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試論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用論文

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試論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用論文

  近些年來,伴隨著時代的快速發(fā)展,科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升,有效的促進(jìn)了我國檔案領(lǐng)域的迅速興起,再加之受到信息化時代發(fā)展的影響,越來越多的信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、以及更多的科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作中,并取得了十分理想的成果。其中,二維條碼技術(shù)作為當(dāng)前檔案管理工作中一種較為常見的應(yīng)用技術(shù),不僅有效提高了檔案管理水平,還可以對檔案信息文件進(jìn)行長期的儲存,極大的保障了文件信息的安全保密性。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的:試論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考,歡迎閱讀!

  試論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用全文如下:

  【摘 要】檔案管理中應(yīng)用的技術(shù)越來越多,二維條碼技術(shù)就是其中一種,該技術(shù)與傳統(tǒng)的一維條碼技術(shù)相比可以容納更多的數(shù)據(jù),但是在其應(yīng)用過程中,也需要注意不少問題,比如要選擇長期的存取格式,因為二維條碼一旦生成,就不能更改,如果沒有進(jìn)行長期存取,文件非常容易丟失。本文介紹了二維條碼的定義,概述了該技術(shù)在檔案管理中有哪些實現(xiàn)模型,探討了該技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用,希望能為二維條碼技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域提供借鑒。

  檔案管理工作雖然總體上講并不復(fù)雜,但是比較繁復(fù),需要管理人員有很大的耐心,否則非常容易出現(xiàn)錯誤,二維條碼技術(shù)的應(yīng)用,只是能夠降低出現(xiàn)錯誤的概率,并不是避免所有的錯誤的發(fā)生,因此在使用過程中,也要注意各項應(yīng)用環(huán)節(jié),尤其是要事先制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),以便該技術(shù)能夠與現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合,進(jìn)而實現(xiàn)檔案資源的共享。

  一、二維條碼定義

  二維條形碼能夠在工作中以橫向和縱向兩個方位同時表達(dá)需要的信息,因此能夠在很小的面積內(nèi)表達(dá)出大量信息,并且確保信息的準(zhǔn)確性。在當(dāng)前檔案管理中,二維條碼區(qū)別于傳統(tǒng)的一維條碼,是在二維的方向上以信息符號作為主要的信息存儲方式,是傳統(tǒng)一維條碼的飛躍性發(fā)展,同時在應(yīng)用的過程中數(shù)千個字符能夠疊加符合在同一個郵戳之中,在應(yīng)用中簡潔而廉價,受到各個企業(yè)單位的關(guān)注。

  PDF417碼存儲空間雖然比一維條碼大得多,但也有限,只有1K左右,而且存儲的信息越多,尺寸越大,不利于識讀器識別。所以二維條碼只適合以件為整理單位的文書檔案,其信息較少,有可能存儲在二維條碼中。

  二、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的實現(xiàn)模型

  二維碼應(yīng)用在檔案管理中,是通過將紙張文件、元數(shù)據(jù)以及電子文件進(jìn)行封裝和拷貝在一起,通過嚴(yán)格的處理技術(shù)進(jìn)行分析,其主要的方法是通過將電子文件及其元數(shù)據(jù)的信息存儲于二維碼中,形成電子文件、元數(shù)據(jù)和紙張文件檔案;再通過掃描儀或者箱基將紙質(zhì)檔案掃描成為二維條碼,對掃描中所得到的二維碼進(jìn)行解碼還原,形成相對應(yīng)的數(shù)據(jù)。由于檔案管理涉及的單位、軟件系統(tǒng)眾多,在生成二維條碼之前,電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為可長期存取的統(tǒng)一格式,而元數(shù)據(jù)也應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),以利于在檔案管理各階段各用戶的使用。由于二維條碼一經(jīng)生成,不可更改,而元數(shù)據(jù)在文件流轉(zhuǎn)過程中不斷增加、變更,所以紙質(zhì)電子文件在流轉(zhuǎn)到新部門時,使用者(包括檔案室工作人員、檔案館工作人員)應(yīng)根據(jù)元數(shù)據(jù)的不同,將變更、增加的元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為二維條碼,附加打印在紙質(zhì)文件上。

