淺談重要檔案異地備份的存在的問題及對策論文
重要檔案安全與異地備份在新時期被提上議事日程,源于2008年汶川大地震帶給我們的教訓(xùn)和啟示。當(dāng)時,部分受災(zāi)的北川檔案因來不及搶救,在高溫高濕的惡劣環(huán)境下放置時間過長,出現(xiàn)了一晝夜瘋長20～30毫米蘑菇的極端現(xiàn)象。這樣的結(jié)果,不僅提示我國檔案部門加快制定"預(yù)防自然災(zāi)害的預(yù)案"標(biāo)準(zhǔn),而且也促使檔案部門領(lǐng)導(dǎo)將重要檔案異地備份工作作為當(dāng)前和今后不可忽視的一項重要工作來抓。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：淺談重要檔案異地備份的存在的問題及對策相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
淺談重要檔案異地備份的存在的問題及對策全文如下：
[摘 要]近年來突發(fā)性社會事件和自然災(zāi)害頻頻發(fā)生，給檔案的安全帶來嚴(yán)重威脅。檔案的異地備份是解決檔案安全保管的有效策略。本文對檔案異地備份保管存在的問題進行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對策。
[關(guān)鍵詞]檔案安全;異地備份;存在問題;方法;措施
面對當(dāng)今突發(fā)性事件和自然災(zāi)害對檔案的破壞及其損害的不可逆轉(zhuǎn)性，檔案異地備份保存已經(jīng)成為當(dāng)前解決檔案長期安全保管問題的重要手段。2008年5月12日在我國四川汶川發(fā)生里氏8.0級的大地震對檔案造成了巨大的破壞，部分受災(zāi)的北川檔案因來不及搶救，在高溫高濕的惡劣環(huán)境下放置時間過長，出現(xiàn)了一晝夜瘋長20～30毫米蘑菇的極端現(xiàn)象。2009年3月3日德國科隆城市檔案館倒塌，而且根據(jù)相關(guān)報道，該館館藏檔案幾乎沒有進行任何數(shù)字化備份，這就意味著檔案館倒塌導(dǎo)致了相當(dāng)數(shù)量的原始檔案徹底損毀。
檔案工作的核心是對保護檔案和提供利用。一個檔案館所有的館藏檔案都保存于一個地方，顯然是不夠安全的。一旦遭遇突發(fā)事件和自然災(zāi)害，本地保存的檔案可能會嚴(yán)重受損，甚至無法修復(fù)。由于檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態(tài)顯得十分重要。目前從國際檔案界的工作趨勢來看，檔案異地備份已經(jīng)成為國際上公認(rèn)的最為安全的檔案保護策略。
我國省、市級檔案館之間相互備份工作主要從2009年開始，截止目前，許多省級、市級檔案館簽訂了檔案數(shù)據(jù)異地備份協(xié)議，互建了檔案異地備份基地，有的省、市已按批次移交了部分重要檔案數(shù)據(jù)。例如備份結(jié)對的省、市有：海南省與江西省、湖北省與青海省、山西省與河南省、云南省與貴州省、黑龍江省與河北省、四川省與甘肅省、重慶市與上海市、天津市與廣州市、成都市與沈陽市、深圳市與青島市、寧波市與長春市、杭州市與大連市等等。這些省、市的結(jié)對備份是貫徹落實國家檔案局提出的實施重要檔案異地備份的要求，是充分利用雙方的檔案保管條件，確保檔案數(shù)據(jù)完整安全的重要舉措。然而，在備份工作的實踐操作中，還存在著許多問題，需正確認(rèn)識、完善和解決。
一、檔案異地備份存在的問題
(一)認(rèn)識與機制問題
由于突發(fā)性，地域性災(zāi)難發(fā)生的頻率不是很高，許多單位哪怕是專職的檔案工作人員都覺得進行檔案數(shù)據(jù)備份如同買保險，可能花錢做的備份永遠(yuǎn)都用不到，所以不愿投入大量的精力和資金。同時，有的檔案館管理者有“本位”思想，擔(dān)心檔案的異地備份保管會造成本館館藏檔案特色的損失。此外，檔案館與檔案館之間協(xié)調(diào)機制不健全，不同級別、不同地區(qū)以及在多大范圍內(nèi)檔案館之間進行檔案的異地備份保管，在實際工作中缺乏可操作性。
