企業(yè)研究

　　人事檔案關(guān)系職工的切身利益，供電企業(yè)作為世界五百強的國企也不例外。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國社會主義市場體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，亟待加以解決。隨著人力資源集約化管理的要求，供電企業(yè)加強了人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的建設(shè)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作跟現(xiàn)代企業(yè)管理有一定脫節(jié)，尤其是在動態(tài)管理方面，建立現(xiàn)代企業(yè)人事檔案的管理模式勢在必行。

　　一、傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

　　1.人事檔案的分類變化

　　供電企業(yè)現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢?，F(xiàn)人事檔案管理依照中組部制定的《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案兩類管理，沿襲的是身份管理。現(xiàn)狀是供電企業(yè)已從身份管理改為崗位管理，即管理崗位和非管理崗位。國家也沒有針對企業(yè)出臺完善的人事檔案管理辦法，現(xiàn)有的管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的形勢，存在脫節(jié)現(xiàn)象。

　　2.人事檔案材料尺寸標(biāo)準(zhǔn)變化

　　《干部人事檔案管理辦法》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，人事檔案材料大尺寸都采用十六開的規(guī)格。隨著社會的進(jìn)步，公文的尺寸都有了很大的改變，一般的文件、申報材料等都改用了A4的尺寸。如供電企業(yè)現(xiàn)有職稱評審表、勞動合同書、原始學(xué)歷材料等。人事檔案管理辦法卻沒有進(jìn)行相應(yīng)的修訂，造成材料處理上很多不必要的麻煩。既損壞了材料的原始完整性，又大大增加了人事檔案整理的工作量。

　　3.人事檔案材料審核標(biāo)準(zhǔn)變化

　　傳統(tǒng)的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)鑒于多年沒有調(diào)整，有些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)跟不上新的時代要求。如后續(xù)函授教育方面，現(xiàn)大多數(shù)學(xué)校報名均采用網(wǎng)絡(luò)報名的方式，在學(xué)籍檔案材料中不存放考生報名登記表，同以往的人工報名方式有較大區(qū)別。隨著學(xué)習(xí)形式的多樣化，學(xué)籍材料也隨之有了變化，如網(wǎng)絡(luò)教育、自學(xué)考試等，而一味的套用原有的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)顯然已經(jīng)不能適應(yīng)要求。

　　4.紙質(zhì)人事檔案同電子檔案信息不匹配

　　隨著科技的進(jìn)步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項管理均利用計算機手段管理復(fù)雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護(hù)到位、ERP系統(tǒng)有信息而人事檔案紙質(zhì)材料短缺等現(xiàn)象，動態(tài)管理工作水平有待于進(jìn)一步提高。

　　5.員工對人事檔案認(rèn)識程度變化

　　1998年以前，供電企業(yè)員工的離退休管理由電力系統(tǒng)辦理，從實際工作情況出發(fā)可以認(rèn)定員工的某些事實情況，一定程度上較為忽略員工人事檔案的完整性。自從供電企業(yè)納入社會養(yǎng)老保險統(tǒng)籌之后，離退休人員的審批由地方養(yǎng)老保險中心辦理，所有的信息要依據(jù)人事檔案進(jìn)行確認(rèn)。人事檔案的規(guī)范與否直接影響到員工養(yǎng)老金的待遇高低，其重要性越來越凸顯。雖然近年來員工對人事檔案的重視程度有了較大的提高，但有很多員工依舊沒有擺脫以往的觀念，認(rèn)為人事檔案沒有什么用處，抱著僥幸的態(tài)度，心存靠企業(yè)吃企業(yè)的思想，沒有真正認(rèn)識到人事檔案的重要性。

　　二、加強人事檔案動態(tài)管理的措施

　　1.改變?nèi)耸聶n案的分類管理

　　結(jié)合供電企業(yè)管理現(xiàn)狀，在國家規(guī)范的職工人事檔案標(biāo)準(zhǔn)沒有出臺以前，筆者認(rèn)為可以有兩種分類辦法。一是供電企業(yè)可以將科級干部人事檔案按照中組部頒發(fā)的《干部人事檔案管理辦法》規(guī)范，歸為領(lǐng)導(dǎo)干部(科級及以上)類、一般員工類。二是分為三類，即領(lǐng)導(dǎo)干部類、一般管理崗位類、非管理崗位類。領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案管理嚴(yán)格遵守《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，其他人員人事檔案管理參照執(zhí)行。

　　2.規(guī)范人事檔案入檔材料的尺寸

　　從最大程度上保存人事檔案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事檔案材料等因素出發(fā)，筆者建議人事檔案材料的處理可以分為兩種情況處理：按照舊標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)整理和規(guī)范的人事檔案可以按照以往的尺寸要求(十六開)進(jìn)行處理材料，新建人事檔案可以按照A4尺寸進(jìn)行整理和規(guī)范。

　　3.加強紙質(zhì)檔案同信息系統(tǒng)電子檔案同步管理

　　供電企業(yè)目前人資管理一般采用人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)均采集了人員的基礎(chǔ)信息，要做到紙質(zhì)檔案同電子檔案同步管理，必須從完善人力資源制度和流程管理出發(fā)，處理好人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的關(guān)系，加強過程管理。

