高校人事檔案管理論文

　　高校人事檔案管理是高校人力資源開發(fā)利用的支撐，是學(xué)校組織人事工作的重要組成部分，下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的高校人事檔案管理論文，謝謝你的閱讀。

　　高校人事檔案管理論文篇一

　　淺談高校人事檔案管理

　　[摘 要] 高校人事檔案管理是高校人力資源開發(fā)利用的支撐，是學(xué)校組織人事工作的重要組成部分，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。但有時人們對高校人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，本文就如何進(jìn)一步完善高校人事檔案管理工作進(jìn)行分析，尋求對策。

　　[關(guān)鍵詞] 高校人事檔案 人事檔案管理制度 信息化建設(shè)

　　高等學(xué)校是各類人才的聚集之地，承擔(dān)著知識創(chuàng)新、人才培養(yǎng)和服務(wù)社會的重要使命。人事檔案記載著個人的成長歷史，是高等學(xué)校發(fā)現(xiàn)人才、管理人才、選用人才的重要依據(jù)，是穩(wěn)定教職員工隊(duì)伍的有力憑證，在人才預(yù)測、政策決策及人力資源開發(fā)等方面起著十分重要的作用。檔案管理的好與壞是一個單位管理水平和文明程度的重要標(biāo)志之一，隨著高校人事制度的進(jìn)一步深化，人事檔案中存在的問題在一定程序上制約了人事檔案的利用，已不適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要。因此，探索人事檔案管理的新模式、新體制、新方法成為當(dāng)前人事檔案管理工作的重中之重。

　　一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

　　人事檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，是人才信息的重要載體和主要信息源,是知人善任、選賢舉能的重要工具。通過人事檔案建設(shè)，合理開發(fā)利用教師資源，是提高高校教育核心競爭力的迫切需要。當(dāng)前高校人事檔案管理中存在著諸多問題，在一定程序上制約了人事檔案的管理與利用。

　　(一)重視不夠 整理不規(guī)范 制度不健全

　　1. 對檔案及檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足,規(guī)章制度不健全，落實(shí)不到位。

　　領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基礎(chǔ)。但不少高校領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想上真正認(rèn)識到人事檔案及其工作的重要性，對檔案法規(guī)學(xué)習(xí)、重視不夠，缺乏有效的制度和監(jiān)管，甚至形成了一定范圍內(nèi)的“盲點(diǎn)”。同時，許多高校人事檔案材料補(bǔ)充制度、移交轉(zhuǎn)遞制度、材料的鑒別審查制度以及查閱借閱等各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，各部門檔案分室保管，分散管理，許多檔案材料經(jīng)常處于堆放狀態(tài)，部分檔案材料散存于各部門個人手中，致使檔案材料不齊全、不完整，造成了人事檔案管理中的一些漏洞。

　　2. 不規(guī)范，材料缺失。

　　2009年7月,中組部下發(fā)了修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,要求抓緊完善工作制度,規(guī)范材料收集歸檔范圍,嚴(yán)肅工作紀(jì)律,以確保人事檔案的真實(shí)性和可靠性。但是,由于各單位檔案管理人員對法規(guī)、政策的重視、執(zhí)行理解程度參差不齊及管理人員的頻繁更換,導(dǎo)致各自對檔案材料的沒有標(biāo)準(zhǔn)化,不同單位或地區(qū)間的流動人員的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一[1]。經(jīng)多次重復(fù)整理過的材料往往大小不一、縫切不規(guī)范，隨意打洞和輕意下刀切壞的材料不少,嚴(yán)重?fù)p壞原材料的完整,造成損失不可估量,大大降低了檔案的綜合利用價值。

　　3. 材料不完整，無法彌補(bǔ)情況嚴(yán)重。

　　人事檔案生存的前提是材料真實(shí)性，但是，在實(shí)際的人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)履歷表中填寫的內(nèi)容信息不真實(shí)等許多檔案材料失真現(xiàn)象。由于競爭和發(fā)展的需要,許多單位不同程度地存在部分“新建檔案”。這類檔案主要根據(jù)個人填寫的干部履歷表及個人簡歷和他們提供的學(xué)歷、學(xué)位、任職資格證書等個人保管的有限原件制成復(fù)印件建檔, 而初次參加工作時間記載不明確，各個時期的各類考核鑒定及工資等材料嚴(yán)重欠缺。這些“新建檔案”人員的大部分歷史記錄為空白, 很少能找回原件, 造成認(rèn)定和計(jì)算工齡的困難, 削弱了高校人事檔案的憑證、依據(jù)功能,使用人單位無法全面考察了解引進(jìn)人員歷史,對提拔錄用干部造成一定的負(fù)面影響。

