秘書如何做好接待工作

時間：2017-01-07 11:02:34 菊珍955由分享

　　接待工作是企業(yè)秘書的一項重要工作。下面是學習啦小編給大家搜集整理的秘書如何做好接待工作文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!

　　秘書如何做好接待工作

　　1、更新觀念、傳播文化

　　在新形勢下，企業(yè)秘書應及時更新觀念，充分認識到接待工作是企業(yè)看似被動、實則主動的一種廣義的公關行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業(yè)可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

　　做好接待工作不僅是企業(yè)長遠發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務來完成;要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。

　　2、精心策劃，突出特色

　　要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應酬活動，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項接待活動，都要以實現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。

　　每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。

　　3、優(yōu)化流程、規(guī)范運作

　　接待方案制定以后，就要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進行規(guī)范，這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如，在作接待工作總結(jié)時，接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關知識，不斷提高自身素養(yǎng)并注意實現(xiàn)資源共享。

　　4、關注細節(jié)、注重實效

　　細節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整;具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節(jié)都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼審、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應變措施。這就要求秘書人員加強靈活應變能力、臨場發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平。