公司辦公室接聽電話基本禮儀
公司辦公室接聽電話基本禮儀
電話作為便利的通訊工具在日常生活中的使用很關(guān)鍵，在公司辦公室為了工作上的需要，我們可能經(jīng)常要接聽電話，所以維護好電話形象非常重要，代表了我們整個企業(yè)的形象。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的公司辦公室接聽電話禮儀，希望能夠幫到大家哦!
公司辦公室接聽電話禮儀
一、及時接聽
如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話時，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時向?qū)Ψ秸f明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應(yīng)約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認為沒有人在，或者是不想理。
二、確認對方
一般情況下.對方打來電話后都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應(yīng)該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會向?qū)Ψ奖P問：“喂：哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。
接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹：：“您好，我是某某某”
三、非常規(guī)電話的處理
如果接到打錯的電話，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皂白，認為是惡意騷擾電話而破門大罵。因為，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話，應(yīng)簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應(yīng)該說臟話;如果問題嚴重，可以考慮報警解決。
四、分清主次
1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個電話，問清情況后先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之后再繼續(xù)和前者通話。
4.不能因為圖清凈隨便撥下電話線。
五、規(guī)范地代接電話
代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉(zhuǎn)達的事情。
2.記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應(yīng)先詢問對方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對方有此意愿，應(yīng)照辦。最好用筆記下對方要求轉(zhuǎn)達的具體內(nèi)容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事后忘記，對方講完后，應(yīng)再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。
3.及時傳達內(nèi)容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不愿問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達的內(nèi)容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話
1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。
2.如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。
辦公室基本禮儀
(1)、在辦公家中你應(yīng)向通過你辦公桌之人主動打招呼，不管他們的身份是共事或是老板，都要等量齊觀。
看見有人通過你的身邊而不打招呼，是非常無禮的。至于對附近的共事和較相熟的共事，更加應(yīng)該Hold住有禮、和藹的姿態(tài)，不管早進步公司、正午歇息吃飯或夜晚離開公司都要打招呼，萬萬不能“來無影、去無蹤”。
(2)、升降機遇見老板，要主動慷慨地向他打招呼，最好不要閃躲或偽裝沒看見。若僅當有你和老板兩人在升降機內(nèi)，也可聊少數(shù)一般的事或容易地問候一下。萬一他的反應(yīng)非常疏遠或基本不理，那么之后見面僅需禮數(shù)地打聲招呼便可。盡可能別要與老板在升降機內(nèi)念叨私事，免得讓人厭惡。在擁堵的升降機內(nèi)，假如沒有人談話，最好也不要開口。若碰到共事向你打招呼或者是眼光相遇，你應(yīng)適逢其會地拍板、淺笑，以至回應(yīng)，習(xí)以為常是最不成話的。老板招呼你時，你要客氣地答復(fù)“是的，XX老板(潘總)”，“是的，XX先生”。
(3)、離創(chuàng)辦公室時，應(yīng)切記向主管報告，訊問能否另外有囑咐而后再離開。對于上級，姿態(tài)要禮數(shù)周到，若瀕臨其身旁，要站好后再打招呼;而通常相熟的共事之間則無須拘謹，能夠用相互明白及喜愛的方法打招呼。
(4)、共事之間如極其猶相熟或得到對方批準，則可直稱其名，但好歹不該于工作場合中叫對方的乳名、外號，如“帥哥”、“靚女”或“好好先生”等。由于這一些稱謂含有玩笑意味，會讓人認為不嚴肅，同一時候在工作場合不應(yīng)用肉麻的話來稱謂他人，如“心愛的”，“老大”等。
(5)、他人招呼你時，應(yīng)立即有所回應(yīng)，即便正在接聽電話也應(yīng)放下話筒，告知他你住在那接聽電話，待會兒就來。不要留待預(yù)先詮釋，免得增多攪擾及誤解。
(6)、在辦公家中坐著時，假如有人進來，到底應(yīng)不該站起來?究竟有哪些時候非起立不可的?
遇到下面的人進來時，你就應(yīng)該站起身來：
顧客(不管男女)進來時;
職位比你高的指導(dǎo);
職位與你等同的女人行政人員。但假如她因工作須要常進出你的office，那就另當別論了;
閉會時一位女人恰好進入或離閉會議室時，僅當有坐在她旁邊(尤其是左邊)的男人挑戰(zhàn)起來為她服務(wù)，幫忙拉開椅子，其他位子的男人仍然可坐著;
上賓要離席時，不管他是男人或女性，全不可任由上賓獨自離席，應(yīng)有人陪同及恭送。
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