商務(wù)禮儀中秘書的工作禮儀
在各個(gè)領(lǐng)域,秘書人員都是一個(gè)不可缺少的群體,在趨于知識(shí)化、年輕化、女性化的現(xiàn)代社會(huì)。現(xiàn)代的秘書人員有機(jī)會(huì)隨同領(lǐng)導(dǎo)或上司單獨(dú)外出聯(lián)系工作、訪問、調(diào)查研究、或參加各種會(huì)議、集會(huì)。秘書活動(dòng)的目的可以是傳達(dá)某項(xiàng)指標(biāo),檢查督促某項(xiàng)工作,或是獲取信息,也可以是取得經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn),或是增進(jìn)友誼,或是完成領(lǐng)導(dǎo)或上司賦予的特殊使命等等。所以為秘書人員解答商務(wù)禮儀中的秘書工作禮儀。
商務(wù)禮儀中秘書的工作禮儀
秘書將出入各種機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位,出入各種公共交際場(chǎng)合,將接觸各行各業(yè)的人。秘書社會(huì)活動(dòng)往往是被動(dòng)的,要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和上司的指示辦事,但這只是針對(duì)秘書活動(dòng)的目的和范圍而言的,秘書活動(dòng)的方式、過程、結(jié)果并不能有領(lǐng)導(dǎo)和上司來一一規(guī)定,而應(yīng)該由秘書人員的主觀能動(dòng)性或者說是秘書個(gè)人才華與魅力來決定的。這就要求秘書要約束自己的一言一行,在遵紀(jì)守法的前提下,學(xué)會(huì)遵守不同交際場(chǎng)合,不同民族地域的禮儀。洛克說,禮儀是在他的一切別種美德之上加上一層藻飾,使它們對(duì)他具有效用,去為他獲得一切和他接近的人的尊重與好感。眾所周知,世界上無論哪個(gè)國(guó)家,大至國(guó)家政府首腦,小至個(gè)體企業(yè)的老板,在日常工作和生活中們都少不了秘書;無論是行政單位、事業(yè)單位還是企業(yè),在日常運(yùn)行過程中,都需要通過秘書進(jìn)行上傳下達(dá),輔助上司做好各項(xiàng)工作,其中免不了與人交往,而秘書要在工作者能夠運(yùn)籌帷幄,獲得同時(shí)和他人的好感,不管在什么樣的場(chǎng)合,在什么樣的地點(diǎn), 文明禮儀在秘書工作中都起了至關(guān)重要的作用。那么注重禮儀,就是秘書進(jìn)行人際交往的潤(rùn)滑劑了。
所謂秘書禮儀是指秘書在與人交往時(shí)所使用的表示友好和互敬的具體的行為舉止,是指秘書人員在各種公務(wù)活動(dòng)和日常工作場(chǎng)合中待人處事的準(zhǔn)則,是對(duì)秘書個(gè)人的儀表、儀容、姿態(tài)、言談舉止、待人接物等方面的具體規(guī)定,是秘書個(gè)人的道德品質(zhì)、內(nèi)在素質(zhì)、文化素養(yǎng)、精神風(fēng)貌的外在表現(xiàn)。對(duì)于個(gè)人來說,能否表現(xiàn)出對(duì)他人的禮貌,是一個(gè)修養(yǎng)問題,有時(shí)還涉及到個(gè)人的道德水準(zhǔn)問題。對(duì)于一個(gè)組織來說,秘書禮儀應(yīng)用得得當(dāng)與否,則體現(xiàn)出了該組織的管理水平和人員素質(zhì)。這不僅有助于人際交往,現(xiàn)代社會(huì),人際交往非常重要。良好的禮儀修養(yǎng)表現(xiàn)的是自尊、對(duì)他人的尊敬以及對(duì)交往雙方平等地位的強(qiáng)調(diào)。有助于事業(yè)發(fā)展,不論是個(gè)人還是組織,要想使事業(yè)得到發(fā)展,都離不開他人的幫助。適度的禮儀,能營(yíng)造出良好的合作范圍。秘書禮儀所涉及的范圍較廣,辦公禮儀規(guī)范、接待禮儀規(guī)范、社交禮儀規(guī)范、形象禮儀規(guī)范等等,哪個(gè)方面都不可偏廢。個(gè)別秘書人員認(rèn)為,在工作中只要注意辦公禮儀規(guī)范就可以了,至于個(gè)人形象,那是自己的事情,“穿衣戴帽,各有所好”,與他人無關(guān)。其實(shí),這是對(duì)秘書禮儀認(rèn)識(shí)的誤區(qū)。
