淺議文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施論文
在檔案管理工作中，做好文書(shū)檔案工作起著不可或缺的作用，。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施論文，歡迎閱讀!
文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施論文：《試談文書(shū)檔案工作的意義和實(shí)施》
【摘要】文書(shū)檔案的歸類(lèi)、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。作為檔案工作者不僅對(duì)文書(shū)檔案要進(jìn)行比較全面、系統(tǒng)、完整的鑒定，更要花費(fèi)大量的人力物力，進(jìn)行分類(lèi)、歸檔，使其具有保存及利用價(jià)值。本文通過(guò)分析文書(shū)檔案價(jià)值的重要性，以及對(duì)文書(shū)檔案管理采取哪些措施，以便今后檔案工作者能夠更好地對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。
一、文書(shū)檔案的意義
文書(shū)檔案的歸類(lèi)、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書(shū)檔案主要是一些辦理完畢而且具有一定保存價(jià)值的文書(shū)。其中所提到的“具有保存價(jià)值”，說(shuō)明了有一部分的文書(shū)可以成為文書(shū)檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價(jià)值。這就需要管理者對(duì)文書(shū)檔案歸檔范圍和文書(shū)檔案鑒定的問(wèn)題要掌握精準(zhǔn)。2006年頒布的國(guó)家檔案局八號(hào)令本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔的范圍。這對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求比較高。檔案人員要明確掌握文書(shū)和文書(shū)檔案的界限，熟悉文書(shū)檔案的規(guī)則，一定要認(rèn)真參照國(guó)家和企業(yè)的文書(shū)檔案整理分類(lèi)方案，把不屬于歸檔范圍的文書(shū)剔除掉，保留有參考價(jià)值的文書(shū)，保證文書(shū)檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。
二、文書(shū)檔案管理存在一定的問(wèn)題
(一)文書(shū)與檔案工作的銜接問(wèn)題
文書(shū)與檔案工作既有聯(lián)系又有各自的分工，兩者要互相協(xié)調(diào)，才能夠形成一個(gè)完整的管理體系。但在實(shí)際的工作中，文書(shū)和檔案往往是不同的人員負(fù)責(zé)管理，這就會(huì)使得文書(shū)工作與檔案工作在某種程度上脫節(jié)。文書(shū)工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。
(二)對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)
一些單位的檔案人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類(lèi)、立卷等工作要求，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。
(三)各部門(mén)配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門(mén)收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過(guò)程中卻困難重重，有些部門(mén)不愿把歸檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便不肯上交，時(shí)間長(zhǎng)了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。
三、提高文書(shū)檔案管理水平所采取的措施
(一)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的重視
作為單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視是做好文書(shū)檔案工作的前提，文書(shū)檔案的管理人員要積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書(shū)檔案工作，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的一些法律法規(guī)常識(shí)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作有所認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書(shū)檔案管理人員也要不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。
(二)規(guī)范銜接文書(shū)與檔案的工作
整理文件是檔案管理的根本，而文件質(zhì)量問(wèn)題直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，想要提高檔案的規(guī)范性，必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書(shū)規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書(shū)人員要切實(shí)做好文書(shū)材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作系統(tǒng)化，文書(shū)人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)。例如，必須使用規(guī)定的筆進(jìn)行修改和批閱文件材料。對(duì)文件的處理要及時(shí)準(zhǔn)確，對(duì)文件的收發(fā)要登記清楚，發(fā)現(xiàn)文件有殘缺或丟失，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)的講話記錄及外出等賬外資料，要及時(shí)整理收集并記錄詳盡，確保文件材料的完整。
(三)各部門(mén)之間要加強(qiáng)合作，做好文件的收集工作
檔案管理人員要主動(dòng)地了解業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開(kāi)展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門(mén)的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書(shū)的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書(shū)檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書(shū)人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反映細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開(kāi)展文書(shū)檔案工作。
