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電子文件管理論文

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  電子文件的管理如何適應(yīng)信息化時代的步伐,做到與時俱進(jìn),不斷創(chuàng)新發(fā)展,已成為日益關(guān)注和研究解決的新問題。下面是學(xué)習(xí)啦小編整理的電子文件管理論文,希望你能從中得到感悟!

  電子文件管理論文篇一

  淺談電子文件的管理

  摘 要:該文闡述管理電子文件的措拖,并從保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性出發(fā),提出對電子文件實(shí)施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

  關(guān)鍵詞:電子文件; 產(chǎn)生; 特點(diǎn); 管理; 措施

  中圖分類號:F273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1006-3315(2012)08-178-001

  電子文件的管理如何適應(yīng)信息化時代的步伐,做到與時俱進(jìn),不斷創(chuàng)新發(fā)展,已成為日益關(guān)注和研究解決的新問題。

  1.電子文件的產(chǎn)生

  由于辦公自動化的進(jìn)一步發(fā)展和深化,特別是電子計算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè),使過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等,都可以用電子計算機(jī)進(jìn)行,由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等,這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價值的電子文件,必須要?dú)w檔保護(hù)。

  2.電子文件的特點(diǎn)

  電子文件是指能被計算機(jī)識別、處理、存儲在磁盤或光盤等介質(zhì)上,并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼順序,是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體上,依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募㈦娮游募w檔后即形成電子檔案。由于電子文件的傳輸快捷性、可復(fù)制性等優(yōu)點(diǎn),使得無紙化辦公成為現(xiàn)實(shí)。電子文件的主要特點(diǎn)可概括為:電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,需要利用現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀。電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理傳遞。電子文件是可共享,不受時間、地域的影響,保存環(huán)境對溫濕度、防磁性要求較高。

  3.電子文件的保管

  3.1電子文件必須以脫機(jī)方式進(jìn)行保存。實(shí)際用于電子文件保存的介質(zhì)主要有磁帶、軟盤和光盤等,其中光盤屬首選。光盤作為新型的存貯載體,比磁帶、軟盤更具有抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存。因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。

  3.2光盤的存放和使用必須規(guī)范。應(yīng)將光盤置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲。在使用過程中應(yīng)避免磨擦和劃痕,造成光盤損傷和數(shù)據(jù)丟失。存放電子文件光盤的環(huán)境應(yīng)保持良好的溫濕度,高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片霉變。為此光盤存放溫度宜控制在14-24℃,相對濕度宜控制在40%-65%。

  3.3電子文件的保管需要不斷地更新設(shè)備。當(dāng)電子文件使用某種電子信息技術(shù)和設(shè)備將其記錄于存儲載體之后,就永遠(yuǎn)離不開支持這種載體的技術(shù)和設(shè)備環(huán)境。

  4.使用和管理電子文件中遇到的困難

  目前電子文件的簽署技術(shù)不普及,不能為每一份電子文件印章或親自簽名,也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

  電子文件制作過程的虛擬化使得電子文件容易被修改,對其原件的界定難以實(shí)現(xiàn)。在不同時間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別,無法區(qū)分其中哪個是“原件”和“復(fù)印件”。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出,無法從字跡上分辨其原始性。

  5.解決存在的電子文件信息安全的管理技術(shù)

  電子文件是高科技的產(chǎn)物,信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。目前這方面的管理技術(shù)主要有:

  5.1身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對文件或數(shù)據(jù)訪問,有些系統(tǒng)需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證,如果驗(yàn)明他為合法用戶,可接受他進(jìn)入系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問,如果驗(yàn)證不合格,該用戶就會被拒之系統(tǒng)門外。

  5.2加密技術(shù)。采用加密技術(shù)可以確保電子文件內(nèi)容的非公開性,因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來,這對于傳輸中的電子文件具有很好的保護(hù)效果。

  5.3防寫措施。即在軟件中采用的將文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài),在這種狀態(tài)下,用戶只能從計算機(jī)上讀取信息,而不能對其做任何修改,有效地防止了用戶更改電子文件內(nèi)容,保持電子文件的原始性和真實(shí)性。

  5.4簽署技術(shù)。對電子文件進(jìn)行簽署的目的在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者,其內(nèi)容沒有被他人進(jìn)行任何改動。電子文件的簽署技術(shù)一般包括證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。

  上述技術(shù)措施在信息網(wǎng)絡(luò)中的廣泛運(yùn)用,對于證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)、可靠,保證電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意改動,都具有很好的效果。

  6.加強(qiáng)電子文件管理的主要措施

  信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展,使得電子文件在各個領(lǐng)域發(fā)揮著越來越重要的作用,如何加強(qiáng)電子文件的保存是電子文件管理者急需解決的問題。

  6.1解決好電子文件的保存問題。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁,光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的,它由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成,而目前光盤常用的記錄介質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。所以要長久保存電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。

  6.2建立電子檔案。目前,正處于紙質(zhì)文件和電子文件并存的過渡期,認(rèn)真做好歸檔的電子文件的技術(shù)處理工作顯得尤為重要。新型電子文件材料的歸檔勢在必行,要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,從保護(hù)電子文件的原始信息入手,通過技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性。

  6.3提高電子文件管理人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)。面對調(diào)整發(fā)展的信息時代,管理者必須拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),既要具備電子文件管理的基礎(chǔ)知識,不僅要熟練地掌握管理工作的基本原則和方法,又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等,努力成為適合信息時代發(fā)展的復(fù)合型人才。

  電子文件與傳統(tǒng)的辦公條件下產(chǎn)生的紙質(zhì)文件相比具有獨(dú)特的優(yōu)越性,它對文件信息傳遞、數(shù)據(jù)共享提供了極大的便利,在很大程度上提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率,電子文件的管理與利用已成為今后努力的發(fā)展方向。隨著實(shí)踐的深入和發(fā)展,我們將不斷加深對電子文件的認(rèn)識,不斷完善歸檔電子文件的管理,更好地服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展。

  參考文獻(xiàn):

  [1]王云慶.現(xiàn)代管理學(xué)[M]青島:青島出版社2002

  [2]馮惠玲.電子文件管理教程[M]中國人民大學(xué)出版社2003

  [3]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考[J]中國檔案2001

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