秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的地位和作用探討論文
秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的地位和作用探討論文
研究和評價秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用,是秘書學(xué)、決策學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)和管理學(xué)等學(xué)科的重要課題之一。由于種種原因,作為一門學(xué)科的秘書學(xué)剛剛興起,對秘書活動的研究不多。尤其是對秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策中的地位、作用及其應(yīng)具備的素質(zhì)這一重要向題,缺乏系統(tǒng)的理論闡述。以下是學(xué)習(xí)啦小編今天為大家精心準(zhǔn)備的：秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的地位和作用探討相關(guān)論文，內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的地位和作用探討全文如下：
【摘要】：隨著時代的發(fā)展 ,歷史的進(jìn)步 ,秘書隊伍已發(fā)展成為一支龐大的產(chǎn)業(yè)大軍?，F(xiàn)代社會對秘書工作提出更嚴(yán)、更高的要求 ,秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的參謀、助手作用和服務(wù)作用將更加突出。
【關(guān)鍵詞】： 秘書工作 參謀 助手作用
由于秘書幫助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者個人承擔(dān)著政務(wù)、機(jī)要、信息、管理等工作, 因此, 秘書工作十分重要, 任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)者個人, 如果離開了秘書的輔助與服務(wù), 則將會信息阻塞, 事務(wù)纏身, 工作十分不便, 難以正確作出科學(xué)決策, 進(jìn)行現(xiàn)代化的領(lǐng)導(dǎo)。
一、秘書工作應(yīng)發(fā)揮的作用
美國前總統(tǒng)艾森豪威爾的私人秘書謝爾曼·亞當(dāng)斯說: “衡量一個好的總統(tǒng)秘書, 要以他的獻(xiàn)身精神、艱苦奮斗和工作效率為標(biāo)準(zhǔn), 而不是他的成就和業(yè)績。一切成就屬于總統(tǒng)。”由此可見, 秘書工作是一種具有較強特殊性的職業(yè)。一方面, 這種工作直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù), 甚至直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策, 對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)行為影響較大。另一方面秘書工作畢竟不是領(lǐng)導(dǎo)工作, 只能為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策, 而不是出謀劃策。
那么, 秘書工作應(yīng)發(fā)揮什么作用呢? 筆者認(rèn)為, 各級各類秘書, 總的來說應(yīng)當(dāng)起到五種作用: 參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、耳目作用。
參謀、助手作用 秘書有各種層次、工種, 秘書如何發(fā)揮參謀助手作用有多種途徑。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預(yù)案等方面, 更多的秘書人員可以在大量的經(jīng)常性工作中, 為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),當(dāng)好參謀、助手。諸如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排一個時期的工作布局; 為領(lǐng)導(dǎo)出主意想辦法, 積極主動地辦文辦事, 完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)等。
提供信息作用 秘書信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作, 領(lǐng)導(dǎo)者要在眾多的變革的社會政治經(jīng)濟(jì)文化生活中進(jìn)行決策, [論文網(wǎng)LunWenData.Com]都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常秘書工作而言, 需要掌握多種信息, 概括起來所提供的信息應(yīng)包括: 上級信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本機(jī)關(guān)及下屬單位的有關(guān)情況、資料, 平行地區(qū)、部門的有關(guān)信息、社會信息、國際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息, 本地區(qū)、本部門的發(fā)展歷史資料等。
協(xié)調(diào)作用 協(xié)調(diào)是管理的手段, 其實質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識, 調(diào)整關(guān)系, 解決矛盾, 協(xié)調(diào)行動。在新的歷史時期, 領(lǐng)導(dǎo)面臨的問題十分復(fù)雜, 接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷, 改革中會不斷產(chǎn)生大量新的矛盾, 這些矛盾最后都會集中到各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)面前, 要求及時解決。因此, 圍繞改革中出現(xiàn)的矛盾, 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時、正確處理, 是新時期秘書協(xié)調(diào)工作中的重要特點。
耳目作用 這不是監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的一言一行, 充當(dāng)“特工”角色, 而是在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中, 權(quán)衡利弊, 根據(jù)調(diào)查研究得出的科學(xué)結(jié)論, 大膽向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議, 對領(lǐng)導(dǎo)者決策實施過程中可能出現(xiàn)的失誤、偏差以及錯誤等, 應(yīng)在適當(dāng)場合適時提醒, 以便及時修正。
二、秘書工作應(yīng)注意的幾個問題
恩格斯說: 軍官不懂業(yè)務(wù)在參謀部門造成的危害比其它任何部門都大。由于秘書工作處于上呈下達(dá)、為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策的特殊地位, 其要求十分嚴(yán)格。那么當(dāng)前機(jī)關(guān)秘書工作的問題是什么呢?
