關(guān)于企業(yè)發(fā)布會(huì)的基本禮儀
對(duì)商界而言,發(fā)布會(huì)禮儀至少應(yīng)當(dāng)包括會(huì)議的籌備、媒體的邀請(qǐng)、現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)酬、善后的事宜等四個(gè)主要方面的內(nèi)容。
80年代后期,國(guó)內(nèi)的一家民營(yíng)性企業(yè)開發(fā)出了一種全新的果汁型飲料。這種飲料不僅營(yíng)養(yǎng)豐富、無(wú)添加劑、口感舒適,而且符合健康和衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),并與國(guó)際上飲料的流行趨勢(shì)相吻合。然而,國(guó)內(nèi)的飲料市場(chǎng)幾乎全部已被外國(guó)飲料所占領(lǐng)。要在當(dāng)時(shí)特定的條件下,將這種新型的國(guó)產(chǎn)飲料推上市場(chǎng),并且爭(zhēng)得一席之地,可以說(shuō)是難上加難的。
要想在廣告宣傳上與財(cái)大氣粗、經(jīng)驗(yàn)豐富的外國(guó)飲料商決一雌雄,顯然不是國(guó)內(nèi)這家民營(yíng)企業(yè)的強(qiáng)項(xiàng)。于是,它的負(fù)責(zé)人決定另辟蹊徑,在力所能及的情況下,為自己做上一次“軟廣告”。在飲料消費(fèi)的旺季來(lái)臨之前,這家企業(yè)專門租用了首都北京的一座舉世知名的建筑物,在其中召開了一次由新聞界人士為主要參加者的新產(chǎn)品說(shuō)明會(huì)。在會(huì)上,這家企業(yè)除了向與會(huì)者推介自己的新產(chǎn)品之外,還邀請(qǐng)到了國(guó)內(nèi)著名的飲料專家與營(yíng)養(yǎng)專家,請(qǐng)其發(fā)表各自的高見,并邀請(qǐng)全體與會(huì)者親口品嘗這項(xiàng)新產(chǎn)品。
此后,不少與會(huì)的新聞界人士不僅爭(zhēng)先恐后地在自己所屬的媒體上發(fā)布了這條消息,而且還紛紛自愿地為其大說(shuō)好話。有些新聞界人士甚至還站在維護(hù)國(guó)產(chǎn)飲料的立場(chǎng)上,為其搖旗吶喊。結(jié)果一時(shí)間令其名聲大振,銷量也隨之大增,終于在列強(qiáng)林立的飲料市場(chǎng)上脫穎而出。
從會(huì)務(wù)禮儀的角度上來(lái)看,那家民營(yíng)企業(yè)為推出自己的新品飲料所舉行的那次帶來(lái)了巨大成功的新產(chǎn)品說(shuō)明會(huì),即為新聞發(fā)布會(huì)。
新聞發(fā)布會(huì),簡(jiǎn)稱發(fā)布會(huì),有時(shí)亦稱記者招待會(huì)。它是一種主動(dòng)傳播各類有關(guān)的信息,謀求新聞界對(duì)某一社會(huì)組織或某一活動(dòng)、事件進(jìn)行客觀而公正的報(bào)道的有效的溝通方式。對(duì)商界而言,舉辦新聞發(fā)布會(huì),是自己聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與新聞媒介之間的相互關(guān)系的一種最重要的手段。
新聞發(fā)布會(huì)的常規(guī)形式是:由某一商界單位或幾個(gè)有關(guān)的商界單位出面,將有關(guān)的新聞界人士邀請(qǐng)到一起,在特定的時(shí)間里和特定的地點(diǎn)內(nèi)舉行一次會(huì)議,宣布某一消息,說(shuō)明某一活動(dòng),或者解釋某一事件,爭(zhēng)取新聞界對(duì)此進(jìn)行客觀而公正的報(bào)道,并且盡可能地爭(zhēng)取擴(kuò)大信息的傳播范圍。按照慣例,當(dāng)主辦單位在新聞發(fā)布會(huì)上進(jìn)行完工題發(fā)言之后,允許與會(huì)的新聞界人士在既定的時(shí)間里圍繞發(fā)布會(huì)的主題進(jìn)行提問(wèn),主辦單位必須安排專人回答這類提問(wèn)。簡(jiǎn)言之,新聞發(fā)布會(huì)就是以發(fā)布新聞為主要內(nèi)容的會(huì)議。
發(fā)布會(huì)禮儀,一般指的就是有關(guān)舉行新聞發(fā)布會(huì)的禮儀規(guī)范。對(duì)商界而言,發(fā)布會(huì)禮儀至少應(yīng)當(dāng)包括會(huì)議的籌備、媒體的邀請(qǐng)、現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)酬、善后的事宜等四個(gè)主要方面的內(nèi)容。以下,對(duì)其分別加以介紹。
首先,會(huì)議的籌備?;I備新聞發(fā)布會(huì),要做的準(zhǔn)備工作甚多。其中最重要的,是要做好主題的確定、時(shí)空的選擇、人員的安排、材料的準(zhǔn)備等項(xiàng)具體工作。
其次,媒體的邀請(qǐng)。在新聞發(fā)布會(huì)上,主辦單位的交往對(duì)象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請(qǐng)新聞界人士時(shí),必須有所選擇、有所側(cè)重。不然的話,就難以確保新聞發(fā)布會(huì)真正取得成功。
再次,現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)酬。在新聞發(fā)布會(huì)正式舉行的過(guò)程之中,往往會(huì)出現(xiàn)種種這樣或那樣的確定和不確定的問(wèn)題。有時(shí),甚至還會(huì)有難以預(yù)料到的情況或變故出現(xiàn)。要應(yīng)付這些難題,確保新聞發(fā)布會(huì)的順利進(jìn)行,除了要求主辦單位的全體人員齊心協(xié)力、密切合作之外,最重要的,是要求代表主辦單位出面應(yīng)付來(lái)賓的主持人、發(fā)言人,要善于沉著應(yīng)變、把握全局。
最后,善后的事宜。新聞發(fā)布會(huì)舉行完畢之后,主辦單位需在一定的時(shí)間之內(nèi),對(duì)其進(jìn)行一次認(rèn)真的評(píng)估善后工作。