高校科技檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的高?？萍紮n案管理論文，謝謝你的閱讀。

　　高?？萍紮n案管理論文篇一

　　高?？萍柬椖繖n案管理方式探析

　　摘要：總結(jié)高?？萍柬椖繖n案及其管理的特點，對比分析科技項目的管理方式：科技項目管理人員包辦制和項目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制.提出了今后加強科技項目檔案管理的建議。

　　關(guān)鍵詞：高?！】萍柬椖俊n案　管理方式

　　中圖分類號：G27　文獻標(biāo)識碼：A　文章編號：1007-3973(2011)009-139-02

　　高?？萍柬椖抗芾硎且豁棌?fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到項目、財務(wù)和檔案管理，由科技人員、科技項目管理人員、財務(wù)人員、審計人員和檔案館管理人員等共同協(xié)作完成。其中，科技項目檔案管理是科技項目管理工作的重要組成部分。

　　科技項目檔案是科技人員在科技活動過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，還有樣品、化石等實物資料，它真實記錄了科技活動的過程和成果，貫穿于科技項目研究的全過程。它是國家、高校、科技人員的寶貴資源和巨大財富，高校作為國家科技工作的重要組成部分，必須認(rèn)真做好科技項目檔案的管理工作，這是保護和利用好這筆財富的基礎(chǔ)和重要保證。

　　1　高?？萍柬椖繖n案及其管理的特點

　　總結(jié)來看，高?？萍柬椖繖n案及其管理的特點主要有：

　　(1)周期長?？萍柬椖康难芯恐芷谝话闶莾赡甑剿哪辏@決定了科技項目檔案從建檔到歸檔的時間跨度較大。

　　(2)環(huán)節(jié)多。科技項目檔案貫穿于科技項目研究的全過程，涉及到項目申報、項目審批、項目中期檢查、項目結(jié)題或鑒定驗收、項目評獎等各個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有不同的檔案資料。

　　(3)來源廣。有的檔案來自科技人員本人，如撰寫的申請書、研究筆記、采集的標(biāo)本等;有的檔案來自上級科技主管部門，如項目立項通知書、撥款通知書等：有的檔案來自測試單位，如項目的測試分析報告等。

　　(4)存儲介質(zhì)多樣。有存儲文字、圖表信息的紙質(zhì)介質(zhì);有存儲程序、代碼的光存儲介質(zhì);有標(biāo)本等實物介質(zhì)。

　　(5)涉及人員眾多?？萍柬椖繖n案的管理涉及到科技人員、科技項目管理人員(包括科研秘書)、檔案館管理人員等，這其中存在著較多的檔案收發(fā)、移交等手續(xù)。

　　(6)立卷歸檔的要求多。在項目檔案的預(yù)立卷、組卷、管理系統(tǒng)輔助立卷中，都有相當(dāng)多的規(guī)范要求，如紙張要求、書寫格式要求、裝訂要求、卷內(nèi)資料的順序要求、編寫頁號和件號的要求、涉密資料不上網(wǎng)等，在移交檔案時還要填報“備考表”、“科技項目文件歸檔移交目錄”。

　　從以上特點可以看出，科技項目檔案管理是一項相當(dāng)繁瑣細(xì)致而又有較強專業(yè)性的工作。要實現(xiàn)高?？萍柬椖繖n案管理的“三納入”、“四參加”、“四同步”的管理目標(biāo)，高校必須制訂詳盡的管理操作流程，把好每一個管理環(huán)節(jié)，力保科技項目檔案的完整和規(guī)范。

　　管理作為一項工作的任務(wù)就是設(shè)計和維持一種體系，使在這一體系中共同工作的各種人才，能夠用盡可能少的支出(包括人力、物力、財力等)，去實現(xiàn)他們既定的目標(biāo)。在科技項目檔案的管理過程中，我們應(yīng)當(dāng)設(shè)計和維持一種什么的體系和管理方式來實現(xiàn)管理的目標(biāo)呢?這是一個非常有意義和值得研究的課題。

　　2　科技項目管理人員包辦制

　　以前，由于缺乏檔案管理人員的指導(dǎo)，我?？萍柬椖繖n案管理方式一直是科技項目管理人員包辦制，項目檔案的建檔、存檔都由項目管理人員負(fù)責(zé)完成?？v向項目申報時，科技處都會預(yù)留一份申請書，以備存檔用?？v向項目批復(fù)、橫向項目合同生效后;項目管理人員一方面要登錄科研管理系統(tǒng)錄入項目的立項信息，一方面要手工建檔。

　　這種管理方式的優(yōu)點是：

　　(1)建檔統(tǒng)一性。由于項目申請書、合同書在科技項目管理人員手中，項目批復(fù)或生效后，管理人員可以直接統(tǒng)一建檔，而且不存在檔案的分發(fā)周轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，可防止在周轉(zhuǎn)過程中的丟失。

　　(2)節(jié)省了科技人員的時間和精力。在這種方式下，科技人員不用花精力參加檔案管理。

　　(3)管理人員查找翻閱項目檔案方便。

　　但也有很多缺點：

　　(1)檔案建檔和研究過程脫節(jié)，導(dǎo)致檔案資料不全。保存的縱向項目檔案一般只有上級部門要求的各節(jié)點的資料，如申請書、任務(wù)書、年度進展報告和結(jié)題報告等紙質(zhì)材料，基本都是在上報時預(yù)留的一份。保存的橫向項目檔案只有合同書。檔案袋中缺乏科研最有價值的資料，如樣品測試報告、科研報告、研究圖件、研究筆記、電子化的資料、實物資料等。

