紙質檔案數(shù)字化建設策略研究論文
紙質檔案數(shù)字化建設策略研究論文
檔案信息化建設是信息時代我國檔案工作的主題,也是今后檔案工作發(fā)展的必經之路,而檔案數(shù)字化建設作為檔案信息化建設中一個重要的內容,是順應社會潮流,適應信息時代發(fā)展的新舉措、新要求。以下是學習啦小編為大家精心準備的：紙質檔案數(shù)字化建設策略研究相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!
紙質檔案數(shù)字化建設策略研究全文如下：
摘要：同紙質檔案相比，電子化的數(shù)字化檔案具有獨特的優(yōu)勢，在互聯(lián)網通信技術迅速發(fā)展的今天，數(shù)字檔案的發(fā)展已經成為一種趨勢。近年來，我國很大部分的各級各類檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動了紙質檔案數(shù)字化工程，極大地推動了檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進程。本文就紙質檔案進行數(shù)字化建設的必要性，以及在這個過程中所遵循的原則，建設目標和階段劃分等策略進行分析研究。
1 紙質檔案數(shù)字化的必要性
1.1 檔案數(shù)字化。數(shù)字化的檔案，同傳統(tǒng)紙質檔案相比，具有一些特殊的優(yōu)勢。隨著計算機對媒體信息技術的發(fā)展，以及數(shù)字檔案領域一些其他技術的成熟，為紙質檔案轉化為數(shù)字檔案提供了技術上的支撐。通過使用現(xiàn)代化的掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等，可以將大量龐雜的紙質檔案，轉化為相應的數(shù)據(jù)。這種轉化不僅可以大大節(jié)約紙質檔案的使用空間，還可以提高檔案信息資源的共享性，實現(xiàn)不同類型檔案信息資源的互通，提高檔案資源的使用效率[1]。
1.2 紙質檔案數(shù)字化。紙質檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程[2]。紙質檔案數(shù)字化，既保持了檔案原貌，又可以通過計算機進行檢索和獲取，可最大限度地實現(xiàn)資源共享和保護檔案源。隨著電子信息傳輸技術的進步，人們在實際生活中，對電子檔案的使用會越來越多，并且電子檔案具備一些紙質檔案所沒有的優(yōu)點，也便于檔案管理人員進行管理，同時還可以提升檔案資源的使用效率。
1.3 紙質檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館的基礎。數(shù)字檔案館主要的管理模式，就是通過電子信息管理系統(tǒng)，對數(shù)字化的檔案進行存儲、歸類，為檔案信息的使用者提供查詢服務?；ヂ?lián)網多媒體信息技術的發(fā)展，使得數(shù)字化檔案信息可以在不同的空間地域實現(xiàn)信息分享、交流，降低了檔案管理的成本。而傳統(tǒng)的紙質檔案則完全沒有這種便利性，所以紙質檔案，要進行數(shù)字化轉化，通過把紙質檔案信息遷移到相應的電子文檔，然后通過計算機管理系統(tǒng)對其分類整理并存檔。
1.4 檔案數(shù)字化優(yōu)勢。電子檔案較之傳統(tǒng)紙質檔案的優(yōu)勢主要為：①檔案存儲數(shù)字化。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案轉為電子載體的機讀檔案，一勞永逸，永久保藏。②檔案傳遞網絡化。數(shù)字化檔案信息可通過網絡超時空流動，數(shù)字化檔案成為“無墻界檔案”，可打破時空，為利用者提供遠程服務。如高校電子學籍、學歷檔案，可通過中國高等教育學生信息網http：//www.chsi.com.cn/不受地域、不受時間的限制，隨時隨地地查詢和利用。③提高辦事效率。數(shù)字化檔案可提供全文、即時的數(shù)據(jù)信息，通過計算機檢索系統(tǒng)可以快速、準確、全面、及時地完成查詢、調卷、復印等利用程序，極大地提高工作效率。④有效保護檔案原件。將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，可通過電腦輸出檔案，避免了對紙質檔案的反復提取、復制造成的損害，對原始檔案的保護更加安全。通過檔案的數(shù)字化處理后，還可以防止篡改檔案的行為。
2 紙質檔案數(shù)字化建設目標與原則
2.1 合法規(guī)范原則。首先，紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定及相關法律法規(guī);其次，行為規(guī)范，要有標準可依。如，國家檔案行業(yè)標準《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T 31-2005)。此外，對于一些規(guī)定限制的紙質檔案資源，在沒有取得相關部門的批準之前，是不可以轉化為電子檔案的。
2.2 保護至上原則。保護至上原則，就是分步實施紙質檔案數(shù)字化工程，搶救那些急需保護的紙質檔案，如因災害或事故受過損的檔案、結合本館實際確定一個時間點以前的老檔案等，這些檔案已經不起時間的自然損毀，采用平板掃描儀或數(shù)碼相機等設備對這些紙質檔案進行數(shù)字化加工，通過計算機存儲和利用，是對這些紙質檔案最好的保護。
2.3 需求導向原則。需求導向，急用先上原則，就是根據(jù)利用者的需求，選擇性地將本館的重要檔案、常用檔案全部數(shù)字化并實現(xiàn)全文檢索，網上查詢、瀏覽、打印和下載。