1、效率低 主要表現(xiàn)為辦公節(jié)奏慢、辦事拖拉, 工作職責(zé)不清, 秩序不順, 互相扯皮, 內(nèi)耗較大; 基層或人民群眾辦一件事, 往往要跑很多機(jī)關(guān), 蓋很多章, 等很長時間; 還有的在上下機(jī)關(guān)之間, 為了溝通情況, 統(tǒng)一認(rèn)識, 分清職責(zé)義務(wù), 常常發(fā)許多文件, 開若干會議, 其實往往在機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間扯皮, 這都屬于內(nèi)耗。
2、質(zhì)量差 主要表現(xiàn)為工作不深入, 不具體, 習(xí)慣于表面文章, 看來很忙, 其實在制造“文山會海”, 沒有解決多少實際問題。
3、狐假虎威 表現(xiàn)在有的秘書身處領(lǐng)導(dǎo)身邊或給某個領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)專職秘書, 往往是領(lǐng)導(dǎo)有多大, 他也“水漲船高”。動輒打領(lǐng)導(dǎo)者的招牌, 自我介紹不講姓名, 只講我是某某人的秘書, 濫用權(quán)力, 不按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事, 不經(jīng)授權(quán), 私用領(lǐng)導(dǎo)人名義批文件, 寫條子, 發(fā)命令, 為個人辦私事, 以權(quán)謀私, 還有的自作主張, 擅自按自己的想法隨意回答和處理問題。
要解決好上述問題, 秘書人員一定要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論, 用江澤民同志“三個代表”的重要思想武裝頭腦, 加強自身修養(yǎng), 牢記在社會主義中國, 任何干部都是人民的勤務(wù)員, 應(yīng)該全心全意為人民服務(wù), 時刻把人民群眾的根本利益放在第一位, 才能在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作中以及輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和管理的過程中, 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
三、秘書工作的地位和職能
秘書在一個單位里, 位于領(lǐng)導(dǎo)者近身, 或者說處于機(jī)關(guān)中的樞紐地位, 它是領(lǐng)導(dǎo)與機(jī)關(guān)內(nèi)外各方面關(guān)系的橋梁。這種地位決定了秘書(含秘書部門) 有以下五個方面的職能。
1、樞紐職能 按照系統(tǒng)論的觀點, 全國的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)是一個龐大而嚴(yán)密的領(lǐng)導(dǎo)管理體系, 它是由小型系統(tǒng)(如區(qū)、鄉(xiāng)基層) 、中型系統(tǒng)(如省、市) , 大型系統(tǒng)(如中央國家機(jī)關(guān)) 所組成的, 在各個級別的系統(tǒng)中, 又有各自的子系統(tǒng), 如黨委系統(tǒng)的組織、宣傳、紀(jì)檢、統(tǒng)戰(zhàn)聯(lián)絡(luò)部門; 政府系統(tǒng)的工業(yè)、農(nóng)業(yè)、財貿(mào)、文教衛(wèi)生等系統(tǒng)。這些眾多復(fù)雜的系統(tǒng)是以上下級隸屬關(guān)系工作為聯(lián)系方式, 而構(gòu)成一個整體的, 是以具體形式體現(xiàn)上下級領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。實現(xiàn)系統(tǒng)中各因素聯(lián)系的,就是秘書部門。所以秘書部門及秘書在機(jī)關(guān)中處于承上啟下、溝通左右的樞紐地位, 發(fā)揮著樞紐的職能, 圖1、圖2 說明了這種關(guān)系。
(圖2)
2、協(xié)調(diào)職能 任何系統(tǒng)都有自己的運動目的和運動目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)管理系統(tǒng)運動的目的就是要實行科學(xué)的、有效的管理, 以實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化這一總目標(biāo), 要使系統(tǒng)運動沿著正確的軌道運行, 就必須不斷地對運動進(jìn)行調(diào)節(jié)。各級各類機(jī)關(guān)一方面要在管理過程中不斷調(diào)整自己的行動, 另一方面又要采取各種行政手段來協(xié)調(diào)與其他機(jī)關(guān)的行動, 以及處理好各種矛盾與關(guān)系。這種調(diào)節(jié)或者協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者在管理工作中的重要職責(zé), 而秘書部門正是輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行行政協(xié)調(diào)的主要部門。
3、輔助決策職能 秘書部門是現(xiàn)代化領(lǐng)導(dǎo)決策系統(tǒng)中的綜合、參謀部門, 在科學(xué)決策中的各個過程和環(huán)節(jié), 都是必不可少的。
4、“不管部”職能 秘書部門又有“不管部”之稱, 凡是其他職能部門不管的事, 領(lǐng)導(dǎo)都可以交給秘書部門去管。這種“不管部”的職能體現(xiàn)的面很寬, 大致有以下四種類型的工作:
(1) 圍繞中心工作任務(wù) 諸如選舉人民代表的工作、植樹造林、廠慶、校運會、發(fā)行國庫券等, 這些任務(wù)常無專門業(yè)務(wù)科室管轄, 需要秘書部門主持或與其他部門配合管理。