　　(2)項目檔案無法正常歸檔。由于項目檔案不全、建檔不規(guī)范，導(dǎo)致項目檔案很難正常移交到檔案館，移交后檔案館管理人員還必須花大量的時間來整理。

　　(3)需要耗費項目管理人員大量的時間和精力。手工建檔時管理人員的工作是把項目名稱、項目編號等信息抄寫到項目檔案袋的封面，把項目檔案放到檔案袋中，然后再根據(jù)項目類別和立項年度分類歸置到檔案柜中。這不僅是低水平的勞動，而且耗費了管理人員大量的時間和精力。

　　實驗室申請、檢查和驗收時需要項目證明材料，這時，科技項目管理人員不得不根據(jù)實驗室提供的人員名單和要求的年度把項目檔案找出來，待實驗室復(fù)印完、用完后再重新歸置到檔案柜中。科技人員在評定職稱時，科技項目管理人員也會面臨著同樣的問題。

　　在這種科技項目檔案管理方式中，科技項目管理人員既是項目管理人員，又是檔案建檔員和檔案保管員，檔案管理占去了大量的時間和精力，不僅項目管不好，檔案也管不好。

　　(4)檔案易丟失易損壞。由于沒有規(guī)范的檔案借閱制度，在檔案的借閱過程中，很容易造成檔案丟失和損壞。

　　(5)檔案利用率低。由于沒有形成電子檔案材料和完備的檔案資料，檔案的利用率低，基本沒有實現(xiàn)開發(fā)利用。

　　(6)沒有發(fā)揮科技人員的主觀能動性。在這種包辦體制下，科技人員基本沒有參與建檔歸檔的機會，根本調(diào)動不了科技人員收集、記錄、記載檔案資料的主觀意識。

　　3　項目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制

　　目前，在項目管理人員和檔案管理人員的共同努力下，我校施行了項目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制。

　　該責(zé)任制是指課題組擔(dān)負(fù)起科技項目檔案的收集整理、保管、網(wǎng)上錄入、歸檔移交等工作，要求課題組指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，保證建檔和項目研究進展同步。

　　縱向項目批復(fù)后，科技項目管理人員把項目申請書、批文和空檔案袋交到項目負(fù)責(zé)人手中，向負(fù)責(zé)人提出建檔、歸檔要求。項目在研期間，檔案一直由項目組保管。項目研究結(jié)束時，由項目組把檔案移交給科技項目管理人員，再由項目管理人員審查后統(tǒng)一移交到檔案館。

　　合同經(jīng)費50萬元以上的橫向項目按照上述模式進行管理。50萬元以下的橫向項目檔案主要是合同書，其它有價值的資料較少，對于這類項目仍采用科技項目管理人員包辦制，研究結(jié)束后，再統(tǒng)一移交到檔案館，另外，為了減輕工作量，不按項目立卷，而是在移交時把這一類項目立成一卷。

　　我們認(rèn)為，項目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制與科技項目管理人員包辦制的優(yōu)缺點基本對調(diào)，但前者更符合檔案管理的規(guī)律，因為它實現(xiàn)了建檔與科學(xué)研究的同步。

　　4　結(jié)語

　　面對科技項目檔案管理的復(fù)雜性、艱巨性、長期性和重要性，高校必須結(jié)合本校實際積極開拓創(chuàng)新管理方式，不斷總結(jié)規(guī)律，努力實現(xiàn)檔案管理工作的高效和規(guī)范，開創(chuàng)以最小投入實現(xiàn)最大回報的工作局面。

　　目前，我?？萍柬椖繖n案管理尚處在起步階段，還有大量的工作需要做：

　　(1)加強對科技人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，特別是課題組檔案保管員的培訓(xùn)，提高他們對科技項目建檔、歸檔的意識和認(rèn)識，提高他們建檔歸檔的技能，讓他們養(yǎng)成適時建檔歸檔的習(xí)慣。

　　(2)積極引入先進的管理方式和理念。進一步創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)檔案管理的高效和規(guī)范，比如，用TQC(Totaj QuailtyControl全面質(zhì)量管理)分析研究每一個工作環(huán)節(jié)，制訂相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度。

　　(3)加強科技項目檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，不僅要把管理系統(tǒng)建設(shè)成檔案館管理的手段，更要建設(shè)成科技人員開展科技工作的有力幫手。

　　(4)加強科技項目檔案利用的研究，真正發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)科技項目檔案的反哺作用，達(dá)到為科技人員、為科技發(fā)展服務(wù)的目的。

　　(本課題得到湖北省教育科學(xué)規(guī)劃課題(20078320)和中國地質(zhì)大學(xué)(武漢)科技管理創(chuàng)新體系建設(shè)項目(KJGL0810)資助)

　　參考文獻：

　　[1]袁坤.哈佛人才管理學(xué)[M].北京：中國三峽出版社，2000

點擊下頁還有更多>>>高校科技檔案管理論文