商務(wù)禮儀中秘書的具體工作禮儀
一、辦公室禮儀
辦公室禮儀規(guī)范在很多方面都有明確的規(guī)定,例如電話禮儀,會(huì)議禮儀,行為舉止禮儀,同事之間的禮儀,等等。電話是秘書處理日常事務(wù)時(shí)最常用、不可缺少的交流工具,凡上級(jí)指示、下級(jí)意見、商務(wù)聯(lián)系、人際交往、業(yè)務(wù)咨詢等都要通過電話來進(jìn)行。因此,接打電話是辦公室最普遍的日常工作,是公司和外單位接觸的第一渠道。電話是無形的接待員。電話雖然是機(jī)械,只能傳聲,不能傳情,但人人要打電話,偶爾一次小小的疏忽也許會(huì)鑄成極大的失誤。如何接打電話,接聽電話應(yīng)注意那些基本的禮節(jié),尤其是政府公務(wù)機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位接打電話是否得體適度,直接影響自己的公眾形象和社會(huì)美譽(yù)度。因此,接打電話的禮節(jié)頗為重要,正確使用電話能提高工作效率,創(chuàng)造友好氣氛,可能使人留下對(duì)你公司的最好印象。接打電話是一個(gè)只憑聲音話語(yǔ)傳達(dá)意義的過程,因此要格外講究說話的技巧。接打電話
時(shí)注意力一定要集中,要認(rèn)真應(yīng)答,態(tài)度要真誠(chéng),記錄要詳細(xì),動(dòng)作要輕柔。吐字要清晰,聲音要平穩(wěn),語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔,措辭要得體,解釋要耐心,傳話要準(zhǔn)確。舉止行為是一個(gè)人外在美的有機(jī)組成部分,一個(gè)人即使長(zhǎng)得漂亮,如果姿勢(shì)不雅,他的外在美就不完善。秘書是一個(gè)單位的門面和窗口,一舉一動(dòng)都反映著秘書本人及企業(yè)的形象,舉止規(guī)范的基本原則是保持端莊、文靜、溫和的形象,使對(duì)方產(chǎn)生尊重和信賴。秘書的日常姿勢(shì)主要包括站姿、走姿、坐姿和蹲姿。站姿是其他人體動(dòng)態(tài)造型的基礎(chǔ)和起點(diǎn),站立時(shí),頭部要保持挺拔,目光平視,肩平直,胸略挺,雙肩打開,自然放松,手臂下垂,雙腿成小八字或丁字步站法,身體重心落在兩個(gè)前腳掌。坐姿是人體的靜態(tài)造型,端莊優(yōu)美的坐姿給人以文雅、穩(wěn)重、自然大方的美感。秘書坐姿的基本要領(lǐng)是:腰背挺直,肩放松。女秘書兩膝并攏;男秘書膝部可分開一些,但不要過大,一般不超過肩寬。走姿的基本要求:輕巧、自如、穩(wěn)健、大方。走路要盡量走成一條直線,步伐要穩(wěn)健,步態(tài)要輕盈,腳步朝前跨時(shí)有一點(diǎn)點(diǎn)朝前踢的感覺,跨出后,身體重心應(yīng)在前腳大拇指處,著地后延伸至前腳掌,千萬(wàn)不能用后跟著地。
二、接待禮儀
接待來客是秘書最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態(tài)度如何,直接影響著單位的形象,決定了來客對(duì)單位的印象,關(guān)系著業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。所以,秘書應(yīng)當(dāng)盡量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節(jié)。秘書接待來客時(shí)要面帶微笑,溫和親切,熱情有禮,落落大方,不卑不亢。秘書的打扮要得體,精神要飽滿,辦公室和辦公桌要整理得整整齊齊。秘書不能隨便離開崗位,特別是知道有客人要來,應(yīng)耐心等待。如有急事離開,回來時(shí)客人已在等待,應(yīng)該立即向客人致歉。秘書說話時(shí)聲音應(yīng)舒緩,咬字吐音要清楚。表達(dá)要簡(jiǎn)潔流暢。對(duì)初次來訪的人,引見時(shí),秘書要走在來客左前方一尺處,并隨時(shí)轉(zhuǎn)頭注意客人,引導(dǎo)方向。要熱情友好地送別來客,客人離開后要將接待結(jié)果記載在約會(huì)簿上。