(二)宏觀性指導(dǎo)規(guī)范及理論研究的匱乏
目前，我國對于重要檔案的劃分還沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就可能會導(dǎo)致國家的一些珍貴檔案無法得到及時有效的保護。另外，國家也沒有對檔案的異地備份建設(shè)提出統(tǒng)一的規(guī)范化建議或標(biāo)準(zhǔn)，因此各地也只是按照要求，各自采取不同的方法自愿結(jié)對，互為對方建立檔案備份庫。在理論研究方面，我國對國外關(guān)于這方面的研究現(xiàn)狀只是籠統(tǒng)提及，并未對其進行深入研究。
(三)檔案備份及后期管理耗費人力、財力
檔案數(shù)據(jù)備份的首要任務(wù)就是進行重要檔案的數(shù)字化工作，而數(shù)字化工作要求高，費時費人，一些檔案部門不愿意做。另外，檔案備份后的管理和維護都需要大量的人力、物力、財力的投入，而國家撥給檔案部門的經(jīng)費有限，能夠應(yīng)付本部門的日常開支已屬不錯，想從有限的經(jīng)費里拿出資金進行檔案的異地備份，這對檔案部門而言很難承擔(dān)。
二、檔案異地備份工作中采取的方法及措施
(一)提高異地備份的意識
突發(fā)性災(zāi)害一旦發(fā)生，就會給檔案帶來無法彌補的災(zāi)難，如果此時后悔已為時已晚。檔案部門的各級領(lǐng)導(dǎo)要從汶川地震中汲取經(jīng)驗和教訓(xùn)，高度重視異地備份工作，盡快制定本單位檔案異地備份工作計劃，定期聽取工作匯報，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，確保備份工作順利進行。加強理論研究，借鑒國內(nèi)外現(xiàn)有成果;加強人才隊伍培養(yǎng)，以適應(yīng)實際工作需要。同時應(yīng)建立健全檔案館之間的協(xié)調(diào)機制，制定規(guī)章制度，使得檔案的異地備份順利實現(xiàn)。
(二)確定需異地備份的重要檔案的范圍
確定需備份的重要檔案的范圍十分重要，范圍過小，會使一些重要檔案漏于備份，范圍過大，會耗費更多的人力和財力。需異地備份的重要檔案的范圍應(yīng)根據(jù)各地的實際情況而定。各地檔案館實施異地備份的檔案應(yīng)包括三類：首先，是本館擁有的具有永久保存價值而且能夠突出本館特色的館藏檔案;其次，是檔案館永久保管檔案中被確定為一級保管級別的檔案，這一類可能跟第一類有所交叉;最后，是除去一級永久保管檔案之外的二、三級永久保管檔案。如果個別檔案館具有一定的經(jīng)濟基礎(chǔ)、技術(shù)基礎(chǔ)的話，還可以考慮對本館所保存的其他重要的檔案進行異地備份。
(三)正確選擇異地備份的介質(zhì)、技術(shù)和地點
檔案異地備份的介質(zhì)選擇非常重要，介質(zhì)的選擇要綜合考慮多方面的因素，包括本館檔案數(shù)據(jù)信息的特點、介質(zhì)的數(shù)據(jù)存儲容量、本館對數(shù)據(jù)保存的安全性要求、數(shù)據(jù)的傳輸速率、備份介質(zhì)的可管理性以及自身費用狀況等方面。磁盤是目前檔案機構(gòu)廣泛采用的備份載體;縮微膠片具有很好的安全性，能滿足確保檔案信息長久保存的需求，但縮微膠片成本較高，查看起來不方便，可用來備份對安全性要求高但現(xiàn)階段利用率不高的重要檔案。各個檔案機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)自己的特點來具體選擇最合適的備份介質(zhì)。
重要館藏檔案進行異地備份的技術(shù)應(yīng)該有多種實現(xiàn)方式，同時還要根據(jù)具體的應(yīng)用情況酌情選擇不同的技術(shù)手段。特別是在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，其淘汰速度是很快的，如果只采用一種技術(shù)進行檔案數(shù)據(jù)備份，那么一旦所采用的技術(shù)因時代進步而被淘汰，則備份數(shù)據(jù)就會變成一堆毫無利用價值的廢物。因此，我們在進行檔案數(shù)據(jù)備份時，要盡可能的多選擇幾種技術(shù)手段進行備份，這樣即使其中一種技術(shù)被淘汰了，備份信息仍然可以通過其他手段識讀出來，從而減少了檔案信息在長期保存過程中相對貶值的風(fēng)險。
