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打電話和接電話有哪些禮儀要求

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打電話和接電話有哪些禮儀要求

  電話禮儀是現(xiàn)代禮儀的重要組成部分。禮儀所遵循的原則卻是不謀而合的,也就是說人們?cè)谥贫ǘY儀時(shí)的宗旨和目的都是一樣的。打電話有哪些禮儀?打電話接電話的基本禮儀有哪些呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編整理的打電話的禮儀,歡迎閱讀。

  電話的基本禮儀

  1.接電話:

  (一)重要的第一聲。當(dāng)我們打電話給某單位,若一接通,就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲,心里一定會(huì)很愉快,使雙方對(duì)話能順利展開,對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說:“你好,這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對(duì)方留下好的印象,對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住,接電話時(shí),應(yīng)有“我代表單位形象”的意識(shí)。

  (二)清晰明朗的聲音。打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿活力。因此打電話時(shí),即使看不見對(duì)方,也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢(shì)。

  (三)迅速準(zhǔn)確的接聽?,F(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會(huì)有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長(zhǎng)時(shí)間無人接電話,或讓對(duì)方久等是很不禮貌的,對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁,你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn),聽到電話鈴聲后,附近沒有其他人,我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的,這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對(duì)方會(huì)十分不滿,會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。

  (四)認(rèn)真清楚的記錄。隨時(shí)牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴于 5WIH技巧。

  (五)了解來電話的目的。上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān),公司的每個(gè)電話都十分重要,不可敷衍,即使對(duì)方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問清事由,避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的,如自己無法處理,也應(yīng)認(rèn)真記錄下來,委婉地探求對(duì)方來電目的,就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。

  (六)掛電話前的禮貌。要結(jié)束電話交談時(shí),一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別,說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。

  2.打電話:

  第一擇時(shí)通話。打電話選擇通話時(shí)間非常重要,公事公辦,非公務(wù)交往別打電話。 第二通話三分鐘原則。通話時(shí)間要簡(jiǎn)短,長(zhǎng)話短說,廢話不說,沒話別說。 第三撥錯(cuò)電話要道歉。

  3.移動(dòng)電話的使用:

  使用移動(dòng)電話,有這么四個(gè)點(diǎn)要注意:

  第一不要借用別人的手機(jī)。那么現(xiàn)代人都有個(gè)人空間,一般來講,講究的人名片上是不印手機(jī)號(hào)碼的,所以不要問別人手機(jī)號(hào),也別借人家手機(jī)。一般我們工作場(chǎng)合提供的全是座機(jī)號(hào)碼,而且是辦公室電話號(hào)碼。

  第二使用手機(jī)要注意安全。駕駛車輛乘坐飛機(jī)按照有關(guān)規(guī)則不要去用。

  第三使用手機(jī)不要制造噪音。開會(huì)也好,觀看演出也好,工作場(chǎng)合也好,不要讓手機(jī)發(fā)出鈴聲。要養(yǎng)成習(xí)慣,進(jìn)入公共場(chǎng)合手機(jī)改為振動(dòng)或者關(guān)機(jī)。

  最后一點(diǎn)要注意,就是手機(jī)放置的位置有講究。一般手機(jī)別別在腰上,不要掛在脖子上,正常情況下,手機(jī)放在自己公文包里是比較合適的。

  打電話的基本禮儀

  1、話的開頭語(yǔ)直接影響顧客對(duì)你的態(tài)度、看法。通電話時(shí)要注意使用禮貌用詞,如“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“麻煩您”、“打擾您”等等。打電話時(shí),姿勢(shì)要端正,說話態(tài)度要和藹,語(yǔ)言要清晰,即不裝腔作勢(shì),也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡(jiǎn)單的問候,也會(huì)給對(duì)方留下好印象。只要臉上帶著微笑,自然會(huì)把這種美好的、明朗的表情傳給對(duì)方。特別是早上第一次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會(huì)使人心情開朗,也會(huì)給 人留下有禮貌的印象。電話接通后,主動(dòng)問好,并問明對(duì)方單位或姓名,得到肯定答復(fù)后報(bào)上自己的單位、姓名。

  2、電話鈴響兩遍就接,不要拖時(shí)間。拿起呼筒問“您好”。如果電話鈴響過四遍后,拿起聽筒要向?qū)Ψ秸f:“對(duì)不起,讓您久等了”,這是禮貌的表示,可消除久等心情的不快。如果電話內(nèi)容比較重要,應(yīng)做好電話記錄,包括單位名稱、來電話人姓名、談話內(nèi)容,通話日期、時(shí)期和對(duì)方電話號(hào)碼等。

