檔案信息化管理論文
檔案信息化管理論文
檔案是一種很重要的記錄，它保存了很多有價(jià)值的文字、圖像、資料等，而檔案信息化管理，指的是統(tǒng)一的規(guī)范和組織之下，在檔案管理活動(dòng)中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的檔案信息化管理論文，謝謝你的閱讀。
檔案信息化管理論文篇一
淺談檔案信息化管理
摘要：檔案是一種很重要的記錄，它保存了很多有價(jià)值的文字、圖像、資料等，但目前很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理存在不規(guī)范的現(xiàn)象。要想解決這些問題，就需要采取網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，本文針對(duì)如何運(yùn)用信息化技術(shù)來保存和管理檔案做了一系列的探討，希望對(duì)廣大的信息管理者能夠有所幫助。
關(guān)鍵詞：檔案信息化管理資料規(guī)范
檔案信息化管理，指的是統(tǒng)一的規(guī)范和組織之下，在檔案管理活動(dòng)中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)的處置、管理和利用。檔案信息化管理也是一項(xiàng)長期性的工作，只有做好了這項(xiàng)工作，才能夠提升檔案管理和利用的水平。
一、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
(一)方便快捷
傳統(tǒng)的檔案管理存在紙張容易受潮、查找不方便的缺點(diǎn)，但如果建立一個(gè)電子檔案，不但查找方便，還能提高辦法效率。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極快，而人工操作很慢，容易出錯(cuò)，反復(fù)查閱還會(huì)使紙張受損，但電子檔案卻不會(huì)存在原件受損的情況。人們?cè)诮㈦娮訖n案的時(shí)候，按照檔案的類型進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，縮短了時(shí)間，方便快捷。
(二)能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享
傳統(tǒng)的檔案管理由于是手工操作，所以無法實(shí)現(xiàn)資源共享、交流，給各部門之間的工作造成一些不便，而電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)通信工具來傳輸，瞬時(shí)間可以完成大量信息的傳遞，還可以重復(fù)傳遞，不存在資料被人占用了，另一人就無法占用的缺點(diǎn)。人們既可以交流和傳遞部門之間的信息，也可以隨時(shí)查閱和分享不同時(shí)期的信息。
(三)容易被侵?jǐn)_和盜取
雖然檔案信息化管理存在方便快捷、資源共享的優(yōu)點(diǎn)，但由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境存在一定的復(fù)雜性，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身就存在缺陷，或者是安全措施不夠，就會(huì)給網(wǎng)絡(luò)黑手可乘之機(jī)，使檔案資源和數(shù)據(jù)資料被盜取或者被侵?jǐn)_和毀壞。
(四)技術(shù)上不全面
在建立電子信息檔案的時(shí)候，需要把紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容用掃描儀或者其他設(shè)備來輸入到電腦中，形成電子檔案，但目前我國很多單位和機(jī)構(gòu)都采用的價(jià)格便宜的平板掃描儀，這種掃描儀雖然經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，但速度跟不上，無法在短期內(nèi)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案。
二、如何加強(qiáng)檔案信息化管理
(一)完善安全措施
由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在很多不安全因素，電子檔案容易被盜，所以必須要建立一個(gè)安全防范措施，設(shè)置文件保密措施，采用身份認(rèn)證、權(quán)限認(rèn)證的方式控制檔案登陸系統(tǒng)，安裝殺毒軟件，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，并且對(duì)檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的備份，防止黑客或者其他人員侵入系統(tǒng)。
(二)創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系
標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是電子檔案管理的重要原則，檔案管理部門首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配備齊全的設(shè)備。另外，還要多渠道、多層次的收集檔案信息，實(shí)行一體化管理，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案的完整。
(三)提高工作人員的技能和水平
傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能再適應(yīng)單位和機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的利用和需求了，因此，要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必須提高檔案管理人員的技能會(huì)水平。首先要對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，讓他們熟悉計(jì)算機(jī)操作，在工作中能夠得心應(yīng)手。另外還要讓他們樹立起職業(yè)道德和工作責(zé)任心。
(四)更新管理理念
一些單位和機(jī)構(gòu)認(rèn)為生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)效益才是重要的，檔案管理只是次要的，不要大費(fèi)周章。這種管理理念是錯(cuò)誤的，檔案是單位和機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史資料及依據(jù)，能在決策的時(shí)候起到重要作用，如果不重視它的管理，將會(huì)造成一些不好的后果。因此，管理人員應(yīng)該更新管理理念，建立符合時(shí)代要求的檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變封閉、保守、落后的思想觀念，將被動(dòng)式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式的管理。
(五)注重管理的效益
檔案信息化管理是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要單位和機(jī)構(gòu)投入一定的物力、人力、財(cái)力，所以必須注重信息化管理的效益。根據(jù)自身的實(shí)際、需求、基礎(chǔ)，將利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。
三、檔案信息化必須實(shí)現(xiàn)的幾個(gè)內(nèi)容
(一)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化也是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，信息化管理則需要把這些紙質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的內(nèi)容，通過電子掃描儀的方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，再由計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行管理。此外，還要在平常的管理中推行無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。
(二)檔案查找的自動(dòng)化
傳統(tǒng)的檔案查找方式是在紙質(zhì)檔案中進(jìn)行翻查，不但不方便，效率還很低。紙質(zhì)檔案經(jīng)歷的時(shí)間如果較為長，很容易發(fā)生遺失和損壞的現(xiàn)象。通過登錄網(wǎng)絡(luò)客戶端來進(jìn)行檢索和查找，其速度和效率是傳統(tǒng)的檢索工具無法比擬的。
(三)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化
在過去，人們?nèi)绻枰殚啓n案，還要親自到檔案室進(jìn)行查找，并且辦理查閱手續(xù)，不但浪費(fèi)時(shí)間而且顯得很麻煩。如果實(shí)現(xiàn)了檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化，工作人員便可在網(wǎng)上登陸自己的權(quán)限或者賬號(hào)，進(jìn)入客戶端，直接進(jìn)行檢索，大大的提高了檔案管理的方便度和效率。
(四)檔案管理的安全化
檔案資料、信息雖然上傳到了網(wǎng)上，可是如果不采取加密措施，就很容易被泄露。還有一些企業(yè)或者機(jī)構(gòu)使用的檔案客戶端并不安全，既沒有安裝防火墻，也沒有定期殺毒，這就存在一定的安全隱患。所以，除了要設(shè)置加密措施以外，還要提高檔案傳輸?shù)陌踩浴?/p>
四、總結(jié)與體會(huì)
如今，檔案信息化管理已經(jīng)成為企業(yè)信息建設(shè)中的一部分，并且關(guān)系到企業(yè)的日常運(yùn)行，如果檔案不齊全，就很難了解企業(yè)以往的資料及情況，更難以做出正確的決策。因此，必須對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性與合理性。
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