)今最流行的一種辦公形式,也是對(duì)禮儀要求比較多的活動(dòng)之一。掌握好上述禮儀要領(lǐng),將有助于商務(wù)工作順利進(jìn)行。
其它拜訪禮儀與商務(wù)拜訪禮儀基本相似,可共享。