淺談企業(yè)會計電算化下的內(nèi)部會計控制
關(guān)鍵詞：會計電算化 內(nèi)部控制 控制建設(shè)
隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，內(nèi)部會計控制已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)賴以生存和發(fā)展的非常有效的管理工具，而內(nèi)部會計控制制度是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，其建設(shè)的如何？對提高企業(yè)經(jīng)濟效益具有重要的作用。目前，隨著計算機的普及以及計算機技術(shù)的突飛猛進，大多數(shù)企業(yè)使用了電算化的核算系統(tǒng)，尤其是目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，會計電算化進一步向深層次發(fā)展，這些變化向原來的內(nèi)部會計控制提出了挑戰(zhàn)。新的環(huán)境下，迫切需要新的內(nèi)部會計控制出現(xiàn)。
一、電算化系統(tǒng)下內(nèi)部會計控制與手工系統(tǒng)的區(qū)別
1.執(zhí)行主體不同。手工系統(tǒng)下內(nèi)控的主體為人，而電算化系統(tǒng)下的控制主體為人與計算機兩個方面。
2.控制的對象不同。在電算化系統(tǒng)下，由于會計信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，相應(yīng)地，其控制的對象也發(fā)生了變化?？刂茖ο笤瓉頌闀嬏幚沓绦蚣皶嫻ぷ鞯南嗳菪缘?，會計資料全部由不同的責(zé)任人分別記錄在紙上以備查驗，是以對人的控制為主；而電算化系統(tǒng)中，會計業(yè)務(wù)形成的文件及記錄均記錄在磁性介質(zhì)上，其具有修改不留痕跡、忌磁化等的特點，控制對象以人與計算機二者為主。
3.內(nèi)部會計控制的風(fēng)險控制點不同。手工系統(tǒng)下，分別由不相容的各崗位人員來具體執(zhí)行各項內(nèi)控制度，側(cè)重于對具體執(zhí)行人員的授權(quán)、批準(zhǔn)、執(zhí)行等崗位職責(zé)的相互分離，相互牽制，實行稽核檢查制度等。在電算化系統(tǒng)下，當(dāng)會計憑證輸入計算機之后，系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務(wù)的處理，因此，正確的數(shù)據(jù)錄入成為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時，在電算化系統(tǒng)中，出現(xiàn)了計算機的軟硬件的維護及分析、電算化程序的安全控制、軟件系統(tǒng)的使用、修改的權(quán)限控制、計算機病毒的防治等。
4.內(nèi)控的內(nèi)容及形式不同。手工系統(tǒng)下的會計內(nèi)控主要是針對經(jīng)濟事項本身的交易處理，而在電算化系統(tǒng)下，出現(xiàn)了計算機的安全及維護、系統(tǒng)管理及操作員的職責(zé)制度、計算機病毒的防治等新內(nèi)容。在手工系統(tǒng)下，對一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具體具有相應(yīng)權(quán)限的人的簽章，不同于手工系統(tǒng)下的多個業(yè)務(wù)崗位和多個責(zé)任人獨立操作而形成的明確的責(zé)任；在電算化系統(tǒng)下，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)，獲得某種權(quán)利進行業(yè)務(wù)處理，由此引起失控而造成損失。手工系統(tǒng)下，內(nèi)部會計控制主要是制度控制；而電算化系統(tǒng)下，是將程序控制和制度控制相結(jié)合。
二、會計電算化下內(nèi)部會計控制存在的問題
在目前的許多企業(yè)中，雖然會計電算化系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，但是，相應(yīng)的內(nèi)部會計控制制度還存在不完善之處，具體有以下幾個方面：
1.電算化系統(tǒng)下的會計及電算化崗位不完備，分工不明確。各崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實到位。有的單位的操作員可以以不同的身份進入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實亡。
2.缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護人員。目前，許多會計人員對會計業(yè)務(wù)熟悉，但對計算機知識缺乏；而系統(tǒng)的維護人員對計算機知識熟悉，但對會計業(yè)務(wù)不夠了解，使得在系統(tǒng)運行中的故障不能及時分析、排除。