(四)完善管理機(jī)制
文書(shū)檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善。按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。
四、總結(jié)
總之，文書(shū)檔案管理水平是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理直接關(guān)系檔案資料的完整性。提高文書(shū)管理工作的地位，加強(qiáng)文書(shū)工作和檔案管理工作的銜接，增強(qiáng)部門(mén)合作，完善工作程序和管理機(jī)制，樹(shù)立文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發(fā)展。
文書(shū)檔案工作論文：《試談加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的措施》
[摘 要]長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)檔案管理的水平，將直接影響檔案的質(zhì)量，是單位工作的重要一部分。進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，客觀上對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出新的更高要求，即實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和信息化。本文將探討相關(guān)措施，進(jìn)而提高管理的水平，發(fā)揮好檔案工作在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展中的參謀作用。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;規(guī)范化;信息化
文書(shū)檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是單位領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策的重要依據(jù)[1]。在數(shù)字化時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作亦當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新完善文書(shū)檔案的管理工作，使其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這是大勢(shì)所趨。
1、創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作
(1)革新工作方式。檔案管理工作者要由以前的被動(dòng)提供資料角色，轉(zhuǎn)換為檔案管理決策的參與者，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和前瞻性。自身認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)的同時(shí)，更要以靈活易懂的方式向領(lǐng)導(dǎo)和員工主動(dòng)積極宣傳檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的關(guān)注度，盡最大努力使檔案工作成為相關(guān)單位年度總體規(guī)劃的重點(diǎn)內(nèi)容，加大檔案管理設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入力度，實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展的水平。
(2)加強(qiáng)自身建設(shè)。信息化時(shí)代中的文書(shū)檔案管理工作，要求相關(guān)從業(yè)者必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，勝任業(yè)務(wù)創(chuàng)新的需要。為此，管理人員必須秉承學(xué)無(wú)止境的理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，不斷提升自身應(yīng)用新型技術(shù)工具的水平和能力，力爭(zhēng)成為復(fù)合型人才，不僅管理才能出眾，更要懂得先進(jìn)技術(shù)，只有如此，才能提供快捷方便高效的服務(wù)。
(3)完善文書(shū)與檔案工作的銜接規(guī)范。檔案源于相關(guān)文書(shū)，因此文件的質(zhì)量直接決定了其存檔后的檔案質(zhì)量，文書(shū)部門(mén)處理文件的規(guī)范化將是提高檔案管理水平的先決條件。文書(shū)人員要建立較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書(shū)材料的立卷歸檔[3]。文書(shū)人員在起草修改以及謄印批閱文件的過(guò)程中，要一直以事后存檔的要求嚴(yán)格要求自己，做好文書(shū)存檔一體化工作。
(4)保證文書(shū)檔案管理的完整性和時(shí)效性。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的相關(guān)規(guī)定要求，檔案管理人員處理文件必須做到準(zhǔn)確及時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)缺失文件，應(yīng)當(dāng)立刻查找。相關(guān)人員務(wù)必確保萬(wàn)無(wú)一失，順利交接完成立卷歸檔的工作。
2、規(guī)范完善文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
(1)健全規(guī)章制度。在《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步在信息時(shí)代健全必要的檔案的工作制度，落實(shí)好責(zé)任制，為檔案的整理、收集保管等提供規(guī)范制度。
(2)規(guī)范催收時(shí)限。一旦因?yàn)槠渌聞?wù)，不能按時(shí)或者遺忘及時(shí)歸還文件，相關(guān)人員要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)催收。
(3)確立檔案收集的范圍。在明確的范圍內(nèi)，必須確保檔案的收集具備可靠的廣度和深度，為此檔案管理人員都要按照要求，擴(kuò)大檔案收集的范圍。特別的，對(duì)重要會(huì)議、重要藝術(shù)成果、重大歷史事件、科研項(xiàng)目等檔案要加強(qiáng)歸檔收集。
(4)明確各部門(mén)職責(zé)。檔案源于不同部門(mén)，最后匯入檔案管理部門(mén)，因此為了在文書(shū)和歸檔成為檔案這一過(guò)程，順利進(jìn)行，各部門(mén)之間應(yīng)明確職責(zé)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)與其他各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，以保證檔案的收集工作能夠順利展開(kāi)。