2.4 價值取向原則。價值取向原則，就是將屬于歸檔范圍中永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案全部數(shù)字化并實現(xiàn)全文檢索，網上查詢、瀏覽、打印和下載。
2.5 安全保密原則。安保保密原則，就是要保護實體檔案與虛擬檔案的安全性與保密性。在檔案信息數(shù)字化過程中要確保檔案原件的安全、確保數(shù)字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內容不泄密。
2.6 效益性原則。在充分調研的基礎上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，包括選擇最優(yōu)化的工作流程、最科學的技術手段、最規(guī)范的整理加工行為和最合理的設施設備等。
3 紙質檔案數(shù)字化建設內容
3.1 制定技術規(guī)范。為了規(guī)范、科學、合理地開展紙質檔案數(shù)字化工作，使檔案信息資源準確、方面、快捷地提供利用，以滿足利用者對檔案的需求，檔案館要結合本館實際，參照國檔案行業(yè)標準《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T 31-2005)，制訂出本單位檔案館的紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范并嚴格執(zhí)行，如《上海交通大學檔案館紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《四川建筑職業(yè)技術學院檔案館紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》。
3.2 配備自動化網絡化設備。紙質檔案數(shù)字化，必備的軟件、硬件設備是其前提條件。軟件主要包括網絡、電腦等自動化、網絡化的操作系統(tǒng)軟件、防毒、殺毒軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)加工軟件等;必備的硬件主要包括：自動化網絡化信息化管理的檔案管理系統(tǒng)服務器、工作站、數(shù)字化檔案存儲設備、檔案掃描儀器、打印儀器等。如：服務器、計算機、磁盤陣列、移動硬盤、光盤、彩色高速掃描儀、平板彩色高速掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、彩色打印機等，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運行。 3.3 基本內容與流程。紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案分類整理、檔案拆卷掃描、圖像處理、圖像存儲、錄入信息、目錄建庫，數(shù)據(jù)掛接、建立索引，數(shù)據(jù)核查、數(shù)據(jù)備份、裝訂還原，入庫驗收、數(shù)字化成果管理等。各個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，對照規(guī)范，嚴格執(zhí)行。
4 紙質檔案數(shù)字化建設階段劃分與進度
4.1 第一階段。調研、設備購置階段。紙質檔案轉化成數(shù)字檔案，需要一整套硬件設備，通過這些硬件設備，再加上網絡管理系統(tǒng)，把紙質檔案的基本信息遷移到數(shù)字硬盤上。在設備的配置方面要按照需求的標準，要落到實處，按采購程序和規(guī)章辦事，根據(jù)實際情況確定完成期限。
4.2 第二階段。數(shù)據(jù)加工階段。是紙質檔案數(shù)字化建設的主要環(huán)節(jié)和任務。從檔案分類整理、檔案拆卷掃描、圖像處理、圖像存儲、錄入信息、目錄建庫，數(shù)據(jù)掛接、建立索引，到紙質檔案裝訂還原，入庫驗收、各個環(huán)節(jié)落實到人頭，專人負責，分工協(xié)作，行為規(guī)范，遵守技術規(guī)則，保證數(shù)據(jù)的數(shù)量與質量符合要求。人頭管理，規(guī)定完成的數(shù)量、質量與時間。
4.3 第三階段。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)核查、驗收階段。是紙質檔案數(shù)字化建設的重點和關鍵。對數(shù)據(jù)的錄入、著錄、掛接、關聯(lián)等進行認真仔細的校對、檢查和驗收、審核，層層把關，對不合格的數(shù)據(jù)進行修改、補充或重錄，確保紙質檔案與數(shù)字化檔案的一致性、完整性、準確性、關聯(lián)性、合法性、規(guī)范性、安全性。根據(jù)實際情況確定完成期限。
4.4 第四階段。數(shù)字化成果管理、利用階段。加強對檔案數(shù)字化成果的維護和管理，經驗收合格的完整數(shù)據(jù)及時進行多套備份，異地保存。通過維護和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和長期可用;對數(shù)字化成果的利用，是紙質檔案數(shù)字化建設目的，也是提供檔案高效利用及檔案信息服務的起點。
5 結束語
近年來，我國很大部分的各級各類檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動了紙質檔案數(shù)字化工程，極大地推動了檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進程，紙質檔案的管理，應該不斷提高其數(shù)字化的程度，提升管理的效率，同時，作為紙質檔案，一些特殊的功能是數(shù)字化檔案無法替代的。
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