商務(wù)傳真禮儀知識(shí)
商務(wù)傳真禮儀知識(shí)
在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)到身在異地的交往對(duì)象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。傳真的應(yīng)用便解決了這一問題。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的商務(wù)傳真禮儀知識(shí)。
商務(wù)傳真禮儀知識(shí)
認(rèn)識(shí)傳真
傳真，又叫作傳真電報(bào)。它是利用光電效應(yīng)，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機(jī)，對(duì)外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)的方式。現(xiàn)在，在國(guó)內(nèi)的商界單位中，傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。
利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是，它操作簡(jiǎn)便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動(dòng)性能較差，需要專人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候，它的清晰度難以確保。
使用傳真時(shí)的禮儀
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問候語(yǔ)與致謝語(yǔ)，發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要牢記這一條。
出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待商務(wù)傳真禮儀知識(shí)商務(wù)傳真禮儀知識(shí)。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已，需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時(shí)，千萬不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
傳真使用時(shí)需要遵循的禮儀原則：
傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò)電話。同樣地，應(yīng)為對(duì)方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應(yīng)寫在傳真內(nèi)容的上方，可以參考以下規(guī)范格式。
在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說明，也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習(xí)慣，對(duì)雙方的文件管理都非常有利。
傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。
傳真內(nèi)容的限制：傳真一般不適用于頁(yè)數(shù)較多的文件，成本較高，且占用傳真機(jī)時(shí)間過長(zhǎng)也會(huì)影響其他工作人員的使用。
傳真的使用時(shí)間：如果沒有得到對(duì)方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設(shè)定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
傳真回復(fù)問題：如果傳真機(jī)設(shè)定在自動(dòng)接受的狀態(tài)，發(fā)送方應(yīng)盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時(shí)回復(fù)，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。
商務(wù)傳真禮儀禁忌
發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號(hào)，我要發(fā)傳真。”或者沒有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的。”不讓對(duì)方記下了就掛了電話，對(duì)方會(huì)因?yàn)榇颐χ袥]有記牢而無從送達(dá)。
當(dāng)時(shí)方不能準(zhǔn)確說出要發(fā)送傳真的部門和個(gè)人就說公司沒有這個(gè)人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì)破壞公司形象，還有可能拒絕了誠(chéng)心想商務(wù)交往的時(shí)方，而失去合作的機(jī)會(huì)。
商務(wù)傳真禮儀技巧
當(dāng)你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對(duì)方在沒有說清楚給誰(shuí)，而自己也知道對(duì)方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問他：“請(qǐng)問是送到上次您安排送達(dá)的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對(duì)方就會(huì)更明確地交待給你，你就不會(huì)找不到送處或送錯(cuò)人了。
當(dāng)你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來找你，你可以對(duì)對(duì)方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事商務(wù)傳真禮儀知識(shí)商務(wù)禮儀”或說：“我能一會(huì)兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對(duì)方的時(shí)候，你也最好先問上一句：“請(qǐng)問您，現(xiàn)在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對(duì)方避免這方面的失誤。
當(dāng)你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因，領(lǐng)導(dǎo)改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時(shí)方說：“時(shí)不起，傳真機(jī)突然卡住了，我待會(huì)兒再給您傳過去，好嗎?”如果你處理不好，會(huì)讓對(duì)方誤認(rèn)為你并沒有誠(chéng)意發(fā)傳真，或者認(rèn)為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì)。
商業(yè)傳真文件標(biāo)準(zhǔn)格式
FROM:貴公司名稱(注：如果用抬頭紙就不用寫公司的名稱了)
地址：
電話：
傳真
日期：
TO：對(duì)方公司名稱
地址：
電話：
傳真：
**先生/女士：
您好!(祝福語(yǔ))我公司是***(對(duì)公司的介紹，如公司類型、規(guī)模、提供的產(chǎn)品或服務(wù)種類、特點(diǎn)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等)。
對(duì)對(duì)方公司的期望(如合作要求或建立客戶關(guān)系等)。
(中間也可以寫一些貴供公司對(duì)市場(chǎng)的看法、預(yù)期等)(正文內(nèi)容)
盼復(fù)/商祺(結(jié)尾祝福)
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