保存?zhèn)浞莸漠惖剡x擇也很重要，所選擇的對應(yīng)城市應(yīng)與原城市有不同的地理特征、城市間的距離與要相對遠(yuǎn)一些，同時還應(yīng)具有更為先進的保管條件?？傊?，異地備份的場所以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方”為宜，其最終目的就是保證檔案材料的安全。然而，有些已互建備份庫的城市卻未達(dá)到上述要求，不能有效地保證檔案的安全。如：遂寧市和南充市相隔不到100公里，浦東和合肥同屬長江流域和華東電網(wǎng)，昆明和貴陽同屬南方電網(wǎng)等。因此，異地備份基地的選址要通盤地理特征、距離等因素的影響，建議國家制定相應(yīng)的制度并在必要時組織有關(guān)專家根據(jù)城市的綜合因素進行評估，以制定切實可行的方案，為異地備份保存提供保障。同時異地備份地點的保管條件應(yīng)符合文件、檔案的要求，最好能滿足《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范JGJ25-2000》的要求，力求適宜的溫濕度，做到防磁、防水、防光等，以延長備份文件的壽命。
(四)選擇好異地備份的形式
對于異地備份的形式，歸納起來有以下四種：第一，館際相互備份，即檔案館自愿結(jié)對，互為對方建立檔案備份庫。選擇合適的異地檔案館作為備份基地，這種方式成本低、安全性高，這樣既可以有效預(yù)防檔案在不可抗拒的災(zāi)難中毀滅，又可以利用各個檔案館的信息資源，共建共享，最大限度地確保檔案的安全，發(fā)揮檔案的作用。但這種檔案異地備份方式的難度在于合作模式難以長期保持穩(wěn)定，應(yīng)特別注重合作單位的溝通，在溝通交流的基礎(chǔ)上通過簽署協(xié)議來明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。目前大多省、市檔案館采用的是此類備份方法。第二，自建或共建檔案異地備份基地。比較有實力的檔案館可以在異地自建檔案異地備份基地，或者幾個有實力的單位共建。這種方式的優(yōu)點是可以按照檔案館自身實際情況去設(shè)計，建造適合本單位的檔案備份基地，管理操作的自由度大，但是投資比較大，為了使投入成本和投資回報率相對稱，檔案異地備份基地建立后的運營和維護十分關(guān)鍵。2010年5月，甘肅省檔案館檔案異地備份庫工程在榆中縣銀山鄉(xiāng)開工建設(shè)，面積雖然只有3781平方米，但作為備份庫夠了。第三，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立“異地容災(zāi)備份系統(tǒng)”，可實現(xiàn)實時備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常的檔案信息服務(wù)。
(五)明確異地備份的日常管理與維護的費用及責(zé)任
維護問題是異地備份保存的難點之一，誰來維護，維護責(zé)任如何界定，維護資金如何保證都是檔案管理者所要面臨的問題。異地備份保存不是建立了站點就算完成了任務(wù)，仍需要根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展及利用條件的變化不斷做出調(diào)整，以保證備份介質(zhì)和備份技術(shù)的可用性，從而最終保證檔案信息的可用性。這就要求檔案寄存者和異地存儲單位事先就應(yīng)明確由誰定期對用于異地備份的介質(zhì)光盤、硬盤進行檢查、維護，確定費用由誰承擔(dān)，誰是責(zé)任者等。
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