會計檔案管理論文

　　會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家和單位檔案的重要組成部分。下面是小編為大家精心推薦的會計檔案管理論文，希望能夠?qū)δ兴鶐椭?/p>

　　會計檔案管理論文篇一

　　會計檔案管理淺析

　　摘要：會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家和單位檔案的重要組成部分。其所包含的會計信息內(nèi)容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出企業(yè)經(jīng)濟活動和組織發(fā)展的歷史畫面，而且能為管理當(dāng)局的會計預(yù)測、決策、控制提供依據(jù)。因此，會計檔案管理具有十分重要的意義。

　　關(guān)鍵詞：會計檔案;特點;作用;管理

　　一、會計檔案的特點

　　1、來源的廣泛性

　　不管是什么單位，只要有經(jīng)濟活動，并且具備獨立核算的條件，就有會計核算，就會源源不斷地產(chǎn)生會計檔案。至今，我國獨立核算的企業(yè)和行政事業(yè)單位就有百萬個之上，再加上其他各種類型的經(jīng)濟組織越來越多，每年形成的會計檔案不計其數(shù)，形式多樣，內(nèi)容豐富。因此，會計檔案產(chǎn)生的廣泛性、普遍性和數(shù)量之多是任何專門檔案無法比擬的。

　　2、內(nèi)容的專業(yè)性

　　由于經(jīng)濟活動和財務(wù)收支這些過程，會計檔案隨之而產(chǎn)生，其內(nèi)容直接反映企事業(yè)及各個機關(guān)單位全部的經(jīng)濟活動及財務(wù)收支情況，反映各單位某一特定日期的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，同時還反映會計核算的具體內(nèi)容、核算程序、核算方法和結(jié)果。這些都是會計核算的專業(yè)材料，與其他檔案不同的是，其特殊的內(nèi)容和專門的方法決定了會計檔案具有較強的專業(yè)性。

　　3、形成過程的嚴密性

　　會計檔案的形成過程是十分嚴密的。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中，所發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要取得或填制原始憑證，會計人員要對原始憑證的真實性、合法性、合理性進行審核，然后根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證;再根據(jù)原始憑證和記賬憑證登記賬簿;然后根據(jù)賬簿，定期在進銷存軟件中編制財務(wù)報表。在這一系列程序中，會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表密切相連，形成了有機整體。由此可見，會計檔案的形成過程遠遠要比一般的檔案嚴密。

　　4、記載事物的連續(xù)性

　　會計工作具有連續(xù)性和系統(tǒng)性的特點。因為資金運動的過程是不間斷的，其具體內(nèi)容的表現(xiàn)形式又是各種各樣的，會計為了完整地反映和監(jiān)督資金運動的整個過程，必須系統(tǒng)、連續(xù)地予以記錄、計算、分析和評價。因此，會計工作中所產(chǎn)生的會計檔案資料本身就具有明顯的連續(xù)性，從會計憑證到會計賬簿，再到進銷存軟件中的財務(wù)報表，時間上依次連接，內(nèi)容上組成了一個連續(xù)不斷的整體。會計檔案資料自身的這種特性也是區(qū)別于其他檔案的重要方面。

　　二、會計檔案的作用

　　1、為國家制定經(jīng)濟計劃、作出經(jīng)濟決策提供可靠的信息會計檔案是各單位對經(jīng)濟活動進行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、綜合地核算和監(jiān)督的產(chǎn)物，是經(jīng)濟管理所必需的材料。國家將各單位的財務(wù)軟件生成的會計檔案所反映的各類數(shù)據(jù)加以逐級匯總，可以進一步反映和考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況及各行業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展情況，比較準確地實行國家范圍內(nèi)的綜合平衡和編制國民經(jīng)濟計劃。各行業(yè)主管部門將所屬各單位的會計檔案進行系統(tǒng)利用，能夠發(fā)現(xiàn)過去的資金使用和投向是否合理，為作出正確經(jīng)濟決策提供依據(jù)。

　　2、為單位的財務(wù)工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)

　　經(jīng)濟工作必須按照經(jīng)濟規(guī)律辦事，力求以最小的勞動耗費獲取最大的經(jīng)濟效益。財務(wù)軟件中的會計檔案中所記載的各種事項和數(shù)據(jù)，均是本單位執(zhí)行國家預(yù)算或經(jīng)營活動的原始記錄。通過利用會計檔案，可以分析、對比歷年來各項資金的來源和運用情況，以及財務(wù)、成本計劃執(zhí)行情況，查明獲得成績和出現(xiàn)失誤的原因，為各單位內(nèi)部財務(wù)工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)。

　　3、為保護國家財產(chǎn)、監(jiān)督執(zhí)行國家財務(wù)制度、查處經(jīng)濟案件提供有力證據(jù)

　　會計檔案，尤其會計憑證，既是登記賬簿的依據(jù)，又是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明。它保留了許多歷史標(biāo)記，如經(jīng)濟事項中經(jīng)辦人員、財會人員、單位負責(zé)人等相關(guān)人員的簽字、印章等，均為真憑實證，是揭露和查處經(jīng)濟犯罪活動的有力證據(jù)。各類賬簿可以隨時反映各單位的資產(chǎn)的增減變化情況和實有數(shù)額，查明財產(chǎn)的保管和使用情況，從而有效地保護國家財產(chǎn)安全。通過會計檔案，還可查明各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度的規(guī)定，有無鋪張浪費和損害社會財產(chǎn)的行為，從而嚴肅財經(jīng)紀律，防止違法亂紀現(xiàn)象的發(fā)生。

