職場禮儀電話怎么打
在我們的職場中,電話已經是基本普及了的,那么那么知道職場禮儀中電話要怎么打嗎?下面是學習啦小編為大家整理的職場禮儀電話怎么打,希望能夠幫到大家哦!
職場禮儀電話怎么打
一、接聽電話的步驟:
1、接聽電話前:
⑴、準備筆和紙:如果大家沒有準備好筆和紙,那么當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓對方在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前。要準備好筆和紙。
?、?、停止一切不必要的動作:不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,對方會感到你在分心,這也是不禮貌的表現(xiàn)。
?、?、使用正確的姿勢:如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發(fā)出刺耳的聲音,也會令對方感到不滿意。
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2、接聽電話
?、?、三聲之內接起電話:此外,接聽電話還要注意:
①、注意接聽電話的語調,讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的,在你的聲音當中能聽出你是在微笑;
?、?、注意語調的速度;
③、注意接聽電話的措辭,絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;
?、堋⒆⒁怆p方接聽電話的環(huán)境;
?、荨⒆⒁猱旊娫捑€路發(fā)生故障時,必須向對方確認原因;
?、蕖⒆⒁獯螂娫掚p方的態(tài)度。
⑦、當聽到對方的談話很長時,也必須有所反映,如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
?、?、主動問候,報部門介紹自己;
?、恰⑷绻胫缹Ψ绞钦l,不要唐突的問“你是誰”,可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問,“對不起,可以知道應如何稱呼您嗎?”;
?、?、須擱置電話時或讓對方等待時;應給予說明,并至歉。每過20秒留意一下對方,向對方了解是否愿意等下去。
⑸、轉接電話要迅速:每一位員工都必須學會自行解決電話問題,如果自己解決不了再轉接正確的分機上,并要讓對方知道電話是轉給誰的。
⑹、對方需要幫助,大家要盡力而為:作為酒店的員工應盡力去幫助賓客,對于每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話
?、恕⒏兄x對方來電,并禮貌地結束電話:在電話結束時,應用積極的態(tài)度,同時要使用對方的名字來感謝對方。
?、?、要經常稱呼對方的名字,這樣表示對對方尊重。
二、接電話的禮儀:
1、電話鈴一響,應盡快去接,最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應先自報家門,“您好,這里是xx公司xx部”;詢問時應注意在適當?shù)臅r候,根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌,態(tài)度應熱情、謙和、誠懇,語調應平和、音量要適中。
2、接電話時,對對方的談話可作必要的重復,重要的內容應簡明扼要的記錄下來,如時間、地點、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。
3、電話交談完畢時,應盡量讓對方結束對話,若確需自己來結束,應解釋、致歉。通話完畢后,應等對方放下話筒后,再輕輕地放下電話,以示尊重。
三、留言五要素:
致:即給誰的留言
發(fā)自:誰想要留言
日期:最好也包括具體時間
記錄者簽名:有助于尋找線索,或弄清不明白的地方
內容:事情
四、打電話的一些簡單技巧:
1、如果接到的電話是找你的上級時,不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對方的姓名和大概意圖,然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級,由他判斷是否接電話。
2、打電話時,列出要點,避免浪費時間。
3、在打電話之前,要準備好筆和紙,不要吃東西、喝水或抽煙,要保持正確的姿勢。
4、如果你找的人不在,可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話,同時,要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。
5、在給其他部門打電話時,要先報部門和姓名,這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。
6、通話完畢時應道“再見”,然后輕輕放下電話。
7、選擇適當?shù)臅r間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間,因為這時打電話,對方往往急于下班,很可能得不到滿意的答復。禮儀講師譚小芳認為,公務電話應盡量打到對方單位,若確有必要往對方家里打時,應注意避開吃飯或睡覺時間。
五、使工作順利的電話術
(一)遲到、請假由自己打電話;
(二)外出辦事,隨時與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應告知去處及電話;
(四)延誤拜訪時間應事先與對方聯(lián)絡;
(五)用傳真機傳送文件后,以電話聯(lián)絡;
(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話應注意 一般借用別家單位電話,一般不要超過十分鐘。遇特殊情況,非得長時間接打電話時,應先征求對方的同意和諒解。
職場電話禮儀8大大忌
1、接電話時自報家門
問候對方后你需要主動報上自己的全名。
接電話時,對合作方只告知自己的名字(First Name),會顯得你在刻意套近乎,而只說自己的姓氏(Last Name)又會顯得太突兀。
2、注意控制接打電話時的音量
有些人當他只關注電話另一頭在說什么時,很容易就忘記控制自己說話的音量,以致完全沒有意識到自己說話的聲音多大。
注意你所處的環(huán)境,因為你永遠不知道有誰在悄悄關注你的談話內容。
3、與他人會面時慎接電話
在與他人的會面時接其他電話,既是在浪費對方的時間,也是在浪費你自己的時間。因為在與你面對面交談的這個人才是你應該重點關注的對象。
當然,如果你本來就在等某個重要電話,不得已必須在會面過程中接聽,請?zhí)崆案嬖V另一方,讓對方知道情況。
4、與他人會面時切忌把手機放桌上
在某些人看來,你在會面過程中把手機放在桌面上就是對他的不重視。
而即使你并沒有接聽電話的行為,手機本身也可能成為讓人分心的源頭。
5、遵守安靜區(qū)域的要求
如果你正在參加一個會議,打斷別人出去接電話是非常不禮貌的行為。所以,請遵守這些場合的要求,靜音或者關機。
6、選一個常規(guī)鈴聲
試想,在你笨手笨腳打算接聽或者掛斷電話時,你的鈴聲引來眾多同事注目的壯觀場面。所以,慎重使用手機鈴聲,一著不慎很可能引來眾多異常的眼光。
7、需開啟免提時應讓對方知悉
當你與其他人在一起而又必須開啟免提狀態(tài)時,一定要及時告知通話的對方這一情況。
8、切忌冗長的語音消息
有必要發(fā)語音時,內容一定要簡潔明了。直接告訴對方你想跟他溝通什么問題,切忌零碎的事情說一大堆。
譬如,當你需要告知對方一個電話號碼,語速就該放慢。
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