探究電算會計內部控制制度

　　一、與傳統(tǒng)會計相比，實行電算化后企業(yè)的內部控制環(huán)境發(fā)生了變化

　　會計電算化是利用電子計算機進行會計數(shù)據(jù)的處理，從而實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理的電子化操作。由于計算機的介入使得會計核算環(huán)境發(fā)生了很大變化，會計部門的組成由單純的財務人員轉變?yōu)榘ㄘ攧杖藛T、計算機處理系統(tǒng)的管理人員和計算機專家的組合。這一變革對于提高會計核算的效率，促進會計核算工作的標準統(tǒng)一，提高經營管理水平，促進會計工作的進一步發(fā)展，促進會計職能的進一步發(fā)揮，提高對經濟活動的監(jiān)管水平都具有十分重要的作用。

　　網(wǎng)絡環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理突破了原有的封閉式的系統(tǒng)環(huán)境。企業(yè)的內部控制不再局限于企業(yè)的內部，而是擴展到企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶之間、企業(yè)與國家之間。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢可以實現(xiàn)內部控制的宏觀化，擴大企業(yè)的內部控制范圍，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，原先應由會計人員處理的有關業(yè)務事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。

　　二、與傳統(tǒng)會計相比，內部控制的內容也更加廣泛

　　在電算化方式下，內部控制的內容在傳統(tǒng)方式的基礎上，又出現(xiàn)了許多新的問題，主要有以下幾個方面：

　　1.業(yè)務信息與財務信息的有機統(tǒng)一。當企業(yè)的信息集成還僅限于部門內部時，財務人員與業(yè)務過程完全脫節(jié)，則對于一些不合理的業(yè)務，其僅僅只能從財務的角度判斷單據(jù)是否可以入賬，如是否有領導簽字、單據(jù)是否齊全等，而對業(yè)務本身內容的合理性無從判斷，如當一張價格嚴重失真的采購發(fā)票傳遞到財務人員這里，由于不知材料的真實價格，其在經過簡單的復核后只能根據(jù)發(fā)票付款，從某種意義上說，其只能起到一個記錄員的作用而不是控制員的作用。企業(yè)內和企業(yè)間的信息集成可以提供足夠的信息量，使工作人員可以根據(jù)各部門提供的綜合信息判斷業(yè)務的合理性，從而避免錯誤的數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)，使工作人員從事后控制轉變?yōu)槭轮锌刂瞥蔀榭赡?。因此，工作人員可以在數(shù)據(jù)采集端完成更多、更實時的內部控制任務。

　　2.人為的干預大為減少。高度的信息集成使人為的干預大為減少，業(yè)務部門人員負責原始電子單據(jù)的錄入，很大程度上減少了會計人員的工作量，而且電子單據(jù)也可以通過先進的條碼識別技術、電子貨幣轉賬技術等進行錄入和傳遞，從而保證了輸入的快捷和準確，而如果再對電子單據(jù)的格式和內容加以規(guī)范，就會使記賬憑證的自動生成成為可能。

　　3.決策權下移。由于原始數(shù)據(jù)采集端前移至業(yè)務部門，因此決策權也下移到業(yè)務部門，關于業(yè)務的審核如其合理性、正確性也由業(yè)務部門來負責，會計部門的工作也相應地由核算轉變?yōu)楣芾砗蜎Q策。

　　4.內部控制的外部化。傳統(tǒng)的企業(yè)內部控制側重于內部管理，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展、信息集成度的提高，企業(yè)內部控制的范圍不再局限于企業(yè)內部，完全可以通過互聯(lián)網(wǎng)進入其合作伙伴的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內部控制的外部化。

　　三、加強電算化系統(tǒng)的內部控制制度建設的具體措施

　　1.保證輸入口數(shù)據(jù)的正確性。應建立起完善的審核機制，除了軟件自身的檢查控制，審核人員還特別要針對一些軟件無法檢查出的錯誤進行認真的審核，并建立安全有效的數(shù)字簽名制度，確保電子單據(jù)不會被篡改、假冒、否認，并通過數(shù)字簽名技術明確責任。這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。

　　2.加強會計信息化下的組織和人員控制。會計信息化下的組織機構控制。從管理的效率上來看，一個企業(yè)的組織機構的設置對企業(yè)的整體效率有直接影響，一個不合理的機構設置不僅會導致物不能盡其用，人不能盡其才，而且可能會導致企業(yè)經營效率低下，甚至虧損。網(wǎng)絡環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)更加要求企業(yè)優(yōu)化組織機構的設置，通過崗位的設置和權責的劃分，形成一種相互監(jiān)督、相互牽制的機制，以保證會計信息的完整性和真實性，減少營私舞弊的發(fā)生。不相容職責的恰當分離可以為避免單獨一人從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證，按照職責設置計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位，保證組織結構設置的精簡、合理。并嚴格執(zhí)行授權、審批制度。實行電算化后，由于功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行個性操縱處理結果，加大出現(xiàn)錯誤的風險。所以，除部分組織程序有特別規(guī)定以及不能實行職責輪流制的崗位外，員工應該輪換工作，以便及時發(fā)現(xiàn)錯誤。同時，企業(yè)應樹立員工主人翁的意識，激發(fā)員工對工作的熱情和積極性。對各個崗位的性質和業(yè)務范圍進行分析，保證各個崗位人員權利和義務相適應。

　　3.加強系統(tǒng)與網(wǎng)絡的安全控制，嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。加強系統(tǒng)安全控制主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源。保護程序和數(shù)據(jù)的安全，減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：(1)訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦;(2)設置操作權限限制;(3)操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志;(4)數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。(5)采用網(wǎng)絡安全技術，主要包括：數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，U盤專用及防病毒感染，數(shù)據(jù)加密技術，訪問控制技術，認證技術等。網(wǎng)絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網(wǎng)絡及外部網(wǎng)絡傳輸中的安全性。

　　4.要避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險。會計信息化下的會計檔案與傳統(tǒng)的紙質檔案有很多差異，在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會計電算化后，會計憑證轉變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。電磁介質也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。因此企業(yè)應專門指定檔案管理負責人，并制定備份、歸檔、借閱制度以及防磁、防火、防潮、防盜措施。建立完善的檔案管理制度，保證檔案資料的完整性和安全性，這不僅可以提高系統(tǒng)的可維護性，而且還可以減少使用過程中錯誤操作的機會，從而使系統(tǒng)能夠高效運行。

　　企業(yè)處在經常變化的環(huán)境之中，這就會導致原有的控制程序對新增的內容失去控制作用，在變化過程中可能會發(fā)生差錯和不合規(guī)行為。應建立一種例行過程的反饋機制，監(jiān)督控制的功能。對于大的損失和發(fā)生可能性小的不頻繁的損失，購買商業(yè)保險不失為最好方法。購買承保保險總額大小取決于管理者偏好以及企業(yè)能夠承受系統(tǒng)風險所引起損失的大小。保險并不針對普通操作上的薄弱點，但是，它能保護系統(tǒng)因破壞者、自然災害、盜竊文件者、盜用者、能接近系統(tǒng)的員工以及因失去文件、軟硬件或數(shù)據(jù)中斷所引起的收入損失。