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秘書(shū)日常接待禮儀

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秘書(shū)日常接待禮儀

  對(duì)于直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)、代表著單位和組織形象的秘書(shū)人員來(lái)說(shuō),增強(qiáng)禮儀觀念、提高禮儀素養(yǎng)顯得尤為重要。你知道秘書(shū)日常接待禮儀常識(shí)嗎?下面和學(xué)習(xí)啦小編一起來(lái)學(xué)習(xí)一下秘書(shū)日常接待禮儀的知識(shí)。

  秘書(shū)日常接待禮儀

  接待來(lái)客是秘書(shū)最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書(shū)是代表單位接待來(lái)客的,其接待態(tài)度如何, 直接影響著單位的形象,決定了來(lái)客對(duì)單位的印象,關(guān)系著業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。所以,秘書(shū)應(yīng)當(dāng)盡量做到讓每一位來(lái)客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節(jié)。

  一、打招呼

  當(dāng)客人到來(lái)時(shí),秘書(shū)應(yīng)馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來(lái)客。打招呼的用語(yǔ)要正式規(guī)范。秘書(shū)說(shuō)話時(shí)聲音應(yīng)舒緩,咬字吐音要清楚。表達(dá)要簡(jiǎn)潔流暢。

  二、招待

  秘書(shū)日常接待的來(lái)客大致分事先約好的和沒(méi)有預(yù)約的兩種。對(duì)經(jīng)過(guò)詢問(wèn)、甄別,沒(méi)必要由領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見(jiàn),或經(jīng)請(qǐng)示后領(lǐng)導(dǎo)人無(wú)意會(huì)見(jiàn)的來(lái)客,秘書(shū)可以婉言拒絕。對(duì)初次來(lái)訪的人,引見(jiàn)時(shí),秘書(shū)要走在來(lái)客左前方一尺處,并隨時(shí)轉(zhuǎn)頭注意客人,引導(dǎo)方向。

  1、座次

  秘書(shū)引導(dǎo)或陪同客人去面見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)時(shí),到達(dá)接待室后應(yīng)將客人引至上座的位置上。引導(dǎo)就座時(shí),長(zhǎng)沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā),沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子,較高的座椅優(yōu)于較低的座椅,距離門(mén)遠(yuǎn)的為最佳的座位。

  2、奉茶

  上茶應(yīng)在主客未正式交談前。正確的步驟是:雙手端茶從客人的左后側(cè)奉上。要將茶盤(pán)放在臨近客人的茶幾上,然后右手拿著茶杯的中部,左手托著杯底,杯耳應(yīng)朝向客人,雙手將茶遞給客人同時(shí)要說(shuō)“您請(qǐng)用茶”;

  奉茶的順序:上茶應(yīng)講究先后順序,一般應(yīng)為:先客后主;先女后男;先長(zhǎng)后幼。

  奉茶的禁忌:盡量不要用一只手上茶,尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得過(guò)滿,以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時(shí)機(jī),以不妨礙賓客交談為佳,不能等到茶葉見(jiàn)底后再續(xù)水。

  秘書(shū)服飾禮儀要求

  秘書(shū)人員的著裝既要體現(xiàn)實(shí)用性,也要體現(xiàn)裝飾性,體現(xiàn)個(gè)體自身的審美素質(zhì)和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會(huì)屬性、情感屬性與秘書(shū)公關(guān)活動(dòng)的禮儀屬性結(jié)合起來(lái),盡可能避免因自己著裝不當(dāng)而使企業(yè)的聲譽(yù)蒙受損失。

  1、服飾要以簡(jiǎn)潔為美

  簡(jiǎn)潔是當(dāng)今服飾發(fā)展的大方向,服飾越簡(jiǎn)潔、越流暢,其美學(xué)效果就越好。秘書(shū)人員工作比較繁重,服飾過(guò)于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣,還會(huì)讓人當(dāng)做“花瓶”“擺設(shè)”看待。而簡(jiǎn)潔的服飾則會(huì)給人一種輕松、明快之感,有利于人際間的溝通。

  2、揚(yáng)長(zhǎng)避短

  秘書(shū)人員選擇服飾一定要注意揚(yáng)長(zhǎng)避短,盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調(diào)的服飾,這樣才能充分展示自己身材的長(zhǎng)處,使自己充滿自信地出現(xiàn)在各種社交場(chǎng)合。

  3、體現(xiàn)個(gè)性

  人們戲言“鞋合不合適,只有腳知道”,說(shuō)的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會(huì)產(chǎn)生不同的效果,這是因?yàn)椴煌娜诵愿駳赓|(zhì)不同造成的。所以,穿什么衣服應(yīng)根據(jù)個(gè)人的特點(diǎn)而定,只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點(diǎn)相適應(yīng),特別是和自己的性格、氣質(zhì)、個(gè)性特征相吻合才是得體的。

  秘書(shū)電話禮儀

  一、接聽(tīng)電話前

  1、準(zhǔn)備筆和紙:如果大家沒(méi)有準(zhǔn)備好筆和紙,那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí),就不得不要求對(duì)方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽(tīng)電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。

  2、停止一切不必要的動(dòng)作:不要讓對(duì)方感覺(jué)到你在處理一些與電話無(wú)關(guān)的事情,對(duì)方會(huì)感到你在分心,這也是不禮貌的表現(xiàn)。

  3、使用正確的姿勢(shì):如果你姿勢(shì)不正確,不小心電話從你手中滑下來(lái),或掉在地上,發(fā)出刺耳的聲音,也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。

  4、帶著微笑迅速接起電話:讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。

  二、接聽(tīng)電話

  1、三聲之內(nèi)接起電話;

  2、主動(dòng)問(wèn)候,報(bào)部門(mén)介紹自己;

  3、注意接聽(tīng)電話的語(yǔ)調(diào),讓對(duì)方感覺(jué)到你是非常樂(lè)意幫助他的,在你的聲音當(dāng)中能聽(tīng)出你是在微笑;

  4、注意接聽(tīng)電話的措辭,絕對(duì)不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來(lái)使對(duì)方感到不受歡迎;

  5、轉(zhuǎn)接電話要迅速:每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問(wèn)題,如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上,并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰(shuí)的。

  6、電話留言要遵循5W1H原則: When何時(shí)、Who何人、Where何地 、What何事、Why為什么、HOW如何進(jìn)行等。

  三、打電話禮儀

  1、確定合適的時(shí)間,當(dāng)需要打電話時(shí),首先要考慮此時(shí)此刻對(duì)方是否方便聽(tīng)電話,應(yīng)該選擇對(duì)方方便的時(shí)間打電話,盡量避開(kāi)在對(duì)方忙碌或是休息的時(shí)間打電話。

  2、開(kāi)頭很重要

  無(wú)論是正式的電話業(yè)務(wù)還是一般交往中的不太正式的通話,自報(bào)家門(mén)是必須的,這是對(duì)對(duì)方的尊重,即使是你熟悉的人,也應(yīng)該主動(dòng)報(bào)出自己的姓名,因?yàn)榻与娫挿酵蝗菀淄ㄟ^(guò)聲音準(zhǔn)確無(wú)誤的確定打電話人的身份。

  3、通話盡量簡(jiǎn)單

  在工作電話中一般一個(gè)電話最常三分鐘,超過(guò)三分鐘應(yīng)該改成其他的交流方式。

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