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秘書接待禮儀論文

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秘書接待禮儀論文

  秘書禮儀作為禮儀的一個分支,更加具體化,是秘書日常交往過程中必須要遵守的行為準(zhǔn)則。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理幾篇秘書接待禮儀論文,希望對你有幫助。

  秘書接待禮儀論文篇一

  摘要:語言談吐禮儀既是秘書人員必備的修養(yǎng),也是一項重要的專業(yè)技能。秘書要遵循語言談吐禮儀的基本要求,語言要文明禮貌、準(zhǔn)確簡明、真誠自然;要掌握言談吐的具體規(guī)則,語速、音量適中,語氣謙和,配合表情、手勢與身體姿態(tài),交談中要禮讓對方;交談中要善于聆聽、有所忌諱,注意交談的環(huán)境。

  關(guān)鍵詞:秘書;語言談吐;禮儀

  語言是人類思維和交際的工具,是人們溝通信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情的紐帶和橋梁。秘書崗位的特殊性決定了其要經(jīng)常使用語言與領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶等進行交流和溝通。無論是面對面的交談,還是使用通訊工具進行溝通,都必須掌握語言談吐禮儀。語言談吐禮儀既是秘書人員必備的修養(yǎng),也是一項重要的專業(yè)技能。

  一、秘書語言談吐禮儀的基本要求

  (一)語言要文明禮貌

  作為訓(xùn)練有素的現(xiàn)代秘書,與人交談要使用文明優(yōu)雅的語言。注重修養(yǎng),不說臟話粗話;控制情緒,不說氣話牢騷話;坦誠相見,不說空話假話;顧及對方的感受,注意用委婉的詞句來表達(dá)不便明言的事情。交談中多使用禮貌用語,您好、請、謝謝、對不起、再見等禮貌用語應(yīng)隨時掛在嘴邊。除此之外,秘書還要學(xué)會使用中國傳統(tǒng)的謙辭敬語來表達(dá)對他人的尊重,如等候客人用恭候,中途先走說失陪,請人指點說賜教等。文明禮貌的語言為交談創(chuàng)造一個和諧、愉快的環(huán)境,形成信任、親切、友善的交談氣氛,幫助秘書塑造良好的社交形象,為交談成功奠定基礎(chǔ)。

  (二)語言要準(zhǔn)確簡明

  交談中語言運用是否準(zhǔn)確恰當(dāng),直接影響到交談的效果。首先內(nèi)容要準(zhǔn)確。內(nèi)容組織要層次清晰、邏輯性強,重點突出,不丟不落,準(zhǔn)確傳達(dá)意圖。其次,用語要準(zhǔn)確。遣詞造句力求準(zhǔn)確,合乎語法規(guī)范,切忌使用模糊、易產(chǎn)生歧義的詞語。第三,表達(dá)要準(zhǔn)確。發(fā)音正確,避免念錯字、讀錯音;發(fā)音清晰,不能口齒不清,含含糊糊,不夾雜地方鄉(xiāng)土口音。

  “言不在多,達(dá)意則靈”,交談時,應(yīng)力求言簡意賅,簡單明白,不要羅里羅嗦,拖沓繁瑣。避免重復(fù)已經(jīng)說過的事情(除非客人要求),避免含糊不清的談話方式,例如:“好像是這樣吧”,“這個應(yīng)該是這樣吧”。避免重復(fù)用語,例如:“這個這個這個”,“也就是說,就是說”。

  (三)語言要真誠自然

  交談取得成功的前提是雙方態(tài)度要誠懇,只有真誠相待,坦誠相見,才能有融洽的交談環(huán)境。真心實意的交流是信任對方的表現(xiàn),真誠的語言能夠激起對方感情的共鳴,給對方留下良好的印象。對上級要表現(xiàn)出應(yīng)有的尊重,謙虛謹(jǐn)慎,但也不能一味迎合討好,唯唯諾諾;對同事和下級要謙遜友善,平等相待,切忌高高在上,自以為是,盛氣凌人。秘書在工作中真誠的態(tài)度、親切自然的語言表達(dá)是有效溝通的基礎(chǔ)。

