檔案庫房管理論文(2)
檔案庫房管理論文
檔案庫房管理論文篇二
談如何做好檔案庫房管理工作
摘要：庫房管理工作是檔案工作中最基礎(chǔ)、最重要的工作，是檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。脫離庫房管理，檔案工作就成了無源之水，無本之木。如何采取必要的措施維護檔案的完整、安全，盡量延長檔案的壽命，一直是檔案管理人員研究探討的課題，本人通過十年來的實踐探索，認為做好檔案管理需要抓好以下三方面的工作：
一、建立科學(xué)管理制度
1. 建立檔案安全制度。檔案的安全，一是指檔案內(nèi)容的安全，保證檔案不失密、不泄密。二是檔案載體的安全，力求檔案不受損害，最大限度地延長檔案的使用壽命。
①防水。防水主要是指防止地下水、雨水以及有水管道中的水通過屋頂、墻身、門窗、地面等部位滲入。因此，一方面，檔案庫屋頂要有利于雨水及時排泄，防止?jié)B漏。一般認為屋面有一定坡度有利于排水，采取平屋頂時，最好采用雙層屋頂;采用坡屋頂時,注意屋頂內(nèi)通風(fēng)流暢，其下層頂板采用鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)。另一方面，檔案庫房應(yīng)為防水創(chuàng)造有利條件，即使有水進入庫房，也會在水尚未對檔案造成危害時就從下水口及樓道流出。
?、诜阑?。檔案庫應(yīng)當(dāng)是單獨的防火區(qū)，庫區(qū)內(nèi)應(yīng)安裝火災(zāi)和防盜自動報警裝置以及配備對檔案無危害的滅火設(shè)備。庫區(qū)外可設(shè)置水消防系統(tǒng)。庫區(qū)與其他部分的隔墻應(yīng)為耐火極限不少于4 小時的非燃燒材質(zhì)。庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁帶火種進入庫房。為保證萬無一失，應(yīng)經(jīng)常組織檔案人員觀看消防人員的演練，掌握滅火器材的使用方法，并且對到期滅火器材及時進行更換。
?、鄯辣I。庫門及底層外窗均應(yīng)采取可靠的安全防護措施，如有外遮陽設(shè)施，應(yīng)做防盜處理;庫區(qū)不應(yīng)設(shè)置室外樓梯;在原有門窗的基礎(chǔ)上加裝防盜網(wǎng)，在原門外加裝防盜門;實行雙門雙鎖，人走門關(guān)，嚴(yán)防盜竊發(fā)生。
④防蟲。檔案庫房預(yù)防害蟲最關(guān)鍵的措施是控制檔案庫房溫濕度。昆蟲存活的有效溫區(qū)為8～40℃，最適溫區(qū)為22～32℃，為抑制檔案害蟲的生長，一定要按照標(biāo)準(zhǔn)管理庫房溫度，抑制檔案害蟲的生長繁殖，減少檔案害蟲對檔案的危害。同時，應(yīng)對檔案進行定期檢查，并放置香草、山蒼子、樟腦精片、長效防霉驅(qū)蟲靈等驅(qū)蟲劑。一旦發(fā)生蟲害，應(yīng)首選物理殺蟲法。物理殺蟲法具有方法簡便、無殘毒、不污染環(huán)境等優(yōu)點，主要采用高溫(50℃以上)或低溫(-4℃以下)、輻射、氣調(diào)(減少氧氣)等物理原理，使害蟲致死。其次是化學(xué)殺蟲法。這也是目前殺滅檔案害蟲的一種主要方法。雖然具有處理檔案量大、作用時間短、殺蟲迅速徹底、殺蟲費用低等優(yōu)點，但亦存在污染環(huán)境、危害人畜健康等缺點。
?、莘栏邷?。檔案庫內(nèi)高溫的形成主要是由太陽輻射熱通過庫房屋頂、墻壁、門窗傳入。一般檔案庫房溫度冬季不低于14℃，夏季不高于24℃，檔案庫的窗戶應(yīng)盡可能少而小，雙層設(shè)置，要嚴(yán)密、堅固，便于開啟，便于密閉，并有遮陽設(shè)施。庫區(qū)內(nèi)應(yīng)設(shè)置溫度監(jiān)控及調(diào)節(jié)設(shè)備，如溫度計、空調(diào)、隔熱層等。此外，溫度是影響檔案有害微生物生長和繁殖的主要因素。微生物可分為耐高溫性、耐中溫性和耐低溫性三類，檔案有害微生物一般屬于中溫性，最低生長溫度為5～10℃，最高生長溫度為40～45℃，而最適宜生長溫度為18～28℃。因此，檔案庫房溫度保持在這幾個溫度之外是預(yù)防微生物生長的最好辦法。
