有效的內(nèi)部控制體系是電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。由于電算化系統(tǒng)具有高密度儲存、方便使用、自動高速運(yùn)行的特點(diǎn)，這就更加便于單位根據(jù)自身特點(diǎn)所設(shè)置的內(nèi)控制度更好地發(fā)揮作用。

一、實(shí)施會計(jì)電算化后需要重新考慮的內(nèi)部控制因素

1、可能存在的會計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問題

在會計(jì)電算化系統(tǒng)下，會計(jì)數(shù)據(jù)僅需要會計(jì)操作人員一次性輸入到計(jì)算機(jī)中，電算化系統(tǒng)就會自動完成總賬、明細(xì)賬、日記賬等的登記工作。但這些工作的數(shù)據(jù)全部來源于第一次的手工錄入，因此，原來手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對工作已經(jīng)失去了作用，即一旦原始錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤將很難被發(fā)現(xiàn)，并且會直接導(dǎo)致一系列會計(jì)數(shù)據(jù)的失真。

2、電算化后會計(jì)數(shù)據(jù)的__需要加強(qiáng)

會計(jì)資料屬于單位的最高機(jī)密，一旦被非法竊取或篡改，將有可能使單位蒙受這樣那樣的損失。在原來的手工賬下，會計(jì)憑證、會計(jì)賬表分置保存，非法修改的情況會變得非常困難，而且會留有痕跡，況且一般情況下很難得到單位的全部會計(jì)資料。而在電算化系統(tǒng)下，所有的會計(jì)信息都存儲在服務(wù)器和磁盤中，復(fù)制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，而且不會留下任何痕跡，這就增加了會計(jì)資料泄密的可能性。

3、電算化系統(tǒng)的安全性需要加強(qiáng)

在電算化環(huán)境下，會計(jì)資料多存放于電腦磁盤中，會計(jì)核算全部依賴于計(jì)算機(jī)，一旦機(jī)器發(fā)生故障或發(fā)生突然性的斷電以及感染病毒等情況，都會危及會計(jì)數(shù)據(jù)的安全;此外，存放會計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤如發(fā)生意外損壞也會造成數(shù)據(jù)的丟失。因此，要求運(yùn)行電算化軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須始終保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、針對上述新增內(nèi)控因素，需要單位加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)的方面

1、要做好基礎(chǔ)管理工作，尤其是加強(qiáng)對會計(jì)基礎(chǔ)工作的控制

做好會計(jì)基礎(chǔ)工作控制主要是在單位內(nèi)部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及完整的規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。

電算化會計(jì)信息處理系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，因此，會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，是做好工作的重要保證。

2、對會計(jì)憑證錄入的控制

對會計(jì)憑證錄入的控制其實(shí)就是對會計(jì)崗位分工的控制：會計(jì)主管應(yīng)著重審核原始憑證的合法性、合理性;稽核人員應(yīng)該在認(rèn)真復(fù)核原始憑證后填制正確的報(bào)銷單，并交由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽名或蓋章，無簽名或蓋章的視作無效憑證，不得進(jìn)行賬務(wù)處理;憑證錄入人員根據(jù)準(zhǔn)確無誤的報(bào)銷單錄入憑證;憑證審核人員對照原始憑證對錄入憑證的科目運(yùn)用邏輯關(guān)系進(jìn)行審核，以保證錄入電腦的會計(jì)資料準(zhǔn)確、真實(shí)。自制原始憑證必須經(jīng)過會計(jì)主管簽章才能有效，嚴(yán)禁錄入人員將未經(jīng)審批的憑證輸入。憑證的傳遞要有嚴(yán)密的簽收手續(xù)，防止失落或出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)，以保證錄入。

3、對會計(jì)資料保密的控制

為了保證財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的安全，防止非法進(jìn)入和修改數(shù)據(jù)庫的情況發(fā)生，應(yīng)該設(shè)置多級安全保密措施。要通過對用戶密碼口令的檢查，來識別操作者的權(quán)限，防止用戶查詢到其不應(yīng)了解的數(shù)據(jù)。操作權(quán)限的分配，應(yīng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理。出納與會計(jì)保管檔案;憑單錄入與憑單審核這兩類崗位屬于不相容崗位，從職責(zé)上必須相互分離。各崗位只有一部分明確的權(quán)限，并用密碼控制，以達(dá)到相互分離、相互制約的目的。電算化系統(tǒng)操作人員的權(quán)限分配、密碼設(shè)定、自動操作登記等內(nèi)控制度是電算化系統(tǒng)實(shí)行“不相容職責(zé)相分離”原則的重要措施，必須嚴(yán)格執(zhí)行并加以必要的監(jiān)督。此外，還應(yīng)定期打印“計(jì)算機(jī)操作日志”并妥善保管，以備日后查詢。

4、對電算化系統(tǒng)安全運(yùn)行的控制

應(yīng)定期檢查運(yùn)行電算化軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以確保設(shè)備的安全運(yùn)行，從源頭上預(yù)防故障的發(fā)生。對于計(jì)算機(jī)設(shè)備的日常維護(hù)除了要經(jīng)常性地除塵、檢查防水、防火、接地以外，還應(yīng)定期檢查硬盤文件，并清除磁盤碎片，同時配置UPS電源，以防止因突然性停電而造成的數(shù)據(jù)丟失。另外，必須嚴(yán)禁在電算化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使用來路不明的磁盤、軟件，要建立“拷貝文件管理制度”，做到專機(jī)專用、專盤專用，對于不需要寫入的磁盤應(yīng)將其設(shè)置在寫保護(hù)狀態(tài)。要定期在硬盤和光盤上備份會計(jì)數(shù)據(jù)，將年度會計(jì)資料刻錄成光盤以便保存。要安裝正版反病毒軟件和防火墻，并做到隨時檢測并清除計(jì)算機(jī)病毒。

5、對加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的控制

(1)對會計(jì)資料進(jìn)行定期審計(jì)。

(2)審查電子數(shù)據(jù)與打印存檔資料的一致性。

(3)審查數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止出現(xiàn)非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

(4)對電算化系統(tǒng)運(yùn)行的各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止任何形式的漏洞存在。