  二、秘書語言談吐的具體規(guī)則

  (一)語速、音量適中,語氣謙和

  秘書在交談中音量要適中,聲音過大,制造噪音,不柔美;聲音過小,聽起來費勁,也顯得不大方自信,影響表達(dá)效果。適中、委婉、柔和的聲音悅耳動聽。交談中,語速過快、過慢、忽快忽慢,都會影響效果。一般發(fā)音稍緩比連珠炮式易于使人接受,但也不能過慢,使語義不連貫。講話的語氣語調(diào)平和,不用太多的語氣詞;要尊重他人,平等待人,親切謙和,不能盛氣凌人,隨便教訓(xùn)指責(zé)別人。

  (二)配合表情、手勢與身體姿態(tài)

  善于交談的人,總是懂得利用表情、手勢和身體姿態(tài)來配合、強調(diào)自己的語言,吸引聽眾,使講話更生動。表情與手勢要與談話內(nèi)容協(xié)調(diào)配合,適當(dāng)?shù)那〉胶锰幍谋砬榕c手勢可以使談話更有表現(xiàn)力,如笑一笑、擺擺手等,但太夸張的表情或過于頻繁的手勢反而可能破壞談話應(yīng)用的效果,如有人講話眉飛色舞、手舞足蹈,給人留下不穩(wěn)重的印象。只有恰當(dāng)?shù)谋砬楹褪謩莶拍苁拐勗捲錾?/p>

  秘書要站有站相,坐有坐相。站立與客人交談時,要保持身體直立,避免在說話的時候身體晃來晃去,一般與客人相距于60到100厘米之間。跟客人距離太近,一則侵犯客人的隱私權(quán),二則使客人產(chǎn)生壓力感;跟客人距離太遠(yuǎn),一則需大聲說話,二則顯得疏遠(yuǎn)。“交談中正確的坐姿除能給人以端莊大方之感外,不同的坐姿還可以反映出人的不同心理狀態(tài)和待人的態(tài)度。”如深坐(坐的靠后)表現(xiàn)出一定的心理優(yōu)勢和充滿自信;淺坐(坐的靠前)表現(xiàn)出尊重和謙虛,但過分的淺坐則有自卑和獻媚之嫌。

  (三)交談中禮讓對方

  交談是一種合作,是兩個或兩個以上的人互相交流思想、意見。秘書在交談中要注意禮讓他人,尊重他人。不能滔滔不絕獨自高談闊論,也不能從頭到尾保持沉默,使交談冷場,交談中要熱情投入,積極合作。不要隨意插嘴,打斷別人的談話,這樣不僅干擾了對方的思路,破壞了交談效果,而且給人自以為是,喧賓奪主之感。不要固執(zhí)己見,強詞奪理,應(yīng)讓在場的人充分發(fā)言,各抒己見,集思廣益,取長補短。對方所談的意見,一般不要當(dāng)面直接否定,必要時用語要委婉。

  三、秘書語言談吐注意事項

  (一)善于聆聽

  我們總是認(rèn)為,一個善于交談的人首先必須能講,事實上,善于聆聽在交談中更重要。因為“如果你能全神貫注、認(rèn)真耐心地聆聽對方講話,表示你誠心誠意與對方交往,非常尊重對方,對方會因此而樂意與你交往”。好的聽者是交談順利進行的前提和保障。首先,注意力要集中。眼睛要有禮貌地注視客人,目光停留在客人鼻眼三角區(qū),目光要平視,注視的時間大約占到談話總時間的三分之一到三分之二左右。談話中東張西望、做小動作都是注意力不集中、心不在焉的表現(xiàn),而打哈欠、伸懶腰、看手表則是不耐煩和厭倦的表示。其次,要有所反應(yīng)。會意的微笑、贊許的點頭、偶爾的提問、適當(dāng)重復(fù)對方的講話等等,意味著對方的談話引起了共鳴,會使談話更投機、更融洽。第三,要有所收獲。傾聽是捕捉信息、處理信息、反饋信息的過程,一個好的聽者應(yīng)當(dāng)在聆聽過程中思索回味、分析概括對方的談話,從中得到有效的信息。