　　(二)重藏輕用 開發(fā)利用程度低

　　目前人事檔案在管理上大多還沿用傳統(tǒng)的手工管理方式,只重視對案卷的分類,強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格按照十大類進(jìn)行歸檔,而忽視其在人才選拔、培養(yǎng)和開發(fā)、合理配置人力資源等方面的應(yīng)用;因此檔案的開發(fā)過程繁瑣,檔案檢索和利用困難[2]。表現(xiàn)在管理上,只重視存,不重視用,過分強(qiáng)調(diào)人事檔案的政治性、保密性,而忽視了它的可利用性,使人事檔案在普通人眼中顯得過于神秘,其作用未能充分發(fā)揮。

　　另一方面,我國人事檔案由各級政府人事部門及其所屬人才中介機(jī)構(gòu)管理,人事檔案調(diào)動轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁雜,尤其是異地調(diào)動,各地區(qū)規(guī)矩不一,造成時間成本較高。有的檔案管理單位甚至故意刁難,滯留檔案,使得不少人為調(diào)檔來回奔走多次,搞得疲憊不堪。有的管理單位則不合理地收取檔案費(fèi)用。這些都給人事檔案的轉(zhuǎn)遞帶來一定的影響,甚至加劇了“棄檔”現(xiàn)象,不利于人事檔案的開發(fā)利用。

　　(三)硬件投入不足 制約檔案管理數(shù)字化進(jìn)程

　　現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用是科學(xué)管理檔案的重要支撐,它快速、準(zhǔn)確、全面的優(yōu)勢是提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的保障。人事檔案管理是一個動態(tài)的管理,對材料的不斷收集、整理、鑒別、分類、剪裁、入檔,每裝一份材料都需把檔案重新拆裝一次,再加上頻繁的檔案查閱,對原始檔案材料的無意磨損不可避免。目前很多高校人事檔案管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。

　　雖然檔案館已普遍配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程序不高，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。目前，部分高校在嘗試或?qū)崿F(xiàn)對人事檔案原材料進(jìn)行掃描,放入原件管理系統(tǒng),通過不同的系統(tǒng)對檔案材料進(jìn)行錄入和查閱,但這涉及到資金的投入,有些學(xué)校在軟件和硬件設(shè)施的投入上的困難,制約了檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

　　(四)隊(duì)伍不穩(wěn)定 專業(yè)性不強(qiáng)

　　1. 檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。人事檔案工作是一項(xiàng)非常細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作,要求對歸檔材料做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”， 每卷檔案整理后都要做到“完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用”。這一工作特點(diǎn)要求檔案管理人員必須具備足夠的奉獻(xiàn)精神和細(xì)致的工作態(tài)度，不少人不愿從事這項(xiàng)工作, 沒有認(rèn)識到檔案管理工作是一項(xiàng)長期的具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政策性、機(jī)密性、科學(xué)性、服務(wù)性和連續(xù)性的工作，對工作缺乏積極性,這就造成檔案管理人員頻繁的變動，致使檔案工作連續(xù)性、穩(wěn)定性差[3]。

