如何增值企業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核
隨著商品經(jīng)濟的不斷擴大和日益國際化,企業(yè)面臨激烈的競爭。如果認證企業(yè)的內(nèi)審,只是根據(jù)檢查大綱提出沒有重要價值的不符合項及改進建議項,對于企業(yè)是沒有價值的。尤其是認真按標準實施并通過認證的企業(yè),質(zhì)量管理水平比較高的、具有一定市場競爭力的企業(yè),如果還是按照是否滿足體系要素的基本要求為標準來內(nèi)審,這樣的內(nèi)審就失去了意義。企業(yè)需要的是能夠提出有用的、有價值的審核意見,能夠給企業(yè)指出影響企業(yè)提升競爭力的薄弱環(huán)節(jié),提供提高質(zhì)量管理水平的有效措施,以實現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或服務的改進,使得企業(yè)質(zhì)量管理體系在不斷改進和持續(xù)有效地運行中,持續(xù)不斷增進顧客滿意,使得企業(yè)“增值”。因此,作為比較優(yōu)秀的企業(yè)的管理層,應該在積極認真貫徹標準、重視企業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)審的基礎上,積極開展增值內(nèi)審。
何為“增值內(nèi)審”?
首先我們來了解什么是“增值審核”?所謂的“增值審核”實際上是一種評價和改進風險管理、控制和管理過程的有效性的系統(tǒng)的、有規(guī)則的審核,是提高審核有效性和顧客滿意的審核。具體體現(xiàn)為減少發(fā)生風險、改進對規(guī)定產(chǎn)品或服務質(zhì)量的保證、減少產(chǎn)品或服務的交付成本、減少產(chǎn)品或服務的交付時間、改進對人力資源、設備資源和資金等的管理以及政策指導等方面。“增值審核”的提法首先是由第三方認證機構提出的,應向認證的機構提供增值的審核服務。但是由于種種原因,在國內(nèi)的第三方認證機構中,鮮有機構提出為企業(yè)提供“增值審核”服務的,估計未來一段時期內(nèi)都很難達到。
所以本文作者認為,用“增值內(nèi)審”來執(zhí)行“增值審核”的職能,對企業(yè)而言具有重大的意義。為此,本文作者就如何使企業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)審增值提出幾點思考:
1、管理層的高度關注和大力支持是增值內(nèi)審的前提
首先,企業(yè)的管理層,尤其是最高領導者必須認識到增值內(nèi)審的意義,更應清楚他們的支持是何等的重要。內(nèi)審原本就是一個涉及到組織的體系的各部門和所有過程的復雜活動,期間會遇到很多現(xiàn)實的困難:例如遇到有些被審部門以工作忙為借口不愿積極配合;或者經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)重大需改進的項目,卻因得不到財力物力的支持,而錯失改進的最佳時機,同時也會使得內(nèi)審人員的形象受到質(zhì)疑,很難繼續(xù)得到被審人員的支持與配合。凡此種種,只有企業(yè)的管理層能夠以事實為依據(jù),從人、財、物等方面予以大力的支持,與內(nèi)審人員保持暢通的溝通渠道,讓內(nèi)審人員多了解企業(yè)高級決策層面的信息,充分肯定內(nèi)審員的有價值審核結果,增值內(nèi)審工作才能順利開展。
2、企業(yè)的內(nèi)審員應熟悉體系文件,了解組織的質(zhì)量管理成熟度,并采用過程方法和管理的系統(tǒng)方法
熟悉體系文件有助于識別法規(guī)的要求、加強體系文件的熟悉和組織內(nèi)各層級執(zhí)行情況的了解,通過ISO9001各要素評價得出組織的質(zhì)量管理成熟度。不同成熟度的組織對增值審核的需求可能不同,成熟度低的組織可能存在體系的符合性和有效性改進的需求,甚至需要包括機構、職責分配、管理模式等方面的改進建議;而成熟度高的組織則可能需要組織其他各項管理或戰(zhàn)略與質(zhì)量管理體系的結合等建議。內(nèi)審員可以據(jù)此了解未來的工作重點,有針對性地預先準備必要的知識和技能;而且通過熟悉體系文件,全面細致地了解組織及其過程,也有助于在審核中評審過程的實施、控制程度。內(nèi)審員必須充分理解各個過程,并理解這些過程以什么樣的順序和關系運作的基礎上,從而能夠?qū)崿F(xiàn)在質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的同時,提高體系的有效性和效率。也才能夠避免所提問題的非系統(tǒng)性,還能為組織提高系統(tǒng)性的解決措施,成為名符其實的“增值內(nèi)審”。
3、素質(zhì)高、能力強的內(nèi)審員隊伍是增值的根本
從某種意義上說,審核隊伍素質(zhì)的高低將直接左右著內(nèi)審增值的效果。企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核員(以下簡稱內(nèi)審員)在企業(yè)內(nèi)對質(zhì)量管理體系的正常運行和改進起著重要的作用。他們不僅擔負著質(zhì)量管理體系審核任務,還是企業(yè)質(zhì)量管理體系建立、實施和改進工作中的業(yè)務骨干。一個好的審核員的要求是審核方法、審核思路要對;體系文件和標準要熟、并且能夠正確理解;五大工具要懂、會正確應用;要有相關的技術背景;要有很強的溝通能力。為達到內(nèi)審增值效果,就要注重內(nèi)審員的選拔、培養(yǎng)和評價工作。企業(yè)必須選聘處事公正、具備專門知識與技能、富有管理經(jīng)驗、具有良好的個人素質(zhì)和強烈責任感的人擔當此任。企業(yè)應為內(nèi)審員提供的相關培訓包括:公司戰(zhàn)略、運營管理、管理溝通、項目管理等課程、ISO9000:2000 系列標準的培訓等。尤其是ISO9004:2000 《組織持續(xù)成功的管理――一種質(zhì)量管理方法》,為企業(yè)能在按ISO9001建立了質(zhì)量管理體系的基礎上,持續(xù)改進和推廣而建立,正與“增值”契合。
4、轉(zhuǎn)變審核理念,改變現(xiàn)場審核以往的溝通方式
現(xiàn)場審核是整個內(nèi)審工作關鍵性環(huán)節(jié),現(xiàn)場獲取的客觀證據(jù)和相關信息,將是評價質(zhì)量體系運行有效性和充分性的重要依據(jù)。在以往的內(nèi)審中,內(nèi)審員將全部的精力用在發(fā)現(xiàn)不符合記錄評判依據(jù)證據(jù)上,這種做法無疑造成了與被審人員的一道鴻溝?,F(xiàn)在的增值審核對內(nèi)審提出了更高的要求,內(nèi)審員則應該本著平等、互利的原則,以改進為目的,積極營造良好的審核氣氛,努力贏得被審者的全力配合,以獲得足夠的、真實的信息,降低合理抽樣的風險系數(shù),提高發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題的概率。內(nèi)審員在提出不符合項的同時還必須有價值地改進建議項,這個建議必定要與被審方交流后共同達成。
綜上所述,企業(yè)的內(nèi)審員應掌握體系文件,了解其組織的質(zhì)量管理成熟度;管理層對內(nèi)審高度關注并對增值內(nèi)審大力支持;打造素質(zhì)高、能力強的內(nèi)審員隊伍;內(nèi)審員能夠轉(zhuǎn)變審核理念,以管理者的視角,采用尊重、平等的溝通方式現(xiàn)場審核,增值內(nèi)審就會為企業(yè)的持續(xù)改進大大增值。