  (二)有所忌諱

  秘書工作中的交談除了約定好的既定話題,還有一些場合需要臨時選擇交談的話題。交談內(nèi)容往往被視為個人品位、志趣、教養(yǎng)和閱歷的集中體現(xiàn),好的話題能使談話順利展開,愉快進行。如果選擇了對方不熟悉或不感興趣的話題,談話很容易陷入僵局;如果選擇了對方忌諱的話題,還可能使談話不歡而散。因此,秘書人員要懂得交談時有所忌諱。不談?wù)摲亲h黨和政府以及單位的話題;不涉及國家、行業(yè)、組織的秘密;不背后議論領(lǐng)導(dǎo)、同行和同事;不捉弄取笑別人,傷人自尊;不談?wù)撨`背社會倫理道德或格調(diào)低下的內(nèi)容;不談?wù)摷膊?、死亡、兇殺、?zāi)禍等令人不愉快的話題;不談?wù)撃挲g、收入、婚姻等個人隱私的話題等等。

  (三)注意環(huán)境

  任何語言交際都是在一定環(huán)境、場合下,面對特定的交際對象進行的。交談環(huán)境對語言既有便利作用,又有制約作用。秘書要分析和把握具體交談場合的政治環(huán)境、自然環(huán)境以及交往對象的心理特征等,在交談時,既要努力適應(yīng)環(huán)境,根據(jù)場合的不同調(diào)整語言表達(dá)形式,更好地實現(xiàn)交談目的;又要積極地、能動地借助環(huán)境,利用環(huán)境,更好地表達(dá)思想感情。如在公務(wù)往來、談判等場合中,秘書應(yīng)該注意語言談吐的科學(xué)性、條理性,用語要典雅、準(zhǔn)確、規(guī)范;而在出席某個社交場合時,語言談吐可根據(jù)談話對象幽默風(fēng)趣、歡快跳躍或禮貌優(yōu)雅、委婉含蓄。

  參考文獻:

  [1]周瑩萍,程時用.秘書禮儀[M].北京:清華大學(xué)出版社,2011.54.

  [2]麻美英.現(xiàn)代實用禮儀[M].杭州:浙江大學(xué)出版社,2002.121.

  秘書接待禮儀論文篇二

  【摘要】隨著我國改革開放進程的推進和企業(yè)對外交流工作的發(fā)展,秘書禮儀工作扮演著越來越重要的角色。良好的禮儀能夠塑造良好的企業(yè)形象,是企業(yè)的無形資產(chǎn),也是秘書人員不可忽視的修養(yǎng)和技能。禮儀工作具有特殊的意義,是秘書工作不容忽視的重要組成方面。本文即重在闡述書禮儀工作的特點及其在秘書工作中的重要作用。

  【關(guān)鍵詞】秘書禮儀 秘書工作 特點

  我國是一個具有五千年燦爛文化的文明古國,具有悠久歷史和文明傳統(tǒng),一向以“禮儀之邦”而聞名于世。講究禮儀規(guī)范一直是中華民族的優(yōu)良傳統(tǒng),在很多時候,甚至成為了衡量教化程度高低的重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展、改革開放的逐漸深入和對外交往的增多,各種各樣的社會交往日益頻繁,禮儀變得越來越重要,越來越受到黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等各類社會組織的重視。對于擔(dān)負(fù)聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右職責(zé)的秘書人員來說,除了掌握基本秘書專業(yè)知識、擁有一定的工作能力之外,更應(yīng)具備適當(dāng)?shù)皿w的秘書禮儀,能夠在各種不同的場合下按照禮儀規(guī)范行事。遵守秘書禮儀規(guī)范,有利于塑造秘書人員良好的個人形象,更有利于凸顯獨特的企業(yè)氛圍和企業(yè)文化,從而使企業(yè)組織和自己在交往中各受歡迎,占據(jù)有利的社會競爭位置。因此,秘書人員有必要熟練的掌握禮儀知識,并自覺地把它運用到工作之中。

