淺談國際會議禮儀(2)
淺談國際會議禮儀
一般情況下，如果沒有幻燈片的幫助，你很難能讓聽眾在報告時始終集中他們的注意力。沒有幻燈的幫助，也往往難以把復雜的內容(如實驗裝置步驟、數(shù)據(jù)結果等)表達清楚。另一方面，一篇很好的講演也可能被使用了不合適的幻燈、講演時遇到的設備上的技術問題等因素而搞砸。這方面的注意事項雖然是老生常談的事情了，但是在科學會議中這方面的錯誤仍然會經常發(fā)生。首先要記住幻燈僅是你講演時的一個輔助手段，有的人把幻燈做得色彩繽紛、在幻燈中放入一些奇葩的標記、加上一種兒童電視中的音響效果等等，以為是別出新裁，吸引眼球，其實是在煊賓奪主，分散聽眾對你講演的注意力。
以下是幾點建議：
1)一般規(guī)則：幻燈數(shù)量要少而精;應選擇平淡整潔容易閱讀的版面;在背景與文字的顏色選擇方面要注意對比度的問題;一個報告的PPT應使用始終如一的格式：如統(tǒng)一的色彩、字體、布局等。
2)文字方面的規(guī)則：一張幻燈片中以6行字最好，盡量不要超過8行，尤其會場比較大時更應注意這個問題，這樣規(guī)定的目的是為了坐在后排的聽眾也能看清楚;要選擇清淅的字體;避免使用大寫字母(讀起來比較費勁);每一行的右邊要對齊，左邊自由，這樣做是使得每個字母的間距相等。
3)插圖方面的規(guī)則：盡量保持一個幻燈片中只有一個圖;當一張圖中有許多條曲線時，應該用符號、而不是用顏色來區(qū)分這些曲線;盡量要給出各點(均值)的變化大小(如方差);對坐標要加標識，說明其代表什么;避免使用三維數(shù)據(jù)圖。
4)表格方面的規(guī)則：表格要盡量簡單;表格一般適宜用在發(fā)表文章但不適宜講演;實在需要使用表格時，每列的數(shù)據(jù)或文字需對齊;對每行與每列的含義要給出說明，對測量值要注明單位。
在作報告時的幾點建議
1)第一張幻燈片：如同文章一樣，第一張幻燈片應給出題目、作者的姓名和單位。當你站在發(fā)言臺前，銀幕上放出第一張幻燈片時，首先要利用這個短暫的時間用眼睛向你的聽眾致意，然后對于這一節(jié)(session)的會議主持人表示感謝，對于你的演講題目也要說些什么。然后再換到第二張幻燈片。
2)講演與幻燈之間的關系：用語言去填補幻燈片中沒有表達的信息，你的目的是使用語言與文字來共同表達，不需要你去讀幻燈片上的文字。說到這里或許你可以明白為什么有前面說過的對幻燈片的要求。在幻燈片的文字中，你可能只需要一些關鍵詞，但是在講演中，你說岀來的句子必須是完整的。
3)在演講時，需說明你的摘要與這個講演的區(qū)別之處(如果有這樣的情況)：許多人早早就提交了會議摘要，然后直到會議前夕又做了很多工作，或者修改了摘要中的數(shù)據(jù)及結論，因此在講演時必須告訴聽眾作了哪些改動以及理由。例如你可以說："Pleasenote that these results differ from those in the printed abstract. The current results include data from anadditional 50 cases."
4)按會議規(guī)定準時結束非常重要。拖遲時間是不遵守規(guī)則的表現(xiàn)，那時候聽眾會開始不耐煩聽你繼續(xù)講下去，所以你的內容再精采也沒有用了。由此可見你通過會議前的演習，把握好時間的重要性。
5)在回答問題的環(huán)節(jié)。一般會議有5或10分鐘的提問時間，你回答問題時的表現(xiàn)，會給聽眾對于你的知識背景的一種印象，所以要好好把握這個環(huán)節(jié)。所以對于這個環(huán)節(jié)我要說得詳細一點。以下是一些建議：a)事先要對與你講演內容有關的基礎知識有充分了解與準備，否則不容易對付各種問題;b)最好事先能了解到聽眾的大致水平和情況;c)你講演開始時(或報告前)與會議主持人打招呼此時可能會發(fā)生作用，當有人執(zhí)意堅持他的問題并與你糾纏時，你可以示意他，請他幫你解圍;d)注意在回答問題時要避免涉及年令、性別、宗教信仰、民族等敏感話題;e)當一個問題提出來以后，你可能會迅速想到他為什么問這個問題，此人的姿態(tài)(bodylanguage)有時會給你這種感覺。例如他是否真的需要得到你的答案還是為了表現(xiàn)他自已?但是你必須記住，你的回答不是給他一個人聽的，而是須要面對所有聽眾，所以在任何情況下，你應僅針對問題本身作答，忽略對提問者個人的看法。f)在出現(xiàn)壓力時，要保持冷靜。以柔克剛，不要去挑戰(zhàn)提問者，始終與會場中的聽眾保持對視，以便從中獲得鼓勵與幫助;g)及時糾正提問中的錯誤假定，以免被提問者誤導;h)不要將你的回答延伸到去作另外一個報告，你可以說：Thisis next topic which I will present in the next year meeting (or tomorrowsession XX);i)不要取笑低級的問題，你可以用真誠的態(tài)度向他提供一些基礎知識;j)如果問題很長或涉及面較大，你需要較長時間回答時，可以要求散會后私下交流;k)如果你知道提問者是你領域的權威，而他的問題又較難時，你可以請他自已談談他的意見;l)如果你無法回答所提出的問題時，最好誠實地告訴聽眾，并且尋求是否有人可以回答這個問題;m)如果有人打斷你的發(fā)言時，你可以請會議主持人幫助，也可以說：Iam coming to this particular point later. 去制止那個人的糾纏，無論你是否在接下來真的會涉及此問題;n)如果因為會場中的設備等問題，使得不是每個人都能聽淸楚提問時，在你作解答前最好把問題簡要地重復一遍。
在國際會議作講演需要一定外語能力，許多人可以把報告內容背出來，但是在提問環(huán)節(jié)卻一點都聽不懂，更不用說回答聽眾的提問。所以要慎重考慮你是否合適用演講的形式(你還可以選poster的方式)。參加學術會議并報告自已的研究成果，從時間順序上來講，應是在完成了實驗工作并初步總結了研究結果(數(shù)據(jù)處理、分析，及得出初步結論)之后，為此希望去會議作交流，聽取同行意見，為下一步發(fā)表文章作準備。這也是科研工作的一個環(huán)節(jié)，所以目的應該是單純的，態(tài)度應該是真誠的。
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