秘書工作在領導決策中的地位和作用探討論文
秘書工作在領導決策中的地位和作用探討論文
研究和評價秘書在領導決策中的作用,是秘書學、決策學、領導科學和管理學等學科的重要課題之一。由于種種原因,作為一門學科的秘書學剛剛興起,對秘書活動的研究不多。尤其是對秘書在領導決策中的地位、作用及其應具備的素質這一重要向題,缺乏系統(tǒng)的理論闡述。以下是學習啦小編今天為大家精心準備的：秘書工作在領導決策中的地位和作用探討相關論文，內容僅供參考，歡迎閱讀!
秘書工作在領導決策中的地位和作用探討全文如下：
【摘要】：隨著時代的發(fā)展 ,歷史的進步 ,秘書隊伍已發(fā)展成為一支龐大的產業(yè)大軍。現(xiàn)代社會對秘書工作提出更嚴、更高的要求 ,秘書工作在領導決策中的參謀、助手作用和服務作用將更加突出。
【關鍵詞】： 秘書工作 參謀 助手作用
由于秘書幫助領導機關或領導者個人承擔著政務、機要、信息、管理等工作, 因此, 秘書工作十分重要, 任何領導機關或者領導者個人, 如果離開了秘書的輔助與服務, 則將會信息阻塞, 事務纏身, 工作十分不便, 難以正確作出科學決策, 進行現(xiàn)代化的領導。
一、秘書工作應發(fā)揮的作用
美國前總統(tǒng)艾森豪威爾的私人秘書謝爾曼·亞當斯說: “衡量一個好的總統(tǒng)秘書, 要以他的獻身精神、艱苦奮斗和工作效率為標準, 而不是他的成就和業(yè)績。一切成就屬于總統(tǒng)。”由此可見, 秘書工作是一種具有較強特殊性的職業(yè)。一方面, 這種工作直接為領導服務, 甚至直接參與領導的決策, 對領導機關和領導者的領導行為影響較大。另一方面秘書工作畢竟不是領導工作, 只能為領導出謀獻策, 而不是出謀劃策。
那么, 秘書工作應發(fā)揮什么作用呢? 筆者認為, 各級各類秘書, 總的來說應當起到五種作用: 參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調作用、耳目作用。
參謀、助手作用 秘書有各種層次、工種, 秘書如何發(fā)揮參謀助手作用有多種途徑。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預案等方面, 更多的秘書人員可以在大量的經常性工作中, 為領導決策與管理工作提供優(yōu)質服務,當好參謀、助手。諸如協(xié)助領導安排一個時期的工作布局; 為領導出主意想辦法, 積極主動地辦文辦事, 完成領導交給的任務等。
提供信息作用 秘書信息服務于領導的全部決策、管理和指揮工作, 領導者要在眾多的變革的社會政治經濟文化生活中進行決策, [論文網LunWenData.Com]都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎。就通常秘書工作而言, 需要掌握多種信息, 概括起來所提供的信息應包括: 上級信息、內部信息、歷史信息、本機關及下屬單位的有關情況、資料, 平行地區(qū)、部門的有關信息、社會信息、國際信息、業(yè)務信息、科技信息, 本地區(qū)、本部門的發(fā)展歷史資料等。
協(xié)調作用 協(xié)調是管理的手段, 其實質就是統(tǒng)一認識, 調整關系, 解決矛盾, 協(xié)調行動。在新的歷史時期, 領導面臨的問題十分復雜, 接觸的橫向、縱向關系也千絲萬縷, 改革中會不斷產生大量新的矛盾, 這些矛盾最后都會集中到各機關領導面前, 要求及時解決。因此, 圍繞改革中出現(xiàn)的矛盾, 協(xié)助領導及時、正確處理, 是新時期秘書協(xié)調工作中的重要特點。
耳目作用 這不是監(jiān)督領導的一言一行, 充當“特工”角色, 而是在領導決策過程中, 權衡利弊, 根據調查研究得出的科學結論, 大膽向領導提出合理化建議, 對領導者決策實施過程中可能出現(xiàn)的失誤、偏差以及錯誤等, 應在適當場合適時提醒, 以便及時修正。
二、秘書工作應注意的幾個問題
恩格斯說: 軍官不懂業(yè)務在參謀部門造成的危害比其它任何部門都大。由于秘書工作處于上呈下達、為領導出謀獻策的特殊地位, 其要求十分嚴格。那么當前機關秘書工作的問題是什么呢?