三、社交禮儀
一個(gè)人在社會(huì)中要生存、發(fā)展,都必須以各種形式與其他人進(jìn)行交往,因?yàn)闆]有交往就難以合作,沒有合作就難以生存、發(fā)展。交際禮儀是人們?cè)谌粘=煌^程中形成的約定俗成的道德行為規(guī)范,是調(diào)節(jié)人際關(guān)系的重要手段。在日常生活和工作中廣為運(yùn)用。在與人交往過程中,自如得體地運(yùn)用交際禮節(jié),能給人們留下良好的印象。熟悉禮儀,應(yīng)用得體。堅(jiān)持原則,靈活應(yīng)變。講究談吐,文明禮貌。社交禮儀作為一種文化,是人們?cè)谏鐣?huì)生活中處理人際關(guān)系,用來對(duì)他人表達(dá)友誼和好感的符號(hào)。講禮儀可以使一個(gè)人變得有道德,講禮儀可以塑造一個(gè)理想的個(gè)人形象,講禮儀可以使你的事業(yè)成功,講禮儀可以使得社會(huì)更加安定。禮儀是個(gè)人乃至一個(gè)民族素質(zhì)的重要組成。社交禮儀是在社會(huì)交往中使用頻率較高的日常禮節(jié)。秘書生活在社會(huì)上,要想讓別人尊重自己,首先要學(xué)會(huì)尊重別人。掌握規(guī)范的社交禮儀,能為交往創(chuàng)造出和諧融洽的氣氛,建立、保持、改善人際關(guān)系。人們?cè)趧?chuàng)造優(yōu)美物質(zhì)環(huán)境的同時(shí)還應(yīng)創(chuàng)造和諧的人際環(huán)境。生活的意義在于不斷創(chuàng)造和進(jìn)取。同時(shí),還應(yīng)在復(fù)雜的人際關(guān)系中表現(xiàn)、欣賞和發(fā)展自己,從中享受無盡的樂趣。秘書能否對(duì)現(xiàn)實(shí)社會(huì)或周圍環(huán)境有良好的、積極的適應(yīng)是衡量他心理健康狀況的重要標(biāo)準(zhǔn)。
四、形象設(shè)計(jì)禮儀
它具體涉及秘書人員的穿著打扮、儀容儀表、言談舉止,是對(duì)秘書人員的禮儀修養(yǎng)所提出的具體要求,是其自尊自愛的具體表現(xiàn)形式。秘書人員的禮儀形象向來被視為個(gè)人素質(zhì)非常重要的組成部分。形象體現(xiàn)于細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)展示素質(zhì)。衣著打扮、言談舉止、待人接物,其實(shí)都是素養(yǎng)問題。有些同志在正式場(chǎng)合甚至在國(guó)際交往中不修邊幅,歪戴帽子斜穿衣,當(dāng)眾“打掃”個(gè)人衛(wèi)生,這些都是禮儀修養(yǎng)不夠的表現(xiàn),都會(huì)給交往對(duì)象留下不良的印象。不過,秘書也應(yīng)該學(xué)會(huì)在服飾打扮上面有所變通,一味追求職業(yè)化,有時(shí)候可能會(huì)鬧出笑話。例如,秘書小劉和陪同公司的客戶參加一次聚會(huì),為了表示對(duì)客戶的尊重,星期天一大早,小劉就西服革履地打扮好,對(duì)照鏡子擺正漂亮的領(lǐng)結(jié)前去赴約。北京的八月天氣酷熱,他們來到一家酒店就餐,邊吃邊聊,大家好不開心快樂!可是不一會(huì)兒,小劉已是汗流浹背,不住地用手帕檫汗。飯后,大家到娛樂廳打保齡球,在球場(chǎng)上,小劉不斷為朋友鼓掌叫好,在朋友的強(qiáng)烈要求下,小劉勉強(qiáng)站起來整理好服裝,拿起球做好投球準(zhǔn)備,當(dāng)他擺好姿勢(shì)用力把球投出去時(shí),只聽到“嚓”的一聲,上衣的袖子扯開了一個(gè)大口子,弄得小劉十分的尷尬。這個(gè)案例當(dāng)中,小劉的出發(fā)點(diǎn)是正裝赴會(huì),表示對(duì)聚會(huì)的重視和對(duì)客戶的尊重,但是,他忽略了盛夏的時(shí)候是不適宜穿西裝的,可以穿休閑裝赴約。