城建檔案管理論文(2)
城建檔案管理論文
城建檔案管理論文篇二
加強城建檔案建設(shè)管理的思考
摘 要：該文結(jié)合工作實際，對城建檔案資源建設(shè)與管理存在的問題進(jìn)行了探討，提出了一系列解決措施，對當(dāng)前城建檔案工作改革有一定的現(xiàn)實作用。
關(guān)鍵詞：城建檔案 資源建設(shè) 管理
中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791(2015)07(b)-0000-00
城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動過程中直接星城的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。隨著現(xiàn)代城市建設(shè)的飛速發(fā)展，在城建檔案工作者的努力下，現(xiàn)如今的城建檔案已經(jīng)形成了一套完整的，符合我國實際情況的理論和實踐的獨立學(xué)科。城建檔案是建設(shè)工程的重要組成部分，是城市建設(shè)的歷史記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要生產(chǎn)要索、無形資產(chǎn)和社會財富。城建檔案在進(jìn)行社會管理、提供公共服務(wù)、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對城市突發(fā)事件等工作中具有非常重要的作用。隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，如何加強城建檔案建設(shè)和管理，積極為社會經(jīng)濟發(fā)展和城市建設(shè)提供服務(wù)，已經(jīng)是擺在城建檔案工作者面前的一個亟待解決的問題。
1 城建檔案的特征與范圍
城建檔案除了具有檔案概念中的具體屬性和信息確定性、原始記錄性特征之外，它還具有以下一些特點：①真實性和全面性，所有的文件材料，必須是工程建設(shè)及其管理活動記錄的第一手材料，而不是事后另行編寫、復(fù)印、復(fù)制的、間接的第二、第三手文件材料。并且隨著工程建設(shè)的進(jìn)展，同步收集整理形成相應(yīng)的文件材料或檔案，而不能是某個項目或某段工序完成很久后，按其回憶來形成檔案。②多專業(yè)性和綜合性的特點。其中多專業(yè)性，是指由于建設(shè)項目的專業(yè)、技術(shù)性質(zhì)的不同(建筑工程、市政工程、管線工程、園林綠化工程等，都各有自己的專業(yè)性)，其所形成的工程檔案在內(nèi)容性質(zhì)、記錄方式、圖例或符號表述等方面，都具有各自專業(yè)技術(shù)特點，在檔案的分類、整理、立卷方面也有明顯的區(qū)別;綜合性特點，是指以一個獨立的工程項目為單元所形成的工程檔案，是一個密切聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣的有機整體。
城建檔案的范圍根據(jù)城建檔案的定義，是指在城市建設(shè)活動中形成的各種專業(yè)檔案都屬工程檔案。也就是說，在城市管轄區(qū)域內(nèi)，不管什么單位，不管這個單位性質(zhì)如何、級別如何，只要從事了與城市建設(shè)相關(guān)的工程建設(shè)活動，即會形成城建檔案，就需要完成城建檔案的收集與整理。
2 城建檔案的法律依據(jù)
為了加強城市建設(shè)檔案的管理，我國在1997年出臺了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，即中華人民共和國建設(shè)部令第 90 號。相應(yīng)的各地方分別頒布了相關(guān)文件歸檔整理規(guī)定，天津市于2004年頒布了第一版《天津市建設(shè)工程文件規(guī)定整理規(guī)定》，并在2011年完成了修訂，于2012年開始實行修改后的第二版城建檔案整理規(guī)程。天津市在2003年頒布了天津市政府令第5號，并于2014年完成修改頒布了天津市政府令第10號，這些法律條款的頒布和實施，為天津市城建檔案的建設(shè)管理提供了強有了的法律支持，為城建檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。
3 館藏結(jié)構(gòu)
天津市城建檔案工作開始于八十年代初期，隸屬于天津市規(guī)劃局下屬，由于當(dāng)時法規(guī)制度不健全，城建檔案的收集歸檔比較困難。初期為了豐富館藏，相應(yīng)的對進(jìn)館檔案要求比較低，使檔案的數(shù)量得到了一定的保障，隨著城建檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，法規(guī)制度的不斷健全，新建工程檔案接收進(jìn)館的數(shù)量大大增多，館藏日益豐富，但結(jié)構(gòu)失調(diào)的現(xiàn)象比較突出，呈現(xiàn)出館房爆滿，信息資源不全的現(xiàn)象。三是新興載體檔案歸檔不完整，聲像檔案已是城建檔案的重要組成部分，而實際上，聲像檔案在歸檔上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足相關(guān)規(guī)定的要求，無論在內(nèi)容上，還是形式上與要求相距甚遠(yuǎn)。
4 加強城建檔案管理的思路
針對城建檔案管理的需要，目前應(yīng)注意一下幾個方面：
4.1 完善法規(guī)體系，加大執(zhí)法力度
城建檔案政策法規(guī)建設(shè)經(jīng)歷了從無到有，從零散到系統(tǒng)規(guī)范的發(fā)展過程。經(jīng)歷了計劃經(jīng)濟以單一的行政手段管理、經(jīng)濟手段制約管理、再到市場經(jīng)濟條件下依法治檔的漸進(jìn)過程。城建檔案政策法規(guī)現(xiàn)在主要依據(jù)的還是《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等。從保證金制度的取消到如今依靠行政手段是一個歷史性的進(jìn)步，在堅持依法治檔的前提下，應(yīng)繼續(xù)加強相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)，使得檔案執(zhí)法有法可依，在今后的城建檔案工作中，在城建檔案執(zhí)法過程中，執(zhí)法力度將嚴(yán)重影響到執(zhí)法成果和執(zhí)法成效。依法治檔是城建檔案事業(yè)發(fā)展的根本手段和終極目標(biāo)，因此不斷加強法律法規(guī)建設(shè)，完善相關(guān)法規(guī)體系，是加大執(zhí)法力度的必要條件。