1、效率低 主要表現(xiàn)為辦公節(jié)奏慢、辦事拖拉, 工作職責不清, 秩序不順, 互相扯皮, 內耗較大; 基層或人民群眾辦一件事, 往往要跑很多機關, 蓋很多章, 等很長時間; 還有的在上下機關之間, 為了溝通情況, 統(tǒng)一認識, 分清職責義務, 常常發(fā)許多文件, 開若干會議, 其實往往在機關與機關之間扯皮, 這都屬于內耗。
2、質量差 主要表現(xiàn)為工作不深入, 不具體, 習慣于表面文章, 看來很忙, 其實在制造“文山會海”, 沒有解決多少實際問題。
3、狐假虎威 表現(xiàn)在有的秘書身處領導身邊或給某個領導人當專職秘書, 往往是領導有多大, 他也“水漲船高”。動輒打領導者的招牌, 自我介紹不講姓名, 只講我是某某人的秘書, 濫用權力, 不按領導意圖辦事, 不經授權, 私用領導人名義批文件, 寫條子, 發(fā)命令, 為個人辦私事, 以權謀私, 還有的自作主張, 擅自按自己的想法隨意回答和處理問題。
要解決好上述問題, 秘書人員一定要努力學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論, 用江澤民同志“三個代表”的重要思想武裝頭腦, 加強自身修養(yǎng), 牢記在社會主義中國, 任何干部都是人民的勤務員, 應該全心全意為人民服務, 時刻把人民群眾的根本利益放在第一位, 才能在為領導服務的工作中以及輔助領導進行決策和管理的過程中, 當好領導的參謀和助手。
三、秘書工作的地位和職能
秘書在一個單位里, 位于領導者近身, 或者說處于機關中的樞紐地位, 它是領導與機關內外各方面關系的橋梁。這種地位決定了秘書(含秘書部門) 有以下五個方面的職能。
1、樞紐職能 按照系統(tǒng)論的觀點, 全國的黨政領導機關是一個龐大而嚴密的領導管理體系, 它是由小型系統(tǒng)(如區(qū)、鄉(xiāng)基層) 、中型系統(tǒng)(如省、市) , 大型系統(tǒng)(如中央國家機關) 所組成的, 在各個級別的系統(tǒng)中, 又有各自的子系統(tǒng), 如黨委系統(tǒng)的組織、宣傳、紀檢、統(tǒng)戰(zhàn)聯(lián)絡部門; 政府系統(tǒng)的工業(yè)、農業(yè)、財貿、文教衛(wèi)生等系統(tǒng)。這些眾多復雜的系統(tǒng)是以上下級隸屬關系工作為聯(lián)系方式, 而構成一個整體的, 是以具體形式體現(xiàn)上下級領導與被領導的關系。實現(xiàn)系統(tǒng)中各因素聯(lián)系的,就是秘書部門。所以秘書部門及秘書在機關中處于承上啟下、溝通左右的樞紐地位, 發(fā)揮著樞紐的職能, 圖1、圖2 說明了這種關系。
(圖2)
2、協(xié)調職能 任何系統(tǒng)都有自己的運動目的和運動目標。領導管理系統(tǒng)運動的目的就是要實行科學的、有效的管理, 以實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化這一總目標, 要使系統(tǒng)運動沿著正確的軌道運行, 就必須不斷地對運動進行調節(jié)。各級各類機關一方面要在管理過程中不斷調整自己的行動, 另一方面又要采取各種行政手段來協(xié)調與其他機關的行動, 以及處理好各種矛盾與關系。這種調節(jié)或者協(xié)調是領導者在管理工作中的重要職責, 而秘書部門正是輔助領導者進行行政協(xié)調的主要部門。
3、輔助決策職能 秘書部門是現(xiàn)代化領導決策系統(tǒng)中的綜合、參謀部門, 在科學決策中的各個過程和環(huán)節(jié), 都是必不可少的。
4、“不管部”職能 秘書部門又有“不管部”之稱, 凡是其他職能部門不管的事, 領導都可以交給秘書部門去管。這種“不管部”的職能體現(xiàn)的面很寬, 大致有以下四種類型的工作:
(1) 圍繞中心工作任務 諸如選舉人民代表的工作、植樹造林、廠慶、校運會、發(fā)行國庫券等, 這些任務常無專門業(yè)務科室管轄, 需要秘書部門主持或與其他部門配合管理。
(2) 臨時發(fā)生的突擊任務 如本單位發(fā)生天災人禍, 與外單位發(fā)生嚴重糾紛, 或上級交給的臨時緊急任務, 也常由秘書部門去調查、辦理。
