知識文檔管理系統(tǒng)
有效的管理知識可以提高組織的效率和創(chuàng)新能力。在今天的課程中,我們將探討一些實(shí)用的管理技巧和方法,以便你能夠更好地管理你的團(tuán)隊(duì)和組織。下面是小編為大家整理關(guān)于知識文檔管理系統(tǒng),希望對你有幫助!
知識文檔管理系統(tǒng)
知識文檔管理解決方案,幫助企業(yè)對相關(guān)的知識資源進(jìn)行高效、有序的管理,讓所有人都能快速而方便地把自己掌握的經(jīng)驗(yàn)技能以恰當(dāng)?shù)姆绞焦蚕?,同時(shí)訪問到或?qū)W習(xí)到自己所需要的信息和知識,從而全面增強(qiáng)人員的技能素質(zhì)和協(xié)同工作能力以獲得企業(yè)整體的競爭能力。
知識文檔管理解決方案提供了全面的知識文檔管理框架,對知識文檔進(jìn)行完全規(guī)范化的組織,并允許用戶在任何地點(diǎn)和時(shí)間編輯、存儲和創(chuàng)建任何類型的文檔。所有的知識信息都可以經(jīng)由Web瀏覽器找到并獲得。同時(shí),通過與信息門戶相結(jié)合,針對不同的目標(biāo)用戶制訂不同的知識內(nèi)容,使用戶通過Internet/Intranet快速獲得完全個性化的界面和內(nèi)容服務(wù),實(shí)現(xiàn)用戶友好性和靈活性的結(jié)合。
功能概述
知識庫管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)知識瀏覽、知識檢索、知識評價(jià)、知識管理、知識分類、知識審批、知識發(fā)布、知識導(dǎo)入、知識模版定制、知識整理、知識訪問限制等功能。
1. 知識瀏覽
通過知識庫管理系統(tǒng)軟件,用戶能夠按照不同的分類瀏覽查看知識。知識瀏覽提供多種排序方式:標(biāo)題排序、時(shí)間排序、熱點(diǎn)排序,方便用戶檢索瀏覽。系統(tǒng)提供個人知識收藏夾功能,用戶可將常用知識加入收藏方便查看。
2. 知識檢索
知識檢索是知識庫管理系統(tǒng)的核心功能之一,知識庫管理系統(tǒng)能夠提供多種知識檢索方式,包括編號檢索、標(biāo)題檢索、全文檢索。知識檢索支持模糊查詢,檢索結(jié)果中關(guān)鍵字高亮顯示。
3. 知識評價(jià)
知識評價(jià)知識庫中所管理的知識的準(zhǔn)確性以及可信度的重要保證。知識評價(jià)體系分為客戶評價(jià)以及專家評價(jià)兩個部分組成??蛻裟軌?qū)χR發(fā)表評論??蛻舻脑u論可以作為知識的補(bǔ)充信息,也可以作為知識審批和維護(hù)的一個溝通渠道;專家組成員能夠定期地對知識庫中的知識進(jìn)行整理、歸納,并對原有的解決方案進(jìn)行審核與評議,給出知識評價(jià)分?jǐn)?shù)。
4. 知識管理
知識管理包括添加知識、修改知識和刪除知識功能,知識支持添加附件、關(guān)聯(lián)知識。知識庫維護(hù)人員、業(yè)務(wù)代表和知識庫管理人員能夠?yàn)橹R添加附件、關(guān)聯(lián)知識,以增加知識的可用性。
5. 知識分類
知識的分類會隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展、新技術(shù)的采用等因素而變化,對知識進(jìn)行合理分類是提高知識檢索效率的前提。知識類別維護(hù)提供了對知識庫中的知識分類的管理。知識庫管理員可以對知識類別進(jìn)行瀏覽、添加、編輯和刪除等功能的操作。
6. 知識審批
在創(chuàng)建和修改知識時(shí)可以使用審核功能。使提交到知識庫中的每一條解決方案都通過一個有效的核查管理環(huán)節(jié),這樣既可以保障知識庫中解決方案的正確性,也可以規(guī)范知識庫的管理和維護(hù)。
7. 知識發(fā)布
知識經(jīng)過審批后可以進(jìn)行發(fā)布。知識在正式發(fā)布后才能對用戶開放,提供瀏覽和檢索服務(wù)。管理員在發(fā)布知識之前設(shè)計(jì)軟件
可以進(jìn)行知識預(yù)覽,檢查發(fā)布知識的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。知識庫中的知識或者解決方案可能由于一些原因而不再適用,如:內(nèi)容本身變化、新政策法規(guī)的制定等。此時(shí)可以對知識進(jìn)行撤銷發(fā)布操作,然后針對不同情況對知識進(jìn)行修改或者廢棄。
8. 知識導(dǎo)入
在處理用戶請求過程中,具有代表性的問題或常見問題在成功解決后,可以作為典型問題導(dǎo)入到知識庫中供更多用戶查看。
9.知識模版定制
不同類別的知識根據(jù)要求不同,可以選擇不同的知識模版指定創(chuàng)建時(shí)的規(guī)范。知識庫管理系統(tǒng)能夠創(chuàng)建解決方案的模板,提供各種形式,從簡單的提問/解答,到產(chǎn)品公告,F(xiàn)AQ,問題解決向?qū)Ш彤a(chǎn)品文檔。
知識服務(wù)檔案管理
知識服務(wù)檔案管理模式主要是指對企業(yè)內(nèi)部用戶的檔案進(jìn)行合理有效的管理,這項(xiàng)服務(wù)管理模式最早是根據(jù)企業(yè)要求而產(chǎn)生的。檔案管理模式對于服務(wù)行業(yè)尤為重要,特別是像中國電信、中國聯(lián)通、中國移動等信息服務(wù)行業(yè),此類公司的用戶量較大,而且信息保密性要求較高,日常檔案管理工作尤為繁重,這就需要有更加合理科學(xué)的檔案管理工作模式來滿足客戶需求,提高檔案管理工作效率。檔案管理的優(yōu)劣對企業(yè)的未來發(fā)展也會產(chǎn)生重大影響。
1 基于知識服務(wù)的檔案管理模式的提出背景
1.1 時(shí)代發(fā)展潮流提出的要求
知識經(jīng)濟(jì)的興起順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的潮流,是時(shí)代發(fā)展的重要標(biāo)志。知識經(jīng)濟(jì)不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì),它是知識、信息技術(shù)的結(jié)合體,直接依賴于知識和信息的生產(chǎn)、使用、分配。知識管理充分發(fā)揮了知識在經(jīng)濟(jì)中的自身作用,通過知識創(chuàng)新、知識應(yīng)用不斷順應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)對“空前關(guān)注知識的價(jià)值”的要求,進(jìn)而成為重要的管理范式,順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展潮流。
想要實(shí)現(xiàn)知識管理戰(zhàn)略,就需要各個部門,尤其是檔案管理信息部門通過檔案管理知識為企業(yè)提供各類信息服務(wù),滿足客戶檔案管理要求,發(fā)揮知識信息的價(jià)值。
在激烈的市場競爭條件下,想要獲得市場優(yōu)勢,在激烈的競爭中獲得可持續(xù)發(fā)展,就需要充分利用戰(zhàn)略性、非模仿性、獨(dú)特性的資源。這種獨(dú)特性的資源主要是指企業(yè)內(nèi)部的知識。這類知識是企業(yè)長期發(fā)展過程中產(chǎn)生的,通常和企業(yè)的戰(zhàn)略、管理、文化密不可分,既有通過文檔管理存在的顯性知識,也有隱性知識。因此,需要通過檔案管理的不斷創(chuàng)新優(yōu)化來挖掘企業(yè)檔案資源,利用檔案知識促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,推動企業(yè)健康合理發(fā)展,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的競爭戰(zhàn)略服務(wù)。
