圖書檔案管理論文
隨著社會的不斷進步和發(fā)展,人們對知識的重視程度逐漸提升。因此,圖書館作為人們獲取知識的主要場所,其地位日漸凸顯。加強圖書檔案管理,也是圖書館當前工作的重點。下面是學習啦小編為大家整理的圖書檔案管理論文,供大家參考。
圖書檔案管理論文范文一:學校圖書館檔案管理創(chuàng)新性研究
一、建立健全學校圖書館檔案的重要性
(一)領(lǐng)導決策的重要依據(jù)。
圖書館檔案記錄了圖書館的活動以及學校的發(fā)展的情況,是學校制定各類決策的重要信息基礎(chǔ)。圖書館檔案資料不斷豐富,在規(guī)范化管理下,能夠作為領(lǐng)導決策的重要憑證和參考依據(jù),能夠幫助領(lǐng)導做出科學的決策以及計劃的制定。
(二)圖書館科學管理的重要載體。
圖書館的檔案建設(shè)水平直接體現(xiàn)了圖書館的管理水平,同時圖書館檔案還能夠反映出工作的成果以及水平,是圖書館管理活動的重要載體。圖書館檔案整理了管理和業(yè)務活活動中的各項數(shù)據(jù)以及統(tǒng)計報表,記錄了各級部門的業(yè)務活動、工作情況以及經(jīng)驗和教訓。
(三)深化圖書館服務工作的重要途徑。
圖書館檔案記錄了圖書館的各項工作以及開展的服務,并且詳細的記載了服務活動的思路、措施以及方法。圖書館檔案工作的質(zhì)量直接影響著圖書館的服務活動開展。
(四)圖書館學研究與教學科研的重要基礎(chǔ)。
完善的圖書館檔案有助于圖書館學的研究以及教學科研的開展,圖書館檔案系統(tǒng)性的記載了圖書館的發(fā)展過程,登記了圖書館各個時期的組織機構(gòu)、人員編制以及成果等等。
二、學校檔案管理存在的問題
(一)對檔案工作的重要性認識不夠。
目前,學校的領(lǐng)導以及圖書館的領(lǐng)導、員工難以正確的認識圖書館檔案工作的重要性。由于認識不足,圖書館的檔案管理沒有健全的管理機構(gòu)以及相關(guān)保障制度,管理的調(diào)教差,不僅設(shè)備落后,還沒有專人進行檔案管理。最終導致圖書館檔案的混亂,甚至是缺失。
(二)檔案內(nèi)容不夠完整。
大部分學校圖書館缺乏完善的檔案管理制度,檔案管理人員也不穩(wěn)定。工作人員的更換,使得檔案出現(xiàn)了缺失或者斷檔的現(xiàn)象,部分該存檔的資料沒有存檔。另外,由于缺乏專人管理,難以持續(xù)完成各部門檔案的收集和整理。
(三)圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)緩慢。
信息化技術(shù)快速發(fā)展,但學校圖書館檔案管理仍然使用手工操作,沒有建設(shè)信息化、數(shù)字化圖書館檔案的管理。目前,大多數(shù)的圖書館檔案載體單一,仍使用紙質(zhì)檔案,電子檔案種類和數(shù)量稀少。檔案信息的收集、整理以及存儲和利用仍使用手工操作,檔案的管理和使用效率地低下,阻礙了圖書館的業(yè)務發(fā)展。
三、加強高校圖書館檔案建設(shè)的創(chuàng)新性措施
(一)科學分類,建立系統(tǒng)的檔案體系。
圖書館檔案管理要加強檔案的有序化和條理化管理,同時要注重檔案管理與文件之間的歷史關(guān)系。在檔案管理中,要根據(jù)檔案文件的來源、內(nèi)容以及時間等特征,將檔案進行歸類。根據(jù)高校檔案的歸類和管理規(guī)范要求,根據(jù)圖書館的職能以及檔案的內(nèi)容特點可以分為六類,分別是:黨群工作類、文書檔案類、行政管理類、業(yè)務工作類、實物聲像類以及人事科研類。這六大類對高校圖書館檔案管理進行了規(guī)范,是圖書館檔案分類的依據(jù),隨后進行二級和三級類目的制定,體現(xiàn)檔案之間的聯(lián)系,保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。
(二)以分級管理,保證檔案體系的完整性。
學校圖書館檔案管理中要確保圖書館各部門、各類活動中產(chǎn)生的文件完整,反映圖書館的歷史和發(fā)展。檔案管理中,要根據(jù)檔案的來源進行分級管理,各業(yè)務部門進行本部門檔案的管理。檔案的分級管理能夠促進檔案的管理和使用效率,同時還能夠發(fā)揮出檔案的作用。分級管理要構(gòu)建良好的監(jiān)督體系,定期對檔案進行監(jiān)督和管理,確保學校圖書館檔案的完整性。
