高校設備管理論文

　　設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的使用、管理及維修報廢全過程。下面是由學習啦小編整理的高校設備管理論文，謝謝你的閱讀。

　　高校設備管理論文篇一

　　淺談高校設備檔案管理

　　[摘 要]設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的使用、管理及維修報廢全過程。建立完善的設備儀器管理檔案對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和設備的管理工作有著重要意義。目前高校設備檔案管理采用管理部門和使用部門共同管理的方式，導致大量的技術(shù)資料流失。要做好設備檔案的管理需要從思想上提高認識，建立完善的檔案管理制度，加強設備管理部門師資隊伍建設。

　　[關(guān)鍵詞]設備檔案;檔案管理;設備管理

　　[中圖分類號]G647

　　[文獻標識碼]A

　　[文章編號]2095-3712(2015)21-0085-02

　　[作者簡介]朱小青(1989―)，男，江蘇泰州人，碩士，天津農(nóng)學院國有資產(chǎn)管理處，研究實習員，研究方向：設備管理。

　　《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》規(guī)定：設備檔案管理主要包括設備工作管理和設備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各環(huán)節(jié)中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯(lián)起設備管理的各個環(huán)節(jié)。因此，建立完善的設備檔案管理制度對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和設備的管理工作有著重要意義。

　　一、設備檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

　　目前大部分高等院校的設備檔案管理采用的是設備管理部門和設備使用部門共同管理的方式。國有資產(chǎn)管理處是管理學校固定資產(chǎn)的職能部門，負責設備從制訂采購計劃、招標、到貨的驗收安裝及后期的維護與保養(yǎng)，他們方便收集設備的采購、驗收、管理檔案材料并保證其完整性。設備使用部門主要負責設備購進以后的安裝和操作等檔案管理。因為設備購進初期，操作人員更熟悉設備的操作方法和設備性能，安裝時也需與使用人員進行溝通協(xié)商。因此，各種隨機文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術(shù)資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發(fā)生“扯皮”的問題，可能會導致很多有價值的技術(shù)資料散失或殘缺不全，有些設備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設備的日常維護和使用開發(fā)。設備資料的收集是設備檔案管理的基礎，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環(huán)節(jié)。

　　在后期設備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設備進行管理。當設備轉(zhuǎn)交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續(xù)，容易丟失。而且在設備定期維護保養(yǎng)時，如果沒有按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄，可能導致資料不全，在設備后期的維修和報廢環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)各種問題。

　　二、設備檔案的收集和建立

　　(一)設備檔案的橫向收集

　　對設備檔案進行管理，首先要將設備進行分類。分類的依據(jù)一般是以金額為標準來區(qū)分普通設備和大型設備，具體金額各高校有不同規(guī)定。個人認為結(jié)合目前實際情況以十萬元為標準比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設備，大于十萬元的為大型設備。一般來說，普通設備只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應根據(jù)學校相關(guān)規(guī)定及時建立固定資產(chǎn)賬目、粘貼設備標簽，并將相關(guān)信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

　　大型設備的檔案采集相對復雜，需要設備采購各個階段的原始資料，對其進行縱向的管理，這也是由大型設備的使用價值和其產(chǎn)生的經(jīng)濟效益決定的。大型設備的檔案管理，應該分別進行，即每件設備單獨設卡管理，建立完整的技術(shù)資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續(xù)，但一定要妥善保管相關(guān)資料，當設備轉(zhuǎn)交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續(xù)。對大型設備進行定期維護保養(yǎng)時，要按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄。大型設備借出和收回時都應立賬立據(jù)，嚴格執(zhí)行交接、驗收規(guī)定。

　　(二)設備檔案的縱向收集

　　設備的管理過程可分為設備申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：設備申購報告、計劃、論證報告，定購合同;開箱記錄及裝箱單，安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗收報告;設備說明及全套隨機文件，使用和維修記錄;報廢申請書，設備報廢鑒定與審批材料等。如果是進口設備，還需相應的技術(shù)商務文件，如外貿(mào)合同等。

　　每件設備都應從這兩方面進行相關(guān)資料的收集，為之后的分類和管理打下堅實的基礎，這只是設備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術(shù)文件，就無法對日后設備的使用、維護和報廢進行有效的管理，就無法了解到所購置設備的使用機時及其產(chǎn)生的教學、科研效益，更無法對今后的設備采購工作有指導和借鑒意義。

　　三、設備檔案的管理

　　(一)從思想上提高認識

　　在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認識不夠，沒有將之擺到正確的位置。因此，從學校層面就必須重視設備檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，采取有效的措施，把設備檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發(fā)展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結(jié)合不同類型設備的特點，進行合理的管理。

　　(二)建立完善的檔案管理制度

　　建立健全設備的檔案管理制度是做好設備儀器檔案管理工作的關(guān)鍵。設備檔案管理要從設備申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規(guī)章制度。各個設備的檔案資料都應由國有資產(chǎn)管理處負責收集整理并統(tǒng)一保存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術(shù)資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關(guān)技術(shù)文件，可復印原版文件，以保證原始資料的完整性。設備如果需要維修或報廢，應由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進行維修或報廢。維修或報廢過程中產(chǎn)生的記錄、文件、票據(jù)要及時送交管理部門規(guī)定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。

　　同時，不能只注重設備采購過程中的檔案管理，還要注意設備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設備應采取不同的方法。普通設備可以采取單位日常管理為主，設備主管部門監(jiān)督抽查為輔。每個學期對這些設備的使用記錄、運轉(zhuǎn)情況以及維修記錄進行一次檢查考核，考核結(jié)果通報各使用單位。大型設備的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調(diào)大型設備開放共享的情況。大型設備開放共享需要對上一年度設備的使用效益進行考核，這就要做好使用記錄、運轉(zhuǎn)情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產(chǎn)生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結(jié)等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關(guān)系到大型設備的使用與維護，更關(guān)系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎。

　　而對于待報廢的設備，一般都會由設備所在單位負責人組織有關(guān)專業(yè)人員做好技術(shù)鑒定。進行檔案管理時要注意保存好技術(shù)鑒定、申請報廢表、主管領(lǐng)導的批示等原始文件，以備存檔查詢。

　　(三)加強設備管理部門師資隊伍建設

　　設備管理工作需要有一支工作認真負責的人才隊伍，而檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作，對管理人員的素質(zhì)和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經(jīng)驗。要充分利用高校優(yōu)勢，采用各種培訓方法，如在職培訓、崗位輪換、交流學習等，對管理人員進行培訓，從而加強管理隊伍的建設，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導和改進檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學習，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關(guān)法律和規(guī)定，從而規(guī)范自己的日常工作。

　　高等院校設備儀器的科學化管理對提高本科教育教學質(zhì)量和推進實驗室體制改革都有重要的意義。采用科學合理的機制實現(xiàn)設備儀器的檔案管理成為實驗室建設的重大課題。檔案管理工作貫穿了設備采購、使用、開放共享、報廢等各個環(huán)節(jié)，做好這項工作不僅對日常設備的管理極為重要，同時還能夠為以后采購新設備提供寶貴的經(jīng)驗。

　　參考文獻：

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