  3、掛電話前的禮貌也不應(yīng)忽視。掛電話前,向?qū)Ψ秸f聲:“祝您生活愉快”“請(qǐng)您多多指教”、“抱歉,在百忙中打擾您”等等,會(huì)給對(duì)方留下好印象。

  4、打、接電話時(shí),如果對(duì)方?jīng)]有離開,不要和他人談笑,也不要用手后住聽筒與他人談話,如果不得已,要向?qū)Ψ降狼?,?qǐng)其稍候,或者過一會(huì)兒再與對(duì)方通電話。

  5、打電話時(shí),應(yīng)禮貌地詢問:“現(xiàn)在說話方便嗎?”或者直接說“不好意思,打擾您了!”要考慮對(duì)方的時(shí)間。一般往家中打電話,以晚餐以后或休息日下午為好,往辦公室打電話,以上午十點(diǎn)左右或下午上班以后為好,因?yàn)檫@些時(shí)間比較空閑,適宜談生意。

  6、要學(xué)會(huì)配合別人談話。我們接電話時(shí)為了表示認(rèn)真聽對(duì)方說話,應(yīng)不斷地說:“是,是”、“好,好的”等,一定要用得恰到好處,否則會(huì)適得其反。要根據(jù)對(duì)方的身份、年齡、場(chǎng)合等具體情況,應(yīng)付方式各異。

  7、對(duì)方要找的人不在時(shí),不要隨便傳話以免不必要的麻煩,如必要,可記下其電話、姓名、以回電話。

  8、在辦公室里接私人電話時(shí),盡量縮短時(shí)間,以免影響其他人工作。

  電話禮儀林林總總不可一語(yǔ)道盡,一般人之所以口氣不好或態(tài)度不佳,可能是沒有察覺到自己的口氣給人的不舒服,也可能是態(tài)度與認(rèn)知上有所偏差。成交在一念間,加強(qiáng)電話應(yīng)對(duì)技巧與服務(wù)禮儀,讓客戶愿意來,才能讓我們立于不敗之地哦!

  小秘籍(電話邀約的要領(lǐng)是):

 ?、?力求談話簡(jiǎn)潔,抓住要點(diǎn)。

 ?、?考慮到交談對(duì)方的立場(chǎng)。

  ③ 使對(duì)方感到有被尊重、重視的感覺。

  ④ 沒有強(qiáng)迫對(duì)方的意思

  打電話、接電話的基本禮儀

  一、 電話鈴響兩遍就接,不要拖時(shí)間。

  拿起呼筒第一句話先說“您好”。如果電話鈴響過四遍后,拿起聽筒應(yīng)向?qū)Ψ秸f:“對(duì)不起,讓您久等了”,這是禮貌的表示,可消除久等心情的不快。如果電話內(nèi)容比較重要,應(yīng)做好電話記錄,包括單位名稱、來電話人姓名、談話內(nèi)容,通話日期、時(shí)期和對(duì)方電話號(hào)碼等。

  二、 電話的開頭語(yǔ)會(huì)直接影響顧客對(duì)你的態(tài)度、看法。

  通電話時(shí)要注意盡量使用禮貌用詞,如“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時(shí),姿勢(shì)要端正,說話態(tài)度要和藹,語(yǔ)言要清晰,即不裝腔作勢(shì),也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡(jiǎn)單的問候,也會(huì)給對(duì)方留下好印象。只要臉上帶著微笑,自然會(huì)把這種美好的、明朗的表情傳給對(duì)方。特別是早上第一次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會(huì)使人心情開朗,也會(huì)給人留下有禮貌的印象。電話接通后,主動(dòng)問好,并問明對(duì)方單位或姓名,得到肯定答復(fù)后報(bào)上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(shuí)(尤其是長(zhǎng)時(shí)間沒見的朋友、同事),以使對(duì)方感到為難。

  三、 打電話時(shí),應(yīng)禮貌地詢問:“現(xiàn)在說話方便嗎”?

  要考慮對(duì)方的時(shí)間。一般往家中打電話,以晚餐以后或休息日下午為好,往辦公室打電話,以上午十點(diǎn)左右或下午上班以后為好,因?yàn)檫@些時(shí)間比較空閑,適宜談生意。

  四、打電話、接電話時(shí),如果對(duì)方?jīng)]有離開,不要和他人談笑,也不要用手后住聽筒與他人談話,如果不得已,要向?qū)Ψ降狼?,?qǐng)其稍候,或者過一會(huì)兒再與對(duì)方通電話。

  五、對(duì)方要找的人不在時(shí),不要隨便傳話以免不必要的麻煩,如必要,可記下其電話、姓名、以回電話。

  六、要學(xué)會(huì)配合別人談話。我們接電話時(shí)為了表示認(rèn)真聽對(duì)方說話,應(yīng)不斷地說:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好處,否則會(huì)適得其反。要根據(jù)對(duì)方的身份、年齡、場(chǎng)合等具體情況,應(yīng)付方式各異。