4.2 豐富館藏，加強數(shù)字化建設(shè)
如今天津市城建檔案館，館藏很大一部分是新建工程檔案，這其中又以房地產(chǎn)項目及企事業(yè)單位用房為主，城市建設(shè)的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為城建檔案新興載體提供了便利條件，加強城建檔案數(shù)字化建設(shè)不僅可以節(jié)省館存儲空間，豐富館藏，更能適應(yīng)歷史需要，為城建檔案利用提供便利條件，現(xiàn)階段所以工程檔案數(shù)字化建設(shè)已基本實現(xiàn)，需要進(jìn)一步加強館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，對歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲。加強電子文件和電子檔案的管理。
4.3 加強聲像檔案收集力度
建設(shè)工程聲像檔案，是指在城市建設(shè)過程中形成的對國家和社會形成的具有保存價值的以照片、影片、唱片、錄音帶、影音關(guān)盤等法師記錄信息的載體，并輔助文字說明的歷史紀(jì)錄。聲像檔案已廣泛應(yīng)用在國家建設(shè)事業(yè)的各個領(lǐng)域。成為與紙質(zhì)檔案并行的一種特殊載體形式檔案，具有珍貴的歷史憑證和科學(xué)研究價值，工程聲像檔案作為城建檔案的重要組成部分，工程建設(shè)過程中應(yīng)利用聲像檔案載體的特殊性，直觀、形象反映工程建設(shè)全過程，并作為紙質(zhì)檔案的補充，能全面反映工程建設(shè)情況。聲像資料內(nèi)容真實，能反應(yīng)工程建設(shè)過程中的真實情況，加大聲像檔案的收集力度，不僅能豐富館藏，對城建檔案管理也是有力補充。聲像檔案能真實的反應(yīng)工程準(zhǔn)備階段、施工建設(shè)階段、竣工驗收階段等各個階段工程建設(shè)過程中的事件、進(jìn)程。是紙質(zhì)檔案無法承載的，也是電子檔案無法記錄的，在整個建設(shè)過程中，有了聲像檔案的存在，能讓人更好更全面的了解整個建設(shè)過程，工程聲像檔案現(xiàn)已是城建檔案的重要組成部分，沒有聲像檔案的城建檔案是不完整的。
4.4 嚴(yán)把檔案分類，注重檔案質(zhì)量
建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程在建設(shè)施工過程中的原始記錄，是對建設(shè)工程質(zhì)量的真實寫照，具有依據(jù)、憑證等重要作用。建設(shè)工程檔案必須做到真實、準(zhǔn)確、完整和規(guī)范。對新建工程檔案進(jìn)行分類處理，按《天津市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)程》的要求，進(jìn)行一類工程、二類工程的分類，一類工程接收紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案：二類工程不接收紙質(zhì)檔案可由建設(shè)單位保管，只接收電子工程檔案進(jìn)館，采取分級保管的方式，保證城建檔案信息源的完整、系統(tǒng)。
4.5明確各參建單位職責(zé)
工程開工建設(shè)時，應(yīng)由建設(shè)單位牽頭組織建立由建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位進(jìn)行職責(zé)分工，明確各參建單位相應(yīng)責(zé)任，加強工程檔案收集、整理和移交，著手開展工程建設(shè)文件和資料的收集整理，對工程各個進(jìn)程、部位進(jìn)行聲像檔案等各種載體檔案資料進(jìn)行收集，尤其要明確設(shè)計、施工、監(jiān)理單位工程技術(shù)人員配合檔案資料人員進(jìn)行檔案工作。與工程建設(shè)同步做好建設(shè)工程文件、資料的收集、整理，按規(guī)定向建設(shè)單位檔案管理部門移交歸檔，城建檔案館負(fù)責(zé)對工程檔案的指導(dǎo)、培訓(xùn)、接收、驗收、整理和移交等工作。
4.6 嚴(yán)把質(zhì)量驗收關(guān)
城建檔案館是確保工程檔案質(zhì)量的最后關(guān)口，嚴(yán)格按照《天津市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)程》要求，重點突出做好審查文件的簽名、蓋章手續(xù)是否符合要求，審查歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整：審查文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，審查文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象， 審查竣工圖的編制是否符合規(guī)范。檢查文件整理是否符合相關(guān)規(guī)定要求，檢查電子檔案、聲像檔案是否合格，以及其他載體檔案資料是否合格。對不合格的檔案，嚴(yán)格要求參建單位進(jìn)行整改，直至達(dá)到要求方可接收歸檔。
參考文獻(xiàn)
[1] 高麗.加強城市建設(shè)檔案管理研究.經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2014(2).
[2] 王學(xué)平，張向東. GIS在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用.現(xiàn)代情報，2004(7).
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