(三)以形式多樣化豐富檔案內(nèi)容,優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。
首先,學校圖書館要加強歷史性材料的收集和整理,歷史材料相對零散,容易被忽視。為了提高檔案的收集和整理質(zhì)量,學校圖書館要針對歷史性材料的特點,制定出詳細的規(guī)定和要求;其次,非文字材料,例如音像、數(shù)字檔案等都是重要的檔案材料,要借助信息技術(shù)、多樣化的載體對非文字材料進行歸檔。
(四)加強檔案管理工作的現(xiàn)代化信息建設(shè)。
我國信息化水平不斷提升,借助信息技術(shù)加強檔案管理工作,建設(shè)現(xiàn)代信息化的檔案管理體系。要將檔案管理和文件處理相結(jié)合,進行統(tǒng)一管理,對文件和檔案進行一體化的操作,這樣不僅能夠減少工作量,同時還能夠提升檔案的管理水平。同時,數(shù)字化操作促進了圖書館的檔案管理工作,為檔案工作人員提供了真實的操作平臺,檔案的整理、處理等更加的方便,圖書館的檔案管理也逐漸規(guī)范化。
(五)完善管理制度,保證檔案工作健康有序地發(fā)展。
圖書館檔案具備分散的特點,檔案的收集和整理有一定的難度,因此要完善檔案管理制度,建立完善的管理制度和工作規(guī)范,工作人員各司其職,保證檔案資料的完整性和準確性。要宣傳檔案工作的必要性,提升領(lǐng)導以及員工對檔案工作的認識,將檔案管理工作任務細化,明確各人責任,從而確保檔案工作的有序進行。
(六)做好檔案信息資料編研工作。
學校圖書館要做好檔案信息資料的編研工作,對信息檔案進行有目的、有計劃的分析和研究,編制具備使用價值的各類檔案信息。學校圖書館可根據(jù)每年的重要活動進行整理,編制出圖書館館史等資料。學校的規(guī)模不斷拓展,圖書館的職能也增加,圖書館可對科研、學術(shù)等活動進行整理研究,編制出科研成果、實錄等資料,提升檔案資源的質(zhì)量和影響力。
圖書檔案管理論文范文二:圖書檔案資源管理計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)論文
1計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用于圖書館檔案資源管理的現(xiàn)狀
1.1圖書館檔案資源管理的網(wǎng)絡(luò)化
在檔案資源管理工作中,管理人員通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以突破時間和空間的限制,方便快捷的實現(xiàn)對檔案資源的查找和統(tǒng)計等操作。這不僅省掉了翻閱紙質(zhì)檔案的繁瑣手續(xù),而且也有效節(jié)約了存儲空間。目前,大多數(shù)圖書館所建立的網(wǎng)絡(luò)是對外封閉的辦公局域網(wǎng),但檔案信息系統(tǒng)是對外開放的,管理人員可設(shè)置不同人員的權(quán)限。一般來說,管理人員擁有最高權(quán)限,一般人員擁有瀏覽的權(quán)限,其他權(quán)限均需管理人員同意,這有效協(xié)調(diào)檔案共享和保密之間的關(guān)系。傳統(tǒng)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,都逐漸發(fā)展成為了電子化的檔案,這不僅方便了檔案管理人員對檔案資料的收集、整理和歸類,而且更為重要的是實現(xiàn)了檔案資源的共享。
1.2實現(xiàn)了檔案存儲與檢索的便捷性
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用的普及,檔案管理工作中的檔案的處理和管理工作聯(lián)系愈加密切。通過計算機技術(shù)的運用,實現(xiàn)了檔案全文的電子化存儲,也方便了電子檔案的查找。圖書館檔案的電子化存儲具有存儲方便,查閱簡單的優(yōu)勢,而且可以通過網(wǎng)絡(luò)進行遠距離的共享,有利于檔案資源的開發(fā)利用。