  七、掛電話前的禮貌也不應(yīng)忽視。

  掛電話前,向?qū)Ψ秸f聲:“請(qǐng)您多多指教”、“抱歉,在百忙中打擾您”等等,會(huì)給對(duì)方留下好印象。

  八、辦公場(chǎng)合盡量不要打私人電話。

  若在辦公室里接到私人電話時(shí),盡量縮短通話時(shí)間,以免影響其他人工作和損害自身的職業(yè)形象。

  打電話交談的基本禮儀

  交談這個(gè)問題呢,其實(shí)從交際禮儀的角度來講,在日常生活中的禮儀告訴我們交談是兩個(gè)問題。

  第一個(gè)問題,說什么,內(nèi)容,言為心聲,語(yǔ)言傳遞思想表達(dá)情感耐人尋味,所以內(nèi)容很重要。我們說這個(gè)人會(huì)說話,這個(gè)人有思想,這個(gè)人善于表達(dá),其實(shí)內(nèi)容很重要。 第二個(gè)問題是什么呢?形式。如果說內(nèi)容是講說什么的話,那么第二個(gè)問題講的是如何說。在日常工作和交往中,談話的問題,如何說也比較重要。

  在如何說的問題上,有以下三個(gè)要點(diǎn)要注意:

  第一個(gè)點(diǎn)要細(xì)語(yǔ)柔聲。不僅吐字清晰,在日常生活和工作中使用標(biāo)準(zhǔn)的普通話,更重要的要避免粗聲大嗓。在公眾場(chǎng)合和別人交談之時(shí)高聲喧嘩是沒有教養(yǎng)的標(biāo)志。

  第二個(gè)點(diǎn)呢,要注意要善于跟交談對(duì)象互動(dòng)。什么叫互動(dòng)?互動(dòng)就是形成良性的反饋。 第三個(gè)點(diǎn)就是要注意尊重對(duì)方。禮者敬人也,在和別人交談時(shí)一定要眼里有事,心里有人,懂得尊重對(duì)方。具體而論呢,我們從談話這個(gè)禮儀有四個(gè)不準(zhǔn):第一個(gè)不準(zhǔn),不打斷對(duì)方。第二,不補(bǔ)充對(duì)方。第三不糾正人家。不是原則問題,不要隨便對(duì)他進(jìn)行是非判斷,大是大非該當(dāng)別論,小是小非得過且過。第四不質(zhì)疑對(duì)方。

  在交談過程中,談話的內(nèi)容也要注意。

  當(dāng)和外人交談時(shí),參加社交活動(dòng)時(shí),我們一般來講,所謂六不談。有這樣下列六大問題你不要亂說,說出來的話,大概是失身份的,說了的話大概會(huì)給人家沒有教養(yǎng)的感覺。第一不要非議黨和政府。第二不要涉及國(guó)家秘密與商業(yè)秘密。第三不能隨便非議交往對(duì)象。第四不在背后議論領(lǐng)導(dǎo)、同行和同事。第五不談?wù)摳裾{(diào)不高的話題。第六不涉及個(gè)人隱私問題。

  在現(xiàn)代生活中,哪些個(gè)人隱私不大適合去隨便打探呢?我們一般是五個(gè)問題,我們稱為個(gè)人隱私五不問。

  那么哪五個(gè)不問呢?

  第一不問收入。在現(xiàn)代社會(huì)上,一個(gè)人的收入往往是他個(gè)人實(shí)力的標(biāo)志,你問這個(gè)人掙多少錢,實(shí)際上是問這個(gè)人本事如何,這是不合適的。

  第二不問年齡。在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,競(jìng)爭(zhēng)比較激烈,那么一個(gè)人的年齡的問題,實(shí)際上也是個(gè)人的資本,不問年齡。

  第三不問婚姻家庭。

  第四不問健康問題。跟年齡一樣,現(xiàn)代人的健康其實(shí)也是一個(gè)資本,你要談這事他有時(shí)候比較晦氣。

  第五個(gè)不問,不問的隱私問題,不問個(gè)人經(jīng)歷。

  打電話的禮儀

  一、接打電話基本禮儀

  1. 電話一般控制在鈴響三聲之內(nèi)接聽。否則,被認(rèn)為失禮,應(yīng)向?qū)Ψ街虑浮I虅?wù)電話應(yīng)對(duì)時(shí),第一句話當(dāng)自報(bào)單位名稱或所屬部門,不論內(nèi)線或外線,應(yīng)一律用統(tǒng)一的客套話應(yīng)答。