  三、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

  二維條碼技術(shù)在我國發(fā)生發(fā)展已經(jīng)很多年了,其應(yīng)用范圍越來越廣泛,因其簡便性,也逐漸的被應(yīng)用在檔案管理中,而且應(yīng)用效果非常好,但是其在檔案管理中應(yīng)用,需要注意很多問題,其中最主要的就是三方面:

  1、選擇存取格式

  檔案管理的存取格式有很多種,無論選擇哪一種都要注意要轉(zhuǎn)換成長期存取格式,這主要是因為二維條碼具有不可更改性,一旦形成了相應(yīng)的條碼就不能再更改,而如果格式并不是長期的存取模式,非常容易流失文件,造成嚴(yán)重后果,因此這成為使用二維條碼技術(shù)的關(guān)鍵。

  2、制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

  一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術(shù),這種技術(shù)既能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的儲存,也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享,是非常好的一種載體,但是要做到這些前提就是制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),不能任意為之。而之所以要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)主要是因為檔案管理系統(tǒng)非常多,各個系統(tǒng)之間需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換,否則難以實現(xiàn)檔案的正常的電子化管理。如果沒有標(biāo)準(zhǔn),檔案也很難實現(xiàn)共享,因此制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對使用二維條碼技術(shù)來說也十分重要。但是在制定標(biāo)準(zhǔn)時,不能違背相應(yīng)的國家規(guī)定,有些具體的標(biāo)準(zhǔn)國家已經(jīng)制定出來,只要按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行即可。制定標(biāo)準(zhǔn)要遵循兩條原則,一是通用原則,二是易用原則,通用主要是能夠適應(yīng)更大的范圍,而易用主要是簡便,不能因為二維條碼技術(shù)的使用而使電子檔案管理更加麻煩,這樣反而得不償失。另外,因為二維條碼有一定的容量,因此需要對其存儲元數(shù)進(jìn)行簡練的處理。一般情況下,在制定標(biāo)準(zhǔn)時,所選擇的數(shù)據(jù)元素都具有通用性以及基礎(chǔ)性的特點(diǎn)。

  3、完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)

  二維條碼技術(shù)的使用,最需要解決就是與現(xiàn)行應(yīng)用的系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合,以解決用戶面臨的實際問題。目前所使用的二維條碼技術(shù)主要是識讀技術(shù),而使用的重點(diǎn)就是與目前的系統(tǒng)進(jìn)行融合。為了更加的做好融合工作,應(yīng)該從以下入手:

  第一,建立測試平臺,檔案管理中所使用的各種軟件以及硬件能否達(dá)到要求,只有通過相關(guān)的平臺測試,這些軟件以及硬件才能進(jìn)入市場,否則一概清除。一般情況下,使用該平臺的部門是專門的檔案管理部門,因為檔案管理部門儲存各種文件,尤其是非常重要的文件,如果儲存檔案的相關(guān)軟硬件出現(xiàn)問題,其后果十分嚴(yán)重,需要格外注意。

  第二,做好文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術(shù),很多的行業(yè)和領(lǐng)域都使用該技術(shù),但是傳統(tǒng)的一維條碼技術(shù)資源長度有限,已經(jīng)不能適應(yīng)各行業(yè)的發(fā)展,因此,形成二維條碼技術(shù),但是要想將該技術(shù)的功能發(fā)揮到最大,也需要對其系統(tǒng)進(jìn)行功能設(shè)計。其設(shè)計主要針對以下兩方面,一是生成正式文件,將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式并與著錄信息一起轉(zhuǎn)換為二維條碼,再加入到電子文件的棚應(yīng)位置,最終生成正式的帶有二維條碼的紙質(zhì)文件。為保證著錄信息的準(zhǔn)確完整、文件信息的長期可讀,應(yīng)將以上流程設(shè)計到辦公自動化系統(tǒng)中,由系統(tǒng)給形成者提要求,不完成此工作,無法進(jìn)入下一個流程;另一個是收文登記,利用二維條碼的識讀技術(shù),自動采集電子文件及其著錄信息,減少重復(fù)勞動,提高效率與質(zhì)量,在管理上實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的合拍與一致。

  四、結(jié)語

  綜上所述,可知二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的確起到了非常大的作用,簡化了檔案管理工作的環(huán)節(jié),提高了檔案管理工作的效率,如果能夠在使用中多加注意容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié),其作用將會更加明顯。

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