職場的電子郵件禮儀
職場的電子郵件禮儀
寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。下面是學習啦小編給大家搜集整理的職場的電子郵件禮儀文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
職場的電子郵件禮儀
1. Email正文要簡明扼要，行文通順
Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或
者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提
示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，
收件人一定會表揚你的體貼。
8. 不要動不動使用¤之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。
職場電子郵件禮儀之夾帶附件
1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件;
2. 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;
3. 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;
4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件;
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送;
7. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件;
如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件
給你，也不要老土的用中文回復。
8. 選擇便于閱讀的字號和字體。
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是
經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
職場電子郵件禮儀之結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。
1.簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2.不要只用一個簽名檔
對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。
3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
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