(5)年度匯總歸檔。在每一年度結(jié)束之前，應(yīng)該審核文檔登記表，做好查缺補(bǔ)漏工作。
(6)分類(lèi)登記。文書(shū)在歸檔之前，分為收文和發(fā)文兩種。對(duì)于不同種類(lèi)，分別進(jìn)行登記。就以收文為例，收文登記單要單獨(dú)成冊(cè)，標(biāo)明收文日期、文件號(hào)、機(jī)密等級(jí)、標(biāo)題、來(lái)文單位。
3、規(guī)范文書(shū)檔案資料的立卷進(jìn)檔
(1)務(wù)必熟悉文件。根據(jù)件的特點(diǎn)、性質(zhì)和作用明確文件所屬類(lèi)別，然后進(jìn)行分類(lèi)存檔。
(2)對(duì)重要文件資料整理立卷。如果需要人工操作管理檔案，則通過(guò)立卷，有利于對(duì)相關(guān)文書(shū)檔案的保管。
(3)注意整理案卷。通過(guò)對(duì)單位文件進(jìn)行分類(lèi)，即立卷工作，將收集而來(lái)的文書(shū)資料整理成有規(guī)律可循的案卷，也就是把有關(guān)特定問(wèn)題或者某項(xiàng)工作的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件整理成組合體。
(4)重視文書(shū)工作。作為文書(shū)工作的延伸，檔案主要源于文件，是由形成的文件資料辦理完畢后轉(zhuǎn)化而成。所以，文書(shū)工作直接影響著檔案工作質(zhì)量。
(5)做好歸檔工作。各個(gè)部門(mén)的文件將作為工作歷史記錄，為了確保這些文件材料的完整以及安全，就應(yīng)當(dāng)做好歸檔工作。
4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的文件檔案的管理方式終將為無(wú)紙化辦公所代替。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，是加強(qiáng)檔案管理、提高服務(wù)水平必經(jīng)途徑。
5、完善管理制度，提高管理水平
檔案管理工作人員一方面應(yīng)當(dāng)恪守相關(guān)制度，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，以此為基礎(chǔ)，制訂相應(yīng)的《公文處理實(shí)施辦法》，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運(yùn)行的操作規(guī)程[1]。同時(shí)，把《公文處理實(shí)施辦法》作為部門(mén)規(guī)章制度的首位，使得檔案的管理工作可以有章可循。
另一方面，檔案管理人員，也要提升自身專(zhuān)業(yè)水平，高度重視自身從事工作，認(rèn)識(shí)自身責(zé)任，以高度責(zé)任心，提高各部門(mén)文書(shū)辦理歸檔的質(zhì)量，使得檔案的管理工作有章必依。
總而言之，隨著檔案整體規(guī)模的擴(kuò)大，文件材料的收集、檔案的修訂歸類(lèi)存檔任務(wù)日益繁巨，為了有效應(yīng)對(duì)這些新情況，檔案管理工作者，必須以積極進(jìn)取，一方面加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化;另一方面，必須站在信息時(shí)代的洪流中，與時(shí)俱進(jìn)，以電子檔案為核心突破創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。在信息化和規(guī)范化的結(jié)合中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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文書(shū)檔案工作論文：《淺談文書(shū)工作和檔案管理工作的關(guān)系》
【摘要】本文從文書(shū)處理與檔案管理工作的關(guān)系，闡述了如何加強(qiáng)文書(shū)處理工作，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，使之兩項(xiàng)工作更好地有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，相互促進(jìn)。
【關(guān)鍵詞】文書(shū)工作;檔案管理
文書(shū)的定義：行政學(xué)上是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料，又稱(chēng)文件。它是人們社會(huì)交往的工具，也是檔案的前身。
文書(shū)工作是企業(yè)行政工作的重要組成部分，是及時(shí)傳達(dá)企業(yè)信息、互通情況、處理問(wèn)題、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。文書(shū)工作記載了一切企業(yè)活動(dòng)，及時(shí)性、指導(dǎo)性、廣泛性、連續(xù)性是文書(shū)的四個(gè)特點(diǎn)。
企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理政務(wù)和各種活動(dòng)的真實(shí)記錄，而文書(shū)是檔案的基礎(chǔ)，文書(shū)工作直接影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。
文書(shū)處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程，是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，規(guī)范銜接，對(duì)于做好文書(shū)處理和檔案管理工作都十分重要。
首先，文書(shū)處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象。文書(shū)處理工作的主要任務(wù)是文件的收發(fā)、分辦、傳閱、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務(wù)是收集、鑒定、分類(lèi)、編目、保管和利用等。它們的工作對(duì)象，一個(gè)是現(xiàn)在時(shí)的，一個(gè)是過(guò)去時(shí)的，屬于不同階段的兩個(gè)環(huán)節(jié)。文件辦理完畢，其中有保存價(jià)值的部分立卷歸檔后，就成為檔案。從這個(gè)意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書(shū)處理工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作是文書(shū)處理工作的延伸。