?、薹莱?。潮濕的環(huán)境是霉菌、昆蟲生長繁殖的一個重要條件。昆蟲、霉菌的生長發(fā)育在低溫低濕條件下比較遲緩。最適宜霉菌生長的環(huán)境溫度為22～28℃,相對濕度在80%以上時,霉菌的生長率最高。霉菌危害檔案,主要是霉斑色素對檔案的污染、遮蓋和霉菌分泌物對檔案文件紙張的侵害。霉斑色素性質(zhì)穩(wěn)定,要除去霉斑色素而不損壞檔案是十分困難的。霉菌分泌的酶和有機酸會使紙張強度降低,加速紙張老化,大面積、深度的嚴(yán)重生霉,會使檔案紙張粘連,結(jié)成“檔案磚”。昆蟲生長發(fā)育最適宜的溫度為22～32℃, 相對濕度為70～90%,昆蟲體內(nèi)含水量一般在50%以上。高濕能維持蟲體內(nèi)適宜含水量,從而促進其新陳代謝,加速蟲體發(fā)育。在適宜溫度下,濕度愈大,昆蟲產(chǎn)卵愈多、繁殖愈快。危害檔案的昆蟲有10 余種之多,這些昆蟲以紙張、漿糊、膠等為食,蛀蝕檔案造成孔洞,被其嚴(yán)重啃噬的檔案文件則無法搶救。因此，應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)控制庫房的濕度，在夏天多雨季節(jié)，空氣中濕度大時，可減少開窗通風(fēng)的時間，使室內(nèi)濕度符合檔案保存的要求。
?、叻缽姽?。將庫房設(shè)在樓道北邊，避免強光的射入。根據(jù)日光的射入方向及時調(diào)整直條窗簾的角度也為防強光建立了一道屏障。庫房內(nèi)光源全部為白熾燈，防止日光燈所產(chǎn)生的紫外線對檔案的損害。
?、喾缐m。建立清潔衛(wèi)生制度，并認真貫徹執(zhí)行，檔案庫房要保持清潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不堆放雜物，嚴(yán)格庫房出入制度，工作人員進入庫房要穿工作服和拖鞋，不得將食物帶進庫房，檔案庫房應(yīng)安裝紗門、紗窗等。
?、岱朗?。庫房周邊環(huán)境清潔，鼠無藏身之所，窗戶密閉，防盜門上有防鼠板。庫房滅鼠可以采用物理滅鼠法，即用各種器械對老鼠進行捕殺，其優(yōu)點是對人安全、成本低廉、對環(huán)境無殘留毒害、滅鼠效果明顯;也可采用化學(xué)滅鼠法，即采用滅鼠劑熏蒸法滅鼠。
2.完善檔案裝具和檔案安全防護基礎(chǔ)設(shè)施
目前市場上的檔案裝具品種越來越多，質(zhì)量卻參差不齊。若密集架安裝不合格，會導(dǎo)致密集架倒塌，引發(fā)安全事故。由于經(jīng)濟條件的限制，有些檔案館(室)甚至還采用木制裝具，火災(zāi)發(fā)生時嚴(yán)重威脅檔案的安全。檔案裝具除了防火選擇不燃燒材料或難燃燒材料制成之外，如果不能根據(jù)實際情況選擇特殊性能的檔案裝具，就會帶來更大的損失。例如，處于地震帶的檔案館，檔案庫房沒有使用抗擠壓、抗撞擊性能強的檔案裝具，當(dāng)遇到大地震時，倒塌的建筑物產(chǎn)生巨大的擠壓力量，使檔案柜變形、損壞，導(dǎo)致檔案受損。另外，檔案庫房的電源開關(guān)設(shè)于庫房內(nèi)，沒有防止漏電的安全保護裝置;庫房內(nèi)配電線路沒有金屬管槽保護，空調(diào)設(shè)施和電熱裝置不單獨設(shè)置配電線路;庫房燈具底座為木質(zhì)可燃物，這些都極易造成電器短路進而引起火災(zāi)。若檔案庫房沒有防火、防盜報警系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng);沒有配置滅火器，或者滅火器過期;庫房內(nèi)的火災(zāi)報警和滅火系統(tǒng)設(shè)計不合理、不配套，導(dǎo)致誤報，也會帶來不必要的損失。
3.歸口管理。庫房鑰匙由負責(zé)庫房管理員統(tǒng)一保管，不得遺失，確保庫房安全;另外，落實常規(guī)檢查。庫房管理員每日檢查庫房內(nèi)消防、空調(diào)、去濕機、溫濕度控制器等設(shè)備運行情況，認真填寫庫房設(shè)施安全登記表，及時向相關(guān)部門報告存在的問題，確保設(shè)施運行安全，把安全隱患杜絕在萌芽狀態(tài)，做到萬無一失。
4.建立庫房衛(wèi)生制度。庫管人員對庫房內(nèi)衛(wèi)生進行全天保潔，隨時隨地清理滯留在庫房內(nèi)的垃圾和灰塵，做到抹布和拖把不離手。進入庫房人員調(diào)卷時必須穿鞋套，戴手套，保持庫房和案卷整潔。每周對庫房衛(wèi)生進行一次全面清掃，保持庫房整潔，無污染，優(yōu)化庫房的管理環(huán)境。