這也就反映了,小劉作為秘書對(duì)禮儀的不了解,所以才鬧了這樣的笑話,秘書在赴會(huì)之前必須搞清楚聚會(huì)的性質(zhì),提前做好準(zhǔn)備,才不會(huì)失禮于人。五、溝通技巧溝通技巧是秘書禮儀的核心內(nèi)容,因?yàn)槲覀儚氖氯魏我豁?xiàng)具體工作都需要與其他人打交道。如果不善于同對(duì)方進(jìn)行必要的溝通,在溝通時(shí)缺乏必要的禮儀,往往會(huì)給工作帶來障礙,甚至事倍功半。例如,公務(wù)宴請(qǐng)的目的在于促進(jìn)部門、單位之間的溝通,并為此提供一個(gè)臨時(shí)性的交流場(chǎng)所。因此,參加公務(wù)宴請(qǐng)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意適度的交際,適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行溝通。但是,有些同志在公務(wù)宴席上對(duì)身邊的人不聞不問,愛搭不理,甚至一聲不吭,只顧埋頭吃喝,吃完就撤。還有些同志卻表現(xiàn)得過度熱情,不分對(duì)象地勸酒夾菜,非要對(duì)方吃下去不可。這些不當(dāng)?shù)呐e止都扭曲了公務(wù)宴請(qǐng)的作用,并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的溝通與交流。除此之外,秘書禮儀還要求秘書謹(jǐn)記,尊重領(lǐng)導(dǎo),秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的。這種特殊性,決定了秘書有時(shí)具有“很大”的權(quán)力。因此,作為秘書人員一定要保持清醒的頭腦,充分把握好自己的角色地位和作用,甘當(dāng)“綠葉”和“小草”,參謀而不決斷,服務(wù)而不越位,認(rèn)真做好本職工作,切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù),決不能代替領(lǐng)導(dǎo)決策。注意儀表。秘書人員在工作和社交場(chǎng)合都應(yīng)該注意自己的儀表舉止,體現(xiàn)出優(yōu)雅的風(fēng)度和較高的修養(yǎng)。大體要求是:穿著要端莊大方,打扮要美觀得體,儀容要整潔,舉止要文雅,不能標(biāo)新立異,穿奇裝異服,也不要扭扭捏捏,矯揉造作,不管什么場(chǎng)合,都應(yīng)站有站相,坐有坐姿,精神飽滿,以顯成熟、精干、高效,給人以良好形象。熱情文明,秘書人員經(jīng)常要與各方面、各層次的人群接觸,這些人群由于地位、經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、水平和修養(yǎng)的不同,性格各異,感情豐富,這就對(duì)秘書人員的待人接物提出了較高要求。秘書人員決不能因?yàn)樽约禾幱陬I(lǐng)導(dǎo)身邊,就自我感覺特殊,趾高氣揚(yáng)。要堅(jiān)持做到尊重他人、熱情親切、誠(chéng)懇友善、辦事耐心,努力為每一個(gè)對(duì)象提供最佳服務(wù)。此外,秘書人員還應(yīng)該養(yǎng)成說文明話、辦文明事的良好習(xí)慣,多講文明用語(yǔ),談笑要有節(jié)制,處事體現(xiàn)水平,努力做到親切、準(zhǔn)確、得體、誠(chéng)摯、熱情,充分表現(xiàn)良好的道德素養(yǎng)?,F(xiàn)代社會(huì),文明程度空前發(fā)展,對(duì)人類禮儀素質(zhì)提出了較高要求。良好的禮儀修養(yǎng),不僅能折射出一個(gè)人的文化素質(zhì)、道德修養(yǎng)、精神風(fēng)貌和工作態(tài)度,給人留下深刻的印象,也有助于同他人進(jìn)行溝通和交流,方便工作開展。秘書人員的性質(zhì)和特點(diǎn)決定了秘書必須具備較高的禮儀修養(yǎng)。注重禮儀,是一種態(tài)度,展示了秘書美好的個(gè)人魅力,做到真正注重禮儀,將會(huì)給秘書工作如魚得水,無往而不利!