　　4、為研究會計歷史和經(jīng)濟發(fā)展提供研究資料

　　會計檔案是各單位在特定的經(jīng)濟活動中形成的，反映了一定時期內(nèi)國家的財政、經(jīng)濟、政策及會計核算的原則、方法和程序，記載著各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)和事實，具有重要的查考、利用價值，為研究會計歷史和經(jīng)濟發(fā)展提供了豐富的原始資料。同時，通過會計檔案的積累，還可以為企事業(yè)單位、機關(guān)團體編寫大事記、開展會計歷史研究等提供經(jīng)濟活動方面的原始材料。

　　三、改進和加強會計檔案管理

　　1、完善會計檔案管理法規(guī)，加強會計檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查

　　在《檔案法》中要明確會計檔案管理的法律責(zé)任，會計檔案的條款要統(tǒng)一到檔案法律的精神上來。企業(yè)要嚴格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計準則，加強會計基礎(chǔ)工作，明確會計憑證、會計帳簿和財務(wù)會計報告的處理程序，會計資料要真實完整。企業(yè)檔案部門要加強與會計部門的交流合作，認真配合會計檔案的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職責(zé);各級檔案行政管理部門要強化依法行政的力度，積極爭取同級人大的支持，開展或聯(lián)合開展會計檔案執(zhí)法檢查;聯(lián)合財政部門依據(jù)檔案法規(guī)進行會計工作評估。

　　2、強化企業(yè)財務(wù)負責(zé)人的法律責(zé)任

　　作為企業(yè)的法定代表人和總經(jīng)理，要充分認識到會計檔案信息的重要作用和意義，規(guī)范企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)法定代表人、總經(jīng)理對本單位的會計工作、會計資料的真實性、完整性負責(zé)，企業(yè)其他領(lǐng)導(dǎo)人不宜越俎代庖。按照《基本規(guī)范》中“職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制”衡性原則，企業(yè)總會計師或分管財務(wù)會計工作的副總經(jīng)理不能審批會計檔案管理或鑒定銷毀等事項。企業(yè)主要負責(zé)人在企業(yè)內(nèi)部依法履行檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，按照法規(guī)要求設(shè)立檔案工作機構(gòu)和會計檔案管理崗位，落實會計人員檔案工作職責(zé)，規(guī)模企業(yè)要在會計部門配備專兼職檔案工作人員，并從硬件設(shè)施、軟件開發(fā)、制度建設(shè)等方面創(chuàng)造檔案工作條件，提出管理要求;實行會計委派或委托中介機構(gòu)進行會計核算的企業(yè)，要明確落實會計檔案的歸屬和管理責(zé)任;自覺接受財政和檔案行政管理部門的監(jiān)督，接受審計部門和會計師事務(wù)所等會計中介機構(gòu)的審計。

　　3、優(yōu)化會計檔案管理人員的知識構(gòu)成和法制意識

　　把會計檔案信息管理納入會計專業(yè)人員的教育、培訓(xùn)和考核職責(zé)，深化企業(yè)會計檔案管理的新機遇。工業(yè)時代最重要的投資是對工廠的投資，信息時代最重要的投資絕對是對人類智慧的投資。知識經(jīng)濟利用的是智慧和有效獲取、傳遞和處理信息的能力。在這種經(jīng)濟中，員工將成為成功企業(yè)和經(jīng)濟增長的基礎(chǔ)。在學(xué)校教育、就業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等不同階段中，學(xué)校、企業(yè)、財政部門都應(yīng)該為會計從業(yè)人員設(shè)立會計檔案信息管理與開發(fā)利用的課程，并建立相應(yīng)的考核機制，優(yōu)化會計檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，增強會計檔案管理人員法制意識，提高會計人員綜合素質(zhì)。

　　4、提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作能力

　　會計人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)與會計風(fēng)險密切相關(guān)，因此，要加強會計檔案的管理，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是關(guān)鍵。我們要結(jié)合我國會計檔案管理人員面臨的問題，有針對性的開展職業(yè)道德建設(shè)，進行職業(yè)道德宣傳，使每個會計檔案管理人員都有明確的職業(yè)行為規(guī)范，提高會計檔案管理人員的自律性。在提供會計檔案服務(wù)時要以客觀、公正的立場接收和管理，要積極參與財政和檔案部門組織的會計專業(yè)和檔案管理的繼續(xù)教育、培訓(xùn)學(xué)習(xí)，熟知會計工作的基本流程、規(guī)律和要求，完全了解會計檔案信息資源管理技能，樹立責(zé)任與權(quán)利相對應(yīng)的會計檔案管理工作秩序，對事關(guān)企業(yè)長遠發(fā)展、改制轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)重組、重大投資項目等大事、大局，會計檔案人員必須根據(jù)掌握的會計檔案信息和會計檔案法規(guī)，主動參與為企業(yè)決策層提供參考服務(wù)。

　　參考文獻：

　　[1]欽娟.張小蘭.中小企業(yè)會計檔案管理的問題及對策分析.蘭臺世界.2007.07

　　[2] 胡俊秀.試論會計檔案及其管理.廣西財務(wù)與會計.1991.03

　　[3] 王立功 李斌 尚玲俊.加強會計檔案管理.中華合作時報.2003年

　　作者簡介：

　　宋慧杰(1981年-)，女，漢族，四平市水利勘測設(shè)計研究院，共青團書記，研究方向：財務(wù)檔案

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