(3) 帶全面性的任務和活動 如一個單位召開全系統(tǒng)會議, 上級機關友鄰單位來人接待等, 也常由秘書部門承辦。
(4) 為領導服務的其他任務 如陪同領導深入基層或看望病員, 代表領導參加某些活動等。
(5) “窗口”職能 秘書部門又是領導機關的“窗口”。一切與外界的聯(lián)系和接待, 都首先要經過秘書部門, 群眾對機關的第一印象也是常看秘書部門的面貌、作風和效率。
四、秘書應有的素質
美國著名政治學家、行政學家懷特對幕僚人員(即秘書工作人員) 應具備的條件與修養(yǎng)作出全面而精辟的論述: “成功地幕僚人員應具有較多的商榷能力, 而非高度的指揮性格; 應具有廣博的知識和豐富的經驗, 而非偏狹的專門技能; 要有忍耐與堅持力, 不可有速求決定的傾向; 寧愿居于幕后地位, 不求聞達, 不可固執(zhí)自己的成見或偏見。”懷特先生的這番話對秘書的素質構成作出了經驗性的概括, 很有借鑒意義。
秘書是領導的參謀和助手, 一切工作都是協(xié)助領導和為領導服務的, 秘書人員的積極性也只能在這個前提下去發(fā)揮。這就要求:
1 要有較高的理論素養(yǎng) 馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志關于“三個代表”的重要思想, 是人們認識世界、改造世界的有力武器和行動指南, 是黨和國家制定路線、方針、政策的指導思想和理論基礎。秘書人員只有掌握了這些基本理論理解其深刻內涵, 才能掌握科學的思維方法和工作方法, 才能提高認識世界和改造世界的能力。此外, 還必須學習“哲學”、“政治經濟學”、“中共黨史”、“社會發(fā)展史”等, 社會主義中國的秘書由于首先是政治工作者, 其素質要求最重要的部分就是學習毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志“三個代表”的論述, 一個秘書工作者如果缺少這些理論知識, 就沒有正確的政治觀點, 政治上不敏感, 就缺乏政治理論素質。
2 要通曉秘書專業(yè)知識 秘書的專業(yè)知識包括兩個方面, 一方面是與秘書工作有直接關系的秘書專業(yè)知識, 如秘書知識、文書知識等等。另一方面是秘書所在單位或部門的業(yè)務性知識。鑒于秘書工作的性質和任務, 秘書應該是具備廣博知識的“通才”、“雜家”, 又是通曉本專業(yè)的“專才”, 二者是互為作用的辯證關系。這樣才能成為本單位、本部門的內行, 才能當好領導的參謀和助手。
3 要有敏銳的戰(zhàn)略眼光和“超前”意識 秘書人員要認真研究黨政中心工作, 深刻領會領導對所轄工作的戰(zhàn)略意圖、戰(zhàn)略方向、長期或中期特別是近期的管理目標, 幫助領導領會上級的政策意圖, 及時掌握信息, 深入實際正確出謀獻策, 涉及到職責范圍內的事, 應根據情況的發(fā)展變化, 提前準備, 不能“臨時抱佛腳”匆忙上陣、消極應付。
4 要懂得管理學 秘書學是行政管理學的延伸、分支?，F(xiàn)在越來越多的人認識到, 現(xiàn)代秘書應該是綜合性、輔助性的管理人才。秘書人員沒有管理知識, 不懂管理, 就不能搞好秘書工作。秘書人員學習管理學是時代和社會發(fā)展的需要, 也是秘書人員基本職責的需要。擔負現(xiàn)代管理任務的秘書工作者, 必須學會現(xiàn)代管理知識和管理方法, 必須學會現(xiàn)代管理的基本原理, 學習現(xiàn)代管理的系統(tǒng)論、控制論、信息論的理論和方法, 實現(xiàn)管理組織系統(tǒng)化、管理決策科學化、管理方法定量化、管理手段現(xiàn)代化。
總之, 現(xiàn)代社會已發(fā)展成為信息化社會, 全體秘書人員還應當具有改革意識與創(chuàng)新精神, 學習關于思維科學的知識, 掌握正確的認識論和方法論, 以開拓創(chuàng)造思維能力, 做一個稱職的新時代秘書。
參考文獻:
[1] 常崇宜1 現(xiàn)代秘書工作[M] 1 成都: 成都電訊工程學院出版社, 19891
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