淺談對(duì)商務(wù)禮儀的認(rèn)識(shí)及辦公技巧(2)
淺談對(duì)商務(wù)禮儀的認(rèn)識(shí)及辦公技巧
商務(wù)禮儀辦公技巧
一、短信禮儀
有人會(huì)納悶，短信誰(shuí)不會(huì)發(fā)，這里不講如何搭訕妹子或者成功和妹子交流幾十個(gè)匯合以上的技巧，大家可以期待一下以后我再說(shuō)。禮儀是體現(xiàn)在細(xì)節(jié)上，細(xì)節(jié)又反映一個(gè)人的修養(yǎng)。短信禮儀是平日用的最廣泛的，比起微信、QQ等適用的場(chǎng)合要更規(guī)范、正式。淺談幾點(diǎn)供大家參考。
1.短信內(nèi)容：
舉個(gè)例子先，
A：你有沒(méi)有C的電話?
B過(guò)了十分鐘回答：有額。。。
A：。。。那發(fā)給我吧。
過(guò)了十分鐘B回復(fù)：好的。。。
A。。。。。。
要知道短信短信，一定要在“短”時(shí)間、“短”內(nèi)容中了解別人的需求并讓別人了解自己的表達(dá)。以上這個(gè)例子是十分失敗的。收到短信后首先判斷對(duì)方來(lái)意目的，直中要義的回復(fù)對(duì)方所需的即可，如果有無(wú)法用“短”信表達(dá)的，建議直接掛一個(gè)電話給對(duì)方，而不是短信來(lái)短信去，既耽誤時(shí)間又打亂思路，除非你不確定對(duì)方是否方便，那建議用短信詢問(wèn)可否通話的意見(jiàn)(詳見(jiàn)第三點(diǎn))。
2.短信署名：
發(fā)短信一定要署名，你不能期待所有人都把你的號(hào)碼存入通訊錄中。
尤其是地位低對(duì)應(yīng)地位尊，后輩對(duì)前輩更要如此，例如學(xué)生發(fā)短信給思政老師、任課老師或者導(dǎo)師的時(shí)候，一定記得署名，既顯示尊重，也是達(dá)到目的的手段之一(你發(fā)短信不就是為了讓老師記住你名字嘛~~~)。
當(dāng)然，當(dāng)你邁入職場(chǎng)，一定要記得花時(shí)間把和你可能有接觸或者你想有接觸的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)號(hào)、短號(hào)碼都存在通訊錄里，試想，當(dāng)上級(jí)突然想起你給你打電話的時(shí)候，你接到電話后立刻從容的喊出他的名字，絕對(duì)加分不少。反之，如果接到老大電話，聽(tīng)得出聲音還好，不然問(wèn)你誰(shuí)啊，你說(shuō)以后還會(huì)找你做事給你機(jī)會(huì)嗎?
記住，署名一般是在最后面。如果是給其他環(huán)境的人發(fā)短信的話，還應(yīng)該在署名前表明自己環(huán)境信息。例如在一次培訓(xùn)后，給其他高校同事發(fā)短信，可以寫(xiě)明”上海交大 某某某”。
這里分享幾條輔導(dǎo)員時(shí)期從 @朱健(302409225) 老師學(xué)來(lái)的兩條工作貼士加上自己的理解，表述不完整和理解欠妥之處請(qǐng)朱老師多多諒解。
a、在“特殊”的日子聯(lián)系他們，讓他覺(jué)得自己對(duì)于你是“特殊”的。
尤其是在節(jié)日、生日，旅行時(shí)的一張明信片也會(huì)讓對(duì)方知道你牽掛著他。編輯短信一定要個(gè)性化，尤其是在對(duì)上級(jí)或是前輩的時(shí)候，一定記得個(gè)性化編輯，并且署名。祝福類的短信一來(lái)一往足以，如果要長(zhǎng)聊，請(qǐng)移步微信。
要知道，不發(fā)短信問(wèn)候是零分，個(gè)性化問(wèn)候是加分，而群發(fā)或是再普通不過(guò)的問(wèn)候是負(fù)分。
b、把握拓寬人脈圈的“黃金時(shí)間”，在初識(shí)后一周內(nèi)發(fā)短信問(wèn)候。
無(wú)論是認(rèn)識(shí)一個(gè)陌生朋友，還是在講座、培訓(xùn)后想和主講老師有所溝通，建議在一周內(nèi)和對(duì)方發(fā)短信問(wèn)候一下，當(dāng)然如今加微信更直接更便捷，如果覺(jué)得直接開(kāi)啟聊天模式太尷尬的話，可以關(guān)注他朋友圈，找找話題和共同愛(ài)好，在對(duì)方新發(fā)的朋友圈下面留言，或者點(diǎn)贊，不過(guò)千萬(wàn)別去原來(lái)的朋友圈相冊(cè)下留下痕跡，以免讓對(duì)方覺(jué)得尷尬窘迫，適得其反。
3.短信試探：
在不確定對(duì)方是否方便通話，建議用短信預(yù)約試探，例如“您現(xiàn)在是否方便通話?”如果對(duì)方?jīng)]有回短信，那估計(jì)不是很方便，可以在較久的時(shí)間以后再撥打電話。
如果短信中包含的關(guān)鍵信息不完整，第一時(shí)間短信詢問(wèn)試探，不要電話打過(guò)去，因?yàn)橐话銓?duì)方選擇發(fā)短信的方式，基本隱含著一條理由我現(xiàn)在電話不方便。
4.短信保存：
很多人習(xí)慣看完短信立馬就刪，有時(shí)候還沒(méi)看仔細(xì)刪了還要讓別人再發(fā)一遍。
個(gè)人認(rèn)為刪除短信可以使一個(gè)好習(xí)慣，避免收件箱混亂無(wú)序，但至少要確認(rèn)事情完整辦完之后，先將短信中提到的有用信息，例如重要人物聯(lián)系方式等記錄下后再刪除。
二、郵件禮儀
如今，郵件成為最常用的正式辦公通訊工具了，往往一天收到的郵件比短信還多。
可很多人只會(huì)“發(fā)郵件”，但“不會(huì)發(fā)”郵件。
1.郵件主題：
一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，也可以在開(kāi)頭簡(jiǎn)單分類比如【通知】、【重要通知】、【獎(jiǎng)助學(xué)金】等，便于收件人第一時(shí)間獲取要義。