其次，文書(shū)處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進(jìn)。文書(shū)工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒(méi)有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書(shū)處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反過(guò)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作又可以促進(jìn)文書(shū)工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，歸檔分類(lèi)是否合理，保管期限是否準(zhǔn)確，實(shí)際上是對(duì)文書(shū)工作的全方位檢查。
通過(guò)檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、歸檔材料是否完整、文件分類(lèi)是否規(guī)范等，對(duì)做好文書(shū)處理工作是一種促進(jìn)。
從文書(shū)處理工作和檔案管理工作的關(guān)系來(lái)看，兩者既有相對(duì)的獨(dú)立性，又是密切聯(lián)系的一個(gè)整體，文書(shū)處理工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，做好文書(shū)處理工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方面。那么，文書(shū)處理工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)呢?
一是要提高文書(shū)人員的綜合素質(zhì)。文書(shū)處理工作雖然表面上看是事務(wù)性工作，實(shí)際上也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書(shū)工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。不熟悉本單位的業(yè)務(wù)流程，不了解文件材料的相互關(guān)連，不理解一個(gè)事件的來(lái)龍去脈，就難以做好文件歸檔工作。因此，文書(shū)人員要在認(rèn)真學(xué)習(xí)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關(guān)政策法規(guī)的同時(shí)，要按照本單位的工作職能，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。文書(shū)人員還要不斷增強(qiáng)責(zé)任感，認(rèn)真履行文書(shū)處理?xiàng)l例，嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量、認(rèn)真檢查歸檔材料是否符合檔案要求。諸如撰寫(xiě)、修改、批閱文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等，文件用紙、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門(mén)，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等等，保證文件符合立卷歸檔要求。
二是文書(shū)人員要樹(shù)立檔案意識(shí)。文書(shū)人員在文書(shū)處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，自覺(jué)主動(dòng)地為歸檔做準(zhǔn)備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時(shí)工作中，要及時(shí)收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，做到辦完一件收集一件，并做好相關(guān)的文件材料的分類(lèi)整理。對(duì)于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)批示等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整。文書(shū)人員樹(shù)立了較高的檔案意識(shí)，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三是要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作是文書(shū)處理的一項(xiàng)重要任務(wù)。它既是公文處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開(kāi)始，直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書(shū)人員在平時(shí)重視積累，從公文的撰寫(xiě)、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過(guò)程監(jiān)督管理，不遺漏每一個(gè)環(huán)節(jié)。既要采取經(jīng)常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相結(jié)合的方法，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面歸檔，又要特別重視和堅(jiān)持定期收集整理。文件材料辦理完畢，收集事件相關(guān)材料，把需要?dú)w檔的材料進(jìn)行蓋章、裝訂等前期基礎(chǔ)性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì)，依據(jù)事先擬好的分類(lèi)方案，及時(shí)對(duì)號(hào)入座，分門(mén)別類(lèi)，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。
四是向“文檔一體化”的方向努力。從文書(shū)和檔案工作的全過(guò)程管理出發(fā)，公文制發(fā)到歸檔管理一體化是今后的努力方向。“文檔一體化”在理順文書(shū)處理和檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)系的基礎(chǔ)上，充分利用文書(shū)處理取得的成果，簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作，可以大大提高工作效率。利用檔案管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)管理的有利條件，調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變?cè)械拿磕昙姓須w檔的習(xí)慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，隨辦隨歸，從而使歸檔文件整理變成一項(xiàng)日常工作。
總之，文書(shū)人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，掌握豐富的文書(shū)知識(shí)和本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，再加上平時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，就一定會(huì)做好文書(shū)與檔案工作，在默默無(wú)聞的崗位上作出不平凡的貢獻(xiàn)。
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