  一、秘書禮儀的含義

  禮儀是指人們在社會、道德、習(xí)俗、宗教等方面所認(rèn)同和遵守的行為規(guī)范或準(zhǔn)則。禮儀的形成受到歷史傳統(tǒng)、風(fēng)俗習(xí)慣、宗教信仰、時代潮流等因素的影響,以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的,是文明程度和道德修養(yǎng)的一種外在表現(xiàn)形式。

  具體到秘書禮儀,是指秘書在工作和社會活動中,為了塑造個人和組織的良好形象而應(yīng)當(dāng)遵循的對交往對象表示的尊敬與友好的規(guī)范或程序,是秘書人員在秘書工作中需要遵守的禮儀規(guī)范,它體現(xiàn)了秘書人員自身的文化素養(yǎng)、精神風(fēng)貌和工作態(tài)度。秘書禮儀是秘書日常工作的重要組成部分。

  秘書禮儀所涉及的范圍較廣,辦公禮儀規(guī)范、接待禮儀規(guī)范、外事禮儀規(guī)范、社交禮儀規(guī)范、形象禮儀規(guī)范等等。這些禮儀工作在秘書的實際工作中發(fā)揮著各自不同的重要作用,哪個方面都不可偏廢。

  二、秘書禮儀的特點

  (一)等級性

  秘書禮儀的等級性表現(xiàn)在對不同身份、地位的人士禮賓待遇的不同。在官方交往中,要確定官方禮賓次序,而確定官方禮賓次序的主要依據(jù)是擔(dān)任公職或社會地位的高低。這種禮賓次序是現(xiàn)代社會正常交往秩序的表現(xiàn),反映了各種人員的社會身份和角色規(guī)范。

  除此之外,等級性在社會交往中還表現(xiàn)為雙向?qū)Φ刃?,即在不同地區(qū)、不同組織的交往中,雙方人員在身份和社會地位上要相近,業(yè)務(wù)性質(zhì)要相似,以此來表示對對方的尊重。雙方的交往還應(yīng)當(dāng)是一種尊重互換、情感互動的過程,在禮節(jié)上要有來有往、相互對等。

  (二)差異性

  秘書禮儀作為一種約定俗成的行為規(guī)范,受到時間、地點和環(huán)境的約束,同一禮儀會因時間、地點或?qū)ο蟮淖兓兴煌?/p>

  這種差異性首先表現(xiàn)為民族差異性。不同民族由于形成條件、歷史因素、民族性格、風(fēng)俗習(xí)慣、地域差異、宗教信仰等多方面的影響,各自具有不同的禮儀道德風(fēng)范。秘書人員在從事秘書禮儀工作的時候,一定要關(guān)注民族差異性的存在,甚至需要了解不同民族在禮儀方面的要求和禁忌,這樣在能夠避免在工作中出現(xiàn)不禮貌的行為,從而為組織工作帶來不必要的影響。其次表現(xiàn)為個性差異。每個人因其地位、性格、資質(zhì)、受教育程度等因素的不同,在使用同樣的禮儀時會表現(xiàn)出不同的形式和特點。這就要求秘書人員在進行禮儀工作的時候,具體問題具體分析,針對具體情況展開工作。

  (三)時代性

  秘書禮儀的時代性表現(xiàn)在其時代變異性。它會隨著社會的進步而不斷發(fā)展、豐富和完善。不同時期的秘書禮儀具有不同的時代特點,總是體現(xiàn)著時代要求和時代精神,因而會隨著時代發(fā)展而產(chǎn)生差異。