回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容更改標(biāo)題，不要默認(rèn)的RE、RE一大串。
2.郵件正文：
a、開(kāi)頭要稱呼并問(wèn)候收件人。
這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼各位XX、To all。
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“尊敬的XX老師”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“XX先生”、“XX女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名，當(dāng)然不加職務(wù)直接稱呼全名也是不禮貌的。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫(xiě);問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行寫(xiě)。若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。
b、正文內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，行文通順。
最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，如果內(nèi)容很長(zhǎng)，可以考慮添加附件進(jìn)去。
c、正文字體適中，不要花枝招展。
中文建議用微軟雅黑這種扁扁的字體，英文用Arial 字型，不建議用花枝招展的各式各色背景信紙。字體大小正常即可，不要過(guò)大。
為了提示重要信息，可以用粗體、顏色、底色進(jìn)行標(biāo)注，合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
3.郵件附件
如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，例如“...已附件您，請(qǐng)查收，祝好”。
附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式。
4.郵件簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。
簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)5行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的標(biāo)簽、座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。例如我名字中帶“祺”，我更喜歡使用“順頌時(shí)祺”
5.郵件操作
a、reply(單獨(dú)回復(fù))和reply all(回復(fù)全體)
reply是回復(fù)給發(fā)件人;reply all是回復(fù)給發(fā)件人和其他收件人或抄送人。
如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了;如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all，讓大家都知道。有些回復(fù)郵件只是回復(fù)“好的，我知道了”，還reply all，那就顯得很沒(méi)有禮貌了。
如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。等你們討論好了，或者有分工了再告訴大家，此時(shí)選擇reply all，或抄送。
b、發(fā)送(to)、抄送(cc)、群發(fā)單顯
個(gè)人習(xí)慣，收到郵件先看自己在收件欄里還是抄送欄里，因此弄清楚發(fā)送和抄送非常重要，避免引起誤會(huì)。
在收件欄里表明要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)和響應(yīng)。
而抄送的人則只是需要知道這回事，沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，告知即可。發(fā)送和抄送中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按職位等級(jí)從高到低，適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。
群發(fā)單顯是添加了很多收件人，但是收到郵件的人只看得到自己的名字，適用于隱私保護(hù)，單線聯(lián)絡(luò)，比如助學(xué)金，當(dāng)然既然是群發(fā)單線，在開(kāi)頭稱呼收件人的時(shí)候就不能個(gè)性化，例如“同學(xué)你好”即可。
6.郵件檢查
請(qǐng)盡量在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。
不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
此外，在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤，附件是否添加成功，是否添加正確。
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