　　2. 檔案人員素質(zhì)不高，專業(yè)性不強(qiáng)，未能建立起一支管理型、服務(wù)型、技術(shù)型并舉與相融的檔案人才隊(duì)伍。一是，思想觀念陳舊，缺少服務(wù)創(chuàng)新的意識, 業(yè)務(wù)能力不高。當(dāng)前人事檔案管理人員的文化水平雖然從整體上有所提高,但是由于對人事檔案方面的專業(yè)知識了解不夠, 缺乏相應(yīng)的繼續(xù)教育與培訓(xùn)。很多檔案管理人員的思想和工作方法依然停留在原來的水平上，對檔案管理的程序和要求了解較少, 管理狀態(tài)簡單重復(fù)。對在深化人事制度改革過程中人事檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題很少坐下來進(jìn)行認(rèn)真地分析和研究,缺乏開拓進(jìn)取精神。二是，奉獻(xiàn)精神不強(qiáng)，服務(wù)質(zhì)量不高，沒有認(rèn)真對待，熱愛自己工作的態(tài)度。三是他們對現(xiàn)代信息技術(shù)涉足較淺,計(jì)算機(jī)操作能力低, 對微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、自動化技術(shù)和通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用更是難以適應(yīng),能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。因而很難確保檔案管理工作的規(guī)范性，難以現(xiàn)階段管理檔案的方法和模式，接受時代發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步。

　　二、加強(qiáng)人事檔案管理的措施分析

　　(一) 建立檔案管理制度 健全管理模式

　　一是建立健全《干部檔案管理制度》、《檔案查(借)閱制度》、《定期溝通聯(lián)系制度》、《檔案管理聯(lián)絡(luò)員制度》、《檔案管理責(zé)任追究制度》等制度,規(guī)范七種簿冊的登記，嚴(yán)格按照檔案保管期限、歸檔范圍等規(guī)定管理人事檔案，理順管理體制，并強(qiáng)化規(guī)范化建設(shè)改革和完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)以人為本的服務(wù)體制的轉(zhuǎn)化，推進(jìn)人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化建設(shè)。二是材料的收集采取定期與不定期相結(jié)合,做

　　到全面及時地收集和補(bǔ)充。如年度考核材料、表彰獎勵、職稱評定、工資普調(diào)等材料按計(jì)劃定期收集;對不定期的零散材料隨時收集,及時掌握信息,認(rèn)真鑒別后歸檔,隨時準(zhǔn)備為組織人事部門對檔案的查閱利用提供更客觀、全面、真實(shí)的依據(jù)。對建立材料的傳遞、登記制度，實(shí)行動態(tài)管理，定期檢查,完善監(jiān)督機(jī)制,一旦發(fā)現(xiàn)遺失，及時查找補(bǔ)救，以確保檔案材料的完整性。

　　(二) 加大宣傳 強(qiáng)化檔案意識

　　人事檔案是一個人歷史經(jīng)歷的濃縮,記載著個人經(jīng)歷、思想政治、工作能力等多項(xiàng)內(nèi)容材料，這些材料都與個人工資、提職、任免、退休密切相關(guān)，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好人事檔案管理工作的有力保證，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，堅(jiān)持制訂工作計(jì)劃時不忘檔案工作、檢查工作不忘檔案工作、總結(jié)工作時不忘檔案工作、安排財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)時不忘檔案工作四個“不忘”;同時在制度上、組織上給予保證，并在財(cái)力、人力、物力上給予大力支持。

　　一是人事檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳檔案管理的法律法規(guī),增強(qiáng)檔案管理、服務(wù)意識,正確認(rèn)識人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，積極主動地開發(fā)利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有參考性、前瞻性的人事檔案信息。同時，嘗試將檔案中部分內(nèi)容根據(jù)個人需要向本人部分公開,以提高這一工作在人們心中的認(rèn)知度，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

　　二是進(jìn)一步充實(shí)檔案內(nèi)容，加強(qiáng)過程監(jiān)管工作,明確收集范圍,確保檔案的完整性以及人事檔案管理的動態(tài)化建設(shè)。將一些使用頻率高、文本格式相近的個人信息，制成規(guī)范的格式化電子文本，使用各種終端設(shè)備，根據(jù)利用者不同的需要給予相應(yīng)的權(quán)限，提供自動化服務(wù)，改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新理念，變被動為主動服務(wù)，不斷提高人事檔案的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)檔案利用的便捷性。

　　三是多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源。檔案管理的終極目的，就是利用，就是使檔案發(fā)揮其潛在的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，了解檔案效益發(fā)揮的情況，以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而提高檔案利用率，改變以往那種只管理信息輸出，不管用途如何的視角。開發(fā)人事檔案信息資源，擴(kuò)大信息來源，編制科學(xué)的檢索系統(tǒng)，提供主動服務(wù)，更好的為學(xué)校管理提供服務(wù)。