(2) 臨時發(fā)生的突擊任務(wù) 如本單位發(fā)生天災(zāi)人禍, 與外單位發(fā)生嚴(yán)重糾紛, 或上級交給的臨時緊急任務(wù), 也常由秘書部門去調(diào)查、辦理。
(3) 帶全面性的任務(wù)和活動 如一個單位召開全系統(tǒng)會議, 上級機(jī)關(guān)友鄰單位來人接待等, 也常由秘書部門承辦。
(4) 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的其他任務(wù) 如陪同領(lǐng)導(dǎo)深入基層或看望病員, 代表領(lǐng)導(dǎo)參加某些活動等。
(5) “窗口”職能 秘書部門又是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的“窗口”。一切與外界的聯(lián)系和接待, 都首先要經(jīng)過秘書部門, 群眾對機(jī)關(guān)的第一印象也是?？疵貢块T的面貌、作風(fēng)和效率。
四、秘書應(yīng)有的素質(zhì)
美國著名政治學(xué)家、行政學(xué)家懷特對幕僚人員(即秘書工作人員) 應(yīng)具備的條件與修養(yǎng)作出全面而精辟的論述: “成功地幕僚人員應(yīng)具有較多的商榷能力, 而非高度的指揮性格; 應(yīng)具有廣博的知識和豐富的經(jīng)驗, 而非偏狹的專門技能; 要有忍耐與堅持力, 不可有速求決定的傾向; 寧愿居于幕后地位, 不求聞達(dá), 不可固執(zhí)自己的成見或偏見。”懷特先生的這番話對秘書的素質(zhì)構(gòu)成作出了經(jīng)驗性的概括, 很有借鑒意義。
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手, 一切工作都是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的, 秘書人員的積極性也只能在這個前提下去發(fā)揮。這就要求:
1 要有較高的理論素養(yǎng) 馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志關(guān)于“三個代表”的重要思想, 是人們認(rèn)識世界、改造世界的有力武器和行動指南, 是黨和國家制定路線、方針、政策的指導(dǎo)思想和理論基礎(chǔ)。秘書人員只有掌握了這些基本理論理解其深刻內(nèi)涵, 才能掌握科學(xué)的思維方法和工作方法, 才能提高認(rèn)識世界和改造世界的能力。此外, 還必須學(xué)習(xí)“哲學(xué)”、“政治經(jīng)濟(jì)學(xué)”、“中共黨史”、“社會發(fā)展史”等, 社會主義中國的秘書由于首先是政治工作者, 其素質(zhì)要求最重要的部分就是學(xué)習(xí)毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志“三個代表”的論述, 一個秘書工作者如果缺少這些理論知識, 就沒有正確的政治觀點, 政治上不敏感, 就缺乏政治理論素質(zhì)。
2 要通曉秘書專業(yè)知識 秘書的專業(yè)知識包括兩個方面, 一方面是與秘書工作有直接關(guān)系的秘書專業(yè)知識, 如秘書知識、文書知識等等。另一方面是秘書所在單位或部門的業(yè)務(wù)性知識。鑒于秘書工作的性質(zhì)和任務(wù), 秘書應(yīng)該是具備廣博知識的“通才”、“雜家”, 又是通曉本專業(yè)的“專才”, 二者是互為作用的辯證關(guān)系。這樣才能成為本單位、本部門的內(nèi)行, 才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
3 要有敏銳的戰(zhàn)略眼光和“超前”意識 秘書人員要認(rèn)真研究黨政中心工作, 深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)對所轄工作的戰(zhàn)略意圖、戰(zhàn)略方向、長期或中期特別是近期的管理目標(biāo), 幫助領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)會上級的政策意圖, 及時掌握信息, 深入實際正確出謀獻(xiàn)策, 涉及到職責(zé)范圍內(nèi)的事, 應(yīng)根據(jù)情況的發(fā)展變化, 提前準(zhǔn)備, 不能“臨時抱佛腳”匆忙上陣、消極應(yīng)付。
4 要懂得管理學(xué) 秘書學(xué)是行政管理學(xué)的延伸、分支?，F(xiàn)在越來越多的人認(rèn)識到, 現(xiàn)代秘書應(yīng)該是綜合性、輔助性的管理人才。秘書人員沒有管理知識, 不懂管理, 就不能搞好秘書工作。秘書人員學(xué)習(xí)管理學(xué)是時代和社會發(fā)展的需要, 也是秘書人員基本職責(zé)的需要。擔(dān)負(fù)現(xiàn)代管理任務(wù)的秘書工作者, 必須學(xué)會現(xiàn)代管理知識和管理方法, 必須學(xué)會現(xiàn)代管理的基本原理, 學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的系統(tǒng)論、控制論、信息論的理論和方法, 實現(xiàn)管理組織系統(tǒng)化、管理決策科學(xué)化、管理方法定量化、管理手段現(xiàn)代化。
總之, 現(xiàn)代社會已發(fā)展成為信息化社會, 全體秘書人員還應(yīng)當(dāng)具有改革意識與創(chuàng)新精神, 學(xué)習(xí)關(guān)于思維科學(xué)的知識, 掌握正確的認(rèn)識論和方法論, 以開拓創(chuàng)造思維能力, 做一個稱職的新時代秘書。
參考文獻(xiàn):
[1] 常崇宜1 現(xiàn)代秘書工作[M] 1 成都: 成都電訊工程學(xué)院出版社, 19891
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