1.3確保了檔案資源的法律效力
檔案可以通過電子掃描設(shè)備,將簽字、蓋章的文檔掃描到電腦里,這使得檔案的法律效力得到了保障,且用戶在查閱時亦可看到如同原件的文件。
1.4實現(xiàn)了圖書館檔案資源的一體化管理
檔案資源管理的一體化是對檔案管理工作的一次升級,這種一體化管理實現(xiàn)了文字檔案、圖片檔案和視頻檔案等多種檔案資料的集中管理。檔案管理人員對其進行歸檔,就使得電子檔案管理實現(xiàn)了一體化。
2計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用于圖書館檔案資源管理的效果
2.1電子檔案缺乏規(guī)范化的歸檔和管理系統(tǒng)
圖書館檔案資源管理在歸檔和管理工作仍存在一定問題,最為突出的問題就是,檔案資源管理缺乏規(guī)范的歸檔和管理系統(tǒng),檔案歸檔系統(tǒng)的設(shè)計工作中,沒有檔案管理工作人員的參與,導致電子化檔案歸檔體系不完善,加上檔案管理工作人員對檔案歸檔體系的不了解,在具體的操作中,可能出現(xiàn)檔案只保存在使用終端上,卻并沒有下載到脫機保存的終端上等問題。
2.2電子檔案的存儲存在安全隱患
計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的使用,實現(xiàn)了檔案的電子化管理,但是由于電子文件數(shù)量眾多,所占據(jù)的磁盤空間較大,因此常常被存儲與局域網(wǎng)服務器的硬盤上,雖然硬盤存儲較為可靠便利。但是如果服務器受到病毒的襲擊,就很容易造成數(shù)據(jù)丟失,導致電子文檔的安全性得不到保障。在實際操作中,為最大限度避免病毒對服務器的威脅,首先應當做好計算機本省的防護,如安裝殺毒軟件和防護墻等。其次,做好U盤等外來介質(zhì)的殺毒和檢測工作。最后,是要杜絕檔案信息網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的連接,確保專機專人管理。
2.3專業(yè)的電子檔案管理機構(gòu)缺乏
事實上,隨著時代的發(fā)展,尤其是在引入計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)后,檔案管理的工作對管理結(jié)構(gòu)的專業(yè)性和管理人員的素質(zhì)要求越來越高。但實際的現(xiàn)狀是,圖書館檔案資源管理人員的素質(zhì)普遍不高,對計算機網(wǎng)絡(luò)知識知之甚少,這必然導致電子檔案管理工作的疏忽。且管理機構(gòu)缺乏專業(yè)性,也容易造成檔案管理工作的漏洞,導致檔案泄密甚至是丟失。
2.4網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理中管理人員權(quán)限不易把握
計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中使用,使得檔案資源的查閱和共享變得更加便利,但同時也帶來一定的問題。在圖書館檔案資源管理工作中,在設(shè)計機密文件時,如果檔案管理人員操作不當,就有可能導致機密文件泄漏。更為嚴重的是,如果檔案管理人員將自己的權(quán)限挪為私用,就有可能造成嚴重損失,甚至威脅到整個圖書館檔案資源管理工作。為避免這一問題,首先應該要加強對檔案管理人員的道德素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)的培訓,提高檔案管理人員的檔案保密意識和技能。其次,要加強對檔案管理人員的監(jiān)督。最后,要建立健全檔案管理規(guī)范和保密制度,確保檔案管理中的共享和保密之間的界線不被打破。
3結(jié)語
總而言之,計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在圖書館檔案資源管理工作中的使用,一方面方便了檔案的歸類和管理,提高了檔案資源的利用效率,另一方面也帶來了一定的安全隱患。因此,對于其使用效果的分析,應當從兩個方面進行論證。
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