3.設(shè)備及財務(wù)軟件的安全性及保密性差。設(shè)備的運行不能滿足防潮、防塵等各項技術(shù)要求，電腦的系統(tǒng)數(shù)據(jù)和會計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風(fēng)險。而現(xiàn)在許多單位缺乏操作的記錄功能，出現(xiàn)問題后不便于追究責(zé)任。
4.監(jiān)督的有效性差。有些單位雖然建立了內(nèi)部控制制度，但是由于單位部分人員重視不夠而徒有虛名，沒有真正執(zhí)行。而單位的內(nèi)部審計由于其本身的獨立性比較差，導(dǎo)致沒有及時發(fā)現(xiàn)并糾正本企業(yè)的內(nèi)控制度的缺陷。另外，目前外部注冊會計師還沒有像年度報表審計那樣，形成定期對企業(yè)內(nèi)部會計制度的審計規(guī)定。
三、會計電算化下，如何加強內(nèi)部會計控制建設(shè)
1.嚴(yán)格會計工作組織機構(gòu)的管理。由于會計電算化知識與功能的相對集中，需要對原來的會計機構(gòu)做相應(yīng)的調(diào)整，設(shè)立基本的會計工作崗位和電算化會計的管理、維護等崗位，制定各崗位人員詳細(xì)的崗位職責(zé)制度，確保實現(xiàn)不相容職務(wù)的職權(quán)分離。
2.建立安全管理控制制度。為了防止電算化會計系統(tǒng)遭到非法侵害，需建立多方面的安全控制制度。主要包括：制定上機管理制度，保證計算機設(shè)備安全的措施，如防火、防潮、防盜、防磁等；通過上機記錄制度，形成上機日志等；按照不相容崗位職責(zé)分離的原則，對各業(yè)務(wù)崗位人員授予處理自己負(fù)責(zé)工作的授權(quán)制度并嚴(yán)格控制監(jiān)督，健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度；禁止在計算機上玩游戲，安裝殺毒軟件、采用網(wǎng)絡(luò)防火墻制度等。
3.強化風(fēng)險意識。面對電算化系統(tǒng)下的各種風(fēng)險，必須建立嚴(yán)密的內(nèi)部會計控制制度。目前，有關(guān)電腦系統(tǒng)的舞弊案件時有發(fā)生，而且涉及的金額及損失往往比手工系統(tǒng)大得多，使我們更加認(rèn)識到了電算化系統(tǒng)下加強內(nèi)部會計控制的重要性。為此，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及廣大財會人員都應(yīng)強化風(fēng)險意識。
4.加強電算化內(nèi)部會計控制的審計。內(nèi)部審計制度是企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的重要組成部分，在某種意義上說是對其他內(nèi)部控制的再控制。通過內(nèi)部審計，可以發(fā)揮其熟悉本單位情況的特點，因此可以進行日常性、全過程的控制及監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部會計制度在執(zhí)行過程中的不合理環(huán)節(jié)。鑒于內(nèi)部審計獨特的優(yōu)勢，企業(yè)必須建立內(nèi)部監(jiān)督的組織機構(gòu)，直接對企業(yè)的高層負(fù)責(zé)，以便使內(nèi)部的審計工作能夠順暢進行。同時企業(yè)可以考慮定期聘請中介機構(gòu)，進行內(nèi)部會計控制制度的專項審計，借助外部中介機構(gòu)的力量以便更好地查漏補缺。
5.加強對內(nèi)部控制制度涉及的相關(guān)人員的培訓(xùn)。企業(yè)的內(nèi)控制度制定以后，必須注重制度的落實和執(zhí)行，必須堅持對內(nèi)控制度的執(zhí)行人員包括會計人員在內(nèi)的相關(guān)人員，進行上崗前及上崗后的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識及企業(yè)自身內(nèi)部會計控制制度內(nèi)容兩方面，為內(nèi)控的貫徹執(zhí)行打好基礎(chǔ)。
對于一個單位，由于其生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，內(nèi)部會計控制制度的也是一個動態(tài)的發(fā)展過程。在電算化系統(tǒng)下，內(nèi)部會計控制制度將不斷出現(xiàn)新的問題，我們應(yīng)從會計電算化的實際出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的內(nèi)部會計制度，并根據(jù)執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題，逐步完善和提高。
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