  秘書人員一直處于對外交流工作的最前沿,因而一直被稱為“企業(yè)的形象”。從某種程度上來講,秘書的禮儀是否規(guī)范反映著企業(yè)水平的高低。所以,秘書應(yīng)該關(guān)注秘書禮儀的變化,不要以為禮儀是一成不變的,可以完全照搬以往的經(jīng)驗與做法,要做到與時俱進,適應(yīng)時代需要,反映時代精神,具備時代特征。

  (四)傳承性

  秘書禮儀具有歷史傳承的特點,它伴隨著秘書工作的產(chǎn)生而存在,隨著秘書工作的演變而變化。

  隨著社會歷史的發(fā)展,秘書禮儀的內(nèi)容和形式都發(fā)生了巨大的變化,同時,對秘書人員的禮儀素質(zhì)和禮儀能力的要求也相應(yīng)的發(fā)生了變化。但是,無論這種變化多么廣泛,多么深刻,禮儀工作始終是秘書工作的主要內(nèi)容之一。

  (五)規(guī)范性

  禮儀是人們在長期交往的過程中逐漸演變、約定俗成、自覺遵守的規(guī)范。同樣,秘書禮儀也具有這樣的特點。

  這種規(guī)范性雖然并不具備強制性的標(biāo)準(zhǔn),但是卻是收到人們廣泛認(rèn)可的,需要秘書人員自覺遵守的,如果不遵守秘書禮儀規(guī)范,就有可能造成工作上的被動,甚至影響到組織機構(gòu)的形象。

  三、秘書禮儀的作用

  (一)有助于提高個人職業(yè)素養(yǎng)

  秘書人員的素質(zhì)就是秘書人員個人的修養(yǎng)和個人的表現(xiàn)。教養(yǎng)體現(xiàn)于細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)展示素質(zhì)。通過學(xué)禮儀、講禮儀,會使人樹立起正確的價值觀,自覺調(diào)整站位,跳出自我的小圈子;以他人為先,以社會為上,從國家和社會的大局考慮問題;以“先天下之憂而憂、后天下之樂而樂”的高尚情懷凈化靈魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬謙讓精神規(guī)范自己的言行舉止,從而使自己的思想素質(zhì)提升到一個新的層次。

  (二)有助于塑造良好的公眾形象

  公眾形象是十分重要的,它的形成大多數(shù)是通過禮儀來傳遞的,并且直接影響著交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此,一個個體或一個單位,想要擴大知名度、提升美譽度就要在社會公眾面前樹立最佳形象,而與社會公眾交往的秘書禮儀形象是獲得成功的有效途徑。所以,秘書人員時刻注重禮儀,既是個人和組織良好素質(zhì)的體現(xiàn),也是樹立和鞏固良好形象的需要。

  (三)有利于傳遞信息,展示個人價值

  良好的秘書禮儀可以更好地向?qū)Ψ秸故咀约汉徒M織的長處和優(yōu)勢。所以在商務(wù)活動中,恰當(dāng)?shù)亩Y儀可以獲得對方的好感、信任,進而推動事業(yè)的發(fā)展。只有組織不斷發(fā)展進步,不斷取得工作突破,作為組織一員的秘書人員,才能在工作中獲得認(rèn)可,提升個人水平,展示個人價值。

  由于秘書的工作性質(zhì)所致,秘書人員在組織機構(gòu)中的地位比較特殊,一方面在組織機構(gòu)內(nèi)部起到練習(xí)和溝通的作用,另一方面又起著對外宣傳組織機構(gòu)文化和展示組織機構(gòu)形象的窗口作用。而這些功能都需要經(jīng)過秘書人員的具體行動、言談舉止體現(xiàn)出來,在舉手投足之間會作為一種潛在的信息傳遞給對方,影響其他人對秘書人員所在的組織機構(gòu)的評價,而在這些評判之間,能否遵守禮儀,能否按照禮儀規(guī)范行事無疑是重要的評判標(biāo)準(zhǔn)。因此,對于秘書人員來說,遵守禮儀規(guī)范有著特別的意義。

  參考文獻

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