　　(三) 加強(qiáng)培訓(xùn) 提高檔案管理人員素質(zhì)

　　人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強(qiáng)的工作,既涉及黨和國家的方針政策,又涉及個人的切身利益, 必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì), 以適應(yīng)新時期高等教育事業(yè)對高校干部人事檔案管理的新要求。按照“提高素質(zhì)、熟悉業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、服務(wù)工作”的要求, 有計(jì)劃、有步驟地分階段、分層次對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，使檔案工作人員認(rèn)識到檔案的潛在價值，及其所能帶來的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，自覺參與檔案的管理。并且注重檔案的服務(wù)性,提高檔案的利用價值。樹立檔案利用的“受眾”意識,重視研究人事檔案用戶的多方位需求,有針對性地提供個性化服務(wù)。

　　(四) 創(chuàng)新管理方式 加強(qiáng)信息化建設(shè)

　　創(chuàng)新人事檔案管理方式是推動我國人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。隨著信息化社會進(jìn)程的推進(jìn)，人事檔案在宏觀調(diào)控、微觀管理、科學(xué)決策、人才預(yù)測等領(lǐng)域，將發(fā)揮出越來越大的作用，使高校人事檔案管理向“以用為主”的“人才”管理的模式拓展。

　　人事檔案是人才信息的資源庫,不斷把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理之中,以提高工作效率，是人事制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求的客觀需要。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)管理,積極開發(fā)研制檔案管理軟件,建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng),快速、準(zhǔn)確、全面提供人事信息,改變過去單從紙質(zhì)檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式,使檔案數(shù)據(jù)化、信息化。在學(xué)校局域網(wǎng)內(nèi)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的資料，為師資隊(duì)伍的建設(shè)提供詳實(shí)的材料，促進(jìn)人才的合理流動。并拓寬高校間、高校與社會各方面的聯(lián)系，根據(jù)信息的內(nèi)容和有關(guān)制度在不同的層次內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)高校之間、高校與科研單位之間及高校與社會各方面間的信息交流與溝通[4]。

　　(五) 改革服務(wù)方式 拓展服務(wù)空間 加強(qiáng)宣傳 拓展服務(wù)思路

　　人事檔案管理應(yīng)從受控型的利用向服務(wù)型利用轉(zhuǎn)變,加強(qiáng)檔案意識,使人們在使用中得益,了解其用途,認(rèn)識其重要性,真正實(shí)現(xiàn)檔案的價值。同時實(shí)行人事檔案管理的無償服務(wù),將授予人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理權(quán)收回,成立專門的全額撥款事業(yè)單位從事人事檔案管理工作,做到統(tǒng)一、規(guī)范、集中管理。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的社會化、開放化。加快人事檔案信息全國聯(lián)網(wǎng)的步伐,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,為人們利用、查閱檔案信息提供更加方便、快捷的服務(wù)，變“坐等服務(wù)”為“主動服務(wù)”,從以往的封閉管理模式轉(zhuǎn)為開放管理模式[5]。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案采取有效性、系統(tǒng)性的管理,簡化利用程序,提高利用效率。但凡是內(nèi)容涉及到國家機(jī)密和個人隱私等方面內(nèi)容的都要限制利用,以保證檔案管理的合理性與合法性，全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

　　三、結(jié)語

　　總之，人事檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，高校人力資源管理與開發(fā)的基礎(chǔ)性工作, 它集服務(wù)性與保密性于一體,對促進(jìn)人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會發(fā)揮著重要作用，加強(qiáng)和改進(jìn)人事檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務(wù)。只有實(shí)施“人才強(qiáng)館、人才興室”戰(zhàn)略, 從制度上、觀念上更新, 不斷地發(fā)現(xiàn)問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經(jīng)驗(yàn)。按照人才市場發(fā)展的基本趨勢,采取有效措施,積極探索檔案現(xiàn)代管理模式, 走出目前人事檔案管理的困境, 為人力資源的開發(fā)發(fā)揮好儲備作用，使人事檔案管理與檔案管理實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[5] 賀焱.改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J]云南檔案2008年第3期.

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