  2. 接聽電話時(shí),在不明白對(duì)方是誰(shuí)的情況下應(yīng)主動(dòng)詢問對(duì)方所屬單位或部門,以便利被指名來接聽電話的人。

  3. 接聽電話時(shí),左手拿聽筒,右手準(zhǔn)備備忘錄。因此,在電話旁,要事先準(zhǔn)備好隨時(shí)會(huì)用到的紙和筆,并依照"3W"原則記錄, 即"WHEN(什幺時(shí)間)"、"WHO(對(duì)象是誰(shuí))"、"WHAT(什幺事)"。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備。

  4. 如果對(duì)方要找的人不在,要試著詢問對(duì)方有無重要事情,或者試著了解對(duì)方來電的目的,再看情況決定處理的方式。

  5. 打電話時(shí),應(yīng)禮貌地問"請(qǐng)問你現(xiàn)在有空嗎?我可不可以請(qǐng)教你幾個(gè)問題?"或者"對(duì)不起,現(xiàn)在和您談話方便嗎?"

  6. 聽不清楚對(duì)方說話內(nèi)容時(shí)應(yīng)確切地將情況告訴對(duì)方,并請(qǐng)對(duì)方改善,如"聽筒好象有問題,聽不太清楚,可不可以大聲點(diǎn)?"

  7. 掛電話前的禮貌應(yīng)對(duì)也不可忽視,確定對(duì)方已掛電話后才能放下聽筒,并且一定要親切、禮貌地對(duì)待來電的對(duì)方。

  二、接打電話慣例

  1. 在和客戶談話時(shí),即使電話鈴聲響了兩聲,也仍以眼前的顧客為優(yōu)先,不管哪一方在發(fā)言,都應(yīng)等事情說了一個(gè)段落后,才可以向?qū)Ψ街虑?,再去接電話。這種情況下的對(duì)談,應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短,避免讓客戶久等。此外,當(dāng)自己身為客戶與他人恰商而電話鈴響時(shí),也應(yīng)機(jī)警地適時(shí)中斷話題,讓對(duì)方能盡快接聽。

  2. 當(dāng)你正在打電話又碰上客人來訪時(shí),原則上應(yīng)先招待等候的客人。此時(shí),應(yīng)盡快和對(duì)方打個(gè)招呼,得到對(duì)方的許可后,再掛斷電話。但是,如果電話討論的事情很重要而不能馬上掛斷時(shí),應(yīng)告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

  3. 如果是為了對(duì)方的事情才打電話找他,他不在時(shí),就可以請(qǐng)對(duì)方回電話。

  4. 通話時(shí)若對(duì)方不小心切斷電話,應(yīng)由自己重?fù)?。知道?duì)方打的是長(zhǎng)途電話,要體貼地先詢問一下對(duì)方"要不要我給你打過去?"

  5. 在外面與他人聯(lián)絡(luò),打電話時(shí)盡可能選擇安靜的地點(diǎn),若環(huán)境不允許,也應(yīng)在電話中向?qū)Ψ秸f明。

  三、接打電話禁忌

  1. 接打電話中,不要輕易使用"等一會(huì)再打"這種容易引起誤會(huì)的語(yǔ)句,而最好約定確定的通話時(shí)間。

  2. 若有人打電話找某同事,而其不在,對(duì)方因而詢問同事家中電話時(shí),不要輕易回答。一旦電話非本人親自處理不可時(shí),可先和本人取得聯(lián)系,再讓其和對(duì)方聯(lián)系,才不會(huì)造成無謂的困擾。不要隨便傳話或說出不在者的行蹤。

  3. 要轉(zhuǎn)告正在接待客人的同事有電話時(shí),最好不要口頭轉(zhuǎn)述,可利用紙條傳遞的方式。如此不僅可防止某些機(jī)密泄漏,也可避免打岔引起的尷尬和不悅。

  4. 打電話和外出的上司聯(lián)絡(luò)時(shí),需盡量以上司能回答"是"或"不是"等簡(jiǎn)單的形式發(fā)問。因?yàn)椋蜕纤驹陔娫捴兴勚?,可能?huì)涉及公司機(jī)密;或所談內(nèi)容與正在引起的客戶有關(guān),很可能會(huì)引起客戶的不悅。所以,不要問一些讓上司很難回答,甚至無法在別人面前回答的問題以免讓上司為難。

  5. 和同事聊天時(shí),不要立刻拿起聽筒。以和朋友談話時(shí)的輕松語(yǔ)調(diào)來應(yīng)對(duì)非常失禮。電話沒有掛斷前,不要和他人談笑,更不要批評(píng)對(duì)方.

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