5.建立檔案調(diào)還、查閱制度。庫房管理人員做好調(diào)還卷工作，建立調(diào)還卷臺帳，每日對調(diào)出和歸還的檔案做好登記，每周對歸還的案卷清點數(shù)量，查閱檔案內(nèi)容，謹(jǐn)防檔案缺頁、丟失、損壞，清點完后及時把案卷歸還庫房。庫房管理人員做好查卷工作，對檔案的破損和字跡褪變現(xiàn)象、重要和珍貴檔案做好登記，并向相關(guān)部門報告，以便及時對內(nèi)容破損或載體變質(zhì)的檔案及時修補、復(fù)制和挽救。定期對庫房檔案進行核對工作，做到賬物相符。
6.增強庫房安全的整體思維，加強檔案安全意識。樹立“檔案安全事關(guān)黨和國家根本利益”、“安全第一”、“安全問題無所不在”、“安全問題人人有責(zé)”的思想，把檔案安全上升到戰(zhàn)略的高度來認識，為檔案安全構(gòu)筑起堅固的思想防線。加強檔案庫房安全建設(shè)。在硬件設(shè)施上，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，加強檔案庫房建設(shè)、安全設(shè)施建設(shè);在軟件上，建立健全檔案庫房安全管理制度、制定檔案庫房安全應(yīng)急預(yù)案。
二、建立新型人才機制
1. 建立人才培訓(xùn)機制。加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強管理人員的學(xué)習(xí)意識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。檔案管理人員要加強自身學(xué)習(xí)，一方面從檔案中學(xué)習(xí)各種知識，了解檔案信息，一方面學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，學(xué)會保管檔案的技能。同時要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，一是采取傳幫帶的方式，實行以老帶新;二是定期或不定期召開庫房管理人員會議，交流情況，總結(jié)經(jīng)驗，在實踐中共同學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中共同提升;三是采取走出去的方式選送庫管人員外出學(xué)習(xí)借鑒先進省市庫房管理新理念新經(jīng)驗，并運用到實際工作之中。
2. 建立人才激勵機制。建立人才激勵機制，對庫房管理工作的同志在評先、職務(wù)晉升時要予以優(yōu)先，對工作出色、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予精神和物質(zhì)上的獎勵，充分調(diào)動大家的積極性，創(chuàng)造性，形成你追我趕、爭先恐后的工作氛圍。
三、創(chuàng)新檔案管理模式
1. 創(chuàng)新理念。庫房管理工作很重要。作為庫房管理人員不僅要有高度的責(zé)任感和使命感，樹立“為黨管檔，為國守史”的思想，而且還要精通檔案管理專業(yè)知識，樹立學(xué)會閱讀和研究檔案的理念，通過閱讀檔案，發(fā)現(xiàn)和開發(fā)利用好檔案，特別是珍貴檔案。
2. 創(chuàng)新舉措。加大珍貴檔案的開發(fā)力度，加強珍貴檔案的保護力度。為了延長珍貴檔案的使用壽命，減少人為的磨損，應(yīng)嚴(yán)格降低原件的使用頻率，對珍貴檔案仿真，原件一般不予借出，只利用仿真件。
四：結(jié)束語
檔案庫房是保存檔案的基地,是維護檔案安全、延長檔案壽命的基本物質(zhì)條件。檔案安全是檔案工作的生命線，檔案實體安全與檔案信息安全并重。搞好庫房管理，確保檔案安全關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展的全局。作為庫房管理人員，我們要采取必要的措施維護檔案的完整、安全，盡量延長檔案的壽命，加強檔案庫房安全建設(shè)，把檔案庫房安全隱患消除在萌芽狀態(tài)，在面對突發(fā)事件時可以最大限度地保護檔案安全，減少檔案損失，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的堅實基礎(chǔ)，這也是檔案管理人員研究探討的長期的課題。
參考文獻：
[1]張大彤.檔案安全工作中不容忽視的九個隱患[N].中國檔案報，2010(6).
[2]楊冬權(quán).在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上的講話[J].中國檔案，2010(6).
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