1.3 用戶不斷增長的知識需求
傳統(tǒng)檔案管理自身存在許多弊端,由于技術(shù)、管理等方面的落后,難以滿足客戶對檔案信息管理的需求。因此,要不斷創(chuàng)新檔案管理模式,提高檔案管理效率,不斷滿足客戶對檔案管理的需求。要以用戶為中心,需求為導(dǎo)向,提高企業(yè)檔案信息的重視度,要將檔案信息、知識作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn),提高檔案信息、知識的管理要求,不斷積累企業(yè)檔案信息、知識,通過檔案知識積累、檔案知識評價(jià)、服務(wù)、組織服務(wù)以及企業(yè)人力資源管理、制度完善、技術(shù)運(yùn)用來滿足用戶對檔案信息、知識的需求。
2 基于知識服務(wù)的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
由于知識服務(wù)性的檔案管理模式以知識管理模塊為編碼進(jìn)行的檔案管理,能夠通過知識編碼進(jìn)行科學(xué)合理的工作,進(jìn)而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統(tǒng)檔案管理不同,知識服務(wù)檔案管理模式在管理過程中主要以知識性檔案為主,以個人資料、信息文件、內(nèi)部資料、外部信息為主要管理對象,而傳統(tǒng)檔案管理則是在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動過程中產(chǎn)生的各類文檔、文案;另外,在資源管理方面,知識服務(wù)檔案管理能夠?qū)⒏鞣N資源進(jìn)行科學(xué)合理的整合,而傳統(tǒng)檔案管理則將檔案和資源進(jìn)行分類整理,不能實(shí)現(xiàn)資源的有效整合;再次,在服務(wù)理念方面,兩者也有很大的區(qū)別,知識服務(wù)型檔案管理以用戶為中心進(jìn)行資源管理,而傳統(tǒng)檔案管理則主要以檔案機(jī)構(gòu)為主,簡單的從事檔案管理,知識服務(wù)型檔案管理的目的是在提供知識信息的基礎(chǔ)上滿足客戶需求,幫助客戶解決問題,提供較為系統(tǒng)完善的檔案管理知識,而傳統(tǒng)檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作;知識服務(wù)型檔案管理的核心主體是專業(yè)團(tuán)隊(duì),而傳統(tǒng)檔案管理的主體是單個員工。
檔案管理的有效措施
一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提
(一)愛崗敬業(yè),爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作,在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此,要想使單位的文書檔案工作有起色,首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視,文檔工作人員還要注重完善自我,熱愛本職工作,忠于職守,忠實(shí)肯干,發(fā)揮主觀能動性,干出業(yè)績,干出水平,讓領(lǐng)導(dǎo)滿意,更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
(二)加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視,大多都是因?yàn)槿狈n案意識,認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門,可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。
首先,要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況,使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā);其次,要努力做好檔案服務(wù)工作,及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料,為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息,使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。
二、現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的途徑
隨著改革的深入發(fā)展,文檔管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如文件和檔案數(shù)量越來越多,給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等,只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化,才能有效地加以解決。
(一)掌握現(xiàn)代化管理技能,提高綜合素質(zhì)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用,使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接,系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作,這種現(xiàn)代化管理技術(shù),迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。
文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求,也是文檔工作者的努力方向。所以,文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí),努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
(二)利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類,雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個人的理解同,對同一個文件的分類不盡相同,就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的.,影響案卷的質(zhì)量,給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,不需要擬定案卷標(biāo)題,以件為單位,不僅省時(shí)省力,而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢,提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。
三、提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案工作的保障
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要,要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性,努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法,已不能適應(yīng)新的形勢,所以,必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn),盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。