　　(1)完善制度建設(shè)和流程管理。供電企業(yè)人力資源管理一般分為干部管理、職稱管理、合同管理、人事檔案管理、薪酬管理、統(tǒng)計管理等多個崗位，人資管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息基本涉及全部崗位。紙質(zhì)檔案和電子信息要做到完全一致，必須建立完善的制度和流程，明確各個環(huán)節(jié)各個崗位的職責(zé)。人事檔案管理崗位同其余每個崗位都聯(lián)系緊密不可分割，從中起到紐帶的作用，否則實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步動態(tài)管理將會成為空談。如干部管理崗位在干部調(diào)整后要及時維護(hù)信息，規(guī)定在一定時間內(nèi)必須將相應(yīng)的干部任命審批表及考察報告等材料遞交人事檔案管理崗位。職稱管理崗位在職稱評審結(jié)束后要及時維護(hù)信息，同時將相應(yīng)的職稱評審材料遞交人事檔案管理崗位。勞動合同管理崗位在勞動合同簽訂后要及時維護(hù)信息，同時將相應(yīng)的勞動合同書遞交人事檔案管理崗位等。

　　(2)收集紙質(zhì)檔案和ERP系統(tǒng)信息維護(hù)互為促進(jìn)。及時收集材料是使檔案內(nèi)容常新的必要手段，ERP系統(tǒng)信息及時維護(hù)是保證基礎(chǔ)信息分析質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案材料的形成來源，可以是一級組織，一個部門或者一個人。收集鑒別就是去蕪存真，保證材料完整性、真實性的重要過程。將兩個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，收集紙質(zhì)檔案材料的同時確認(rèn)ERP系統(tǒng)是否維護(hù)信息，確保不出現(xiàn)有材料系統(tǒng)沒有維護(hù)的現(xiàn)象。ERP系統(tǒng)維護(hù)信息的同時要依據(jù)材料準(zhǔn)確維護(hù)，嚴(yán)禁空穴來風(fēng)，發(fā)生沒有紙質(zhì)材料卻有電子信息的情況。兩者相互制約，相互促進(jìn)，才能真正實現(xiàn)同步。

　　(3)人事檔案管理環(huán)節(jié)和ERP信息系統(tǒng)緊密聯(lián)系。人事檔案整理同ERP信息核查聯(lián)系。整理歸檔是材料有規(guī)律結(jié)合轉(zhuǎn)化為檔案的過程。對收集鑒別后的材料和檔案，按統(tǒng)一規(guī)格要求和方法步驟進(jìn)行加工整理，按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。這不僅是每本檔案內(nèi)容完整、條理化的過程，也是每一類檔案實用、系統(tǒng)化的過程，同時是對ERP系統(tǒng)信息的再一次核查過程，為人事檔案的動態(tài)管理和信息系統(tǒng)的及時更新奠定基礎(chǔ)。

　　人事檔案利用同ERP系統(tǒng)人員變化聯(lián)系。人事檔案在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上要能及時準(zhǔn)確地提供利用，避免利用工作中檔案的損壞與流失，隨時保持檔案管理與ERP信息系統(tǒng)人數(shù)相一致。隨著企業(yè)人員的配置流動及自然增減(死亡、退休等)要及時轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)移檔案。包括做好轉(zhuǎn)遞原因的登記與保管，如：新分配人員的名冊表、調(diào)動人員的調(diào)令等;還要包括健全的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，如：轉(zhuǎn)遞證明、回執(zhí)簽字、審核登記、死亡與解除檔案的登記等，確保轉(zhuǎn)遞檔案的安全與到位。確保做到有人就有檔，ERP系統(tǒng)信息有據(jù)可查。

　　人事檔案規(guī)章制度同ERP系統(tǒng)管理制度聯(lián)系。人事檔案管理要進(jìn)一步健全包括查閱、借閱、收集、鑒別、校對、利用、轉(zhuǎn)遞、保管、保密等一系列管理規(guī)章制度。制定人事檔案各項規(guī)章制度時要同ERP系統(tǒng)管理制度緊密結(jié)合，用制度認(rèn)真規(guī)范人事檔案和ERP系統(tǒng)信息維護(hù)管理環(huán)節(jié)的工作，保證落實與實施更加科學(xué)的管理。

　　4.加強人事檔案重要性的宣傳

　　針對員工對人事檔案重視程度不夠的問題，供電企業(yè)要結(jié)合工作中出現(xiàn)的形形色色的問題，及時同員工進(jìn)行溝通，廣泛宣傳人事檔案和員工自身切身利益的關(guān)系。必要時可以結(jié)合一些個例，舉辦講座或培訓(xùn)班，逐步擴大宣傳面，使員工從自身的角度注重起人事檔案建設(shè)的重要性，讓員工樹立只有人事檔案有材料不算有，只有ERP系統(tǒng)有也不算有的觀念，調(diào)動起員工監(jiān)督積極性，促進(jìn)人事檔案和ERP系統(tǒng)同步規(guī)范。

　　人事檔案的動態(tài)細(xì)化管理是一個結(jié)構(gòu)龐大，運作細(xì)致的系統(tǒng)工程，隨著供電企業(yè)人力資源集約化管理越來越高的要求，動態(tài)管理重要性日益凸顯。越是加強基礎(chǔ)管理工作，這種管理的回報就越大。人事檔案管理同ERP系統(tǒng)管理做到同步，充分發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢，恰似給傳統(tǒng)的人力資源管理插上了翅膀，為飛速提高人力資源工作管理水平奠定堅實的基礎(chǔ)，為企業(yè)人力資源的開發(fā)與管理發(fā)揮積極作用。