公司前臺接聽電話基本禮儀
公司前臺接聽電話基本禮儀
前臺接聽電話禮儀需注意,接聽電話中反映出來的一切隱含意、個人素質、企業(yè)形象都能反映出來。那么公司前臺接聽電話要注意什么禮儀呢?下面是學習啦小編為大家整理的公司前臺接聽電話禮儀,希望能夠幫到大家哦!
公司前臺接聽電話禮儀
一些前臺人員接電話的時候,第一句就是;喂,喂;或是;你找誰呀;。一張嘴就是毫不客氣地查戶口式的一個勁兒地問對方找誰?有什么事?對于客戶來說這樣很容易產生反感,并對公司產生不好的印象。
前臺接電話禮儀-表情" 前臺接聽電話原則
一、接聽來電:注意禮貌用語:
電話鈴響三聲內,需接起電話。
態(tài)度熱情,反應積極。聲調要顯得熱情愉快。
說話時注意口齒清晰、親切、熱忱、尊重。
重要事項要做好記錄:來電話者姓名、電話號碼和要義。
二、撥打電話:簡潔、明了、禮貌
吐字清晰,語速適中,,語氣親切、自然;
問候你好,自報單位、職務、姓名,感謝代接代轉之人;
用語文明、自信等。
重要的客戶訪問要提前做好準備。
前臺接聽電話技巧
前臺接聽電話基本的要求是:確定對方的電話號碼及接話人的姓名。在可能的情況下,選擇適當?shù)耐ㄔ挄r間,這樣可以提高通話效果。通話前準備筆和紙。做好備忘錄。備忘錄應簡單明了,記錄主要內容,如:姓名、時間、地點、內容、原因、處理結果。另外接聽電話不同情況采用的電話技巧包括以下內容:
電話服務的基作應對:
電話鈴響了,立即去接聽。如果電話超過4次鈴響以后才接起來,一定要說一聲致歉的話:;對不起,久等了。;要使用適當?shù)膯柡蛘Z。說話聲音要清晰、溫和、語調適中。
如果正在處理緊急事情,聽到電話鈴響也應立即接起,然后要先致歉,向對方解釋:;對不起,請稍候片刻;,或者征求其意見可否另外時間打來,或打另外一個電話。如:;實在對不起,請您再撥一次***好嗎?;如果暫時擱置電話,回頭再接聽時要說:;對不起,讓您久等了。;或;很抱歉,浪費您的時間了;。
如果電話講到中途斷線,一般來講,接聽電話的一方,應把電話放下,并等候對方再撥電話來,而打電話的一方要再撥一次,在再次接通電話后,應加上一句;剛才中途斷線,真是抱歉。;
指定接聽的人重要事情處理中:
確定是否情況緊急。
無法立即出面接聽時要向對方致歉。
告知對方,當事人何時方便接聽。
電話聯(lián)絡事項應盡量做成筆記。
指定接聽的人無法出面時:
當事人不在時,請問對方可否留話代為轉達。
當事有不在卻遇急事時,留下對方電話號碼,請當事人主動回電聯(lián)絡。
當事人忙碌時告知對方事后予以回電聯(lián)絡。
當事人出差或病假時,告知該人回店或銷假日期。
受托傳話之時:
善用傳話單或便條紙。
便條紙上記錄對方的姓名、來電事項、時間日期。
復誦事項內容以免錯誤。
告知自己的姓名以示負責。
傳話便條要確實交給指定的當事人。
談話結束時:
親切道別。
等對方掛斷之后再放下話筒。
輕輕放下話筒。
做好記錄總結歸納。
前臺人員,是客戶了解公司最初的窗口,其言行舉止與綜合素質,將是公司形象直觀的寫照。前臺接聽電話禮儀看似微不足道,實則十分重要。
前臺基本禮儀
一、公司前臺儀容規(guī)范
面帶笑容,保持開朗心態(tài),有利于營造和諧、融洽的工作氣氛;保持身體清潔衛(wèi)生,這不僅是健康的需要,更是文明的表現(xiàn),有利于與人交往;頭發(fā)梳理整齊、面部保持清潔;男員工不留長發(fā),女員工不化濃妝;保持唇部潤澤,口氣清新,以適合近距離交談;手部干凈,指甲修剪整齊,男員工不留長指甲,女員工不涂抹鮮艷指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。
二、來訪者接待禮儀
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪者點頭、微笑致意:“您好,請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰,并確認是預約之后,請來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺應該用規(guī)范的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進入,為來訪者倒好茶后,前臺就要返回崗位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰,但沒有預約,前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/秘書,×××單位的×××來訪,不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。
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